ES(エントリーシート)

【ESを郵送するときのマナー】書き方や郵送時の注意点をご紹介

ESの郵送時には気をつけるべきマナーがある

就職活動の最中に、企業にエントリーシート(以下ES)を郵送しなければならない場面が多くあります。その際に気をつけておきたいのが、郵送する時のマナーです。

いくらESの中身が素晴らしい出来であっても、第一印象が悪ければ台無しになってしまいます。せっかくの努力を無駄にすることがないように、しっかりとマナーをおさえておきましょう。

ESはその人の顔であるとよく言われます。まずは相手企業に好感を持ってもらえるように、身だしなみを整えるような気持ちで準備をしていきたいところです。ESはただ封筒に入れて封をして送ればいいというだけのものではありません。「ただ相手に届けばいいというだけだ」という考えはやめて、細かなところまできちんと気を配りましょう。

ESを郵送するときに準備するもの

実際にESを郵送する時、何から準備すればいいか迷ってしまうかもしれません。直前に慌てて揃えるなどといったことがないように、しっかりとチェックしておきましょう。

準備するものは多くありませんが、常に家にあるようなものでもありません。就職活動が始まる時期には、需要が高まって購買などでは売り切れてしまう場合もあるので、早めに買っておきたいところです。再入荷を待っている間にESの締め切りが過ぎてしまうなどといったことがないようにしましょう。

①封筒

ESを入れるための封筒ですが、サイズは角2のものが適しています。企業のESはそのほとんどがA4サイズです。角2サイズの封筒はA4サイズの書類を折らずに封入できる大きさの封筒です。

なお、これは白いものでなければいけません。茶色の封筒でも角2サイズのものはありますが、これは請求書や事務用の書類を送る際に使われたりするものなので、就職活動の場面には適していません。

また封筒は、端が折れていたり、日に焼けていたりしていないかを確認しておきましょう。担当者がまず目にするのは封筒ですから、ここで悪印象を与えることがないようにしたいところです。

②切手

角2サイズの封筒でESを送る場合、定形外郵便のため切手は120円のものが必要です。ですが、切手を購入する際には郵便局の窓口で実際に重さを測ってもらうことをおすすめします。

切手の料金は重さによって変わります。万が一1円でも不足があった場合、最悪受け取り先の企業が不足分を支払うことになってしまいます。これではESを受けとった段階から悪印象となってしまうでしょう。このような事態を確実に避けるためには郵便局から発送するのがベストです。

また、自分で切手を貼りつける場合は、絶対に剥がれないようにしっかりとのり付けしましょう。

③A4サイズのクリアファイル

ESをそのまま封筒に入れてはいけません。急いでいる時などは特に忘れがちですが、ESが折れてしまわないように、必ずA4サイズのクリアファイルに入れてから封筒に入れるようにしましょう。

こうすることで、雨などでも濡れずにESを郵送することができます。また、ESの表面を封筒の表面と揃えて入れるようにしましょう。向きを揃えて入れることで、相手がわかりやすく書類を確認することができるようになります。

このような配慮は企業から特に求められるわけではありません。しかし多くの就活生が実践していることです。選考で企業の担当者は、限られた情報から応募者のことを判断しなくてはなりません。細かな配慮ができているかどうかというところも非常に重要です。

ESを郵送するときに気をつけるべき封筒の書き方

ESを郵送する時の封筒の書き方に、学生時代までの癖が残らないようにしましょう。あまり馴染みがない書き方かもしれませんが、何度も繰り返すことになる書き方なので、間違えないように早く習慣づけてしまいたいところです。

送られてきた封筒をパッと見た時、自社の名前が正しく書かれていなかったり、裏面が空白だったりすると、担当者はそれだけで不信感を抱いてしまいます。それだけではなく、呆れたり、不快な思いをする人も多くいるでしょう。

ESを読んでもらう前に悪い先入観を持たれてしまってはもったいないことは言うまでもありません。書き方ひとつで印象が大きく変わるということを覚えておいて損はないでしょう。

封筒の書き方①表

封筒の表面には、縦書きで宛先を書きます。雨に濡れてインクがにじんでしまわないよう、油性のサインペンで記入しましょう。住所は適当なところで見やすく区切って段落を作りましょう。また、「(株)」は略称なので「株式会社」と正しく記載してください。

宛名は、個人名がわからず企業、部署、係などに宛てて提出する場合は「御中」という敬称を使用してください。担当者名が具体的にわかっているなど個人宛ての場合は「様」という敬称を使用します。

そして、左側中段あたりに赤字で「エントリーシート在中」(「応募書類在中」、「履歴書在中」など適宜変更します)と書きましょう。この際、この文字の周囲は赤い長方形で囲うようにしてください。

封筒の書き方②裏

担当者には膨大な量のESが毎日届きますから、誰から届いたものかは必ず一目でわかるようにしておかなければいけません。

封筒の裏面には、縦書きで左端に向かって自分の郵便番号・住所・大学名・学部・学科・名前を書きます。この時、自分の名前は左の隅に書くようにしましょう。また、左上に漢数字で郵送日を書くようにしてください。

全ての書類を入れ終わったことを確かめたら、のりで封をします。液状のりを使用するとしわができやすいので、粘着の強いスティックタイプのりを使用するのがおすすめです。最後に「〆」マークを書きましょう。

ESには添え状を必ずつける

ESを郵送する上で、よりいっそう丁寧な印象を与えることができるのが添え状です。添え状はESと一緒にクリアファイルの中に入れて郵送します。この時添え状がESよりも前に来るように入れましょう。

添え状には、郵送日と宛名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスを書きます。その下に、拝啓ではじめ、「貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます」などの定型文の挨拶を入れましょう。その後、面接を受けさせてほしい旨などを記します。敬具で締めた後に、封筒の中に入っている書類を並べて書き、最後は右下に以上と書きましょう。

ESは速達で送ってもよいのか

ESを郵送する際に気をつけたいのは、封筒や書いてある文字などの見た目だけではありません。ESがどのように届けられるのかというところにも注目している企業があるのです。

ですから、見た目を完璧にしても最後でつまずいてしまう可能性があるということを覚えておきましょう。速達は便利で速く届きますし、企業側も早く受け取ることができて理想的なのではないかと考えてしまいがちですが、本当にそうなのでしょうか。

速達で送ったから書類選考で有利になったり不利になったりすることはまずありえませんが、ESは印象が大事です。少しでも周りと差をつけたいところですから、細かい部分にも落ち度がないようにしておきましょう。

速達を使うと悪印象を与えることもある

ESを郵送する時に速達を使うと、担当者に悪い印象を与えかねないというリスクがあります。わざわざ速達を使うことで、しなくてもいいことをする要領の悪い人なのかと思われたり、速達にすることでかかる費用を鑑みない、金銭感覚がずれている人なのかと思われたりしてしまう可能性があるのです。

とはいえ、速達が強く悪印象を与えるというわけではありません。やむを得ず速達を使わなくてはいけない場合は、速達を使っても構いません。大量のESが送られてくる大企業などではいちいち確認していない場合もあるので、まずはESの提出期限を守ることを第一に考えましょう。

余裕を持って普通郵便で郵送する

一番理想的なのは、速達を使わずに普通郵便で郵送することです。期限ぎりぎりになってどうしても速達でないと間に合わないという場合でない限りは、普通郵便を使うようにしましょう。

もちろん、そのような状況に陥らないように前もって周到に準備をしておくことが最も良いでしょう。受け取る側である担当者としても、期限内に普通郵便で送られてきたESの方が好印象を持って目を通すことになります。

ESや履歴書は思わぬミスで書き直しが必要になったりと、想定以上に時間がかかってしまうことがあります。企業がESの提出期限を発表したら、早く取り組んで完成させ、余裕を持って普通郵便を利用しましょう。

ESを正しく郵送して好印象を残そう!

ESの郵送に関するマナーについてご紹介してきましたが、ひとつひとつは気をつけていれば難しいものではなかったのではないでしょうか。受け取る担当者のことを考えて、どのように送れば相手が良い印象を持ってくれるかを想像しながら手順を確認してみてください。

また、ESを郵送する時の封筒の使い方や添え状の書き方などは、実際に社会に出てからも役立つマナーなので、覚えておいて損はありません。どうしてもESの内容の出来栄えにばかり気を取られがちですが、それを送る手段も採用の可否に関わっているのだということを忘れないようにしたいところです。正しい手順に沿って郵送し、好印象を残しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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