エントリーシート郵送時の注意点｜封筒の書き方や選び方・送付状のマナー付き

エントリーシートを郵送する場合は封筒・送付状に気を付ける

エントリーシートを複数送付する場合、気をつけなくてはいけないのが、日付や送付状です。エントリーシートを記載した日で書いていいのか、郵送する日の日付にするのか迷う人は多いでしょう。

また、封筒で郵送する場合は必ず送付状をつけなくてはいけませんが、企業に郵送する機会のなかった人は、送付状の作り方が分からない人もいるでしょう。ここでは、エントリーシートを郵送する際の、封筒の書き方や選び方、そして送付状のマナーについてもご紹介します。

エントリーシートを郵送する際の記入日の日付は

エントリーシートは、ただ提出するだけではなく、郵送で送るという場合もありますよね。そういう場合には、記入した日と郵送する日、どちらを記入日に記載すべきなのでしょう。

郵送する日の日付を書く

エントリーシートを郵送する際には、必ず郵送する日の日付を書くようにしましょう。到着するであろう日の日付を書く方が、最新の日付になって、いいかなと思うかもしれません。しかし本当にその日に到着するかはわかりませんし、その日より早くついてしまうこともあるかもしれません。

そのため、必ず「郵送する前の最新の日付」である、郵送する日の日付を記入するようになっているのです。

和暦で記載するのがルール

エントリーシートの記入日の「年」の欄は必ず和暦で記載するというルールがあります。そのため、必ず和暦で記載するようにしましょう。「西暦で書いてあったら絶対に不採用になってしまう」ということはありませんのでご安心ください。

それ以上に「暦」に関して注意すべき点は、「どちらかのフォーマットで統一する」ということです。これは「記入日」はもちろんのこと、「生年月日」、「学歴・職歴欄」、「資格欄」などの暦を書き入れる必要のある項目すべてで同じものに合わせなくてはなりません。

これはエントリーシートの記入日の欄だけのことに限らず、日本では正式な書類では和暦で書くようになっているのです。これは就活中だけではなく、社会人になってからも役に立つ知識ですので、この機会にしっかり覚えておくと良いでしょう。

郵送する際は送付状も必要

エントリーシートを企業側に郵送する際、添え状が必要です。

エントリーシートに添え状をつけると、封筒の中にどのような書類が何枚入っているか、企業側に分かりやすいというメリットがあるのです。また、ビジネスマナーが身についている印象にもなるので作成方法を知り、使用するようにしましょう。

頭語・結語や時候の挨拶を忘れずに

添え状には、頭語・結語や時候の挨拶を書きましょう。添え状での頭語と結語は、「拝啓」と「敬具」を使用することが多いです。頭語と結語は「前略」と「早々」もありますが、添え状には向いていません。「拝啓」を書いた後は、時候の挨拶を続けましょう。

時候の挨拶には【季節関係なく1年中使えるもの】と【月ごとに使えるもの】があります。時候の挨拶では、1年中使えるものを使用すれば、悩まなくて済むためおすすめといえるでしょう。

パソコンで作成するのがおすすめ

ビジネス上での添え状は、パソコンで作成するのが主流です。そのため、添え状はパソコンで作成するのがおすすめといえます。パソコンで作成する添え状は、A4サイズで横書きのものが一般的です。しかし、手書きの添え状を好む企業もあります。

手書きの場合は縦書きで作成するようにしましょう。また、黒のボールペンで丁寧に書きます。パソコンと手書き、どちらで作成するか悩んだ際は、応募する企業の社風から判断すると良いでしょう。

エントリーシートを郵送する際は白色の封筒を使用する

それでは、エントリーシートを企業に送る際の封筒についておさえておきましょう。ここまでにもいくつかご紹介しましたが、一番大事なのは「企業側（受け取った側）の立場に立って考える」ということです。

色については、封筒の色は茶色だと考える方もいらっしゃいますが、エントリーシート送付にいたっては白色のものを準備しましょう。

エントリーシートは、自分の個人情報がぎっしり書いてあるため、情報漏洩を防止するためです。茶色のものよりも白色で中身が透けにくいものを選びましょう。

A4サイズまたは角2号

サイズはA4または角形2号（角2）の封筒です。このサイズは一般的な資料の大きさであるA4サイズがそのまま綺麗に入ります。封筒のサイズはこの角2を選びましょう。

「応募書類在中」の朱書きを忘れずに

エントリーシートを入れて郵送する封筒の表面には「応募書類在中」、履歴書の場合は「履歴書在中」の朱書きの文字を入れておきます。それらの字が事前に印刷されていないものの場合、書き入れていないという人も少なくありませんが、忘れないようにしましょう。朱書きの文字は、中に入っているものがどういうものなのかを、相手方に知らせるという役割を持っています。

送られたものが何かわからないと、相手も恐縮してしまうものです。封を開ける採用担当者の安心感にもつながりますので、手間ではありますが書いておくようにしてください縦書きの場合の書きかたは、左下に「応募書類在中」と書き、その文字を四角で囲います。横書きの場合には、右下に記載します。

エントリーシートはクリアファイルに入れる

これも受け取る側の印象を考慮すると当たり前ともいえることですが、仮に郵送の途中に資料が折り曲がってしまったら、その届いた資料を読む採用担当からの印象は悪くなってしまいます。裸で送るよりも透明のクリアファイルに入れて曲がらないように、汚れないように考慮しましょう。

クリアファイルに入っているのといないのとでは、「丁寧な人だな」「雑な人だな」と与える印象が大きく変わります。安価のもので構いませんのであらかじめ準備しておきましょう。

エントリーシートを速達で送ると印象が変わる

速達を使うと、企業側からの印象が悪くなる場合があります。例えば、締め切り前日に速達で郵送した場合、「熱意がない」という印象を企業側に与えかねないでしょう。エントリーシートを作成する際は、「締め切り日は○月○日まで」ということを確認し、余裕を持って郵送できるようにしましょう。

締め切り日から余裕がある場合は、速達を使用しても印象は悪くならないでしょう。締め切り日を意識して作成を進めることは、【スケジュール管理ができている】ということにも繋がります。

コストが余計にかかるというデメリットも

速達で送るということについては、印象面での不安以外にもコスト面のデメリットも大きいということを知っておいてください。A4サイズの書類を折らずに入れられる「角型2号」の配達料金は120円～となっていて重さによって異なります。ですが、速達を利用する場合はこれに加えて280円の「速達料金」がかかります。つまり、速達のサービスを選ぶ際には、最低でも400円のコストがかかることになるのです。

これはアルバイトにもなかなか入れなくなる就活生にとっては、地味に痛い額でしょう。無駄な出費を防ぐためにも、速達で送らないことをおすすめします。そのためには、スケジュールに余裕を持ったうえで書類を仕上げるようにしてください。

重さによって金額が異なるので窓口での郵送が件名

郵便物は大きさや重さによって金額が変わる場合があります。そのため、「もし料金がたりなかったらどうしよう」と不安になる人は、郵便局の窓口に持っていくことが懸命です。ポストに投函して料金が足りなかった場合、配達されずに手元に戻ってくるか、郵送先に請求が行くかのどちらかです。

手元に戻ってきた場合は、期限に間に合わなくなるかもしれませんし。相手に請求されるのも失礼にあたるので避けるべきです。そのため、志望度が高ければ高いほど、エントリーシートは郵便局の窓口に持っていき、値段を調べてもらってから発送するようにしましょう。

エントリーシートは郵送する日付を記入し窓口から送る

今回はエントリーシートにおける記入日の正しい日付と書き方について紹介しました。記入日の書き方は、忘れがちですが、郵送する日を記載する癖をつけていきましょう。

郵送する場合は、送付状をつけることも忘れてはいけません。内容の確認にもなりますし、ビジネスマナーが身に付いているアピールにもなります。作成から企業側の手に渡るまで、完璧なエントリーシートであるようにしましょう。

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