内定について

内定辞退の意味|承諾書提出後の辞退と損害賠償が起きる可能性を徹底解説~電話応対の方法と例文2選~

内定承諾書の意味とは?

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承諾書を提出したあとの内定辞退は可能かどうかとお話しする前に、「そもそも内定承諾書とは?」というところから説明します。内定承諾書に何が書かれているかチェックしてみましょう。多くの内定承諾書には、およそ次のことが書かれています。

「貴社からの内定をお受けします」

「内定辞退することなく、貴社に入社します」

「入社日までに下記のことが発覚した場合、内定を取り消されても不服申し立てしません」

こう並べてみると、内定承諾書がいかに企業にとって都合の良いものであるかわかるでしょう。「内定者が内定辞退しないという前提で、企業側から内定取り消しはする」という内容なのです。

「これを提出したら、内定辞退はできない」と内定者に思わせるための書類と言い換えることも可能でしょう。つまり、内定承諾書はあくまでも「企業が内定者を精神的に縛るためのものなのです。

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承諾書提出後の内定辞退は可能なのか?

承諾書を提出したあとに内定辞退をすることは可能か、という質問にお答えしましょう。内定承諾書には法的拘束力はまったくありません。ですから、提出後に内定辞退することはもちろん可能です。法律的に内定承諾書は、企業と内定者の間の約束の意思表示という以上の意味はありません。

労働基準法第16条では、「罰則規定を設けることは禁止」という規定もあります。つまり、承諾書に背いたからと言って、企業サイドは内定者を罰することはできないのです。承諾書は、内定辞退を少なくするために企業が作る書類になります。

特に経験のない新卒内定者の多くは、そこに何らかの拘束力を感じるはずです。そのせい精神的な拘束力こそが、企業側の狙いと考えていいでしょう。承諾書提出のあとの内定辞退は「単なる契約解除」と考えてよく、内定者側からそれを申し出ることに何ら問題はないわけです。

内定辞退後に損害賠償が起きる可能性は?

基本的には上記のとおりですが、実際には内定辞退によって損害賠償の生じるケースもあります。とても稀なケースではありますが、知識として押さえておいたほうがいいでしょう。労働基準法第16条で「企業は内定者とあらかじめ損害賠償発生を予定する約束をすることはできない」と規定されています。「あらかじめ」というところがポイントです。

つまり、内定辞退によって現実になんらかの損害が生じた場合は、この規定の外になり、賠償請求は起こりえます。内定承諾書を手にしたら、その文面をしっかり読み込んで、損害賠償に関する表記がないか確かめるようにしましょう。

なお、労働契約は、労使どちらかがその意思表示をして、2週間経つと解約が成立します。この2週間というところもポイントです。内定辞退をする場合は、できるだけ早く意思表示するようにしましょう。

内定辞退の連絡はメールよりも電話でおこなう

内定を辞退する場合は、出来るだけ電話で連絡しましょう。内定を承諾すると、企業は内定者を新入社員として受け入れる準備を始めます。複数の社員が、時間と労力を費やして新入社員の受け入れに向けて日々対応しているのです。このような企業の都合を考えて、内定辞退の連絡は早めにする必要があります。

メールでの連絡では企業側にスピーディーに伝えることが難しいため、電話で直接伝えたほうが無難です。せっかく縁あって内定をくださった企業に対して内定辞退の連絡をする際は、誠実に伝えなければなりません。そのためにも、メールではなく自分の言葉を直接伝えられる電話で連絡することがマナーなのです。内定辞退の連絡は、早急にかつ誠実に対応しましょう。

内定を辞退する理由は聞かれたら答える

内定を辞退したいと伝えた場合、その理由に関して必ずと言っていいほど聞かれるでしょう。企業にとっては一度受け入れた内定を辞退されるのですから、その理由を知りたくなることは当然です。内定辞退の理由を聞かれた際、嘘をつかずに本音で正直に答えましょう。面接官は何十人、何百人という就活生を見てきています。

就活生の嘘を見破る目は相当に肥えているのです。無意味な嘘をついて、信用を落とさないようにしましょう。辞退するとはいえ、自分のスキル、人間性を評価して内定をくださった企業です。その恩に感謝の気持ちを持って対応することがマナーといえます。誠意をもって対応することを心掛けましょう。

内定辞退を電話で連絡する際のマナー

内定を辞退したい旨を電話で伝える際は、マナーに十分注意してください。せっかく頂いた内定をこちらの都合で辞退するのです。それまで面接してくれた担当者へ感謝の気持ちを持って、失礼のないよう伝えましょう。内定辞退を伝える際のマナー次第で、相手に与える印象は大きく左右されます。

具体的にどのような点に気を付ければ良いのか、ここでは電話で連絡する際のマナーに関して重要なポイントを2つ紹介します。どちらも内定辞退という状況になった際だけでなく、社会人としてのマナーにかかわるものです。2つともしっかりと押さえておきましょう。

電話をかける時間と場所を選ぶ

電話をかける時間と場所にはしっかりと気を配りましょう。始業直後や定時後の時間帯は、担当者も自身の業務で忙しく走り回っている可能性があります。このような時間帯は避けることが無難です。また、これらの時間帯以外でも手が空いているとは限りません。

担当者が電話に出たとしてもまず、「お時間よろしいでしょうか」と確認してから話を始めましょう。場所に関しては、電波が不安定な場所や騒がしい場所での電話は相手に不快感を与えてしまう恐れがあります。

電話をかける際は、お互いの声をしっかりと聞き取れる静かな場所を選びましょう。どちらも、内定辞退の時に限らず社会人として当然のマナーです。社会人になる前に、マナーを身に付けておきましょう。

正しい言葉遣いで話す

電話をかける際、言葉遣いに注意しましょう。無数の候補者の中から自分を選んでくれた企業に対して、個人的な事情で内定を辞退するのです。そのような相手に対して、「辞退します」「辞退してもいいですか」など敬意を欠く言葉遣いをしてしまわないよう気を付けましょう。

「せっかく選んで頂いたにも関わらず大変申し訳ないのですが、内定を辞退させて頂きたく存じます」と、相手へのお詫びや選んでもらった恩を込めて失礼のない言葉遣いをしましょう。また、「結論から話す」「論理的に話す」ことを心掛けて下さい。

その時の気持ちに任せて思いつくままに話をしてしまうと、話にまとまりがなくなり聞き手側も理解に時間がかかってしまいます。担当者は、日々忙しく業務に打ち込んでいます。時間を無駄にしないよう、分かりやすく簡潔に伝えましょう。ここからは、担当者に不快な思いをさせない伝え方を以下の例文を参考にしながら紹介していきます。

内定辞退する際の例文2選

就活生が内定辞退をする場合は、どのように伝えればいいのでしょうか。企業の担当者に不快な気持ちをさせないためにも、例文をおさえておきましょう。

例文①

先日は、内定を頂き誠にありがとうございました。
身勝手なお願いで大変心苦しいのですが、御社の内定を辞退させていただきたく存じます。理由としましては、御社と同時に選考を進めていた企業から内定をいただいたためです。自身の適性や今後について考慮した結果、御社を辞退させていただく決断に至りました。貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず、このような結果になり大変申し訳ございません。

内定辞退を伝えるときは、事前に理由を考えておく必要があります。自分から理由を言い出さなくても、高い確率で企業の担当者から聞かれるでしょう。理由を聞かれた際に言葉に詰まってしまうと、意思が弱いものだと捉えられ、引き留められるかもしれません。

例文②

この度は、内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
せっかく頂いた内定ではございますが、就職活動を進める内に他の企業との縁を感じまして御社の内定を辞退させていただきたく存じます。○○様には、選考期間中大変お世話になりました。貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらずご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ありません。

こちらの例文でも、内定を貰ったことに対する感謝と辞退する理由を述べています。「貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらずご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ありません」という一言があるだけで、印象が違います。内定を辞退しても、企業の担当者に今後を応援してもらえるような態度を心掛けましょう。

辞退する際の失礼な言い方

内定辞退の例文について紹介しましたが、対面でも電話でも言い方次第で印象が変わります。ここからは、内定辞退をする際の失礼な言い方についてみていきましょう。

ネガティブな言い方はNG

内定辞退する際は、失礼な言い方をしないように気を付けましょう。特に気を付けたいのが、内定辞退の理由を言う場面です。「他の企業の方が年収が高い」や「他の企業は離職率が低い」などのネガティブな理由は相手に失礼になります。

年収や離職率は変動していくものなので、数年後には逆になっているかもしれません。自分自身の適性や将来を考えた結果など、ポジティブな理由を伝えましょう。また、内定辞退を伝える際に突き放すような雑な言い方をしないように注意してください。

「内定辞退してしまえば自分には関係のない企業だ」という態度は、相手に伝わるものです。自分を選んでくれた企業に対して感謝の気持ちを持ち、心を込めてお詫びしましょう。

承諾書提出後の内定辞退に関するまとめ

内定承諾書を提出したあとの内定辞退についてお話ししました。

・承諾書は内定辞退をさせないために企業が作るもので、法的拘束力はありません。
・承諾書提出後に内定辞退しても何ら問題はありません。
・ただし、場合によっては損害賠償請求の生じることはあります。

これらが承諾書提出後に関する基本情報になります。無用な不安に悩まされる必要はありませんが、慎重に対処する姿勢は持つようにしましょう。

内定辞退における電話連絡の理由の伝え方と詳しい例文〜メールよりも電話の方が良い理由とお詫び状の例文付き

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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