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面接の日程変更の連絡マナー|メールのポイントや例文をご紹介

面接の日程変更は可能か

就活では予定がぎっしり詰まっていることが多く、時には面接の日程を変更したいと感じることもあるでしょう。スケジュール管理も就活攻略では大切なポイントですが、どうしても都合がつけられなかったり、後から面接の日程が入ってしまうこともあります。

面接の日程が重なってしまうと、どちらかを優先しなければなりませんが、都合がつかないというだけで諦めるのは非常にもったいないです。面接を受けないということは、就職のチャンスをひとつ潰してしまうことになり、就活の成功率を下げることにも繋がりかねません。日程が重なってしまった場合の対処法について知っておきましょう。

面接の日程変更の連絡マナー

企業に申し出れば、面接の日程を変更してもらうことは可能ですが、連絡の際にはさまざまなマナーがあります。マナーを守れていないとマイナスの印象を与えてしまい、選考で不利になる可能性が高いです。

また、場合によっては印象が悪くなることで時間の融通を利かせてもらえなくなる可能性もあるので注意しなければなりません。スムーズに面接の日程を変更してもらうためにも、連絡時の基本のマナーを理解しておきましょう。

基本的にはメール

面接の日程変更を依頼する際は、基本的にメールによる連絡で問題ありません。メールであれば、お互いに都合のいいタイミングでやり取りができるため、手間をかけることなく日程の調整が可能です。電話で連絡しても問題はありませんが、電話の場合は電話に応対した人の手を止めてしまうことになり、場合によっては迷惑をかける可能性もあります。

就活中の企業との連絡手段は基本的にメールであり、まずはメールで連絡したほうが、お互いに手間がかからずやり取りもスムーズでしょう。メールで連絡する際には、基本的なマナーを守ることが大切です。メールマナーが守れていないと、それだけで印象が悪くなりますので、基本は正しく身につけておきましょう。

ぎりぎりの場合は電話

面接の日程変更の連絡は基本的にはメールで問題ありませんが、ぎりぎりの連絡になってしまう場合は、必ず電話で連絡しましょう。就活中は学生だけではなく、企業も忙しく動き回っており、毎日メールをチェックできるとは限りません。

通常時よりもメールの確認が遅れてしまうことは多く、場合によっては丸1日メールが見れないということもあります。特に選考当日などは、面接の準備に追われてメールを見ることができず、メールで連絡しても確認してもらえないため、日程変更の旨が伝わらないことも多いです。

せっかく連絡しても、メールを見てもらえなければ変更の対応をしてもらうことはできず、そのまま当日を迎えれば無断欠席の扱いになります。ぎりぎりの連絡の場合は、確実性の高い電話を使用しましょう。

早めに連絡することが大切

メールと電話、どちらでの連絡になる場合でも、基本的には早めに連絡することが大切です。面接の日程変更の連絡は、遅くなるほど企業に迷惑がかかってしまい、印象が悪くなる可能性も高いです。日程を変更してもらうだけでも多少なりとも手間はかかるため、少なからず迷惑をかけてしまうのは事実ですが、それでも連絡が早いなら企業への負担は少なくなります。

迷惑をかけないためには、面接に参加できないと分かった時点で素早く連絡し、ぎりぎりになる場合でも、一分一秒でも早く連絡することを心がけましょう。早めに連絡しておけば企業でも対応がしやすいため、変更してもらいやすいです。迷惑をかけないことはもちろん、確実に日程を変更してもらうためにも、早めの連絡を心がけなければなりません。

面接の日程変更メールのポイント

面接の日程変更メールを送る際にはさまざまなポイントがあり、それらを踏まえて連絡することが大切です。同じ面接日程変更依頼のメールでも、書き方ひとつで印象は変わります。書き方を間違えてしまうと、場合によっては失礼にあたる可能性もあるので注意しなければなりません。

間違った書き方だと、いかに早く連絡していてもマイナスの印象を与えてしまいます。正しいメールの書き方を把握して、マイナスの印象を与えないようにしましょう。

面接に呼んでもらったお礼を伝える

面接の日程変更を申し出る場合は、いきなり本題に入るのではなく、まずは面接に呼んでもらったお礼を伝えることが大切です。きちんとお礼を伝えることで、マナーを守る意識があることが伝わり、より好印象を与えられます。また、そもそも面接に呼んでもらえるのは当たり前ではなく、評価してもらうだけでもさまざまな手間をかけてもらっていることになります。

企業側の手間に対して理解を示すことで好印象にもなりやすく、細かい部分まで気を配れるという印象を与えやすいです。日程変更のメールは、いかに好印象を与えられるかが重要です。メールは導入部分で与えられる印象が大きく違ってくるため、感謝の気持ちを述べて好印象な書き出しにしましょう。

日程変更の理由を述べる

日程変更を依頼する場合は、理由を述べる必要があります。理由なしで変更だけを依頼するのは失礼であり、マイナスの印象を与えてしまう可能性もあるので注意しましょう。面接の日程変更を依頼する理由としては、他社選考や大学での予定が重なったなどが考えられます。他にもさまざまな理由はありますが、注意すべきなのが他社選考と重なった場合です。

日程変更してほしい理由は正直に伝えなければなりませんが、理由次第では正直に伝えることで失礼になる場合もあります。他社選考を理由にすると、他社を優先していることになり失礼にあたるため、「諸般の事情」など別の表現を使って理由を伝えましょう。

変更日時は複数提示

面接の日程変更の依頼をする場合は、自分から変更希望日を提示することが大切です。企業からの提案に任せてしまうと、何度もメールのやり取りをしなければならず、手間がかかり迷惑なので、自分から別の日程を提示しましょう。このとき、複数日程を提示することが大切です。

最低でも、3つ以上は参加可能な日時を提案しましょう。自分から提案した場合でも、選択肢があまりにも少ないと、企業でも調整が難しく、迷惑をかけてしまいます。変更希望日が多い分には問題ありませんので、できるだけ多くの選択肢を提示しましょう。

手間をかける謝罪の気持ちを表す

面接の日程変更をお願いすることは問題ありませんが、少なからず企業に手間をかけていることは理解しておかなければなりません。企業では何十人、場合によっては何百人もの選考の予定を抱えており、日程を調整するだけでも一苦労です。

日程変更してもらうことを当たり前に思っていると印象が悪くなるため、日程変更で手間をかけてしまうことを、丁寧に謝罪しておきましょう。これは、変更の理由に関係なく必要なことです。謝罪の気持ちを表しておくことで、マイナスの印象を与えずに日程変更を申し出ることができます。謝罪の言葉を述べて、丁寧にお願いすることを心がけましょう。

面接の日程変更メールの例文

件名:面接の日程変更のお願い/◯◯大学 ◯◯ ◯◯

○○株式会社人事部御中

お世話になっております。○○大学商学部商学科の○○と申します。この度は面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

6月1日の10時より、面接のお時間を頂いておりましたが、大学の研究発表と重なってしまい、変更をお願いしたくご連絡いたしました。お忙しいところ大変申し訳ございません。以下、参加可能な日程でございますので、ご確認お願いします。

・6月2日 終日
・6月3日 10時~14時
・6月6日 終日

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

署名

企業にメールを送る場合は、件名から工夫することが大切です。例のように「面接の日程変更のお願い」など、内容が簡潔に伝わるシンプルなものを設定しておきましょう。メールの流れは通常のものと同じで、宛先、あいさつ、自己紹介と進み、本題へと移ります。

日程を提示する際には、複数提示するのはもちろん、箇条書きにするなど見やすくなる工夫もしておきましょう。メールの最後には必ず署名をつけ、基本的なマナーは押さえておくことが大切です。

面接の日程変更依頼は不利になるのか

企業に連絡をすれば、面接の日程を変更してもらうことは可能です。もちろん、変更依頼をしたからといって、必ずしも変更できるとは限りませんが、都合さえつけば日程は動かしてももらえます。

しかし、ここで気になるのが、面接の日程変更をしてもらうことで、選考で不利にならないのかです。日程の変更には少なからず手間がかかり、企業に迷惑をかけてしまうのは事実です。変更してもらうことが、選考でどのように影響するのかを知っておきましょう。

基本的には不利にはならない

面接の日程変更をしてもらうことで、選考で不利になるのではないかと不安に思う人は多いですが、基本的には選考には影響しません。就活ではスケジュール管理をしっかりおこなうことが大切ですが、それにも限界があり、予定が重なってしまうことは多々あります。

就活の忙しさは企業でも承知していますので、日程変更の依頼をする=スケジュール管理能力がないとはなりません。単に忙しくて予定が合わないと考えるだけですので、マイナスに働くことはないと考えましょう。予定が合わないだけで選考のチャンスを逃してしまうのは、企業にとってもマイナスになるため、積極的に日程変更を考える企業は多いです。面接を実現させるのはお互いにとって重要であり、変更はマイナスにはならないと考えましょう。

頼み方次第ではマイナスの印象になる

面接の日程変更依頼をしたからといって、選考で不利になるわけではありませんが、頼み方次第ではマイナスの印象を与え、不利になることもあるので注意が必要です。就活は面接の内容だけで評価が決まるわけではなく、その他のさまざまな点が見られています。

企業とのやり取りも評価対象のひとつであり、メールや電話での連絡の仕方によっては、評価を下げる可能性もあるので注意しなければなりません。面接の日程変更は、学生から企業へのお願いであるため、より一層マナーには注意が必要です。

お願いにも関わらず、マナーを守れていないと印象が悪くなりやすいです。メールと電話、どちらで連絡する場合でも、最低限のマナーはしっかりと守り、失礼にならないよう注意しましょう。

マナーを守って面接の日程変更のお願いをしよう

就活は忙しいことが多く、面接の日程を変更しなければならないことも多いです。日程の変更自体はおこなっても問題ありませんが、依頼の仕方によってマイナスの印象を与えてしまい、評価も下げられる可能性があるので注意しましょう。

連絡の仕方にはさまざまなマナーがあり、就活ではそれらも評価の対象です。メールや電話の基本的なマナーが守れていない=社会人としての基礎能力が身についていないと判断されることも多いです。

マナーが守れていなければ、マイナスの印象を与えるだけではなく、日程変更の融通を利かせてもらえなくなる可能性もあります。マナーが守れているかどうかは、非常に重要なポイントですので、正しい方法で日程変更を依頼し、就活を上手に進めましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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