就活のマナー

面接の日程変更の連絡マナー|メールのポイントや例文をご紹介

面接の日程変更は可能か

就活では予定がぎっしり詰まっていることが多く、時には面接の日程を変更したいと感じることもあるでしょう。スケジュール管理も就活攻略では大切なポイントですが、どうしても都合がつけられなかったり、後から面接の日程が入ってしまうこともあります。

面接の日程が重なってしまうと、どちらかを優先しなければなりませんが、都合がつかないというだけで諦めるのは非常にもったいないです。面接を受けないということは、就職のチャンスをひとつ潰してしまうことになり、就活の成功率を下げることにも繋がりかねません。日程が重なってしまった場合の対処法について知っておきましょう。

面接の日程変更依頼は不利になるのか

企業に連絡をすれば、面接の日程を変更してもらうことは可能です。もちろん、変更依頼をしたからといって、必ずしも変更できるとは限りませんが、都合さえつけば日程は動かしてももらえます。

しかし、ここで気になるのが、面接の日程変更をしてもらうことで、選考で不利にならないのかです。日程の変更には少なからず手間がかかり、企業に迷惑をかけてしまうのは事実です。変更してもらうことが、選考でどのように影響するのかを知っておきましょう。

基本的には不利にはならない

面接の日程変更をしてもらうことで、選考で不利になるのではないかと不安に思う人は多いですが、基本的には選考には影響しません。就活ではスケジュール管理をしっかりおこなうことが大切ですが、それにも限界があり、予定が重なってしまうことは多々あります。

就活の忙しさは企業でも承知していますので、日程変更の依頼をする=スケジュール管理能力がないとはなりません。単に忙しくて予定が合わないと考えるだけですので、マイナスに働くことはないと考えましょう。予定が合わないだけで選考のチャンスを逃してしまうのは、企業にとってもマイナスになるため、積極的に日程変更を考える企業は多いです。面接を実現させるのはお互いにとって重要であり、変更はマイナスにはならないと考えましょう。

頼み方次第ではマイナスの印象になる

面接の日程変更依頼をしたからといって、選考で不利になるわけではありませんが、頼み方次第ではマイナスの印象を与え、不利になることもあるので注意が必要です。就活は面接の内容だけで評価が決まるわけではなく、その他のさまざまな点が見られています。

企業とのやり取りも評価対象のひとつであり、メールや電話での連絡の仕方によっては、評価を下げる可能性もあるので注意しなければなりません。面接の日程変更は、学生から企業へのお願いであるため、より一層マナーには注意が必要です。

お願いにも関わらず、マナーを守れていないと印象が悪くなりやすいです。メールと電話、どちらで連絡する場合でも、最低限のマナーはしっかりと守り、失礼にならないよう注意しましょう。

面接の日程変更の連絡マナー

企業に申し出れば、面接の日程を変更してもらうことは可能ですが、連絡の際にはさまざまなマナーがあります。マナーを守れていないとマイナスの印象を与えてしまい、選考で不利になる可能性が高いです。

また、場合によっては印象が悪くなることで時間の融通を利かせてもらえなくなる可能性もあるので注意しなければなりません。スムーズに面接の日程を変更してもらうためにも、連絡時の基本のマナーを理解しておきましょう。

面接の日程変更は分かった時点で連絡をする

面接の日程にどうしても行けなくなった場合や日程を変更しないといけなくなった場合、速やかに連絡をするようにしましょう。その際は電話で人事部など、有事の際に連絡をするための指定の部署へ連絡しておきます。

ただし、日程調整の必要が判明した時間によっては、メールを使用することも必要になるかもしれません。日程調整の必要が判明したのが夜間や早朝であれば、翌営業日に指定箇所に電話します。ですが面接前日や当日に行けなくなった場合、夜間や早朝であれば先んじてメールで連絡をしておくのがいいでしょう。その後、営業時間中に再度電話連絡をおこなう形が一番確実です。

企業も面接のために業務時間を割いています。新しく時間を決めるためにも、日程変更が必要だと分かった場合には少しでも早く連絡をするようにしておきましょう。

他社の選考と重なった場合は伝え方に注意

他社の選考と重なって日程を変更しなくてはいけない場合も、速やかな連絡は必須です。ですがその場合、伝え方には注意するようにしましょう。企業側に「優先順位や志望度が低い」と暗に伝えてしまうことがないような言い方をとるようにしましょう。

例えば「すでに先約が入っておりまして、どうしても都合がつきません」と話したり、「前の企業の面接時間が○○時まであり、スケジュールの調整が難しくなってしまいます」というように説明するといいでしょう。

このような説明の仕方であれば、応対した企業も嫌な気分にならず日程調整の応対をしてくれるでしょう。スムーズに日程調整をおこなうためにも、伝え方を考えて連絡しましょう。

学業関係の日程変更は正直に伝える

学業の関係する日程変更も、就活には起こりうるものです。事前に予定が分かっている場合は、日程が被らないように調整しておくことも大事です。ですが、急な予定変更で日程がかぶってしまうこともあるかもしれません。

学業関係でどうしても日程変更をしなくてはいけなくなった場合は、企業にも正直に理由を伝えるようにしましょう。企業も就活生が学生であることは理解しているので、その本業が勉強であるというのも心得ています。理由を下手にごまかしてしまわず、素直に学業が理由であることを伝えましょう。

「卒業に関わる発表があるため」「学期末試験と重なっているため」などの理由で日程を変更しても、就活生に対して悪い印象を持つ企業はまずありません。

寝坊などのトラブルで理由を偽るのはNG

日程間違いや寝坊などは、社会人としてはやってはいけないことではあります。ですが、どれだけ準備をしていても、認識間違いや寝坊をしてしまうことはないとは言い切れません。

こういった場合、下手な嘘をついてごまかしてしまうのは逆効果です。正直に理由を述べた上で、反省している気持ちを伝えて日程調整をお願いするようにしましょう。自分がしてしまったことに対して反省しているのが理解できれば、企業も日程調整に応じてくれるはずです。

また同じような失敗を繰り返さないよう、今後のことを考えてきちんと対策をとるようにするのも忘れてはいけません。出来る限り、寝坊や日程の間違いなどは起こさないようにしておくのが大事であると忘れないようにしましょう。

何度も日程調整をお願いするのは避ける

日程調整をお願いする場合、何度も調整をお願いするようなことをしてはいけません。できれば、企業に日程調整をお願いするのは1回までにしておきましょう。あまり何度も連絡を入れて日程調整をするのは、企業からは「志望度が低い人」「スケジュール調整ができない人」だと思われてしまうことになります。企業としては、そんな人材は採用したくないと考えるでしょう。

どうしても体調や学業などの兼ね合いで、日程の調整が必要な場合というのも確かにあります。ですが、社会人として将来活動するのであれば、出来る限りそのようなことをしなくて済むよう、ある程度は自分で体調や予定の管理や調整ができなくてはいけません。それでも難しいという自体になった時だけ、日程調整をしてもらうようにしましょう。

日程調整は電話で連絡する

日程調整をお願いしたい場合は、営業日の営業時間内に電話で連絡をするのが基本的なマナーです。特に当日や前日の日程調整をお願いしたい場合は、すぐに応対してもらえるよう電話で連絡をするのが一般的です。できるだけ速やかな連絡が好ましいでしょう。ですが、日程変更が分かってから営業日までに祝日や休日などを挟んでしまう場合や、日程変更をしなくてはいけないのが夜間や早朝に分かった場合は、翌営業日に連絡をするようにしましょう。

電話で連絡をする際は、時間も考えなくてはいけません。朝一番や昼休憩の時間、終業間際の時間帯はなるべく避けましょう。比較的連絡がつきやすい時間は、午前10時~11時と、午後14時~17時になります。この時間を目安として、企業に連絡しましょう。

不在の場合にはメールをする

採用担当への連絡が電話でつながらなかった場合や、急な日程変更が必要な場合はメールも活用するようにしましょう。ですが、メールはあくまでも二次的な手段であるものです。基本的にはメール連絡の後、翌営業日に再度電話による連絡をしておくとより好ましいでしょう。

メールでの日程調整をお願いする場合は、担当者が確認した際に他のメールに埋もれてしまわないよう、件名には「面接の日程調整のお願い」と具体的な記載をしておきましょう。

またメールアドレスにも注意が必要です。企業から一括で届く「送信用メールアドレス」にメールをしてしまうと、担当者へメールは届きません。必ず採用担当者に届くメールアドレスであるかを確認してから、送信するようにしましょう。

早めに連絡することが大切

メールと電話、どちらでの連絡になる場合でも、基本的には早めに連絡することが大切です。面接の日程変更の連絡は、遅くなるほど企業に迷惑がかかってしまい、印象が悪くなる可能性も高いです。日程を変更してもらうだけでも多少なりとも手間はかかるため、少なからず迷惑をかけてしまうのは事実ですが、それでも連絡が早いなら企業への負担は少なくなります。

迷惑をかけないためには、面接に参加できないと分かった時点で素早く連絡し、ぎりぎりになる場合でも、一分一秒でも早く連絡することを心がけましょう。早めに連絡しておけば企業でも対応がしやすいため、変更してもらいやすいです。迷惑をかけないことはもちろん、確実に日程を変更してもらうためにも、早めの連絡を心がけなければなりません。

面接の日程変更のポイント

面接の日程変更をする際にはさまざまなポイントがあり、それらを踏まえて連絡することが大切です。同じ面接日程変更依頼でも、やり方ひとつで印象は変わります。対応の方法を間違えてしまうと、場合によっては失礼にあたる可能性もあるので注意しなければなりません。

間違ったやり方だと、どれだけ早く連絡していてもマイナスの印象を与えてしまいます。正しい日程変更の方法を把握して、マイナスの印象を与えないようにしましょう。

面接に呼んでもらったお礼を伝える

面接の日程変更を申し出る場合は、いきなり本題に入るのではなく、まずは面接に呼んでもらったお礼を伝えることが大切です。きちんとお礼を伝えることで、マナーを守る意識があることが伝わり、より好印象を与えられます。また、そもそも面接に呼んでもらえるのは当たり前ではなく、評価してもらうだけでもさまざまな手間をかけてもらっていることになります。

企業側の手間に対して理解を示すことで好印象にもなりやすく、細かい部分まで気を配れるという印象を与えやすいです。日程変更のメールは、いかに好印象を与えられるかが重要です。メールは導入部分で与えられる印象が大きく違ってくるため、感謝の気持ちを述べて好印象な書き出しにしましょう。

変更日時は複数提示

面接の日程変更の依頼をする場合は、自分から変更希望日を提示することが大切です。企業からの提案に任せてしまうと、何度もメールのやり取りをしなければならず、手間がかかり迷惑なので、自分から別の日程を提示しましょう。このとき、複数日程を提示することが大切です。

最低でも、3つ以上は参加可能な日時を提案しましょう。自分から提案した場合でも、選択肢があまりにも少ないと、企業でも調整が難しく、迷惑をかけてしまいます。変更希望日が多い分には問題ありませんので、できるだけ多くの選択肢を提示しましょう。

手間をかける謝罪の気持ちを表す

面接の日程変更をお願いすることは問題ありませんが、少なからず企業に手間をかけていることは理解しておかなければなりません。企業では何十人、場合によっては何百人もの選考の予定を抱えており、日程を調整するだけでも一苦労です。

日程変更してもらうことを当たり前に思っていると印象が悪くなるため、日程変更で手間をかけてしまうことを、丁寧に謝罪しておきましょう。これは、変更の理由に関係なく必要なことです。謝罪の気持ちを表しておくことで、マイナスの印象を与えずに日程変更を申し出ることができます。謝罪の言葉を述べて、丁寧にお願いすることを心がけましょう。

面接の日程変更電話の例文

お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学○○学科4年の○○○○と申します。お世話になっております。
面接の日程調整の件でご連絡いたしました。ご担当の○○様はお手すきでしょうか。

先日は面接の日程をご案内いただきありがとうございました。 実はご案内いただいた日程が大学の発表会と被ってしまい、再度日程を調整いただけないか確認したくご連絡いたしました。面接の日程を調整いただくことは可能でしょうか。
来週の水曜日以降なら、いつでも伺うことができます。

ありがとうございます。それでは、○月○日○時にお伺いいたします。こちらの都合でご迷惑をおかけして、申し訳ありません。お忙しいところ日程を調整していただきありがとうございました。
それでは、失礼いたします。

理由や目的は簡潔に話すように心がけ、また自身が誰か分かるように大学名と名前を言うのを忘れないようにしましょう。加えて、面接が可能な日を伝えることも忘れないようにしましょう。具体的な候補日の希望がある場合は、先に挙げておくか後々メールで別途伝えるというのもひとつの方法です。

面接の日程変更メールの例文

件名:面接の日程変更のお願い/◯◯大学 ◯◯ ◯◯

○○株式会社人事部御中

お世話になっております。○○大学商学部商学科の○○と申します。この度は面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

6月1日の10時より、面接のお時間を頂いておりましたが、大学の研究発表と重なってしまい、変更をお願いしたくご連絡いたしました。お忙しいところ大変申し訳ございません。以下、参加可能な日程でございますので、ご確認お願いします。

・6月2日 終日
・6月3日 10時~14時
・6月6日 終日

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

署名

企業にメールを送る場合は、件名から工夫することが大切です。例のように「面接の日程変更のお願い」など、内容が簡潔に伝わるシンプルなものを設定しておきましょう。メールの流れは通常のものと同じで、宛先、あいさつ、自己紹介と進み、本題へと移ります。

日程を提示する際には、複数提示するのはもちろん、箇条書きにするなど見やすくなる工夫もしておきましょう。メールの最後には必ず署名をつけ、基本的なマナーは押さえておくことが大切です。

マナーを守って面接の日程変更のお願いをしよう

就活は忙しいことが多く、面接の日程を変更しなければならないことも多いです。日程の変更自体はおこなっても問題ありませんが、依頼の仕方によってマイナスの印象を与えてしまい、評価も下げられる可能性があるので注意しましょう。

連絡の仕方にはさまざまなマナーがあり、就活ではそれらも評価の対象です。メールや電話の基本的なマナーが守れていない=社会人としての基礎能力が身についていないと判断されることも多いです。

マナーが守れていなければ、マイナスの印象を与えるだけではなく、日程変更の融通を利かせてもらえなくなる可能性もあります。マナーが守れているかどうかは、非常に重要なポイントですので、正しい方法で日程変更を依頼し、就活を上手に進めましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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