【内定辞退の仕方】電話での連絡方法と知っておきたい基本のマナー

正しい内定辞退の伝え方とは

志望した企業から内定が出ると、これまでの就活の努力が報われたように感じられ、誰もが嬉しくなるでしょう。しかし、複数社から内定をもらった時や、入社するべきではないと決断した時には、どこかの企業の内定を辞退しなければなりません。

内定辞退は心苦しくいいづらい内容のため、どのように企業へ連絡すればいいのか悩んでしまうことも多いでしょう。そこで、ここでは正しい内定辞退の伝え方について詳しく解説していきます。

連絡方法や電話・メールでの伝え方、企業に対して失礼にならない内定辞退のポイント、誠意を伝える時の注意点などを例文と合わせて解説しますので、内定辞退を考えた時にぜひ参考にしてみてください。

以下の記事では、内定辞退の期限がいつまでなのか解説しています。

• 内定辞退の期限はいつまで？電話やメールの例文もあわせて解説

内定辞退の連絡はメールよりも電話で早めにおこなう

内定を辞退する場合は、出来るだけ電話で連絡しましょう。内定を承諾すると、企業は内定者を新入社員として受け入れる準備を始めます。時間と労力を費やして新入社員の受け入れに向けた対応を日々進めているため、企業の都合を考えて内定辞退の連絡は早めにする必要があります。

メールでの連絡では企業側にスピーディーに伝えることが難しいため、電話で直接伝えたほうが無難です。内定をくれた企業に対して内定辞退の連絡をする際は、誠実に伝えなければなりません。

そのためにも、メールではなく自分の言葉を直接伝えられる電話で連絡することがマナーなのです。内定辞退の連絡は、早急かつ誠実に対応しましょう。

内定を辞退する理由は聞かれたら答える

内定を辞退したいと伝えた場合、その理由を聞かれることがあるでしょう。企業が辞退理由について質問するのは、今後の採用活動の参考にするためです。内定辞退の理由を聞かれた際には、嘘をつかず正直に答えましょう。

採用担当者は何十人、何百人という就活生をみてきています。就活生が嘘を言っているのか真実を言っているのかは、簡単に判断できるでしょう。今まで親身になって接してきた就活生が嘘をついていると分かれば、採用担当者は残念な気持ちになります。

辞退するとはいえ、自分のスキル、人間性を評価して内定を出してくれた企業です。その恩に感謝の気持ちを持って対応することがマナーといえます。誠意をもって対応することを心掛けましょう。

以下の記事では、内定辞退のマナーと期限について解説しています。

• 【内定辞退のマナーと期限とは】電話・メール・手紙のテンプレ付き

理由を聞かれない場合は答えなくてOK

電話連絡で内定辞退を伝えた際、企業から理由を聞かれない場合にあえて自分から説明する必要はありません。内定を辞退したいと電話で伝えた際に、特に理由を聞かない企業もあります。企業側では毎年内定辞退の連絡を受けているため、想定内と考えていることも多いです。

その際に、聞かれてもいないのに「他の企業に入社を決意したため」など自分から理由を説明する必要はなく、内定辞退の旨が伝われば充分です。

電話で連絡をする際は、辞退する理由を聞かれた時のために答えられる無難な回答を用意をしておくと安心です。

以下の記事では内定辞退をメールや電話で連絡する際のマナーについて解説しています。

• 【内定辞退の仕方とマナー】メールや電話で連絡する際の例文

相手が不快に思うような理由はNG

内定辞退する際は、失礼な言い方をしないように気を付けましょう。特に気を付けたいのが、内定辞退の理由を説明する場面です。「他の企業の方が年収が高い」や「○○株式会社の方が離職率が低い」などのネガティブな理由は相手に失礼になります。

自分自身の適性や将来を考えた結果など、ポジティブな理由を伝えましょう。また、内定辞退を伝える際に突き放すような雑な言い方をしないように注意してください。

「内定辞退してしまえば自分には関係のない企業だ」という態度は、相手に伝わるものです。自分を選んでくれた企業に対して感謝の気持ちを持ち、心を込めてお詫びしましょう。

以下の記事では、選考辞退の理由について解説しています。

• 【選考辞退の理由をご紹介】気を付けるべきポイントと連絡方法～電話・メールの各例文あり～

電話をかける時間と場所を選ぶ

電話をかける時間と場所には気を配りましょう。担当者が自身の業務で忙しく走り回っている可能性がある始業後30分と、定時前30分は避けたほうがよいです。昼休憩の12～13時も避けましょう。

また、それ以外の時間帯でも手が空いているとは限りません。担当者が電話に出たとしても、まずは「お時間よろしいでしょうか」と確認してから話を始めましょう。

電話をかける際は、お互いの声をしっかりと聞き取れる静かな場所を選びましょう。電波が不安定な場所や騒がしい場所での電話は相手に不快感を与えてしまう恐れがあります。

どちらも、内定辞退の時に限らず社会人として当然のマナーです。社会人になる前に、マナーを身に付けておきましょう。

以下の記事では、電話をかける際のマナーについて解説しています。

• 【就活の電話のかけ方とは】知っておくべきマナーと注意点

正しい言葉遣いで話す

電話をかける際、言葉遣いに注意しましょう。無数の候補者の中から自分を選んでくれた企業に対して、「辞退します」「辞退してもいいですか」など敬意を欠く言葉遣いをしてしまわないよう気を付けましょう。

「せっかく選んで頂いたにも関わらず大変申し訳ないのですが、内定を辞退させて頂きたく存じます」と、相手へのお詫びや選んでもらった恩を込めて失礼のない言葉遣いをしましょう。また、結論から話すことを心掛けて下さい。

その時の気持ちに任せて思いつくままに話をしてしまうと、まとまりがなくなり聞き手側も理解に時間がかかってしまいます。担当者は、日々忙しく業務に打ち込んでいます。時間を無駄にしないよう、分かりやすく簡潔に伝えましょう。

以下の記事では、内定辞退のマナーについて解説しています。

• 【内定辞退のマナーと期限とは】電話・メール・手紙のテンプレ付き

電話が苦手な人はメールでの辞退でもOK

電話は担当者と直接話をしなければならないため、緊張してしまう人も多いです。どうしても電話で内定辞退を伝えることに抵抗を感じるなら、メールで連絡してもよいでしょう。

重要なのはいち早く、しっかりと企業へ辞退の意思を伝えることです。電話が苦手だからと連絡を先延ばしにするくらいなら、メールでもいいのでできるだけ早く内定辞退を伝えましょう。

ただ入社承諾書を提出した後に辞退するなど、企業へ多大な迷惑がかかると思われる場合はメールだけでは失礼になります。電話で直接謝罪した後に、改めてお詫びの手紙を出しましょう。

また、大手金融機関など歴史があり、形式を重んじるスタイルの企業では、メールで辞退を伝えると失礼だとして学校へクレームが来る可能性もありますので、注意してください。

以下の記事では、内定辞退のメールを例文付きで解説しています。

• 【内定辞退のメールを例文付きでポイント解説】正しい連絡手段とは

手紙でお詫びすると丁寧な印象

電話で直接辞退を伝えた後、改めて手紙でお詫びをするとより丁寧な印象になります。ビジネスシーンでは、「直接会ってお詫びをし、改めて謝罪の手紙を送る」というのが正しい謝罪の方法です。

電話で内定辞退を伝えるだけでも完結しますが、丁寧に辞退する旨を伝えたいと思うなら手紙を送ってみましょう。

具体的には、上記のようなケースが挙げられます。当てはまる場合には、手紙を送り丁寧に謝罪を伝えるとよいでしょう。

以下の記事では、内定辞退を手紙で伝えるときの書き方と送り方について解説しています。

• 内定辞退を手紙で伝えるときの書き方と送り方【例文あり】

内定を辞退する際の例文2選

就活生が内定辞退をする場合は、どのように伝えればいいのでしょうか。企業の担当者に不快な気持ちをさせないためにも、例文をおさえておきましょう。

ここでは、内定辞退をする際のメール例文を2つ紹介します。

例文①

内定辞退を伝えるときは、事前に理由を考えておく必要があります。自分から理由をいい出さなくても、企業の担当者から聞かれることもあるでしょう。理由を聞かれた際に言葉に詰まってしまうと、意思が弱いと捉えられ引き留められることも考えられます。

例文②

こちらの例文でも、内定を貰ったことに対する感謝と辞退する理由を述べています。「貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらずご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ありません」という一言があるだけで、印象が違います。

内定を辞退しても、企業の担当者に今後を応援してもらえるような態度を心掛けましょう。

承諾書提出後の内定辞退は可能

内定承諾書には法的拘束力はまったくありません。したがって、承諾書提出後に内定辞退をすることはもちろん可能です。法律的に、内定承諾書は「企業と内定者の間の約束の意思表示」以上の意味はありません。

労働基準法第16条では、「罰則規定を設けることは禁止」という規定もあります。つまり、承諾書に背いたからといって、企業サイドは内定者を罰することはできないのです。承諾書は、内定辞退を少なくするために企業が作る書類になります。

内定承諾書提出のあとの内定辞退は「単なる契約解除」と考えてよく、内定者側からそれを申し出ることに何ら問題はないわけです。

以下の記事では、内定承諾書提出後の内定辞退について解説しています。

• 内定承諾書を提出後の辞退方法【電話・メールの例文付】

誠意をもって内定辞退の連絡をしよう

内定辞退は仕方のないことですが、まずは内定を出して頂いた感謝の気持ちと、辞退へのお詫びを企業へしっかりと伝えることが重要です。連絡方法は、電話がベストといわれていますが、苦手ならメールでもOKです。

失礼のないように、丁寧な言葉遣いで誠意を持って伝えるようにしましょう。より丁寧に感謝と謝罪の気持ちを伝えたい時には、手紙も有効な手段です。

企業も内定者から辞退の連絡が来ることは予想していますが、選考の過程では多くの時間と労力をかけています。これまでのサポートに対して、感謝の気持ちを伝えられるよう心掛けましょう。

企業によってはメールだけの連絡は失礼だと考えている場合もありますので、相手に合った連絡方法を見極めることも大切です。

以下の記事では、内定企業を辞退する方法について解説しています。

• 【就活中に内定企業を辞退する方法】タイミングやリスクも解説

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