内定のお礼状で入社前に評価を一歩リード！ 書き方やマナーを紹介

内定のお礼状は就活生から新社会人に変わるための第一歩

内定をもらったら、内定先の企業へお礼状を出すか迷っている人もいるでしょう。少しでも迷っている人は、ぜひお礼状を出してみてください。お礼状を出すことで、内定をもらったことへの感謝の気持ちはもちろん、社会人になる意気込みも伝えることができます。

お礼状を送らなかったからといって、選考は終わっているために内定が取り消しになることはありません。それでもお礼状を送るのが望ましいのは、入社に向けて、新社会人として会社に対する決意を示すとともに、社員としての評価の第一歩につながるからです。

お礼状はビジネス文書に該当するため、基本的な手紙の書き方やマナーを知っておく必要があります。書き方やマナーを正しく理解して、印象のよいお礼状を作成しましょう。

内定のお礼状の基本マナー

まず最初に内定のお礼状に関する基本的なマナーについて見ていきましょう。お礼状を送ることは丁寧な対応で良い印象につながるものですが、基本のマナーができていないとかえって印象を落としてしまう可能性があります。

社会人として良いスタートを切るためにも、ぜひここで基本のマナーを頭に入れておきましょう。

内定のお礼状は手書きでもメールでもよい

内定のお礼状を手書きで作成して郵送するか、メールで作成して送るかで迷っている人もいるでしょう。結論からいえば、お礼状は手書きでもメールでもどちらでも問題ありません。

手書きで書いた方が誠意が伝わるのではないかと思う人もいるかもしれませんが、メールで作成していても、内容がよければ誠意を伝えることは可能です。とくに字を書くことが苦手な人は、無理して手書きのお礼状を送る必要はありません。

自分が得意な方法で作成しましょう。送る手段よりも内容にこだわった方が賢明といえます。しかし、パソコンで作成したお礼状を郵送で送ることはおすすめできません。郵送した場合、担当者の手元に届くまでに数日間の日数を要してしまうからです。

手書きで作成したものは郵送する必要がありますが、パソコンで作成したいという人は、メールで送りましょう。

お礼状の書き方は、下記の記事でも詳しく解説しています。

• 【お礼状を就職面接や内定で出すには】書き方と例文をご紹介

お礼状は縦書きでも横書きでもよい

内定のお礼状は、縦書きでも横書きでもどちらでも問題ありません。一般的には手紙は縦書きが主流とされています。しかし現在のビジネス文書は、横書きのものも多いです。そのため、どちらの書き方でお礼状を作成しても構いません。

ただし、縦書きか横書きかによって封筒が変わります。一般的な使い方としては、縦書きで書くなら和封筒、横書きで書くなら洋封筒が選ばれています。封筒の書き方も、和封筒と洋封筒で異なるため注意しましょう。

和封筒では番地などの数字は漢字で書き入れ、切手は左上に貼ります。洋封筒では算用数字で番地を書き入れ、切手は右上に貼ります。細かい点まで気を配って、お礼状を作成しましょう。

下記の記事でも、お礼状の封筒の書き方を紹介しています。

• 【内定のお礼状封筒の書き方マナー】表と裏で気を付けるべきこと

便箋と封筒は白いシンプルなものを選ぶ

お礼状を手書きで作成する際は、便箋と封筒を選ぶ必要があります。お礼状はビジネス文書に該当するため、便箋や封筒は、華美またはカジュアルにならないようにすることがポイントです。

便箋は、白い無地のものか罫線が入ったシンプルなものを選びましょう。このとき、色や柄が入ったものは避けたほうが無難です。

封筒も、白い無地のものを選ぶと間違いありません。他にも提出する書類があるときは、同封して返信用封筒にて送ってもよいです。

封筒に宛名を書くときの注意点は、下記の記事で解説しております。

• 【就活の封筒はどのペンが最適？】太さや種類を選ぶときのポイント

就活生に聞いた！ 内定のお礼状を送った割合

具体的にお礼状の書き方を紹介していく前に、ここでは就活生の皆さんが実際のところどの程度内定のお礼状を出しているのかを紹介します。内定を承諾した就活生の皆さんの回答がこちらです。

結果は48.6％の人がお礼状を送ったと回答しました。過半数は超えていないものの、およそ2人に1人がお礼状を送っているようですね。送らない人が51％程度いるため、送った場合は内定者の中でも丁寧な対応をする印象を持ってもらえるかもしれません。

新入社員として良いスタートを切るために、お礼状を書くと同期というライバルの中で一歩リードするチャンスになるかもしれませんね。

内定のお礼状の構成

内定のお礼状には決まった流れがあります。ここでは手紙で送る場合の各項目の役割やポイントを紹介していくので、一つずつ確認していきましょう。

メールの場合は、もう少し簡略しても問題ないので、下の見出しの例文を参考に作成してみてください。

頭語

頭語とは、文字が表す通り、文章の頭につける一語のことで、「拝啓」や「謹啓」といった挨拶のことを指しています。お礼状は特に相手への敬意を表す書類なので、いきなり本文から始めるのではなく、頭語を最初に置いてから書き始めます。

時候の挨拶

頭語の次は、お礼状を出す時期によって表現を変える時候の挨拶から本文を始めます。各月の挨拶の一部が以下になります。

時候の挨拶に、相手の健康と安否や、企業の繁栄を願う安否確認の言葉を加えます。代表的なものがこちらです。

たとえば、9月にお礼状を出す場合は、「秋涼の候　貴社におかれましては、ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。」というように9月に当てはまる時候の挨拶を選び、「貴社におかれましては」という言葉でつなぎ、最初の挨拶とします。

内定のお礼・今後の抱負

最初の挨拶が済んだら、本題となる内定のお礼と今後の抱負について書いていきます。丁寧かつビジネス文書に相応しい内容であることが必要ですが、自分自身の喜びや前向きな姿勢を、自分の言葉で表現しましょう。

ただし、あくまでお礼状という形をとる以上は簡潔な内容にまとめ、相手がストレスなく目を通せる配慮も欠かせません。入社に対する意気込みは入社後にアピールする機会は多くあるため、あくまでお礼を述べるということに留める意識が大切です。

結語

結語とは、最初に書いた頭語に対応するもので、書き終わりの挨拶を表します。頭語があって結語がないというのは文書の決まりを守れていないということになるため、忘れずに書くことが大切です。

頭語が拝啓の場合は「敬具」、謹啓を使用した場合は、「敬白」または「謹言」を使うといったように相応しいペアがあるため、頭語と結語にズレがないかも例文などを参考に確認しておきましょう。

日付・氏名・宛名

結語で本文を締めた後には、お礼状を書いた日の日付と自分の氏名、そして宛名を書きます。

自分の氏名は、名前だけでなく出身大学や学部名、電話番号やメールアドレスも添えておくとよいでしょう。宛名は基本的には、採用担当の方の名前を書きます。個人に宛てた場合は「部署名　〇〇様」と書き、複数人の場合は「部署名　御中」とします。

内定のお礼状を書く際の3つのマナー

お礼状は、マナーをよく確認して作成することが大切です。せっかくお礼状を作成するのに、マナーが守れていないとマイナスな印象を残してしまうためです。

お礼状を出すからには、印象のよいものを作りましょう。ここでは、内定のお礼状を書く際のマナーを3つ取り上げ、それぞれについて説明していきます。

下記の記事では、就活のお礼状を出す際のマナーを紹介しております。

• 【就活のお礼状を出す際のマナー】書くべき内容と例文をご紹介

①宛名には採用担当者を記載する

お礼状の宛名には、採用担当者を記載しましょう。最終面接で役員の方にお世話になったという学生もいるでしょうが、基本的には採用担当者を宛名に記載すれば間違いありません。

個人宛ての場合、宛名の敬称は「様」です。「部署名　個人名　様」と書きます。個人名がわかっているときでも、社内に同じ名前の人がいる可能性を考慮して、部署名も記載しておいた方がよいです。

複数人に宛てて書く場合は、敬称は「御中」です。「部署名　御中」と書きます。返信用封筒で、他の書類と同封して送付する際も注意が必要です。

返信用封筒の宛名には「○○株式会社　○○部　行」と書いてあるため、「行」を二重線で消し、余白に「御中」と書きます。これは結婚式の招待状への返信など、日常でも使える手紙のマナーとして覚えておきましょう。

宛名を書く際の「御中」と「様」の使い分けについては、下記の記事を参考にしてください。

• 【宛名が「係」の場合の敬称とは】知っておきたい御中と様の使い分け

②長くなりすぎないように注意する

内定のお礼状で、つい長々と文章を記載してしまう人がいます。感謝の気持ちを伝えたい、決意表明をしたいと考えて気持ちを込めて書くことは大切ですが、相手は社会人です。他にも仕事があることを考え、読みやすい内容にすることを心がけましょう。

自分の気持ちをダラダラ書くのではなく、感謝と意気込みをそれぞれ簡潔にまとめて記載する必要があります。それぞれ2～3文にまとめておくとよいでしょう。

長々と書かれた文章は、読むのに時間がかかるだけではなく、結局何が言いたいのかを伝えられない可能性もあります。要点だけ伝えることを意識して、文章を作成してみましょう。

内定をもらったら、OB訪問した方にも報告をしましょう。マナーや例文は下記の記事を参考にしてください。

• OB訪問した方に内定報告は必要？マナーや例文もあわせて解説

③内定をもらってから3日以内に送る

内定をもらったら、お礼状は3日以内に送ることが重要です。とくに郵送の場合、担当者の手元に届くまでに数日かかってしまいます。遅くとも内定通知後1週間以内に担当者に届くように、考えて送りましょう。

内定を通知してから1週間以上経ってお礼状が届いても、対応が遅い印象になります。せっかくお礼状を出すのに、マイナスな印象を与えてしまってはもっていないです。

どうしてもお礼状をすぐに出すことができなかったときは、お礼状の中でそのことをお詫びしましょう。

「本来なら早急にお礼を申し上げるべきところ、遅れてしまい大変申し訳ありません」などとお礼状の冒頭で、遅れたことを謝罪する文章を添えます。このときも、長々とした文章にならないように注意が必要です。

就活生に聞いた！ 内定のお礼状を送るときに意識したこと

内定のお礼状の基本の書き方やマナーについて紹介してきましたが、実際にお礼状を書いた就活生の皆さんはどんなことを意識してお礼状を送ったのかも気になりますよね。

ここで就活生の皆さんの回答を紹介していくので、ぜひ好印象につながるお礼状づくりのヒントを見つけてください。

書き方を事前によく調べマナーを破らないようにしたという回答が多数

内定のお礼状を書くにあたって、ネットなどで書き方を事前によく調べ、失礼にならないこと、マナーを正しく守ることを意識したという回答が多数を占めました。

お礼状を出すことは基本的には好印象につながりやすいものですが、マナーから逸脱してしまうと、勉強不足や世間知らずといったマイナス評価になってしまう可能性があります。

内定を承諾する頃には時間の余裕が出てきていることも考えられるので、しっかり事前に調べてからお礼状を書くことは心がけておくべきでしょう。

簡潔にまとめることを意識したという回答も多数

感謝や熱意を伝えることとともに簡潔にまとめることを意識したという回答も多数寄せられました。

お礼状の一番のポイントは感謝や熱意を表現することですが、お礼状の体裁や文書としての見やすさを守ることも大切だと考えている就活生が多いようです。

内容の簡潔さと盛り込む内容のバランスを考える必要があるため、特に手書きの場合は下書きを用意するなど工夫が必要でしょう。

お礼状の例文

ここからは、手紙の場合とメールの場合のそれぞれの例文を紹介していきます。先でも述べた通り、どちらの方法を選んでも構わないので、自分の感謝が熱意を伝えられるお礼状を作成できるよう、しっかり例文を確認しておきましょう。

手紙で送る場合

書き出しは「拝啓」終わりは「敬具」と書きます。これは、手紙を出す際の基本的な書き方です。文章の終わりの「敬具」を書き忘れる人もいるため気をつけましょう。

次に時候のあいさつを入れます。基本は季節にあったものを適切に選択しますが、「時下」とするという手もあり、季節関係なく一年中使えるため便利でしょう。更に自分のために時間や手間をかけてくれたお礼を述べましょう。

内定をいただいたことに対して、短くお礼を述べるだけでも構いません。

続けて入社後の抱負を述べます。謙遜しすぎるより、前向きに仕事を頑張っていこうという意思を伝えるのがベターです。最後は結びの定型文で締めます。

お礼状の例文は、下記の記事でも紹介しております。

• 【内定通知書とは】返送時の注意点やお礼状と添え状の例文を紹介

メールで送る場合

自分の字に自信のない人や、手書きでお礼状を作成する時間がないという人もいるでしょう。お礼状をメールにすることは、決してマナー違反ではありません。

お礼メールを作成する際は、まずは件名に注意する必要があります。分かりやすく簡潔な件名を入れましょう。また、手書きで作成するときと同様に、内容も簡潔にすることが大切です。

長々としたメールは、読むのを後回しにされる可能性があります。短いながらも、しっかりと感謝と決意が伝わる文章を考えましょう。

お礼状をメールで出す際のマナーは、下記の記事で解説しております。

• 【お礼状をメールで出すには】基本のマナーと好印象を残すためのコツ

内定が決まったら早めに企業へのお礼状を書こう

お礼状を出す理由や書き方について解説しました。今までの選考でお世話になった担当者にお礼状を出すことは、マナーであると考えましょう。

内定のお礼状では、感謝の気持ちだけではなく、入社への意気込みを伝えることもできます。「これから頑張っていくのでよろしくお願いします」というポジティブな気持ちを述べましょう。

また、お礼状は内定通知後1週間以内に担当者の手元に届くことが望ましいです。内定をもらったら早めに作成して送る必要があります。マナーを守って、印象のよいお礼状を送りましょう。

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