【就活中に内定を辞退する方法とは】連絡するタイミングや手段を解説

内定を辞退するときはマナーに気を付けよう

業界・企業研究から始まり、面接を経てやっと手にした内定。しかし、いくつか内定をもらっていれば1つに絞らなければなりません。就職できるのは1社だけだからです。

また、内定をもらった後に、やはりここには就職できないなと思えば辞退をする必要があります。

面接をしていただき、内定をもらったあとに辞退をするのは心苦しいものがあるでしょう。しかしいつまでも意思を伝えずにうやむやにしている方が失礼です。マナーを守ってきちんと伝えましょう。

ここでは内定を辞退する方法を詳しく説明していきます。就職活動を気持ちよく進めていくためにもしっかりと確認していきましょう。

内定とは

そもそも、内定の定義を知っていますか？内定とは学生が入社することを承諾し、労働契約が成立したことを指します。

学生は採用であることを企業から通知されたのちに「入社承諾書」を渡されます。その書面にはいつから働き始めるかといった条件や、内定を取り消す場合の取消事由などが書かれています。書類を提出することで学生と企業双方の意思の確認をとり、労働契約が成立した状態を内定というのです。

学生が内定を承諾して労働契約が成立するといっても、実際には学生への強い拘束力はありません。法律上内定を複数持つことも問題はないのです。

内定と内々定の違いとは

また、内々定というものもあります。内々定とは、「内定を出します」という口約束のようなものです。内定のように書面での手続きはなく、採用であることを口頭やメールなどで簡単に伝えたものです。

内定と内々定の大きな違いは、労働契約が成立しているかいないかです。そのため、成立していない内々定の場合は企業も学生も自由に取り消しができます。

しかしながら、企業のイメージを損なうことから、通常の場合内々定を簡単に取り消すことはありません。

多くの場合は内々定の通知を受けてから内定式に参加します。内定式では、内定承諾書を提出したり、内定通知書というものを企業からもらったりします。そのため、順番的には内々定→内定承諾書→内定→内定式といった流れになります。

内定と内々定の違いについてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

• 【内定とは】内々定との違いやもらった後にするべきことを解説

内定辞退の連絡をするタイミング

内定承諾書を提出しても、後日内定辞退をすることはできます。前提として内定辞退は企業に大きな迷惑をかけることは覚えておきましょう。

企業は皆さんのために、入社に必要な備品の準備や入社の手続きをしています。その手間や時間を無下にすることは大きな迷惑です。辞退を伝える際には、手間や時間に対してしっかりと謝罪をしましょう。

ここからは辞退するタイミングについて解説していきます。

内々定が出た月内に断るのが良い

内定辞退を考えている場合は、内々定が出た月内に断るのが良いでしょう。

内々定はいわば仮の状態であり、正式に内定が決まっているわけではありません。内々定は口約束であるため、学生も企業も撤回することができるのです。

このタイミングであれば企業にかける迷惑も少なくて済むでしょう。

内定式の前までに辞退する

マナーとしては内定式の前までに辞退することです。内定式とは、企業が内々定を出した学生に対して、正式に内定を通知するために実施する式典のことを指します。

内定式では同期となる内定者の自己紹介が行われたり、懇親会といって交流を深める場が設けられることもあります。内定式に参加しても辞退することは可能ですが、「内定式に参加する＝就職が決定」と考えている企業は多いのです。

新入社員のための準備にかかる手間を無駄にしないためにも、内定式前には答えを出して企業に連絡するようにしましょう。

内定辞退は入社２週間前までに必ずおこなう

内定の辞退はなるべく早く連絡するのがマナーです。辞退すると決めたらすぐに連絡しましょう。

冒頭で、内定承諾書を提出した後に辞退をしても法的に問題ないと説明しましたが、ひとつだけ押さえておきたいポイントがあります。それは、入社日の2週間前までには辞退を申し出ることです。

内定承諾は労働契約が成立してしまっています。そのため民法第627条第1項によると、労働契約を解約するには、入社の2週間前には連絡する必要があるのです。

内定辞退の連絡方法

内定の辞退を連絡する方法としては、「電話」と「メール」の2つが挙げられます。

基本的には電話で直接言葉を交わして内定を辞退するのがマナーです。しかし、不在であったり、取り急ぎメールで伝えなくてはならない場合もあります。

ここからは電話またはメールで内定を辞退する方法とその注意点をご紹介します。

実際にどのようにして辞退するかを考えながら確認していきましょう。

電話

まずは電話で伝える方法とその際の注意点です。電話は直接会わずとも話せるため便利です。一方で相手の表情がわからないことから、しっかりと伝えるためにハキハキ話すことも大切です。

電話をするタイミング、場所、内容について気をつけるポイントを確認しておきましょう。

営業時間内に電話しよう

電話は企業の営業時間内にかけるようにしましょう。営業時間内であれば、採用担当者の方がたとえ忙しく席をはずしていたとしても、必ず社員の方はは電話に出てくれます。

そうすれば伝言を残すことができたり、連絡がつきそうな時間を教えてもらえるため、スムーズにやりとりをすることができます。

もしかしたら、採用担当の方の個人携帯電話番号を教えてもらっている場合もあるかもしれません。その場合も同様に営業時間内にかけるようにしましょう。

携帯電話だからといって早朝や深夜にかけるのは、相手の迷惑になり、社会人としてのマナーもなっていません。

辞退するからといってマナーを疎かにしては、企業の方は気分を悪くしてしまいます。しっかりと守るようにしましょう。

静かな場所で電話しよう

静かな場所を選んで電話をかけるのもマナーとして大切です。

内定の辞退は、学生だけでなく企業にとっても重要な話です。そのため、周りの騒音や電波の悪い場所では聞き取りにくく、うまく伝わらない可能性もあります。辞退することの謝罪、また最終面接まで時間を割いてくださったことへの感謝の気持ちをしっかり伝えるためにも、周りの環境を選びましょう。

少し面倒かもしれませんが、こうした配慮が社会人のマナーとしてはとても重要なのです。

話す内容は事前にまとめて手短に

そして、電話をする前に話したい内容はまとめておきましょう。重要な話だからこそ、いざ電話をするとなると緊張して内容が飛んでしまう可能性があります。

企業の方も忙しい中、時間を割いてくださっているため、簡潔に伝えられるようにまとめておきましょう。その時、文章を作成して丸読みするのではなく、要点を箇条書きでメモしておくと抜けもれなく感情を込めて伝えることができます。

簡単にメモとしてまとめてから電話をするようにしましょう。

メール

メールも内定辞退の連絡を補足するために使うことができます。メールだけで済ませないようにしましょう。

メールは紛れてしまう可能性があります。1日に採用担当者は多いところで数百通のメールが届きます。その中に内定辞退という重要なメールを送ったとしても、紛れてしまい気づいてもらえない可能性もあります。

電話が繋がらないため取り急ぎ伝えたい場合、また電話をした後再度謝罪をする場合などにメールを送りましょう。

ビジネスメールのマナーをしっかり守ろう

メールはビジネスメールマナーをしっかりと守って送りましょう。このマナーは相手への配慮はもちろん、伝えやすく伝わりやすいメールにするための方法でもあるので重要です。

マナーとしては、件名をしっかりと書くこと、結論を簡潔に最初に述べること、署名を書くことなどが挙げられます。

社会人になると、マナーを守った正しいメールの送り方が求められます。ビジネスメールにはある程度の型が決まっているため、今のうちに覚えておけば社会人になっても活用できます。この記事の後半ではメールの例文もあるため、しっかりと確認しておきましょう。

ビジネスメールマナーについてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

• 【就活メールのマナー7選】正しいメールの送り方を場面別で解説

感謝と謝罪の気持ちを伝える

メールは文章として形に残ります。内定をいただいたのにも関わらず辞退してしまうことへの謝罪、さらに内定をもらったことへの感謝の気持ちをきちんと伝えましょう。

内定をもらったということは、企業にたくはんお世話になり、そして評価してもらったということです。選考だけでなく、社会人になる上で様々なアドバイスをもらった人もいるでしょう。採用には膨大な費用や時間がかかっているので、これまでの感謝の気持ちをしっかりとメールの本文に加えられると良いでしょう

内定辞退の理由を伝えるときのマナー

内定辞退を企業の方に伝えるときの理由にもマナーがあります。企業としてはせっかく内定を出したのに、辞退をされてしまうには何か理由があるはずだと聞いてくる場合もあります。

選考への感謝と辞退への謝罪を込めて、円満に内定辞退の意思を伝えるためにも、失礼のないように理由を伝えられるように注意しましょう。

自分から伝える場合でも、相手から聞かれる場合でもきちんと答えられるように以下のマナーを守りましょう。

辞退理由は具体的に伝えなくてよい

内定辞退の理由はそこまで具体的に伝える必要はありません。「一身上の都合で」といえば問題ありません。「一身上の都合で」とは「個人的もしくは家庭的な理由で」という意味です。

しかし、企業から辞退理由について回答を求められることもあるため、そのときは失礼のない範囲で答えましょう。一般的に「第一志望の企業に内定が決まった」「大学院進学のため」などが挙げられます。

担当者が辞退の理由を聞くのは、就活生を責めたいのではなく、今後の採用の参考にしたいだけなのです。

嘘はつかない

内定辞退の理由を述べる際には、嘘をつかないようにしましょう。

内定辞退をする際はどのように理由を伝えるか悩むかもしれませんが、嘘をつくことは企業に対して失礼になります。誠実に向き合うためにも、正直な理由を伝えましょう。

内定辞退をする際に多い理由としては「他の企業に内定を貰った」が挙げられるでしょう。謝罪とともに丁重に理由を伝えることで、納得してもらえるはずです。

嘘の理由をいうと、質問の返答に困り怪しまれてしまいます。最後の最後で悪い印象を与えてしまうかもしれません。また、就職後に取引先として関わる可能性もゼロではないため、嘘をついて信用をなくすのは避けるべきなのです。

内定辞退に関する嘘についてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

• 【内定辞退の理由で嘘をついてもいいのか】誠実な謝罪方法と注意点

電話とメールの例

ここからは内定辞退をする際の電話とメールの例をご紹介します。これらはあくまでも例であるため、全て丸暗記するのではなく、参考にしてみてください。

自分が伝えるときのことをイメージしながら確認していきましょう。

電話編

電話は、自己紹介とあいさつから始め、何の用件で連絡をしたのかを伝えることが大切です。それらを伝えれば担当者を呼び出してもらい、担当者につながればもう一度同じことを伝えていきましょう。

内定辞退は、まずは内定をもらったお礼を伝えることが大切です。感謝の気持ちを伝えてから、辞退する旨を伝え、丁寧に謝罪していきましょう。

例文①

例文②

メール編

基本的にはメールのみでの謝罪は、担当者に正確に伝わらない可能性もあるためNGです。電話で謝罪をしたあとに再度メールでも謝罪文を送るようにしましょう。

例文①

例文②

詳しいメールのマナーについてはこちらを参考にしてみてください。

• 【内定辞退の例文あり】メール・電話で連絡する際のマナー

内定辞退後の呼び出し対処法

ほとんどは内定辞退の連絡をするだけで済みますが、まれに企業側から呼び出されることもあります。

その理由は様々ですが、どうしても欲しい人材だと呼び出しされることが多いです。会社側から、「もう一度考え直すことはできないか」と説得されることがあります。何としても獲得したい人材だと評価されていますので、評価はありがたく受けながらも丁重に断りを入れることが大切です。

もちろん、それほどまでに評価してくれているのならばと辞退を撤回しても問題はありません。引き止められている場合は、その場であれば意見を変えることはできますし、そのまま内定承諾となることもあります。

大切なのは自分が後悔しないことですので、承諾にしても辞退にしても、よく考えてからおこなうようにしましょう。

ここからは呼び出しをされたときの対処法について紹介します。

素直に応じ、直接話をして断る

内定辞退を伝えたあとに会社から呼び出しを受けたら、それに素直に従うのもよいでしょう。

企業では内定辞退を引き止められたり、説得されたりする可能性はありますが、直接自分の意思をしっかりと伝えることができれば納得してもらえます。呼び出しに行くか行かないかをずっと悩んでいるよりも、一度会いに行ってはっきりと伝えてみましょう。

また今後も関りがありそうな企業の場合は、直接話をして内定辞退をした理由について理解してもらうのもひとつの方法です。

ただし、相手は社会人ですから説得もうまく、呼び出しに応じたらそのまま内定辞退を取り消すことになる可能性もあります。大切なのは自分がどうしたいかです。流されることなく自分の意思をしっかり持っておきましょう。

電話で断る

内定辞退を伝えて呼び出しを受けたからといって、それに応じなければならないというものではありません。「長時間の説得に耐えられる自信がない」「本当は入社したくないのにもかかわらず内定辞退を取り消してしまいそう」という場合は、行かないという選択をしましょう。

辞退の呼び出しに対して電話で断る場合には、申し訳ないという気持ちはありますが、毅然とした態度で対応するように心がけてください。採用者担当者は、今までも内定辞退の連絡を何度も受けたことがあるはずで、断りの電話にも慣れています。

企業としては、なぜ内定を辞退したのかその理由を知りたいと思っています。そのため、呼び出しを断るとどうして断るのかと追及されることが予想されます。

責められているようで答えに戸惑ってしまい、弱気な態度をみせてしまうこともあるでしょう。しかし、その際にも曖昧にせず、自分の意見をはっきりと伝えるようにすることが大切です。

メールで断る

内定辞退に関する呼び出しをメールで断る際には、より丁寧な対応を心がけましょう。

電話のように声が聞こえるわけではないため、煩雑な言葉遣いになっていたり表現が淡白で内容を簡潔に述べ過ぎていたりすると、「誠意が感じられない」と採用担当者に不快な思いをさせてしまう恐れがあります。

メールは文面でしか気持ちを読み取れないため、電話の場合よりも一層失礼のないよう注意をしなければならないのです。

内定を辞退するとはいえ、自身のことを評価してくれた企業です。そのような企業に対して最後まで誠実な対応をおこなうことは、社会人として当然のマナーといえるでしょう。誠意の伝わる文面を作成することが必要です。

内定辞退をすることのリスク

ここからは内定を辞退することへのリスクをいくつか紹介します。

内定を取るために、学生はもちろん企業もたくさん準備をしてきました。そこから内定を辞退するとなればリスクはつきものです。

内定辞退をする際は以下のようなリスクがあることを踏まえた上で、後悔のない選択をするようにしましょう。

内定辞退の取り消しはできない

内定辞退をした後に、やっぱり入社しますということはできない企業がほとんどです。学生から内定辞退の連絡があれば、その分他の学生を採用したり、方針を変えたりしていう可能性があるからです。

内定の辞退は、よく考えてから結論を出すようにしましょう。内定辞退後、「やっぱり入社させてください」と連絡することは可能ですが、企業が受け入れる可能性は少ないです。一度後悔すると、就職後もそのことがずっと心残りに感じられてしまうでしょう。

連絡を急がなければと慌てて結論を出すのではなく、まずは自分がどうしたいのかをよく考えて結論を出すことが大切です。

推薦を大学からもらっている場合は再度考える

大学や大学院に推薦をもらっている人は、内定辞退が大学や教授にも影響を及ぼします。次の年から推薦枠をもらえなかったりするのです。そのため、まずは大学側に相談することが鉄則です。

大学が推薦書を出すということは大きな責任が生じています。これを辞退するとなると重大な責任問題となり、教授が学校から非難されたり、企業に謝罪に行ったりと非常に後味が悪いのです。

推薦は、大学生に多い就職活動のやり方です。推薦での内定を辞退すると、大学や教授の評判にも悪影響を及ぼします。1人で解決しようとせずに、まずはじっくり大学側で相談をするべきでしょう。

再度応募しても不利になることが多い

そして、内定辞退をした後に、やはりこの企業がいいと再度参考に応募しても不利になる場合が多いです。

「一度選考を通過したからまた応募しても受かるのでは」と考える学生も多いですが、内定辞退をした学生を受け入れたいと思う企業は少ないでしょう。

多少実力はなくても、この企業で働きたい、この企業が第一志望ですと答える学生もいます。しかし内定をもらったけれど違うところがいいと辞退したにも関わらず、やはりこっちがいいと軸がぶれた学生からは熱意が感じられません。

内定を辞退すれば、その企業から再度内定をもらうことは難しいことを理解しておきましょう。

内定辞退はマナーをしっかり守って慎重に伝えよう

選考で合格した場合は企業から内定が通知されますが、これを承諾するのか辞退するのかは自身の判断で決めるものです。自分に合わないと感じれば、辞退して別の企業に目を向けることが大切ですが、その後の就活がうまくいかないと内定辞退を後悔する可能性もあります。

しかし、辞退を決めたのにもそれなりの理由があるはずです。自分の判断は正しかったと、前向きな気持ちで就活を進めましょう。

内定辞退の連絡はマナーをしっかりと守り、丁寧に伝えましょう。違う企業で頑張っていきたいと誠意を込めて伝えることができれば、企業の方も応援してくれます。

内定辞退をしても、他にも企業はたくさんありますので、きっといい企業に出会えます。

自分に合った企業に出会えるよう、後悔を引きずりすぎないことが大切です。

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