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エントリーシートを入れる封筒の書き方|送付状の例文もご紹介

エントリーシートの封筒の書き方に悩む就活生は多い

就活生はスマートフォンでのやり取りが主流になっていて、封筒を書いて郵送した経験がない人も多いのではないでしょうか。封筒を送る際の基本的なマナーを知らずに、相手に迷惑をかけたり、悪い印象を与えたりしないようにしたいものです。ここでは、封筒の正しい宛名の書き方や、差出人の書き方、送付状の書き方などを紹介していきます。

エントリーシートを入れる封筒の種類

エントリーシートを郵送するときのマナーについてみていきましょう。まずはエントリーシートを送る用の封筒を選びます。

A4サイズの白い封筒を選ぶ

エントリートシートに合った大きさのものを選ぶことが重要です。エントリーシートは普通A4サイズが多いので、A4サイズの書類が入る封筒を用意しておくといいでしょう。封筒の色は、白を選んでください。茶色はビジネスのやり取りで使われます。一方、白い封筒は正式な書類を入れるのに適切です。白い封筒で送った方が、茶色い封筒に紛れずに目立ちます。

クリアファイルに入れる

また、雨などの際にぬれて字がにじんだり、やぶれてしまうことも考えられます。そのようなことがないように、クリアファイルに書類を入れて郵送してください。クリアファイルは透明で無地のものを選びましょう。企業のロゴや柄が入っているものは適しません。使い古したものではなく、新品のクリアファイルを使いましょう。

エントリーシートを入れる封筒の書き方

次に、エントリーシートを入れる封筒の書き方について見ていきましょう。表側や裏側で記入する内容が異なるため、確認しながら丁寧に書いていくことが大切です。

封筒の表側の書き方

縦書きで、封筒の右側に宛名の住所を、都道府県名から〇丁目〇番〇号まで、正式名称で省略せずに書きます。2行に分けて書く場合は、2行目を1段下げて書きます。A4サイズの封筒に書くので、封筒の大きさとのバランスを考えて、字が小さくなり過ぎないようにしましょう。中央部に右から会社名、担当部署名、担当者名と3行に分けて書きます。

その際、担当者名を一番大きく、できるだけ中央にくるように書いてください。担当者名が分からないときは、部署名の下に「ご担当者様」と書きます。書く位置が極端にずれると、それだけで印象が悪くなり、マイナス評価になってしまうかもしれないので、事前にA4サイズの紙で練習をしておくとよいでしょう。

「様」と御中」を正しく使い分ける

住所などは一般の書き方と同じですが、気を付けたいのが敬称です。郵送する場合は エントリーシートの郵送のマナーがあります。個人の場合は、「様」や「先生」などが一般的です。しかし、担当者の氏名がわからない場合は「○○会社御中」「○○会社 人事部御中」と書きましょう。

ただ、人事部○○などの個人の名前までわかっているときには人事部○○様と書いてください。「御中」と「様」は別々に使うため、「御中様」という風にならないように気を付けましょう。

住所や会社名は省略せずに正式名称を書く

エントリーシートを作成する際、住所や会社名は省略せず正式名称を書かなければなりません。住所を省略して記入してしまうと、正しく郵送が行われなくなってしまう恐れがあります。それにより期日までに書類の提出が間に合わなくなってしまっては、元も子もありません。配達に影響が出ないよう、必ず正式名称で書くことが大切です。

会社名に関しても省略するのはNGです。就活生の中には、「(株)〇〇」とエントリーシート内や封筒に記入する人がいますが、正式名称で記入するのがマナーであり、略称で記入するのは企業に対して失礼にあたります。このような記入の仕方で自身の評価を下げてしまうのは非常にもったいないことですので、企業名も「株式会社〇〇」と正式名称で記入しましょう。

「エントリーシート在中」と記入する

表の左側やや下方に、赤で「エントリーシート在中」と記載します。企業にはいろいろなところから様々な文書が郵送されてきます。決して見落とされてはならない大事な書類が入っているということが、一目で分かるようにしなければいけません。そのために、赤で書きます。さらに、定規で四角囲みをすると目立ちます。

封筒の裏側の書き方

裏側にも縦書きで、自分の住所と名前を書きます。右側に住所、左側に名前がくるように書きます。字の大きさは、表側より少し小さくします。A4サイズの封筒には裏側に差出人の郵便番号を書く枠がないものも多いです。その場合は、住所の上部に忘れないように郵便番号を書きましょう。枠は書かなくてもかまいません。

自宅住所を正式名称で書く

就活生であっても、何らかの用件で企業から連絡物が郵送されてくる可能性はあります。その際、住所が間違っていたり、不正確だったりしたために大事な連絡物が届かなかったということを防ぐ必要があります。自分の住所も、都道府県名から〇丁目〇番〇号まで、正式名称で省略せずに書いてください。

アパートやマンションに住んでいる人は、アパート名・マンション名と部屋の号数も必ず書きましょう。また、下宿や間借りをしている人は、自分の名前の右上に住所の人の名字を「〇〇方」と書きます。このようにして、郵便物が間違いなく届くようにしましょう。

大学名と氏名を書く

自分の名前は、左側に住所よりも大きめに書きます。そして、所属をはっきりさせるために、大学名・学部名・学科名も書いておきましょう。表側に「エントリーシート在中」と赤書きしますが、名前の横に大学名・学部名・学科名を書いておくと、裏を見ただけでも差出人が就活生であることが分かります。

封筒を投函する日付を書く

個人的な手紙では日付を封筒に書くことはほとんどありませんが、企業など公的な封書では、封筒に日付を書く場合もあります。その際は、封筒裏の左側上部に書くのが一般的です。縦書きで「平成〇〇年〇〇月〇〇日」と、漢数字を使って書きます。封筒に日付を書いておくことは、期限を守って提出したことの証にもなるので、忘れないようにしましょう。

エントリーシートを送る場合は送付状が必要

エントリーシートを郵送する際のマナーとして、送付状を作成することも重要なことになります。「送付状って何?」という就活生もいるでしょう。送付状とは書類を郵送する際に同封するもので、封筒の中に入っている郵送物について一覧で記したものになります。

送付状がない状態で送付すると、内容物について採用担当者がひとつひとつチェックしていかなければならなくなります。送付状が同封されていることで、封筒の中身を瞬時に理解することが可能になり、採用担当者に余計な負担をかけずに済むのです。書類を郵送する際には相手に配慮し、送付状を同封するのがマナーなのです。

送付状の例文

20xx年x月x日

株式会社〇〇
人事部人事課
〇〇 様

△△大学△△学部
△△ △△
Tel:00-0000-0000
Mail:aaa@***.com

応募書類の添付について

拝啓 新春の候、貴校ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。

この度、貴校の選考にエントリーさせて頂きたく、応募書類をご送付させて頂きました。応ご検討の上、是非ともご面談の機会をいただけますと幸いです。

ご査収の程、宜しくお願い致します。

敬具

【添付書類】

・履歴書         1通

・エントリーシート    1通

以上

この例文のポイントは手紙におけるマナーが守られていることです。書き出し、末尾に「拝啓」「敬具」と言葉を添えるのが手紙を送る際に守るべきマナーのひとつです。また本文に入る前に、「新春の候」など、時候の挨拶を述べる必要があります。時候の挨拶はその書類を郵送する月により、添える言葉が異なります。

テンプレートで作成し、季節外れの言葉を添えて送ってしまうと恥ずかしい思いをしてしまうのです。送る前に、必ず時期に合った時候の挨拶を添えるのを忘れないようにしてください。

エントリーシートを入れる封筒の閉じ方

エントリーシートと送付状が完成し封筒を書き上げると、安心した気持ちになります。しかし、書類を封筒に入れ閉じるところまでしてやっと完成なのです。封筒を閉じるときには、糊がいいのか、テープでもいいのか、また、糊にも液体糊とスティック糊があるので迷ってしまいます。ここからは、エントリーシートを入れる際の封筒の閉じ方についてみていきましょう。

スティックのりを使う

テープで閉じてある郵便物も時々見かけますが、重要な書類を入れる場合にテープで閉じていることは、まずありません。テープだと、うまく剥がして中身を抜くことができるからです。エントリーシートのような重要な書類を郵送するときには、テープは避けたほうがよいでしょう。

液体のりは接着力が強くて安心ですが、多くつきすぎてはみだしたり、乾いたときにしわになったりというマイナス面があります。その点、スティックのりは、はみ出さずに隅々まで塗ることができ、乾いてもしわになりません。きれいに仕上がり、見た目の印象がよいという点からスティックのりをおすすめします。注意点は、塗り漏れがないよう全体にしっかりと塗り、閉じた後にしばらくおもしなどをして確実に接着させることです。

「〆」を忘れない

いよいよ、最後の仕上げです。のりで封筒を閉じたら、閉じた中央部に黒で「〆」の字を書きましょう。これは、封字と言って締めるという意味があります。「この封書は未開封である」ということを示すものです。注意点は、「〆」が「×」にならないように気を付けることです。「〆」がきちんと書けたら、これで完成です。

エントリーシートを郵送する前にマナーが守れているか確認を!

企業側はたくさんのエントリーシートを受け取るわけですから、こうしたマナーがしっかり守れていないと悪目立ちをしてしまい評価が下がる可能性もあります。きちんと気を付けて郵送するようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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