面接対策

【内定辞退の連絡方法】就活生が知るべき手段と伝える内容

内定辞退は可能

最終面接で合格できれば晴れて内定となりますが、内定後に内定辞退を考える人も少なくありません。選考での雰囲気を見て自分に合わないと感じたり、他の企業に魅力を感じ、内定承諾後に迷いが生じるのでしょう。

内定辞退はできますが、内定の辞退により、企業に迷惑がかかるのは確かですので、誠意ある対応を心がけなければなりません。内定だけではなく、面接の辞退でも同じことが言えますので、正しい対応方法を知って、誠意を持って辞退しましょう。

内定辞退は誠意が伝わるように電話でする

内定辞退を申し出るとき、ポイントとなるのが連絡方法です。内定辞退は可能とは言え、どのように伝えるかによって印象は大きく変わります。場合によっては失礼になる可能性もあるため、伝え方には十分に注意しなければなりません。

内定辞退を伝える際は、電話で直接担当者に連絡するのがおすすめです。電話なら誠意を伝えやすく、細かいニュアンスも言葉にしやすいのです。電話をする際は、かける時間帯に注意が必要であり、始業すぐや終業間近、担当者が席を外している可能性が高いお昼の時間は、極力避けなければなりません。

担当者がいない場合はメールでもOK

誠意を伝えたいなら電話での連絡がおすすめですが、担当者がいない場合はメールを送りましょう。メールの場合、お互い都合のいい時間に確認できるため、担当者に手間をかけさせることもありません。

誠意が伝わりづらいといっても、あくまで電話と比べてですので、マナーを守って文章を作成すれば失礼にあたらないでしょう。ただし、内定をもらってすぐに辞退する場合や、内定連絡が電話で来ている場合は電話で返すのがマナーですので注意しましょう。

あなたのマナー力は何点?

今の時点で、あなたのマナー力はどのくらいでしょうか?それを知るために活用したいのが「マナー力診断」です。「身だしなみ」「電話・メール」「エントリーシート・履歴書」などのマナーがどの程度身についているのかを試してみましょう。質問に答えることで、どのスキルが足りていないのかが一目でわかります。無料でダウンロードできるので、力試しとしてもおすすめです。

内定辞退は早めに連絡する

内定辞退の連絡は、決断がついたら早めに行いましょう。連絡が遅れるほど迷惑がかかると考えてください。企業では採用予定人数が決められており、辞退者が出ればすぐに補充しなければなりません。内定辞退の連絡が遅くなれば、企業でも急いで補充の対応をしなければならず、場合によっては補充できないまま入社日を迎えてしまうこともあります。

予定人数に満たないまま入社日を迎えるのは企業にとっても損失であり、多大な迷惑がかかることは理解しておきましょう。内定辞退をすれば、少なからず迷惑がかかりますが、早めの連絡なら企業でもすぐに対応できます。内定辞退の連絡は少しでも早いほうがいいので、辞退を決めれば素早く連絡することを心がけましょう。

内定辞退する理由を述べる

内定辞退するには何らかの理由があるはずなので、伝えられる場合は理由を伝えましょう。理由なしで内定辞退したいというだけでは企業も納得できず、お互いの関係性に溝が生まれてしまいます。理由を正直に伝えることで、企業に対して誠意を持って向き合っていることが伝わります。

他社に就職するため、その企業でやりたいことが見つからないなど、企業に対して失礼になる理由の場合は別の理由で伝えたほうが無難です。上手な理由が見つからない場合は、「一身上の都合」と言い換えても構いませんので、何らかの理由を述べた上で内定辞退を申し出ましょう。

謝罪の気持ちを伝える

内定辞退の理由は人によってさまざまですが、どんな理由であれ、辞退によって企業に迷惑をかけるのは確かです。そのため、繰り返し謝罪の言葉を述べて、内定辞退をすることへのお詫びの気持ちを伝えることが大切です。就職はその後の人生を左右するため、内定辞退をして別の企業に就職するといっても企業は気にしません。

その人にとってよりよい選択をしてほしいと考える企業も多く、後押しして応援してくれることもあるでしょう。しかし、最低限の礼儀を尽くせないと、人ととしての常識を疑われてしまい、印象が悪くなるので注意が必要です。内定辞退の理由に関係なく、謝罪の気持ちを伝えることは大切です。これまで評価してもらったこと、選考で手間をかけてもらったにも関わらず、内定辞退に至ったたえ謝罪してお詫びの気持ちを丁寧に伝えましょう。

内定辞退の例文

内定辞退の方法を知れば、実際にどのような内容で伝えればいいのか考えてみましょう。連絡方法に関係なく、誠意を持って対応し、失礼のないよう伝えるという点では共通しています。しかし、電話とメールでは細部のポイントが異なるため、それぞれの違いを把握しておくことが大切です。例文を参考にし、失礼のないよう上手に内定辞退の連絡をしましょう。

電話

お世話になっております。○○大学経済学部4年の○○と申します。本日は内定の件でお電話致しました。人事部採用担当の○○様はいらっしゃいますか?
(担当者に取り次いでもらう)

はい、人事部採用担当の○○です。

いつもお世話になっております。○○大学経済学部4年の○○でございます。この度は内定のご連絡誠にありがとうございます。
大変嬉しいお話ではございますが、真剣に考えた結果、兼ねてより就職を希望していた別の会社に内定をいただきご縁を感じたため、内定を辞退させていただきたく存じます。
本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。このような形となり、申し訳ありません。

電話ではまずは、自己紹介をして何の要件なのかを簡潔に伝えましょう。一発で担当者が出るとは限りませんので、担当部署と担当者の名前を伝えて、取り次いでもらいます。担当者に代われば、もう一度簡単にあいさつをし、その後本題に移ります。

辞退を申し出る前に、内定をもらったお礼を伝えておくと、より好印象を与えられるでしょう。辞退する理由を伝えた上で、丁寧に謝罪の気持ちを伝えることが大切です。辞退を申し出ればその理由を聞かれることも多いので、聞かれればそれにも丁寧に答えましょう。一連のやり取りが終われば、「失礼致します」で締め、自分で電話を切るのがマナーです。

メール

件名:内定辞退のお詫び ○○大学/○○ ○○

○○株式会社 人事部 採用担当チーム御中

いつも大変お世話になっております。○○大学文学部英文学科4年の○○と申します。この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、一身上の都合により辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。
採用担当チームの皆様には、選考を通して評価していただいたにも関わらず、期待を裏切ることになってしまい大変申し訳ございません。

お忙しい中大変恐縮ではございますが、何卒ご承知のほどよろしくお願い致します。

末筆ながら、貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。

署名

メールでは件名の時点で内定辞退が伝わるよう、簡潔なものを設定しておきましょう。「内定辞退について」とするのではなく、「内定辞退のお詫び」とすることで、謝罪の気持ちも伝わりやすいです。辞退のメールでも、基本的なマナーは同じです。

宛先を書き、自己紹介をすれば、内定へのお礼を伝えて、辞退の旨を申し出ます。メールの場合、曖昧な表現にすると正しく伝わらない可能性もあるため、明確に内定を辞退すると書くことが大切です。謝罪の気持ちを述べて辞退の旨を伝えれば、最後に忘れず署名もつけておきましょう。

内定辞退は電話で早めにするのがベスト

内定や面接の辞退をする際には、マナーを守り早めに連絡するようにしましょう。辞退したからといって、その企業との関係が完全に切れるわけではなく、社会人になってから仕事相手として関わる可能性もあります。

また、失礼な振る舞いをすると、個人としてだけではなく大学の学生として印象が悪くなり、後輩に迷惑をかける可能性もあるので注意が必要です。内定にしても面接にしても、辞退により企業に少なからず迷惑はかかりますので、いかにその度合いを小さくできるかが重要です。最後まで誠意ある対応を心がけることが大切なので、辞退の連絡もきちんとおこない、社会人として正しく振る舞いましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ