ES(エントリーシート)

エントリーシートの送付状の書き方|封筒に入れる際のポイント

エントリーシートを郵送する際は送付状を同封する

エントリーシートを企業に郵送する際は、送付状を同封しましょう。送付状とは「どのような書類を誰が誰宛に送ったのか」を記載する挨拶文書のようなものです。送付状を一緒に同封することで、ただエントリーシートを郵送するだけではなく、マナーを守った手順を踏むことができます。採用担当者が封書を開封したときに、送付状が同封されていれば好印象なイメージを与えることができるでしょう。

送付状に書く内容

・提出日
・宛名
・差出人名、連絡先
・タイトル、本文
・記書き

送付状に記載すべき内容を項目ごとに紹介していきます。以上5つの項目が送付状の必須項目となります。マナーを守る上でも、必要な情報を漏れなく書くことが大切です。送付状は、基本的にA4サイズの用紙にしてください。A4サイズは、ビジネス文書の一般的な型でもあります。ここからは、各項目の書き方についてご紹介していきます。

提出日

送付状には提出日を記載します。送付状を作成した日付ではなく、実際にポストに投函する日にちがベストです。エントリーシートや送付状を作成しても当日中には送付できるとは限りません。自身が最後に書類を保持していた日、すなわち提出日が送付状に記載すべき日付となります。

日付は元号から書くようにしてください。封筒の裏面にもポストに投函する日にちを書き、提出日を証明しておきましょう。可能性は少ないながらも、採用担当者が締め切り日までに郵送物の確認を失念してしまうこともあります。その際は自身が提出した日付の証明として、送付状と封筒の日付が有効になります。

宛名

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宛名は提出日の下に記載します。そして、左寄りに企業名、部署名、担当者名を記載します。宛名では、「御中」と「様」の使い分けに気を付けましょう。企業や部署宛てに送付する場合は「御中」、個人宛てに送付する場合は「様」を使います。

例えば、部署宛てなら「◯◯株式会社 人事部 御中」、個人宛てなら「◯◯株式会社 人事部 新卒採用担当 田中 太郎様」などのように使い分けます。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」と書くことで、その企業の採用担当者への郵送物であるということを示すことができます。

企業が指定している送付先は、ナビサイトの「エントリーシート送付方法」という項目や、ナビサイトを介して来たメッセージに記載されているので、見落としがないようにしてください。

差出人名・連絡先

差出人名・連絡先は、宛名の下に記載します。その際、宛名とは反対に右寄りに記しましょう。最初に肩書である大学名・学部・学科を書き、次に氏名を書きます。その下に自身の連絡先を記載していきます。郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスの4点が望ましいです。

タイトル・本文

「時下ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。」

「貴社におかれましては、ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」

タイトルは書類の表題になります。「応募書類ご送付の件」や「エントリーシート送付について」というように簡潔なタイトルが好ましいです。タイトルは表題に当たるので真ん中にレイアウトします。本文では「拝啓」や「敬具」というように、結びの文章を用いましょう。

ビジネスシーンでは「拝啓」と「敬具」のセットはよく使用される一般的な結びなので、送付状を送る際はこちらの結びを使用します。本文の挨拶文章は定型文のようにある程度決まっていますので、下記を参考にしてください。

記書き

記書きは、中央に「記」と記載し、送りたい書面のタイトルを記載する項目です。エントリーシート送付したい場合は、「記」と記載した次の段階に「エントリーシート 1通」と書きます。最後は「以上」で締めます。「以上」は右寄りにレイアウトしましょう。

送付状に記書きを書くことによって「下記に記した内容の書類を送ります」という意味合いになります。もし記書きと違う内容の書類が同封されていた場合は、差出人が誤って違う書類を送ってきたと見なされますので注意しましょう。

送付状の例文

平成○○年○○月○○日

株式会社○○
人事部 人事課
○○ ○○様

○○大学○○学部○○学科
田中 太郎
〒000-0000
東京都○○区○○町○○丁目○○番○○号
TEL:000-0000-0000
MAIL:○○○@○○.com

応募書類の送付について

拝啓
時下ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。
この度、貴社求人に応募させていただきたく、応募書類を送付させていただきました。
ご検討の上、面接のご機会をいただけましたら幸いです。
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
敬具


エントリーシート  1通

以上

ここまで、送付状に書く内容について説明してきました。これらの送付状に書くべき内容を実際に1枚の書面にしたときは、上記のようなレイアウトになります。項目ごとに、左寄り、中央、右寄りにする必要があるので、ワードのレイアウト機能を使用して文章の配置を設定しましょう。全体のバランスとしては、本文が送付状の真ん中にくるようにすると、見やすいレイアウトになります。

送付状を封筒に入れる際のポイント

それでは次に、送付状を封筒に入れる際のポイントをご紹介します。送付状の作成が終わり、いざ封筒に入れて企業に郵送するとなった場合、そのまま封筒に書類を入れるのではなく、ここでもひと工夫します。未然にミスを防止し、万全の状態で送付状をはじめエントリーシートなどの書類を郵送しましょう。

送付状の内容と書類が合致しているか確かめる

書類を封筒に入れる前に、送付状に記載した通りの書類が揃っているか確認してください。企業は郵送物の到着時、送付状と中身の書類が一致しているか確かめます。送付状と中身の書類が違っていた場合、企業の採用担当者は応募者本人に連絡を取り、郵送した書類の送り違いの確認や、再送のお願いをすることになるのです。

送付状の記載ミスは、採用担当者の手間を取らせてしまいます。そのようなことがないように、郵送してしまう前に送付状の内容と書類が合致しているか確かめましょう。

送付状とエントリーシートをクリアファイルに入れる

送付状は封筒にそのまま入れずに、クリアファイルに入れてください。クリアファイルに入れることで、郵送中に折れて傷がつくことや、雨から書面を守ることができます。使用するクリアファイルは、一度も使用していない新品のものを用意してください。

使い古されたものや汚れているものでは、受け取った相手の気持ちを害してしまいます。せっかくの応募書類ですから、細かなところまで気配りができるという面も同時にアピールしてください。100円ショップや文房具屋で売られている複数枚入りを購入しておくことをおすすめします。

送付状が1番上にくるように入れる

クリアファイルに書類を入れる順番は、送付状が一番上にくるようにしましょう。その次に「記」で記載した通りの順番に書類を並べます。送付状は「添え状」とも呼ばれ、相手に送りたい重要な書類に添えるという目的もあります。送付状の下に書類を持ってくることによって「私が送った書類は以下の書類です」という意味合いもあり、送付した書類に間違いがないことを証明します。

これはビジネスマナーでもあり礼儀でもあるので、送付状を入れる順番はしっかりと守りましょう。せっかく送付状を同封しても、送付状が一番下にあると、採用担当者も疑念を抱いてしまいますし、一般常識が足りない人という印象を与えかねません。

エントリーシートを郵送する際は送付状を同封して好印象を与えよう

この記事では、エントリーシートと一緒に送る送付状について解説しました。送付状はエントリーシートを郵送するだけではなく、入社してからも取引先に書類を送る際に役立つ一般的なマナーです。内定をもらった企業に入社書類を送付する場合にも使えるので、今のうちから送付状の作成方法を覚えておくと便利です。

就活が始まってからこれまで、企業に書類を送る際に送付状を同封していなかった人も中にはいるかと思われます。送付状はマナーでもあり、企業によっては常識であると認識していることも少なくありません。マナーを守った対応をして、誠実な思いを表現しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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