職種研究

【事務職の仕事内容】必要な能力や志望動機の書き方も例文付きで解説

事務職の仕事内容を理解できていない人は多い

仕事にはさまざまな種類があります。就活をスムーズに進めるにはどの職種を選ぶのかを決めておくことが大切です。

職種のひとつに事務職があり、業界や企業に関係なく募集されています。事務職は、就活生に人気の職種です。しかし、事務職がどのような仕事なのか、詳細まで理解できていない人も多く、わからないまま志望している人もいます。

事務職として就職したいなら、どのような職種なのか、仕事内容はどのようなものなのかを知っておくことが大切です。職種への理解を深めることが、就職してから失敗したと感じないための秘訣です。事務職の仕事内容を正しく把握し、どのような職業なのかを理解してから、選考への対策を進めていきましょう。

下記の記事では、事務職で働く女性の平均年収を紹介しております。

事務職の主な業務内容

事務職についての理解を深めるには、まずはどのような業務内容なのかを把握しておくことが大切です。ひとくちに事務職といっても仕事内容は多岐にわたります。そのため、事務職がどのような仕事を担当しているのかは、詳細まで理解しておきましょう。

事務職の仕事は、大きく3つにわけられます。それぞれ詳細までチェックして、事務職についての基本的な理解を深めていきましょう。

書類の作成・処理・整理

事務職は主に書類関係の業務を担当することが多いです。書類の作成や処理、整理などがメインの業務としてあげられます。担当する書類はさまざまであり、会議に使用する資料の作成をしたり、会計の伝票の処理や整理などもおこないます。

営業系の書類にかかわったり、経理関係の書類に携わったりするなど、企業や部署によって扱う書類の種類は異なると考えましょう。どのような書類の作成や処理、整理をするかは企業ごとに違うものの、書類を扱う仕事という点は共通しています。

企業の書類仕事を一手に引き受けることもあり、事務職が活躍する範囲は広いです。詳細な内容は事務職の種類によって違うものの、企業を支える裏方であるという位置づけに変わりはないことは覚えておきましょう。

下記の記事では、事務職の仕事内容について解説しております。

データ入力

書類に記載されているデータをパソコンに入力することも、事務職の仕事です。資料や伝票のデータをパソコンに入力する仕事では、正確性や入力の速さなどが求められます。

パソコンを扱う仕事になるため、基礎的なパソコンスキルが必要であることは覚えておきましょう。もちろん、パソコンを使ったことがない人でも、仕事をしながらスキルを身につけることができますが、ワードやエクセルなど、基本的なことができたほうが評価はされやすいです

パソコンの操作に慣れていることは重要であり、多少スキルが身についていたほうが、スムーズに活躍できます。データ入力は書類の作成や整理とも関連することが多いです。とくに書類とかかわることの多い業務であることは理解しておきましょう。

下記の記事では、データ入力の仕事を目指す人の志望動機について解説しております。

電話・来客対応

企業には外部から電話がかかってきたり、来客があったりもします。この対応をすることも、事務職の業務の一部です。

電話対応は企業への問い合わせから、取引先との連絡の取次などをおこないます。電話対応では社会人としての基本的な常識を身につけておく必要があり、ビジネスシーンにふさわしい対応を心がけなければなりません。また、来客の対応も同じであり、企業を訪問した人に失礼がないように振る舞うことが求められます。

書類仕事の多いイメージの事務職ですが、実際には電話や来客対応などで、人とかかわることも多いです。そのため、事務処理能力だけではなく、コミュニケーション能力も必要となる仕事であることは理解しておきましょう

下記の記事では、事務職の志望動機のポイントを紹介しております。

事務職は種類によって仕事内容が異なる

ひとくちに事務職といっても、さまざまな種類があります。事務職の種類によって、仕事内容は異なるため、この違いを知っておくことが大切です。種類ごとの詳細な仕事内容を把握しておくことで、どの部署で自分のやりたい仕事ができるのかがわかります。

事務職の種類は多岐にわたり、業界によって仕事内容が異なることもあります。種類を知るだけではなく、それぞれの仕事内容も把握して、事務職への理解をさらに深めていきましょう。

一般事務の仕事内容

書類のファイリングなどの整理や管理、作成などが一般事務の仕事です。また、書類の整理だけではなく、データの入力や電話対応、来客の応対なども一般事務の仕事に含まれます。

いわゆる事務職の仕事としてイメージされるものが、一般事務の仕事と考えてもよいでしょう。書類仕事からデータの入力や管理、電話や来客の対応まで仕事の範囲は広く、さまざまな業務を経験することになります。企業によってはどれかひとつに専念することもありますが、複数の業務を並行しておこなうこともあります。

実際にどこまでの業務をひとりで担当することになるかは、企業によって異なると考えましょう。そのため、企業の規模も確認して、どこまで担当することになるのかをチェックしておく必要があります。

下記の記事では、学校事務職員の仕事内容について解説しております。

営業事務の仕事内容

事務職の中でも、営業のサポートをすることが営業事務の仕事です。営業職の人がプレゼンや会議で使用する書類を作成したり、管理をしたりすることが主な業務となります。

また、営業の人が持ち帰ったデータを入力したり、顧客管理や電話・来客対応をしたりすることもあります。一般事務との大きな違いは、メインの業務として営業職の人のサポートをする点です。営業職の人がスムーズに業務を進めやすいように、裏方としてさまざまな業務をおこなうことが、重要な役割であると考えましょう。

サポート業務が中心にはなりますが、事務職の人も重要なポジションです。営業職の人は企業に直接利益をもたらしますが、事務職の人はそのサポートをすることで、間接的に利益に貢献しています

下記の記事でも、事務職の仕事内容について解説しております。

経理事務の仕事内容

領収書や伝票の処理など、主に会計についての業務をおこなうものが経理事務です。経費の計算などはもちろん、現金の管理や帳簿の作成などもおこないます。

また、企業口座の入出金の管理などをおこなうこともあり、主に金銭に関する業務や書類仕事が多いと考えましょう。経理事務では会計に関する仕事が多いだけではなく、税金面の管理をおこなうこともあります。そのため、会計や税金、金銭にまつわる税金などについての専門的な知識が求められることも多いです

事務職としての基本的なスキルに加えて、専門知識も必要とするため、ハードルは高いといえます。就職してからスキルや知識は身につけられますが、学生のうちから簿記などの最低限の知識があったほうが、選考でも評価されやすいです。

下記の記事では、地方公務員事務職について解説しております。

その他の事務職の種類

・人事、労務事務
・総務事務
・法務事務
・貿易事務
・学校事務
・医療事務

事務職にはさまざまな種類があり、一例をあげるだけでも上記のものがあります。人事や労務に関する事務は、企業人事や労働管理などを担当する部署です。総務は企業運営などにかかわる仕事であり、人事のサポートなどをおこなうこともあります。

法務事務は法律にかかわる仕事で、企業がコンプライアンスを守って事業を展開するためのサポート業務をおこなうことが多いです。グローバルな企業では、貿易に関する事務仕事もあり、これが貿易事務です。

場所が変わって学校では学校事務、病院では医療事務などの仕事があります。業界によって事務職の種類は変わることもあり、業務内容もそれぞれで異なると考えましょう。

下記の記事では、医療事務の志望動機の書き方について解説しております。

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事務職はワークライフバランスがとりやすい

事務職は働きやすい仕事として知られており、とくにワークワイフバランスのとりやすい職種です。事務職では書類の作成や処理など、毎日仕事が増えますが、すべてその日のうちにさばかなければならないとは限りません。

その日のうちにやっておくべき仕事が終われば、スムーズに退社できることも多いため、残業は比較的少ないです。スムーズに仕事が終わるなら、退社後もプライベートに時間を割きやすくなります。土日まで出勤が必要なケースは少なく、基本的には平日で仕事が終わります。

休日出勤がないことで、休みも確保されており、プライベートな時間を獲得しやすいです。ワークライフバランスが充実しやすいため、仕事とプライベートを両立したい人におすすめといえます

下記の記事では、事務職の面接のポイントを紹介しております。

成果を実感しづらい職種ではある

ワークライフバランスを充実させやすいことは事務職の魅力ですが、一方で成果を実感しづらい仕事です。事務職の仕事は毎日同じことの繰り返しであることも多く、人によっては変わり映えしないと感じてしまうこともあります。

また、営業職のように契約を獲得したといった、明確な達成基準がないことも、成果を実感しづらい理由のひとつです。毎日の業務がさばくだけで終わってしまい、ただ作業のようになってしまうと感じてしまう人もいるでしょう。

成果を実感しづらいことで、仕事に張りがないと思ってしまう可能性があることは理解しておかなければなりません。仕事自体は多いものの、達成感を得づらい職種であることから、仕事をする中で自分でやりがいをみつけていく必要があります。

下記の記事では、事務職の自己PRの書き方について解説しております。

事務職に求められる能力

事務職への就職を目指すなら、どのような能力が必要なのかも知っておきましょう。事務職に求められる能力ではどのようなものがあるのかを知っておくことで、選考時に評価されるポイントもわかります。

必要な能力を正しく理解しておくと、選考時になにをアピールするとよいのか、就職までにどのような能力を身につけておくべきなのかも判断しやすいです。必要な能力を知り、事務職に求められるスキルを把握して、仕事への理解をさらに深めていきましょう。

コミュニケーション力

事務職は書類仕事など事務処理の業務だけではなく、電話や来客の対応もあります。事務職は人とかかわることの多い仕事であるため、コミュニケーション能力の高さも求められます。

コミュニケーション能力が低いと、対応がスムーズにできず、企業の仕事に支障が生じてしまうことも多いです。また、企業内でもさまざまな部署の人と連携して仕事を進めるため、来客などの対応がなくてもコミュニケーション能力は必須といえます

営業や経理の人、その他の部署の人とかかわる仕事であることは覚えておきましょう。コミュニケーション能力が高いと、業務をスムーズに進めやすいため、選考でも評価されやすいです。事務処理能力だけではなく、対人スキルの高さもアピールすると、選考を有利に進められるでしょう。

下記の記事では、コミュニケーション能力を自己PRする際のポイントを紹介しております。

臨機応変な対応力

事務職では臨機応変な対応力も必要です。電話や来客の対応では、イレギュラーな事態が発生することも少なくありません。対応マニュアルはあっても、人間関係はすべてその通りに進むとは限らないため、その場の状況に合わせた対応力が求められます。

事務職は書類仕事が多いことから、ルーティンワークというイメージを持つ人は多いです。実際にルーティンワークも数多くありますが、一部の業務では状況に合わせた行動を取らなければなりません

臨機応変な対応力は一朝一夕で身につくものではないため、選考時点で能力があると高く評価されます。事務職は柔軟性の高さが求められる仕事であることと、臨機応変な対応力が重要視されることは理解しておきましょう。

下記の記事では、事務職に好まれる自己PRのポイントを紹介しております。

事務職の志望動機を書くポイント

事務職を志望するなら、どのような内容で志望動機を作成するかを考えておくことが大切です。志望動機を作成する際にはいくつかポイントがあり、これが守れているかどうかによって、評価のされ方が違ってきます。

同じような内容であっても、書き方を意識するかどうかで、採用担当者に与える印象が変わります。より高評価を得るためにも、志望動機はポイントを意識して作成することを心がけましょう。

具体的なエピソードを盛り込む

志望動機ではなぜその業界や企業、職種を志望するのかを伝えることが大切です。この際に意識しておきたいのが、具体的なエピソードを交えて、志望動機を伝えるということです。

なぜ事務職を志望するのか、明確な根拠を示すことで、より志望度の高さを伝えやすくなります。志望動機ではどれだけ志望度が高いかをアピールすることが重要ですが、この際には説得力を持たせることが大切です。

志望した理由として具体的なエピソードがないと、説得力が低くなってしまい、志望度が低いと判断される可能性があります。志望度の高さを明確に示すためにも、なぜ事務職を選ぶのかはできる限り具体的な根拠を持ってアピールするようにしましょう。

下記の記事では、志望動機の構成のコツを紹介しております。

どのように企業に貢献できるのかを述べる

志望動機ではただ事務職を志した理由を述べるだけではなく、その企業で自分がどのように活躍できるか、利益に貢献できるかを伝えることも大切です。

企業は志望度が高く、やる気のある人材を採用したいと考えていますが、一方でただやる気があるだけではなく、自社で活躍できる人材を採用したいとも思っています。そのため、やる気を示すだけではなく、企業にとって採用メリットのある人材であることを伝えることが大切です

志望度の高さと採用メリットの両方を伝えることで、企業からは高評価を得やすくなります。企業に自分の魅力を提示し、仕事でどのように活躍できるのかを具体的に述べて、自身の採用メリットを上手にアピールしましょう。

下記の記事では、志望動機を作成する際のポイントを紹介しております。

事務職の志望動機例文

事務職を志望したいと考えているなら、実際に志望動機を考えてみることが大切です。志望動機作成のポイントを知っていても、いざ考え始めると上手く思いつかないということも多いです。

そのため、実際の例文を参考にしながら、具体的なイメージを掴んでおきましょう。例文はどのような内容かだけではなく、構成もチェックしておくことが重要です。志望動機の全体像を掴むことで、どのような内容なら評価されやすいのかを知っていきましょう。

例文①知識や経験を活かしたい

大学時代は会計の勉強をしており、大学で学んだ知識を活かしたいと思い貴社を志望しました。
大学時代には事務職のアルバイトもしており、そこで経理の経験も積みました。私は伝票の整理やデータの入力を担当しただけですが、貴社の事務職ではさらに財務や税金関係の仕事を任せていただけると伺い、志願しております。
大学で身につけた知識やアルバイトの経験を活かして業務に取り組み、スムーズに会計や経理の処理を行うことで、活躍したいと考えています。

例文①では大学時代に学んだ知識やアルバイトでの経験を活かして、企業で活躍したいと述べています。経験に裏打ちされた知識やスキルを提示することで、採用メリットを伝えられています。また、事務職に興味を持っている理由も明確にできており、志望度の高さがアピールできているでしょう。

下記の記事では、事務職の志望動機の書き方を紹介しております。

例文②商品を広めることに貢献したい

貴社の利益に貢献したいと考えています。貴社の商品は、私も日常的に使用しております。営業事務として働き、営業職のサポートをすることで、その便利な商品を世に広めることに貢献していきたいです。
大学時代はカフェでアルバイトをしており、接客から利益の管理までさまざまな業務に取り組みました。仕事をする中で利益管理に面白さを感じ、経理関係の仕事をしたいと考え、事務職を志望しました。
大学時代は接客を通じて、コミュニケーション能力を身につけています。貴社ではコミュニケーション能力を活かして他部署の人材とも良好な関係を築き、スムーズに業務を進めて活躍したいと考えています。

例文②では、営業職を志望した具体的なエピソードを示してアピールしています。なぜ事務の仕事に興味を持ったのか、根拠を交えて述べることで、説得力があり、かつ志望度の高さを示せているでしょう。

下記の記事では、総務事務職の志望動機のポイントを紹介しております。

事務職は営業活動や社員をサポートする重要な職種

業界や企業に関係なく、さまざまな領域で事務職の仕事はあります。ひとくちに事務職といっても種類は多く、仕事の内容も異なります。詳細な仕事内容は違うものの、基本的には営業活動や社員のサポートをすることが主な仕事です。

サポートという特徴から裏方で地味な仕事と思う人も多いですが、実際はそうではありません。企業全体をサポートする重要な仕事である事務職は、企業には欠かすことのできないものです。

事務職は企業の中でも重要なポジションとなるため、志望するなら仕事内容は詳細まで理解しておく必要があります。仕事内容から求められる能力まで詳細な部分までを把握し、事務職についての詳細な理解を深めてから、就職を目指しましょう。

下記の記事では、事務職の自己PRのポイントを紹介しております。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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