内定について

【就活中に内定企業を辞退する方法】タイミングやリスクも解説

就活生は内定辞退の連絡をする際にさまざまな点に気を使っている

キャリアパーク会員の就活生を対象に「内定辞退や面接キャンセルをメールで伝える際に気をつけた方が良い、と思う点を教えてください!」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

【内定辞退や面接キャンセルをメールで伝える際に気をつけた方が良い、と思う点を教えてください!】

    ・なるべく早く送る
    ・向こうが不愉快と思わないような言葉遣いと文面を気をつけた方が良いと思います
    ・感謝の旨を伝える
    ・謙虚にする
    ・送る時間帯

    ■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
    ■調査日時:2017年3月6日
    ■調査元:ポート株式会社
    ■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
    ■質問内容:「内定辞退や面接キャンセルをメールで伝える際に気をつけた方が良い、と思う点を教えてください!」

    これらの就活生の回答から、内定のお断りを入れる行為に、後めたさや申し訳なさを感じていることが分かります。失礼のないように「早く送る」、「謙虚にする」といった行動は、穏便に済ませたいという気持ちの表れでもあります。

    内定辞退の方法については、下記の記事でも詳しく解説しております。

    内定後も油断禁物!あなたのマナーは大丈夫?

    内定後でも、就活の細かいマナーは守るべきです。マナー違反をすると、入社する以前から、評価を下げられてしまうでしょう。

    そこで活用したいのが、「マナー力診断」です。

    マナー力診断を使えば、24の質問に回答するだけで、「身だしなみ」「電話・メール」「書類の書き方・送り方」など、自分の弱点をグラフで見える化できます。

    ぜひ活用して、不安な点を無くしましょう。

    内定辞退は電話で連絡する

    電話で内定辞退の連絡をするのが億劫で、メールで伝えたいと考えている人も多いでしょう。しかし、内定の辞退は電話で伝えるのがマナーといえます。メールは、受信者がいつみるかが分からないためです。担当者がメールのチェックを後回しにしていた場合、内定を辞退する旨が伝わるのが遅れてしまいます。

    また、メールよりも時間のかからない電話の方が、忙しい採用担当者との連絡にも適しています。今まで選考に時間を割いてくれた企業に対して誠意を表すためにも、電話で直接謝罪の気持ちを伝えるとよいでしょう。

    内定辞退の電話での連絡方法については、下記の記事でも紹介しております。

    誠意が伝わりやすく丁寧な印象を与える

    誠意が伝わりやすく丁寧な印象を与えることも、電話での連絡をおすすめする理由のひとつです。声で伝えるのと、文字で伝えるのでは、相手に与える印象が変わります。声色や口調で感情を表せる電話の方が、自分の思っていることや感情を伝えやすくなるでしょう。

    内定辞退は、企業からの「仲間になってほしい」という申し出を断る行為です。内定を出すために、企業はたくさんの手間や時間を費やしています。内定に対して、誠意をもって対応したいと感じる場合は、電話で断りを入れるようにしましょう。

    企業への電話のかけ方は、下記の記事で解説しております。ぜひ参考にしてください。

    トラブル防止のために合わせてメールを送るのも〇

    内定辞退の電話をした後に、メールで重ねてお詫びを入れるのもいいでしょう。電話で辞退の連絡をしても、確実に連絡を入れたという証拠が残りません。

    メールを送ることで「確かに私は内定辞退をしました」という証拠を作ることができます。トラブル防止のために、合わせてメールを送ることも有効な手段です。

    また、企業から内定承諾を強制されている人や、内定を辞退しないように説得されている人も、電話ではなくメールで断りを入れた方がよいでしょう。内定承諾を強く依頼されている場合は、電話では断りづらくなる可能性も高いです。いざというときはメールで断る手段もあるということを頭の隅に置いておきましょう。

    内定辞退のメールを送る際のポイントは、下記の記事で解説しております。

    メールでの連絡が多い企業には内定辞退もメールでOK

    人事担当者とのメインの連絡手段がメールだった場合、内定辞退の連絡もメールでよいでしょう。応募者数が多く、人事からの連絡が一斉送信のような形式だった企業は、メールで応募者を管理している傾向にあります。

    その場合、電話よりもメールのほうが企業にとって都合がよいことが多いです。これまでの企業との連絡手段の傾向によって、辞退の連絡方法を変えることも把握しておきましょう。

    就活でのメールのマナーについて、下記の記事で解説しております。

    内定辞退の連絡は早めにする

    内定を辞退する意思が固まっているのであれば、すぐに企業に伝えておくべきです。就活生は内定辞退の連絡をするだけでよいですが、企業は、その後の研修や入社の準備、採用の増加などを調整する必要があります。

    伝えづらいからと連絡を後回しにしていると、かえって企業に迷惑をかけることになるでしょう。入社日直前に辞退をされても、新たに追加で採用することは難しいです。

    企業のことを考え、内定辞退の結論は早めに出して連絡するようにしましょう。

    内定辞退のマナーについては、下記の記事で解説しております。

    内定辞退の伝え方と注意点

    内定辞退の伝え方と注意点について解説していきます。伝え方を知らずに連絡をしてしまうと、マナー違反になり、失礼にあたる可能性があります。最後にマイナスな印象を与えてしまうと、企業も学生もお互いに嫌な気持ちになるでしょう。

    内定辞退は、ルールやマナーを守ればトラブルを起こさずに済ませることができるため、今のうちから予習して本番に備えておきましょう。

    内定辞退の連絡をする際の例文は、下記の記事でも紹介しております。

    電話で連絡する場合

    ○○大学の○○です。この度は、内定のご連絡を頂きまして誠にありがとうございます。大変申し上げにくいことなのですが、慎重に考えた結果、内定を辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。

    就活生

    残念ですが、承知しました。

    採用担当者

    本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、お電話でのご連絡になってしまい申し訳ございません。

    就活生

    失礼ですが今後の参考のために、なぜ辞退されたのか理由をお聞きしてもよろしいでしょうか。

    採用担当者

    はい。御社と並行して選考を受けていた企業があり、そちらからも内定を頂きました。最後まで悩みましたが、自分の適性を改めて慎重に考えた結果、そちらの企業でご縁を感じこのような決断となりました。

    就活生

    承知しました。ご連絡ありがとうございます。

    採用担当者

    上記は、電話で内定辞退の連絡をする際の例文です。企業によっては、今後の参考のために、辞退理由を聞かれることもあります失礼のないように考えて、回答しましょう

    また、直接伺うことができなかったことへの謝罪を伝えると、より丁寧な印象を与えます。話すときは、声のトーンが暗くなりすぎないように注意しましょう。声のトーンを落としすぎると、相手が聞き取りづらくなってしまいます。

    就活での電話のマナーについて、下記の記事で解説しております。ぜひ参考にしてください。

    連絡は始業・終業時間をさける

    電話連絡をする際は、始業時間と終業時間をさけましょう。いずれも、業務が重なり多忙になる時間帯です。

    同様にお昼の時間帯も不在の可能性が高いため、始業してから1時間後、終業時間の1時間前、そしてお昼休み前後に電話をかけるのがベストでしょう。内定辞退の電話連絡は、企業との最後のやり取りになる可能性が高いです。有終の美を飾れるよう、最後までマナーを守ったやり取りをするようにしましょう。

    就活の電話をする時間帯については、下記の記事で解説しております。

    引き止められる可能性があるため強い意志を持つ

    内定辞退の連絡をした際に、逆に説得され、断りづらくなってしまうというケースもあります。押しに弱い人や、流されやすい人は要注意です。人に強く言われると断りにくいという自覚がある人は、引き止められると断れない可能性があるため、強い意志を持って電話で内定辞退を伝えましょう。

    また、企業としても「辞退する理由を聞いて応募者を引き留めたい」と考えるのは当然です。企業の気持ちを汲み取りつつ、自分の意思をはっきりと伝えましょう

    ぶっきら棒に「内定を辞退します」とだけ伝えてしまうと、冷たい印象が残ってしまいます。辞退理由をストレートに伝えてしまうと、相手を傷つけ、失礼を与えることになります。失礼にならない辞退理由を考え、はっきりと企業に伝えることが大切です。

    内定辞退の期限については、下記の記事で解説しております。

    メールで連絡する場合

    件名:内定辞退のご連絡(○○大学 ○○)

    ○○株式会社 人事部 ○○様

    いつも大変お世話になっております。○○大学○○学部の○○○○です。

    この度は内定のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございました。
    このような嬉しいお知らせを頂きながら大変恐縮ですが、
    慎重に考えた結果、頂いた内定を辞退させて頂きたくご連絡いたしました。

    就職活動を通じて、課長○○様をはじめ、○○様、○○様には大変お世話になりましたことを、心より感謝申し上げます。

    本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを何卒ご容赦頂きたくお願い申し上げます。

    最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

    ----------------------------------------
    ○○大学○○学部○○科 ○○○○
    Email:*****@****
    電話:○○○-○○○○-○○○○
    ----------------------------------------

    上記は、メールで内定辞退を連絡する際のマナーです。メールで送る際は、内容を簡潔にまとめることが大切です。長々とした文章を記載すると、何が言いたいのかが伝わらなくなってしまいます。

    本文に、「内定を辞退する」という旨を明記しましょう。また、件名を簡潔に記載し、最後に署名を入れることも重要です。最後まで、マナーを守ってメールを作成しましょう。メールでも、辞退理由を詳しく書く必要はありません。

    内定辞退をする際のマナーや例文は、下記の記事でも解説しております。

    感謝と謝罪の気持ちを伝える

    人事と電話をことが少なく、メールでの連絡が主流だった企業には、内定辞退はメールでの連絡でも構いません。しかし、メールでも感謝と謝罪の気持ちを伝えましょう。今まで時間を割いて選考をしてくださったお礼と、辞退によって迷惑をかけしてしまうことへの謝罪の気持ちはしっかりと伝えましょう

    また、複数の採用担当者と関わったという人は、その方々の名前を宛名に入れて、今までの感謝の気持ちを改めて伝えてもよいでしょう。「採用に関わってくださった皆様に感謝申し上げます。」という文言を添えて、お礼の気持ちを表現してください。

    内定辞退書を書く際は、下記の記事で書き方を解説しておりますので参考にしてください。

    推薦をもらっている場合は辞退の連絡前に再度よく考える

    大学や大学院に推薦をもらっている人は、内定辞退が大学や教授にも影響を及ぼします。そのため、まずは大学側に相談することが鉄則です

    大学が推薦書を出すということは大きな責任が生じています。これを辞退するとなると重大な責任問題となり、教授が学校から非難されたり、企業に謝罪に行ったりと非常に後味が悪いです。

    推薦は、理系学生に多い就職活動のやり方です。推薦での内定を辞退すると、大学や教授の評判にも悪影響を及ぼします。1人で解決しようとせずに、まずはじっくり大学側で相談をするべきでしょう。

    内定辞退で後悔しないための対処法は、下記の記事で解説しております。

    内定辞退の取り消しはできない

    内定を辞退した後に、後悔する学生も少なくありません。せっかく内定を貰ったのに、自ら辞退して後悔するのは非常にもったいないことです。内定の辞退は、よく考えてから結論を出すようにしましょう。

    内定辞退後、「やっぱり入社させてください」と連絡することは可能ですが、企業が受け入れる可能性は少ないです。一度後悔すると、就職後もそのことがずっと心残りに感じられてしまうでしょう。

    連絡を急がなければと慌てて結論を出すのではなく、まずは自分がどうしたいのかをよく考え、何度も悩んで結論を出すことが大切です。

    内定辞退をする際は、お詫び状を出すと謝罪の気持ちがより伝わります。お詫び状の書き方は、下記の記事で解説しております。

    就活で内定を辞退するときは早めに電話で連絡する

    内定辞退の断り方について解説しました。就活生は多くの企業の選考を受けても、ひとつの会社にしか入社できません。そのため、企業は内定を出しても断られるリスクを常に持っています。

    だからこそ、内定辞退の連絡は早めに入れましょう。早く連絡をすることで、企業は再度募集をかけることができます。辞退の連絡が遅れると、研修や入社の準備が進んでしまい、その結果、企業に迷惑をかけることにもなります。

    内定辞退を連絡する際は、内定を貰ったことへの感謝や、辞退してしまうことへの謝罪の気持ちを伝えましょう。丁寧な対応をすれば、企業も納得してくれます。

    内定辞退のマナーや期限については、下記の記事でも解説しております。

    監修者プロフィール

    ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
    吉川 智也(よしかわ・ともや)
    1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
    現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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