内定について

就活中に内定企業を辞退する方法|タイミングやリスクも解説

就活生は内定辞退の連絡をする際に様々な点に気を使っている

キャリアパーク会員の就活生を対象に「内定辞退や面接キャンセルをメールで伝える際に気をつけた方が良い、と思う点を教えてください!」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

【内定辞退や面接キャンセルをメールで伝える際に気をつけた方が良い、と思う点を教えてください!】

  • なるべく早く送る
  • 向こうが不愉快と思わないような言葉遣いと文面を気をつけた方が良いと思います
  • 感謝の旨を伝える
  • 謙虚にする
  • 送る時間帯

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月6日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「内定辞退や面接キャンセルをメールで伝える際に気をつけた方が良い、と思う点を教えてください!」

これらの就活生の回答から、内定のお断りを入れる行為に、後めたさや申し訳なさを感じていることが分かります。失礼のないように「早く送る」、「謙虚にする」といった行動を取り、穏便に済ませたいという気持ちでしょう。

内定辞退は電話でするのがマナー

内定辞退の連絡を電話でするのが億劫で、メールで内定辞退の連絡をしたいと考えている人はいませんか。そもそも、内定辞退は電話でするのがマナーです。今まで選考に時間を割いてくれた企業に対して、誠意を表すためにも電話で連絡を取るようにしましょう。

誠意が伝わりやすく丁寧な印象を与える

電話をおすすめする理由としては、誠意が伝わりやすく丁寧な印象を与えるからです。声で伝えるのと、文字で伝えるのでは、声色や口調で感情を表せる電話の方が、自分の思っていることや感情を伝えやすくなります。

内定辞退は、企業からの「仲間になってほしい」という申し出を断る行為です。内定は、選考や社内会議を何度もして、たくさん悩んだ結果、応募者と一緒に働きたいと伝えることです。内定に対して、誠意をもって対応したいと感じる場合は、電話で断りを入れるようにしましょう。

トラブル防止のために合わせてメールを送るのも〇

内定辞退の連絡をした後に、メールで重ねてお詫びを入れるのもいいでしょう。電話でお詫びをしても、後日になってから、言った言わないとトラブルになり、内定承諾を強要されることがあります。

メールを送ることで「確かに私は内定辞退をしました」という証拠を作ることができます。トラブル防止のために、合わせてメールを送ることも有効な手段です。

一方、企業から内定承諾を強制されている人や、内定を辞退しないように説得されている人も、電話ではなくメールで断りを入れた方が良いでしょう。このように、内定承諾を強く依頼されている場合は、電話で断ることでトラブルになる可能性がありますし、暴言を吐かれてしまう可能性も高いです。自分を守るためにも、いざとなったらメールで断る手段もあるということを頭の隅に置いておきましょう。

選考連絡がメール中心の場合は内定辞退もメールでOK

人事担当者とのメインの連絡手段がメールだった場合、内定辞退の連絡はメールでもよいでしょう。応募者数がそもそも多く、人事からの連絡が一斉送信のような形式だった企業は、メールで応募者を管理している傾向にあります。

企業との連絡ツールによって辞退の連絡方法を使い分けることもひとつ把握しておきましょう。

内定辞退は遅くとも2週間前までにする

まずは前提として、内定辞退の旨は固まっているのであればすぐに伝えておくべきです。就活生にとっては、内定もらった中で選んでいきたい企業を決めれば良いが、企業にとっては、その後の研修の準備・入社の準備や採用の増加などの調整が入っていきます。

迷っていて最後まで引き伸ばしたけれど、やっぱり辞退するとなったときは入社2週間前までには連絡を入れましょう。

内定辞退の伝え方と注意点

内定辞退の伝え方と注意点について解説していきます。アルバイトの応募で経験済だという人でも、さすがにビジネスシーンと同じ対応が求められる就活での内定辞退は、より真剣さと勇気が必要です。

内定辞退は、ルールやマナーを守ればトラブルを起こさずに済ませることができますので、今のうちから予習して本番に備えておきましょう。

電話

就活生:  私、御社の選考を受けている●●大学の●●●●と申します。この度は、内定のご連絡を頂きまして誠にありがとうございます。大変申し上げにくいことなのですが、慎重に考えた結果、御社より頂いた内定を辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。

採用担当者: 残念ですが、承知しました。ご連絡ありがとうございます。

就活生:  本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、お電話でのご連絡になってしまい申し訳ございません。

もしも辞退理由を聞かれた場合

採用担当者: 失礼ですが今後の参考のために、なぜ辞退されたのか理由をお聞きしてもよろしいでしょうか。

就活生:  はい。御社と並行して選考を受けていた企業があり、そちらからも内定を頂きました。最後まで悩みましたが、自分の適性を改めて慎重に考えた結果、そちらの企業でご縁を感じこのような決断となりました。

採用担当者: 残念ですが、承知しました。ご連絡ありがとうございます。

連絡は始業・就業時間をさける

電話連絡をする際は、始業時間と終業時間は避けましょう。いずれも、業務が重なり多忙になる時間帯です。

同様にお昼の時間帯も不在の可能性が高いので、できれば始業してから1時間後、終業時間の1時間前、そしてお昼休み前後に電話をかけるのがベストでしょう。内定辞退の電話連絡は、恐らく企業との最後のやり取りになるかもしれません。有終の美を飾れるよう、最後までマナーを守ったやり取りをするようにしましょう。

引き止められる可能性があるため強い意志を持つ

内定辞退の連絡をした際に、逆に説得され、断りづらくなってしまうというケースもありました。押しに弱い人や、流されやすい人は要注意です。人に強く言われると断りにくいという自覚がある人は、引き止められると断れない可能性があるため、強い意志を持って電話で内定辞退を伝えましょう。

また、企業としても辞退する理由を聞いて、応募者を引き留めたいと考えるのは当然です。何かしら理由があって辞退をするのではと企業が考える気持ちも汲み取ってください。しかしながら、ぶっきら棒に「内定を辞退します」とだけ伝えてしまうと、冷たい印象だけが残ってしまいます。ストレートに伝えてしまうと、相手を傷つけ、失礼を与えることになります。有耶無耶にして企業とのご縁を断ち切るのではなく、あくまでも強い意志を持って内定を辞退することを伝えましょう。

メール

件名:内定辞退のご連絡
本文:
株式会社●●人事部人事課
課長 ●●様

いつも大変お世話になっております。御社の選考を受けている●●大学の●●と申します。

この度は内定のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございました。
このような嬉しいお知らせを頂きながら大変恐縮ですが、
慎重に考えた結果、頂いた内定を辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。

就職活動を通じて、課長●●様をはじめ、●●様、●●様には
大変お世話になりましたことを心より感謝申し上げます。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを何卒ご容赦頂きたくお願い申し上げます。

最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

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署名
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感謝と謝罪の気持ちを伝える

あまり人事と関わることがなく、メールでの連絡が主流だった企業には、内定辞退はメールでの連絡でも構いません。ですが、その場合でも、感謝と謝罪の気持ちは必ず伝えましょう。メールは簡潔な文章でまとめずに、今まで選考をしてくださったお礼、時間を割いてくださったことへのお礼、そして辞退によって迷惑をかけしてしまうことへの謝罪の気持ちはしっかりと伝えましょう。

また、複数の採用担当者と関わったという人は、その方々の名前を宛名に入れて、今までの感謝の気持ちを改めて伝えてもよいでしょう。「採用に関わってくださった皆様に感謝申し上げます。」という文言を添えて、お礼の気持ちを表現してください。いずれにせよ、企業と出会えたことへの感謝の気持ちを伝えることは、忘れずにするようにしてください。

推薦をもらっている場合は辞退の連絡前に再度よく考える

大学や大学院に推薦をもらっていた場合には影響が大学側にもいくので、注意をしておく必要があります。自分だけではなく、大学や教授にも影響を及ぼすのでまずは相談することが鉄則です。

大学が推薦書を出すということは大きな責任が生じていきます。これを辞退するとなると重大な責任問題となり、教授が学校から非難されたり、企業に謝罪に行ったりと非常に後味が悪いです。

理系学生に多い就職活動のやり方ですが、推薦での内定は企業側からすると必ずといっていいほど、入社が確定している人材であり大学側もそれを承諾しています。これを内定辞退するのは非常に難しく、1人でどうにかしようという話では解決できないので、まずはじっくり大学側で相談をするべきです。

内定辞退の取り消しはできない

内定辞退は企業を選択する場合の他にも、リスクとなる要素もあります。一時の迷いで内定を辞退して、後々後悔をしてしまうことは避けたいですよね。

内定辞退後、「やっぱり入社させてください」と連絡することは可能ですが、企業側が受け入れる可能性はほとんどありません。そのため、内定の辞退を考えるのであれば、しっかりとよく考えて決断しましょう。

就活で内定を辞退するときは早めに電話で連絡する

内定辞退の断り方について解説しました。就活生は多くの企業の選考を受けても、1つの会社にしか入社できません。そのため、企業は内定を出しても断られるリスクを常に持っています。就活生も企業も、恋愛で例えるとどちらもアプローチをして、そして振られるかもしれない立場なのです。

だからこそ、内定辞退はギリギリまで迷った結果だったとしても、やはり早めの連絡の方が相手を思いやることになります。就活で内定を辞退するときは早めに電話で連絡しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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