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エントリーシートの封筒マナーと住所や宛名の書き方を徹底解説【サイズ・色・〆方・糊付け】

郵送する際のマナーは社会人として常識

就職活動では、郵送でエントリーシートなどを企業へ提出するケースがあります。郵送する際は、社会人として守らなければならないマナーが存在します。マナーが守られていない形で企業に送ってしまうと、担当者からマイナスの評価を受けてしまい、選考に影響が出る可能性があるのです。

郵送する際のマナーは、今後の人生において様々な場面で利用できるため、学んでおいて損はありません。しっかりと今のうちに押さえておくようにしましょう。この記事では、郵送マナーの中でも特に「封筒」について紹介します。封筒は最初に目につくものになるので、失礼のないよう正しいマナーを学んでおきましょう。

エントリーシートの封筒はサイズも重要

エントリーシートの封筒に関する最初のポイントは、折りたたまないで済むサイズのものを選ぶことです。エントリーシートを折りたたむのは非常に失礼でマナー違反にあたります。綺麗に書くのはもちろんですが、封筒に入れる際にも綺麗な状態を保たなければなりません。

折り目がつくのはNG

郵送の段階でエントリーシートを折りたたんで、折り目がついてしまったら、文字が読みづらくなってしまいますよね。それは汚い文字で殴り書きにしているエントリーシートと、大差ありません。

「角2封筒」を選ぼう

そうならないように、折りたたまないでエントリーシートが入るサイズの封筒を選ぶ必要があるのです。それが角2封筒と呼ばれる封筒です。封筒はさまざまな種類があり悩みがちですが、購入する際は「角2封筒」というものを選んで購入するようにしてください。

エントリーシートの封筒の色について

封筒といえば、茶色い封筒のイメージがありますが、就職活動で提出するエントリーシートの封筒は何色を使うべきなのでしょうか。

白と茶色どちらを選ぶべき?

エントリーシートを提出するときの封筒は、一般的には白い封筒ですが、茶色い封筒でも問題はありません。しかし、茶色い封筒は、事務的処理に使われることが多いので、エントリーシート提出用には向かないでしょう。

白い封筒に宛名等を書くと文字が鮮明に見えるので、受け取った企業も一目で見やすいです。注意したいのは、A4サイズの角2の白い封筒がなかなか近所で販売していないという点んです。就職活動を始める前に、早目の準備をしておくか販売しているショップを確認しておく必要があります。

また、白い封筒は中身が透けて見えないか心配です。選考で必要な書類は、個人情報を記載することも多いため、中身が簡単に透けて見えるものだと危険です。透けて見えないように加工を施した封筒もあるので、エントリーシートを郵送する際には、加工を施した封筒を活用するようにしましょう。

白い封筒は汚れやシワが目立ったりするので、宛名などを記載する前に必ず確認するようにしてください。万が一、企業から色の指定をされている場合は、指定された色で提出しましょう。

封筒の〆方について

ビジネスマナーで封筒の裏側に〆を記すのは、書類を郵送する際の基本的マナーです。では、正しい〆方を確認しましょう。

正しい〆方とは

一般的には、糊付けした上から「緘(かん)」「〆」「封」という文字を記します。糊で口を閉じたら最後に「〆」の文字をつけると「封」をしたという印になります。「封」をしたという印には、同じ意味を持つ言葉が3つあります。

では、「緘(かん)」「〆」「封」の使い分けはどのようにするのでしょうか。「封は」文字通り封じるという意味で「〆」よりも改まった印象を与える漢字になります。「緘(かん)」は、重要な書類を封筒に入れるときに用いられます。「〆」を書くときは、「〆」が「×」にならないように注意しましょう。「〆」の書き方(筆順)を確認しておくのもおすすめです。

封筒の糊付けについて

封筒の糊付けをする道具には、色々なタイプがありますが、どのようなタイプの糊を選んだら良いでしょうか。

正しい糊付けとは

糊の種類には、液体糊とスティックタイプの糊とテープ式の糊があります。封筒に使う糊は、液体糊がベストです。エントリーシートのように個人情報を記載するような書類を封筒に入れるときには、接着力の強い液体糊を使いましょう。

また、液体糊を使用する際はつけ過ぎに注意が必要です。糊付けする前に、液体糊がどれくらい出るのかをいらない用紙を使って確認してから使用した方が良いです。その他のスティックタイプの糊は、乾くのは早いのですが、粘着力が液体糊より弱いので、はがれてしまう危険性があります。

同じくテープ式の糊も、粘着力が液体糊よりも弱いです。糊とは別に、セロテープやホチキスは敬遠されます。なぜならば、セロテープもホチキスも簡単にはがせるイメージがあり信用性に欠けるからです。

両面テープは使用してOK?

封筒の封をするときには、両面テープでも支障はありません。しかし、両面テープよりも液体糊の方が、封の強度は強くなります。また郵送する際、両面テープの厚さによって、重さが液体糊よりも重くなる恐れがあります。

エントリーシートをクリアファイルにはめて、封筒に入れた状態が50g以上になると送料が変わりますので、注意しましょう。最近では、封筒に両面テープがついている場合もあります。両面テープがついているものに関しては、そのまま使いましょう。最後に、両面テープを使用するときも糊同様に「〆」を書くことを忘れないようにしましょう。

エントリーシートの封筒はペンで書こう

エントリーシートを郵送で提出する際、封筒の文字はペンで書くようにしましょう。「宛名がわかれば何を用いて書いてもいいのでは」と思う人もいるかもしれません。しかし、封筒を作成する際はペンを用いて作成するのが正しいマナーです。

鉛筆や消えるボールペンは、誤字脱字があった際に訂正して書き直すことが出来るので、使い勝手はいいです。しかし、これらは不可抗力で文字がにじみ、最悪の場合は消えてしまう恐れのあるものです。郵送の際、他の郵便物と擦れて文字がにじんでしまう可能性はゼロではありません。そのように考えると、封筒の作成はペンを用いて行うことが望ましいのです。

エントリーシートの書き方マナー【住所】

エントリーシートの封筒の書き方におけるマナーで重要なのは、住所の数字を漢数字で書くことです。住所を書く際には必ず数字を書きますよね。そこを「1-23-45」などという風に表現するのは、こうした正式な書類や封筒ではマナー違反になります。そのため、住所を記入する際には、必ず漢数字で書くようにしてください。

郵便番号や会社名に含まれる数字は別

ただし、郵便番号やそもそもの会社名に数字が含まれている場合は、漢数字ではなく通常の数字で記載しましょう。郵便番号はもちろんのこと、会社名を書きかえるなんて言語道断ですよね。漢数字で記載するのは、エントリーシートの封筒に記載する「住所の数字」だけです。その点は間違えないように、覚えておいてください。

エントリーシートの書き方マナー【宛名】

意外に多いのが、エントリーシートの封筒において宛名の敬称を間違えて記載してしまうケースです。それももちろんマナー違反となり、一般常識を疑われるので要注意です。

「○○行」はそのままにしない

特にはじめから「○○行」と記載されている封筒を利用して、エントリーシートを郵送する際に、そこをそのままにしている方が散見されますので、書いてあったとしても必ず書きなおすようにしてください。
「行」に二重斜線でを引いて、下記の敬称を記載するのが、正しいマナーです。

■個人宛てなら「○○様」
■会社宛てなら「株式会社○○御中」
■担当者宛てなら「採用ご担当者殿」

採用ご担当者殿の”ご”もお忘れなく!

エントリーシートの封筒では、採用ご担当者殿と記載することが多くなるでしょう。採用と担当の間に「ご」と付けるのも、エントリーシートの封筒のマナーですので、敬称に加えて、そこも抜かりなく気を付けてください。

郵送する際のマナーも覚えておこう

郵送する際、そこにはマナーが存在します。担当者は、それぞれの就活生が提出してきた郵送物を目にします。その中で明らかにマナーに欠けた郵便物があった場合、悪目立ちするでしょう。企業は、社会人として活躍できる人材を求めて採用活動を行っています。

社会人としてのマナーを認識していない、または調べて取り入れようという努力が見えない就活生には魅力を感じないのです。選考は、このようなところからすでに始まっています。他のライバルたちに遅れを取らないよう、しっかりとマナーを押さえておきましょう。

送付状も準備しよう

エントリーシートを郵送する際は送付状を準備し、書類と一緒に封入しましょう。企業の担当者は日々自身の仕事に打ち込んでおり、忙しく過ごしています。送付状が封入されていないと、それが何を目的に送られてきた書類なのかすぐに判断出来ず、担当者の手を煩わせてしまいます。

送付状を作成して「名前」「何を目的とした郵送物なのか」「添付書類は何があるのか」を明記しておくことで、担当者が郵送物をスピーディーに処理出来るようになるのです。郵送物を送る際は、相手の立場に立って負担をかけないよう作成することがマナーです。送付状を作成し、エントリーシートと一緒に封入することを忘れないようにしましょう。

クリアファイルに入れて提出しよう

郵送で書類を提出する際は、クリアファイルに書類を入れて提出しましょう。クリアファイルを利用する目的は、不可抗力で書類に汚れなどが付着することを防ぐためです。郵送物を配達する日に、もしかしたら大雨が降るかもしれません。大雨の中、他の郵送物に付着していた水滴が封筒に付いてしまうこともあります。

書類まで湿ってしまう可能性があるでしょう。不可抗力で書類が汚れないよう、クリアファイルに入れて提出するようにしましょう。書類をクリアファイルに入れる際は、その順番に注意が必要です。一番上に送付状が来るようにし、その下に送付状に記載した順に書類を並べて入れましょう。

担当者はまず送付状を見てから、書類一式を確認します。送付状に書かれた順番に書類を入れておくことで確認がしやすくなるため、その点も考慮して封入しましょう。

郵送方法は普通郵便が一般的

書類を郵送で送る方法としては、普通郵便を用いることが一般的です。速達での郵送は、あまりおすすめ出来ません。速達で期限ぎりぎりに書類が到着すると、「期限ぎりぎりになって速達で送ってくるということは計画性がないのではないか」と担当者によくない印象を与えてしまう可能性があります。

提出期限は余裕が設けられているわけではないので、急いで速達で送らなければならない事態にならないよう、計画的に準備を進めましょう。また、郵送手続きに関しては、窓口で行うことが無難です。ポスト投函の場合、注意しなければならないのが送料です。

万が一切手が料金不足であった場合、訂正に時間がかかり、提出期限に間に合わなくなってしまう恐れがあります。書類を郵送する際は、窓口で手続きを行って確実に到着するようにしましょう。

評価を下げないようエントリーシートは封筒のマナーにも気を付ける

エントリーシートの封筒のマナーと書き方【住所・宛名】について紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。せっかく時間をかけて書いたエントリーシートなのですから、しっかり中身で評価してもらいたいですよね。それならば、こういった封筒のマナーについてもしっかり守るように、気をつけてみてください。

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監修者プロフィール

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吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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