面接対策

【内定辞退の電話をする際のマナー】気を付けるポイントについて解説

面接辞退の電話は早めにするのが基本

就活中はやむを得ない理由により、予定していた面接を辞退しなければならない場合があります。他の企業への内定が決まったり、別の予定が入っていけなくなったりした時には、早めに企業へ連絡しましょう。

企業は、採用スケジュールに合わせて面接の準備を進めています。応募書類に目を通し書類選考をおこない、企業で活躍してくれそうな人材を探すために多くの時間と手間をかけているのです。

企業の負担を最小限にして迷惑をかけないためにも、面接を辞退すると決めたらすぐに連絡するのがマナーです。また、企業への連絡は早く確実に採用担当者へ辞退を伝えられる電話が基本となります。

面接を無断欠席するのはNGですので、誠実な態度で面接事態を伝えるようにしましょう。

以下の記事では、選考辞退を電話で伝える方法について解説しています。

面接辞退の電話で理由を聞かれたときの答え方

面接辞退の理由を採用担当者から聞かれたら、簡潔に伝えるようにしましょう。企業から詳しい理由を説明するように求められた場合は、企業へ失礼にならないように回答してください

体調不良や突発な事故など、避けられない事情がある場合は企業へ相談するとよいでしょう。電話で連絡する時には辞退の理由を聞かれることがありますので、事前に回答を準備しておくと慌てずに済みます。

辞退理由は簡潔に伝える

基本的には、辞退の理由を詳しく説明する必要はありません。「諸般の事情により」「一身上の都合により」など、一般的に使われている理由を述べればOKです。

辞退の旨を伝える際は、「申し訳ないのですが一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました」と簡潔に伝えましょう。

聞かれてもいないのに、こちらから詳しい理由を説明する必要はありません。採用担当者にとって面接辞退の連絡は想定内と考えられます。ほとんどの場合、それ以上理由を深堀りされることもないでしょう。

ただし、具体的な理由の説明を求められる可能性もありますので、あらかじめ回答の準備をしておきましょう。

以下の記事では、面接を電話やメールで断る方法について解説しています。

具体的な理由を聞かれたら失礼のない回答をする

担当者から具体的な内定辞退の理由を求められた場合は、失礼にならないように注意しましょう。他社から内定をもらった場合も、嘘をつく必要はありません。

正直に「この度、他社の内定が決まりまして就職活動を終了することとなりました」などと答えましょう。「御社は第2志望でした」などの発言はとても失礼になりますので、事実だったとしてもあえていう必要はありません。

また、「御社とは合わないと感じたため」「御社で働く自信がなくなりました」などと答えると、迷いがあると受け止められてしまい説得されるケースもあります。説得されると断りづらくなってしまいますので、気を付けましょう。

以下の記事では、面接辞退の理由で嘘をついてはいけない理由について解説しています。

体調不良などやむを得ない理由の場合は企業に相談する

体調不良などで、やむを得ず面接を辞退する場合は、なるべく早く企業へ連絡して辞退することを伝えましょう。せっかく準備をしていた面接を辞退するのは心苦しいですが、無理をして面接にいっても思うような結果が出せなかったり、さらに体調が悪化したりするかもしれません。

企業へ迷惑をかけることのないように辞退の旨を伝え、面接を他の日に設定してもらえるか相談してみましょう

急な事故などで面接に参加できない場合も同様です。都合により予定していた面接日に行けないこと、別の日に面接を受けたいことを伝えれば問題ありません。担当者から別日の提案をされる前に、こちらから面接を受けたいという意志表示をしてアピールしましょう。

以下の記事では、体調不良により面接を欠席する際の連絡方法について解説しています。

面接辞退の電話の例文

お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の〇〇と申します。面接の件でお電話いたしました。人事担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

お電話代わりました。

お忙しいところ恐れ入ります。〇月〇日に面接のお約束をいただいております、〇〇大学の〇〇と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。先日は面接のご連絡を頂きましてありがとうございました。大変恐縮ですが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

【辞退理由を聞かれたら】この度、他社の内定のご連絡を受けそちらでお世話になるという決心をいたしました。お忙しいなか、面接のお時間をいただいていたのにも関わらず、大変申し訳ございません。

大変お手数をおかけいたしました。お忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたします。

企業に電話をしたら、まず大学名と氏名を名乗ります。面接辞退の連絡は、選考の担当者にきちんと伝える必要があります。

たまたま電話に出た社員は選考の担当でない場合もありますので、電話を代わってもらうようにお願いしましょう。辞退理由は簡潔に伝え、謝罪の言葉を丁寧に述べると好印象です。

以下の記事では、選考辞退を伝える際に気を付けるポイントについて解説しています。

面接辞退の電話をする際の4つのポイント

ここでは、面接辞退の電話をする際におさえておきたいポイントを紹介します。電話で連絡をする際は、相手の都合を考え時間帯に注意しましょう。また、電波のよい静かな場所で電話をするのもマナーです。

面接の予定日までまだ日がある場合は、メールでの連絡でもOKです。面接辞退の連絡はしづらいと思いますが、無断欠席はマナー違反のためやめましょう

それぞれのポイントを詳しく解説していきますので、参考にしてみてください。

面接辞退の電話をする時間帯に注意する

企業へ電話をする際は、時間帯に注意しましょう。辞退することが決まったらなるべく早く連絡をするべきですが、営業時間内におこなうのが基本です。

始業時間より早いと担当者が出社していない可能性が高くなります。また、始業からすぐの時間帯はミーティングや朝礼、会議などをおこなっている企業も多いため、避けた方がよいでしょう。同様に終業時間直前に電話をするのも迷惑です。

電話をするタイミングは、始業時間から少し経った午前中9時半~10時半くらいがベストです。ただし、飲食店や店舗の場合はそれぞれ忙しい時間帯がありますので、その時間に連絡するのは避けるようにしてください。

相手の状況を考え、迷惑にならない時間帯を選びましょう。ただし、面接当日に辞退する場合はなるべく早く連絡してください。

以下の記事では、電話をするのに適した時間帯とマナーについて解説しています。

電波のよい静かな場所で電話をかける

電話をかける時には、電波のよい静かな場所を選びましょう。お互いの声がよく聞こえて、通話が途切れることのないような場所がベストです。

電波の状況によっては雑音が混ざったり声が小さくなったりして、聞き取りづらくなります。また、人がいる場所や屋外、飲食店なども避けた方がよいでしょう。

音声が途切れると会話がうまくできず、面接を辞退することや謝罪の言葉がうまく相手に伝わらない可能性があります。緊急事態で急に電話をする場合でも、なるべく静かな場所を選ぶようにしてください。担当者へ失礼にならないように、電話をかける場所にも気を配りましょう。

以下の記事では、企業へ電話をかける際のマナーについて解説しています。

面接直前でなければメールでの連絡でもOK

面接辞退を決めたのが面接直前でなければ、連絡はメールでもOKです。電話の場合と同じく、企業へ失礼にならないように誠意を持ってメールを作成して送りましょう。

メールは時と場所を選ばず、いつでも送れるというメリットがあります。また、直接担当者と話す必要がないため、電話よりも面接辞退を伝えやすいと感じる人も多いです。

しかし、メールは相手がいつ読んだのかを確認できません。面接日までに担当者がメールを読んでいない可能性もありますし、メールがエラーで届いていないこともあります

早く確実に面接辞退を伝えるなら電話の方が望ましいでしょう。また、面接前日や当日は早急に連絡する必要があるため、メールではなく電話にしましょう。

以下の記事では、面接辞退のメールの書き方について解説しています。

無断欠席はNG

面接を辞退したいと伝えるのは、誰でも心苦しいものです。どのような反応をされるのか、辞退したいといったら何をいわれるのかと考えると、不安になって企業へ連絡するのをためらってしまうかもしれません。

しかし、面接に行く予定だったにも関わらず、企業へ連絡せずに無断欠席するのはやめましょう。社会人としてマナー違反になりますし、同じ業界の場合、違う企業へあなたの評判が伝わる可能性もゼロではありません。

これまで採用の準備を進めてきた企業に対しても、大変失礼な行為といえます。面接を辞退するのは仕方のないことですので、誠意を持って対応しましょう。

以下の記事では、面接を無断欠席するリスクについて解説しています。

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面接辞退の電話では丁寧にお詫びの気持ちを伝えよう

面接辞退の連絡はしづらいものですが、無断欠席は大変失礼になります。企業にとって、面接の辞退はそれほど珍しいことではありません。

きちんと誠意を持って電話をすれば、必要以上に理由を聞かれたり悪い印象を持たれることはないでしょう。

辞退することが決まったら、なるべく早く電話やメールで企業へ連絡してください。特に面接前日や当日に辞退が決まったら、すぐに電話で連絡を入れるのがマナーです。

面接辞退の電話をかける時は、相手の都合を考慮し時間帯や場所などにも気を配ります。これまで時間と手間をかけて採用準備をしてくれた企業へ対して、丁寧にお詫びと感謝の気持ちを伝えましょう

以下の記事では、面接辞退を電話で伝える際のマナーについて解説しています。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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