就活のマナー

就活は、メールのマナーや書き方から始まる。テンプレ+思いやりで対応しよう!

返信やお問い合わせ…いつも頭を抱えてしまう社会人へのメール

「インターンを終えた後って、お礼メールした?」とか、
「OB・OG訪問のアポ取りメールのやり取りで変な日本語つかいたくなくて、すっごく悩む!」とか。
例えば上記のようなことを、内定や採用辞退・就活の面接日程調整及び変更・インターンシップ終了後によく友人から質問されます。

なぜ、メールを送るのに悩むのでしょうか。
きっと、それは「かしこまった文を書いたことがないから、失敗したくない。失礼なものを送りたくない」とおそれていたり、「あとで送ろう」と後まわしにしている間に「メールを送る」というタスクが忘却されてしまっていたりするんだと思います。

私自身、社会人に送るメールの書き方やマナーで注意を受けることが多いので、「失敗してしまったー!」という就活生が少しでも減れば良いな、という思いから、こうして書いているわけです。

メールの書き方1つで就活生の評価が大きく変わる!?

でも、いざ考えてみたら、好きな人にLINEするのと同じくらい、社会人へのメールだって、1文1文悩んでしまうもの。
無意識のうちに「就活 メール」でググって、テンプレをコピペ。送信ポチっと押してしまう、google先生に頼り切り。

でも、いろんな就活生が使う手法だから、社会人の方に「こいつ、ネットからコピペしてるのかな(笑)」って、バレてるかもしれませんね。

当然のことながら、メールを送った相手には“連絡の早さ”も見られていて、書き方から返信スピードまでの全フローが評価されています。

「連絡がマメな人 = モテる人」と同じで、「返事が早い人 = 仕事がデキる人」というイメージに繋がります。
どうせ、仕事するなら返事やアクションが早い人としたいですよね。
ですので、私達がメールの返事を早く返せば返すほど、必然的に就活生に対する株価が上昇します。

基本的なマナーができていると印象がよくなる

就活中は、企業にメールを送る機会が多くあります。就活で送るメールは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールのマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。
メールのマナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールのマナーについても詳しく掲載されています。無料でダウンロードでき、日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。

もう書き方やマナーで迷わない! 就活のメールで使える無敵のテンプレを紹介

具体的にどういったメール相手に好印象を与えるのか、私自身が注意を受けたことを含め押さえるべきポイントとともに、ここから例文を紹介していきます。

(1) 表題(件名)はコンパクトに!

社会人は、就活生からのメール以外にも1日に何十通、何百通ものメールをやり取りし、受信もします。
どのメールから見るかは、表題と差出人を見て判断します。表題がコンパクトでないものは、まず読む気がなくなり、優先順位としては一気に下位に転落してしまいます。
私自身、某大手コンサル企業で長期インターンしている時、社内メールが毎日大量に来て、発狂したくなるほどチェックするのが大変でした。
その時、『表題と差出人と表示される数行』から優先順位をつけて作業効率化を図っていました。社会人もやることは同じでしょう。

PCがバグった時に大学の助教授に「助けてください!」という表題で送ったら、迷惑メールかと思っただろ!と怒られました(笑)。
表題の重要性を痛感しました。あの助教授が怒るなんて・・・!

例えば、表題に記入するなら、
・【A大学○○】OBOG訪問の件
・【A大学○○】会社説明会の件
・【A大学○○】○○ 様
などなど。

表題から、差出人とメール内容がわかると、相手の思いやりがわかると同時に、その配慮にすごく嬉しくなります!
ちなみに、表題に【○○ 様】と入れる場合は、「○○」と「様」の間は半角スペースを空けることを忘れずに!
おじさまに送る場合は更に気を付けてください。
空けずに送ってしまった場合、「は? 何で半角スペース空けてないの、こいつ」ってなりかねません(笑)。
それくらい、かなり見られているポイントです! この半角スペースについては、某外資金融マンに言われました。

(2) 書き出しは、誰に宛てたものなのかを記入!

「表題でも書いたじゃん。二度もいらなくね。ムダじゃね」って思った、そこの就活生!
メール本文の書き出しに宛名を書くのはマナーです! 思いやりが足りません!
たとえ、表題に宛名があったとしても、
本文になければ「このメール、表題は私宛みたいだけど、だれ宛? ミスか」となってしまいます。
そうなったら、返信すらもらえないかもしれません。そうならないために、本文中にも入れましょう!

私は以前「表題に入れたし、本文に入れたらしつこいからいらないだろう」と本文に宛名を入れずに某広告マンにメールを送ったら厳しく注意を受けました。私みたいにならないように気をつけましょう。

また、大企業であればあるほど、同じ苗字の方がたくさんいるはずです。
ですので、部署等までわかる場合は、名前の前に記入しましょう。半角スペースを空けるのを忘れずに。

相手の会社名と名前しかわからない場合は、部署を省いて
・AAA会社
○○ 様
で、大丈夫です!

(3) メール本文の最初には簡単な自己紹介を入れるのがマナー!

宛名の後は、1~2行ほど改行して自己紹介をしましょう。
差出人はメールを開く前にわかりますが、表題と本文は別もの。
表題で名乗ったとしても、再度、名乗りましょう!
本文を読む前に目に入れば、「このメールは、A大学の○○さんからだな」ってイメージされながら読んでもらえるので、より印象に残ります。

PCがバグった時、表題の件で怒られた助教授にメールを送る際に「普段会ってるからわかるよね」と思い、
挨拶を入れずにいきなり本文から始めて送ったら「簡単な自己紹介を入れるのはマナーだから!」とまた怒られました。
怒られてばかり(笑)。

・○○大学△△学部◇◇学科4年の時田さやかと申します。
この一文が意外に大事!

(4) 自己紹介の次は簡単な挨拶! 書き方はいろいろ

これは、某クリエイティブ系の社会人から頂いたメールで感じたことです。
当たり障りのない簡単な挨拶があると「気持ちが良いなぁ。素敵だなぁ。」と。

例えば、
・いつもお世話になっております。(面識がある相手向け)
・突然のご連絡失礼いたします。(はじめてメールを送る相手向け)
という挨拶がよく使われるようです!

(5) メールの本文は見やすさを重視!

メールも、ブログやFacebookといったSNSも、改行がない文章ほど読みにくいものはありません。
読みにくいものほど印象が悪いもの。
ビジネス上で、見づらい、わかりづらいものほど、印象が悪いものはないんじゃないかな。見やすくするのは思いやりと気遣いですよね。
某コンサルティングファームでインターンしている時にも「改行は思いやり」ということを言われました。

(6) 2~3割増しの感情!

この技法は業界によりけりなので臨機応変に使ってほしいんですが。
メールはデジタル文です。アナログの文字には、温かみがあり、印象も抜群に良いです。
しかし、デジタル文はトップオブ冷たさ。デジタル文ほど冷たくて、感情が読みにくいものはありません。

例えば、
・ありがとうございます。
・ありがとうございます!!
だと、どちらが印象良いでしょうか。
私は断然、「!」がある方だと思います。

なので、相手の業界によっては「!」等を使ってしっかり感情を表現しましょう!
印象が良くなり、お堅いメールばかり送る周りと差をつけると同時に、自分の感情も伝えましょう!!
某広告マンのコピーライターの方に、感情増し論について教えて頂きました。

(7) メール本文の最後には署名を入れる。書き方には個性が出ます

最後に、署名があると相手が返信しやすいです。

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A大学B学部C学科D年(所属を記入)
○○○(氏名を書きます)

携帯:xxx-xxx-xxx(もしかしたら電話が掛かってくるかもしれません)
e-mail:xxxx@xxx.com (連絡がつきやすいアドレスを記入しましょう)
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「就活生から見た人事=こわい」みたいなイメージがあるかもしれませんが、
ここはテンプレをコピペしなくても、ちょっとだけ個性を出すのもいいかもしれません。

社会人は超多忙! 相手の気持ちを考えた書き方でメールを送ろう!

超多忙な社会人は、私達が送ったメールがメールボックスの中で埋まってしまう、一瞬しか見てもらえなかったりしてしまう。大手有名企業ほどその可能性は高いです。
社会人は、取引先からも後輩からも大人気なのです。そして、超多忙なため、スケジュールが決まるまで時間も掛かります。
私達が合わせる勢いでいないといけません。そして、マナーを守った丁寧な対応で全力コミット!
“もし、敬語が不安なら、「です・ます」調にしておけば問題ないでしょう。”と某コンサルタントが言っていました。

それさえ出来れば、印象は良いです。
社会人に送るメールの書き方は、どんな就活生でも悩んでしまうもの。でも、送る際は1語1語に細心の注意を払い、

上記のポイントを押さえておけば!
社会人に送るメールも怖くない! バッチリ!

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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