就活のマナー

【就活での封筒の書き方】知っておくべきビジネスマナーを解説

就活で使う封筒にはさまざまなルールがある

エントリーシートや履歴書などを希望している企業へ送るときには、封筒を使います。あなたの履歴書を見る前に初めて目にするのがこの封筒です。ですので、封筒には第一印象を左右する大事な役目があります。就活はこの第一印象からすでに始まっているのです。

第一印象はその後もあなたの印象に影響を与え続けます。そして一度付いた印象を変えるには相当なエネルギーが必要なのです。そのため封筒の扱い方を知ることは重要と言えます。ここで封筒の書き方などのルールを、しっかり身に着けていきましょう。

まずは白色のA4の封筒を準備

就活において封筒を使う機会は、主にエントリーシートや履歴書、そしてお礼状を送る時です。それぞれに合ったサイズを使用します。エントリーシートや履歴書の場合を説明します。市販の履歴書は、既に二つ折りにしてある状態がA4サイズ(ヨコ210×タテ297ミリ)です。封筒は、それ以上折らずに入るA4サイズを使います。

折らない理由は、受け取る企業側のことを考えてのことです。しっかり折ってしまうと、それを開いてシワを伸ばし管理していくことになります。その手間を与えることの無い様、折らないのがマナーです。

お礼状には長形4号サイズ(ヨコ90×タテ205ミリ)の封筒を使います。便箋はB5サイズ(ヨコ182×タテ257ミリ)を使い、三つ折りにして封筒へ入れます。端を揃えてまっすぐ丁寧に三つ折りにしましょう。

色は白い封筒を使います。しっかりした生地の封筒を選びましょう。ペラペラの薄い封筒や茶封筒を使うことはマナーに沿っていません。

封筒の書き方(表)

文字の大きさやバランスをよく考え、読みやすさだけではなく、全体的な見た目の美しさにも配慮しましょう。次に、表面を記入する時に気を付けていくことを挙げていきます。見たことがあったり、見慣れているといった人もいるかもしれませんが、改めて自分で書こうとすると、ルールが分からなかったりするものです。

配列は、あて先の住所を封筒表面の右側に、次に企業名、そして部署名・役職名・担当者名の一列を封筒の中央に書きます。企業名は部署名・役職名・担当者名のすぐ隣の位置に書きましょう。

分かったつもりではなく、しっかりと注意点を知り、印象の良い封筒に仕上げられるようにしていきましょう。

①住所

縦書きで書きます。郵便番号は大きすぎず小さすぎず、マスの中にバランスよく収まるように書いてください。次に住所と企業名の書き出しの高さを合わせます。住所においては番地などは省略せず細部までしっかりと記入しましょう。都道府県から書くようにして、ビル名も略さないで記載します。住所は「123-4」ではなく「123番地4」などのように丁目、番地、号を記号ではなく漢字で書くようにしましょう。

②宛名

部署名・役職名・担当者名は一行で封筒の中央に大きめのサイズでバランスよく記入します。書き始めは、住所や企業名の書き出しから一文字空け、企業名や、部署名・役職名・担当者名も省略せず正式名称やフルネームで記入しましょう。

例えば(株)〇〇〇ではなく株式会社〇〇〇のように略さずに書きます。担当者名が分からないときは、部署名を書き、その下に「御中」と書きます。担当者名が分かる場合はその下に「様」と書きます。

③書類在中

表面の左下の位置に「書類在中」と記入します。封を切る前に中身が何かを知らせることが、わかるからです。この様にすることで、間違いなく人事の採用担当者へ直で届けてもらえることが出来ます。

この「書類在中」の文字を書いたら定規で囲い線を書きましょう。文字と囲い線は赤のサインペンを使います。囲い線を手書きで書いてしまうと、線がよれたりして美しさに欠けてしまいますので、しっかりときれいな線が描けるように定規を使って書きましょう。

文字の大きさは、部署名・役職名・担当者名の一行と同じくらいか若干小さめ位がベストです。書く前に、封筒を少し離して見て仕上がりをイメージすると全体のバランスが取りやすくなります。

文字のバランスと注意点

表面で一番大きな文字になるのが受け取りの部署名・役職名・担当者名の一行です。封筒の中央に大きめの文字サイズになるように記入します。その中でも文字の大きさの順は、漢字を一番大きく、次にひらがなカナタナ、それよりも若干小さめに数字という順にすると少しの気遣いですが、全体的にバランスが取れて読みやすくなります。

封筒の宛名や住所は、水濡れに強いサインペンを使って書きます。万が一雨に濡れてあて先が滲んでしまわないようにするためです。封筒に書く前には、必ず別の紙に試し書きをすることをお勧めします。インクの出が悪くなっていないか、ペン先が潰れていないかを確認してから、封筒に書くようにすると失敗を防げます。

封筒の書き方(裏)

裏面には、差出人のあなたの住所と氏名を書きます。自分の住所と名前は書き慣れているものです。とはいえ、流して書いてしまうことの無いように、表面同様、しっかりとした文字で書くことを心がけてください。

すらすらと書いてしまう人は要注意です。無意識に手が動いてしまっているかもしれませんが、しっかりと止めはねを意識し、一文字ずつ丁寧に書いていきましょう。次に、差出人の書き方の他、意外にも見落としがちな封の仕方についても説明していきます。

①差出人名

差出人名は、裏面の左下位置に書きます。この時に、書き出しを左に寄せすぎて書かないようにします。全体のバランスを見ながら大体の書くスペースをイメージおくと、左に詰まりすぎたり、名前を書く場所が小さくならずに済むでしょう。

住所と名前の下の文字の位置が揃うと、全体がバランスよく収まります。郵便番号は、住所氏名の上部に横位置で書いていきましょう。文字のバランスが崩れやすい人は、最後に郵便番号を書くと左右に偏らずに書けます。また、下書きをしてから仕上げることもキレイに仕上げられるお勧めの方法です

②のり付けと封じ方法

糊で封をします。糊しろ部分をフラップと言いますが、このフラップと下地の合わせ目に「〆」の文字を記入します。ですので、テープを貼ってしまうとこの文字が書けなくなるので、テープは使わずに糊で封をするようにしましょう。この文字を書くことで、あなたが封をしましたということになります。

糊を付けるときには、フラップの縁際に塗ります。全体に塗ってしまって、閉じたときにフラップと封筒の中地がくっついてしまう恐れがあるからです。ここがくっついてしまうと、担当者の方がハサミで封切ったときに、余計にくっついていて1度で封が切れないということになってしまいます。2度手間を掛けてしまうことの無いよう、糊付けする時はフラップと封筒の外側のみが付くように気をつけましょう。

履歴書もESも封筒が面接官の印象を左右する

受け取った時から第一印象は始まっています。印刷ではなく、手書きで一文字ずつ丁寧に書くように心がけましょう。どうしても字が曲がってしまうという人は、鉛筆で文字の中央となる箇所に定規を使って線を引き、下書きをしましょう。

この時に注意することは、下書きは、上からサインペンで書いた後、消しゴムで消すので、薄く書くことです。消す時にはサインペンが乾いたのを確認してから、消しゴムを押し当てていきます。こすらない様注意してください。

下書きをなぞることで、精神的な負担も少なくなり文字に余裕が出てきます。字を書くことに自信のない方は下書きを利用し、面接官に好印象を与えられるようにしましょう。

封筒を郵送する前の最後のチェックポイント

封をする前に、必ず中身をチェックします。チェックリストを作っておくと漏れ防止になるのでお勧めです。

書類の向きは、担当者の方が封から出した時に書類が頭から出るようにします。1枚だけ逆さにってないかなど、細部にまで注意してください。書類を入れる順番は一番初めに、送り状が上になるようにしましょう。

次に履歴書、そして必要な書類などがあればこの位置に入れます。なお、クリアファイルに入れてから封筒へ入れるとても印象が良いでしょう。クリアファイルを使う理由は、書類を守ることの他、担当者が封から出した状態で管理がしやすくなるからです。

こういった気遣いもポイントが高くなりますので、実践してみましょう。

社会人になっても役立つ封筒の書き方

封筒を書くことはビジネスではよくあることです。今後のビジネスシーンで役に立つ時が突然やってくるかもしれません。その時に、このスキルがあるのとないのとでは、評価の差につながっていきます。しっかりと身に付けておきましょう。

封筒が汚れていたり、文字が曲がっていたりすることは、あなたの心や身なりがビジネスマナーに合ってないと見なされてしまう可能性もあります。封筒はあなたの顔の代わりとなります。

身なりを整えることと同じように、封筒にも気を遣いましょう。そして封筒の大切な役割を知り、上手に活用していきましょう。文字は慌てず丁寧に書くよう心がけて下さい。

受け取る側のことをイメージし、各ポイントで気遣いが出来るようになれば第一印象をよくすることが出来ます。一つ一つのルールをしっかりと身に着け、社会人としての第一歩を踏み出しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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