就活のマナー

就活時の知っておきたい電話折り返しのマナー|準備や注意点も紹介

就活では折り返し電話をすることも多い

就活では企業から電話がかかってくることも多く、一度で出られずに折り返し電話をしなければならないケースもあります。説明会や選考、その他プライベートな用事など、学生が忙しいことは企業も承知しているため、一度で電話に出られないこと自体は問題ありません。

大切なのは、その後どのようにリカバリーするかであり、正しい方法で折り返し電話ができるかが見られています。折り返し電話でどのように連絡するかによっても、評価は違ってきますので、正しいマナーを身に付けて選考外の部分でも好印象を与えましょう。

電話を折り返す前の準備

電話を折り返す前の準備

それでは、電話を折り返す前にするべき準備について解説していきます。電話の所作次第では、先方に悪い印象を与えかねません。相手が違和感を覚えるような電話をしないよう、事前にできる準備は済ませておき、好印象な電話ができるようにしておきましょう。

①折り返し前に留守電を確認する

企業からの不在着信を確認した際、早く折り返しをしなければと焦ってしまう人も多いですが、電話をかける前にまずは留守電の確認をすることが大切です。企業から電話があり、不在着信となっている場合は、留守電に何らかのメッセージが残されていることが多いです。

場合によっては、留守電のメッセージでやりとりが終了していることもあるため、必ず確認してからその後の対応を考えなければなりません。また、折り返しが必要な場合でも、留守電を確認していなければ、どの部署の担当者からかかってきたのかが分からず、連絡もスムーズに進められない可能性が高いです。

就活中は採用担当者個人で別々の案件を抱えていることも多いため、ピンポイントで連絡することが大切です。どの企業の誰からの連絡かを確認するためにも、留守電は必ずチェックしましょう。

折り返し不要の場合は電話しない

留守電に、折り返しは不要というメッセージが残されている場合もあります。この場合は折り返し電話は本当に不要であり、電話することで企業に迷惑がかかる可能性もあるので注意が必要です。折り返し不要の場合は、緊急の用事ではなかったり、メールなど別の連絡方法で用件が伝えられていることも多いです。

企業としてはやりとりは完結したと判断しているため、そこに電話をすれば手間を増やすことになりかねません。電話は相手の手を止めてしまうため、迷惑がかかりやすく、場合によってはマイナスの印象にも繋がります。折り返し不要の場合は電話での連絡は避け、どうしても連絡が必要なら、メールなど担当者の手を止めない方法を考えましょう。

②電波が良く静かな場所を選ぶ

折り返し電話をする際は、電波が良い場所を選びましょう。ご存知の通り、電波のない場所で電話をかけてしまうと、音声の途切れやタイムラグが発生し、スムーズに会話ができません。その上、接続が悪く急に電話が切れてしまうこともあります。そのような電話は相手への迷惑につながりますし、急に電話が途絶えてしまうと先方に心配をかけてしまうことにもなります。なので、電話をかける前に地下などの電波が悪い場所から移動して、必ず携帯電話の電波マークがきちんと表示されているか確認をしてください。

また、静かな場所で電話を折り返すことも重要です。例えば、居酒屋やゲームセンター、駅のホームや電車内は騒音が鳴り響きます。電話の向こうから楽しそうな声や音楽が聞こえてくると「遊んでいる最中に電話をしてきたのか」と思われても仕方ありません。なるべく電話をかける際は、賑やかな場所は避け、静かな場所を選ぶようにしてください。

③メモの準備をする

折り返し電話では自分が話すことばかりに意識がいきがちですが、そもそも企業からかかってきた電話を返しているため、用件があるのは企業のほうです。折り返し電話をすれば、企業が用件を伝えてきますので、事前にメモの準備をして聞き逃しのないようにしなければなりません。

企業から用件を伝えられてからメモの準備をしていたのでは遅く、メモを準備するから持ってもらうのも印象が悪いです。準備が悪いなど悪印象にも繋がりかねないため、事前にメモを準備しておき、いつでも会話を記録できるようにしておきましょう。

また、企業とのやりとりはなるべく少ない回数で完結させることが大切であるため、後で再度連絡し直すことのないよう、細かいことでもメモに取ることが大切です。

電話の折り返しのマナー

さて、これまでは電話を折り返す前の準備について解説してきました。次は、電話の折り返しマナーについてご紹介します。知らないうちにマナー違反をしてしまうことがないよう、今のうちからマナーを覚え、適切な折り返し電話をできるようにしましょう。

気づいたら素早く折り返す

不在着信が入っていた場合は、素早く折り返すことが大切です。折り返しは早ければ早いほどよく、好印象にも繋がります。仮に連絡が遅くなる場合でも、基本的には24時間以内に連絡することを心がけましょう。就活中は忙しいため、なかなか電話できないことも多く、企業もそれは理解しています。

そのため、24時間以内であればマイナスの印象を与えることは少ないでしょう。丸1日以上連絡が返ってこないと、企業の優先度が低いと思われる可能性が高く、評価を下げられてしまう可能性が高いです。連絡の早さはイコール企業への優先度、志望度の高さと捉えられるため、素早いレスポンスを心がけましょう。

まず名乗り用件を明確に伝える

用件を明確に伝えて、スムーズなやりとりを心がけることが大切です。なぜ電話したのか、また誰に電話を繋いでほしいのかと用件を細かく伝えましょう。

企業は学生からの電話の内容をすべて把握しているわけではないため、たとえ折り返しであっても、用件を伝えなければ上手くやりとりができないことも多いです。また、企業に電話をすれば、必ずしも留守電にメッセージを吹き込んでいた担当者が出るとは限りません。

他の人が出て、担当者に繋いてくれることのほうが多いため、用件は分かりやすく伝えましょう。留守電に特に用件が吹き込まれていない場合は、担当者の名前と何時頃電話があったか、折り返しの電話であることなどを告げれば、スムーズに進みます。

最後の確認で復唱する

電話内で決めたやり取りは、電話の最後で復唱するようにしてください。面接の日時を調整したのであれば、「それでは復唱させていただきます。●月●日●時に御社に伺います。」というように、日時調整した時間帯を述べましょう。そのためにも、必ずメモは用意して、決定事項はすぐにメモに書くようにしてください。

また、復唱することで、お互いにメモに記載した内容の確認にもなりますし、間違っていた場合は事前に誤りに気付くことができます。もしも復唱した内容が間違っていた場合は「失礼しました」と素直に言いましょう。

一方で、先に人事担当者が復唱してくれることもあるので、その場合は続けて復唱することは不要です。例えば「●月●日●時、弊社にてお待ちしております」というように締めくくってくれますので、「承知しました。当日はどうぞよろしくお願い致します」と返事をしましょう。

折り返しのできない非通知の電話に注意

企業から不在着信があれば、留守電を確認して折り返しとなりますが、場合によっては非通知で電話がかかってくることもあります。通常の電話と違い、非通知は番号が通知されていないため、折り返しの電話をかけることができません。

非通知の場合は、一発で取らなければなりませんので、特に注意が必要です。就活中はさまざまな電話がかかってきますので、非通知の電話がきても、素早く対処できるようにしておきましょう。

企業は非通知でかけることも多い

非通知=怪しい電話とイメージする人も多いですが、実は非通知で電話をかけてくる企業は多いです。非通知でかける理由は企業によって違い、企業の慣習として昔から非通知でかけている、採用を外部に委託しているため、情報保護の観点からそうしているなどさまざまです。

また、学生からの折り返し電話をさせないために、あえて非通知にしている企業もあります。就活中はたくさんの学生とやりとりをしなければならないため、電話対応だけでもかなりの時間を割かれてしまいます。

非通知にしておけば、必要なときに企業からかけることができ学生からは連絡がこないため、連絡にかかる時間の削減が可能です。企業ごとに理由は違いますが、非通知でかける企業が多いことは理解しておきましょう。

就活中はどんな電話でも出るようにする

非通知でかける企業も多いため、就活中はどんな電話でも出るようにしましょう。非通知の場合は特に折り返しができないため、その後のやりとりも面倒になるため、一発で出るに越したことはありません。

稀に関係ない電話がかかってくることもありますが、それはごく少数であり、就活中の非通知の電話は、基本的には企業からと考えましょう。また、非通知に限らず、登録されていない番号であっても、積極的に出ることが大切です。

応募した企業すべての番号を登録することはできないため、登録していない=企業からの電話である可能性は高いです。どんな電話でも折り返しよりは、一発で出られたほうがやりとりもスムーズになるため、就活中はすべての電話に素早く出ることを心がけましょう。

折り返し電話のマナーは就職後も役立つ

折り返し電話のマナーはさまざまあり、細かい点まで気をつけなければならないことも多いです。電話のやりとりも評価の対象となっているため、きちんとマナーを身に付けなければなりませんが、折り返し電話のマナーは就活だけのものではありません。

就職すれば電話を使う機会も多くなり、当然折り返し電話をかけることもあります。マナーを正しく理解していれば、就職後にも役に立つため、覚えておいて損にはなりません。就活中に学んだことは決して無駄にはならず、社会人になってから役立つこともたくさんあります。

折り返し電話のマナーもその中のひとつであるため、正しいマナーを覚えて選考を有利に進め、就職後の仕事にも役立てていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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