【レセプショニストとは】働く場所から必要な能力も紹介

レセプショニストとは？

レセプショニストは英語であり意味は「受付をする人」のことです。日常生活のあらゆる所で受付はたくさん見つけられます。一般企業はもちろん、ホテルや美容室など本当にさまざまです。

レセプショニストの業務内容は単純にお客様を案内するだけではありません。他にもさまざまな業務をしています。また、何処に就業するかでもその業務内容は変わってくるのです。レセプショニストを目指している就活生に業務内容や必要な能力を解説していきます。

レセプショニストの具体的な仕事内容

レセプショニストは具体的にどんな仕事を行うのでしょうか？一般的に多くの人がイメージするのは、会社やお店で受付をしている姿でしょう。レセプショニストはある意味、属する会社やお店の顔と言っても言い過ぎではない存在なのです。

レセプショニストの対応や印象次第で企業やお店のイメージも大きく変わります。そんなレセプショニストですが、それぞれ属する企業や店舗で細かい部分が変わるのです。レセプショニストが活躍している仕事別にその具体的な業務内容を解説いたします。

ホテルやレストラン

ホテルやレストランでもレセプショニストが活躍しています。まずホテルですが、チェックインやチェックアウトの受付業務だけではなく会計や予約管理も行い、お客様からの問い合わせについても対応します。

宿泊客からの要望についてもレセプショニストが対応しなければなりません。内線電話などで要望を聞き、それぞれ対応できる部署に連絡を行います。また、モーニングコールや周辺にある施設に関した情報提供を行うのも業務の一環でしょう。

レストランの場合だと配席や席までの案内、顧客管理も行います。また、貴重品だけではなくお客様の手荷物や着ていたコートなどの管理、さらにタクシーの手配も行って退店するお客様のお見送りをするのも業務の一貫です。

一般企業

一般企業でのレセプショニスト業務ではまず来訪者がどんな目的で来社したのか確認します。そして、面会予定があるかどうかをチェックし、社内の担当部署に連絡を行ったり会議室などに案内します。

他にも企業の代表に対する電話対応についても行います。さらに社員のスケジュールに関するチェックや、どれだけの人が訪問したのかについての集計、パソコンを使用した事務処理業務や簡単な資料の作成を行う場合もあります。

また、メールや郵便物の管理、受付付近の清掃や入館書の管理なども重要な業務でしょう。企業で変わりますが複数人の受付が時間や日にちでそれぞれのポジションをローテンションで回す場合もあります。

美容室

美容室では会計や席への案内、予約管理やスタッフのスケジュール管理などを行います。お店などで直接行うサービス以外にもアフターフォローをしっかりと行わなければなりません。そのためアフターフォローに関するはがきを郵送する業務もあります。

また、クーポンを使用されるお客様も多いので、適用条件に関し理解しておく必要もあるでしょう。他にも、美容室の中にはシャンプーやトリートメント、スタイリング剤などを取り扱っている所も少なくありません。そのため商品の説明や販売も業務です。

お客様すべてに対し同じ接客ではなく、年齢や性格などに合わせて例えば口調に変化をつけるなど対応の臨機応変さを求められる場合もあります。

病院

病院や診療所などの医療機関においてのレセプショニストの仕事は実に多岐にわたっています。病院にくる患者の診察券や保険証の確認する作業、そして患者の症状を聞きその症状に適した診療をおこなう科へ案内する業務、などが主な業務です。さらに、患者の問診票を管理する業務、電話の問い合わせや予約の対応、会計などもします。

医療機関においてのレセプショニストは、一番最初に患者と接する部門です。また体調の悪い人や怪我をしたり痛みを抱えて病院にくる人がほとんどですので、臨機応変に対応する能力も必要となります。また、患者の年齢層は赤ちゃんからお年寄りまでと幅広い年齢です。どの世代の人にも対応できるような、相手の状況で判断できる気遣いや思いやりなども重要と言えます。

劇場

劇場やホールにおいてのレセプショニストの業務を見ていきましょう。主な業務は、チケットの確認、チケットもぎり、会場の受付、パンフレットの配布、顧客の座席への案内、手荷物預かり(クローク) などがあります。また、開演後に遅れて入ってきたお客さまを案内する業務もあります。これは適切なタイミングで、他のお客様の邪魔にならないように席に誘導しなくてはいけません。

そして終演後は、アンケート用紙を回収したり、座席は館内に忘れ物がないかどうかを確認したりなど、その場に応じてのさまざまな実務があります。劇場のレセプショニストは、接客の部分が大半になります。お客様に対しての接客マナーや身だしなみも大切な要素です。劇場では制服があることも多いので、常に清潔感のある服装を心がけましょう。いくらテキパキと業務をこなしていても、お客さまに不快感を持たれるようではレセプショニストとしては不適切なのです。

レセプショニストになる方法

レセプショニストの仕事は幅広い業界にあります。一言でレセプショニストと言っても、業界が違うと全く違う環境の下で働くことになります。しかし共通しているのは、各企業や店舗の顔となり、顧客や患者さんなどと専門職の人々と繋ぐ大切な役割をもっている点です。

ここではレセプショニストになりたい、という人が将来レセプショニストになるための方法や手順についてご紹介します。レセプショニストになるためには、あらかじめさまざまな就職のための入口を知っておくことも必要です。まずはしっかりとここで理解しておきましょう。

職種を見て企業に応募する

レセプショニストという職種に絞って就活をする場合、募集をしている職種を探して、その企業に直接応募する方法があります。この方法は他の職業と全く同じで、自分の希望するレセプショニスト・受付・フロントなどの職種からさまざまな媒体で、人員を募集しているか探します。

求人募集を探す媒体は、新聞の求人広告、ハローワークの求人欄、インターネットでの求人、合同の会社セミナーに参加する、などです。また、求人数としてはあまり多くないかもしれませんが、希望している企業や病院などに直接求人がないか確認してみる方法もあります。

企業の場合、レセプショニストを常に募集している訳ではありません。欠員が出たときに募集したり、また会社規模が大きくなってきたので人員を増やす必要がある場合などに募集が考えられます。新卒で企業に入りレセプションの仕事をしたい、という就活生もいるかもしれませんが、入社後の配属ではレセプション以外の部署に配属される可能性も考えておく必要があります。まずは、入社後にどのような配属システムになっているかをリサーチをしておきましょう。

専門職登録の派遣に登録する

レセプショニストとして仕事をしたいと考えているならば、専門職登録ができる派遣会社に登録する方法もあります。派遣業は近年は専門的な仕事で登録し派遣される人がとても多くなっています。レセプショニストとして経験を積みたいという場合は、このように派遣会社を利用する手段も頭に入れておくとよいでしょう。

しかし派遣会社によっては、実務経験が数年以上なければ登録や派遣紹介ができない、という会社も存在します。登録を行う前に、その辺の状況を担当者に聞くなどしてから、登録をするようにしましょう。また派遣会社によっては、社会経験がない新卒者を積極席に登録して、経験のない人材でも受け入れ可能な企業に派遣を行っている会社もあります。さらに、実務上の未経験を補うために、派遣会社で一定期間専門の研修を行うなどのフォロー体制が整っている会社も近年でてきました。自分に合う専門職派遣を行っている派遣会社を見つけましょう。

レセプショニストの現状

レセプショニストの現状ですが、まず就業している男女差に明確な特徴があります。一般的に女性の方が採用されている職種と言えるでしょう。また、外国人に対応することが増えたのも昨今の状況と言えます。

観光地としての日本は評価が高まり、日本へ観光に来る外国人が増加していることが理由として考えられます。そのためレセプショニストも語学力を求められるようになりました。このレセプショニストの現況について、もっと深く解説していきます。

外国語が話せるレセプショニストが有利に

レセプショニストはどんな所で働くにしても語学力を求められます。特にホテルやレストランなどは、外国人のお客様も多く訪れる場所です。また、レセプショニストは接客のプロフェッショナルという側面もあります。

プロだからこそどんな国のお客様でも不快にならない、困らない対応を行わなければなりません。その基本中の基本は「話が通じる」点です。言葉が分からなければクレームや要望について対応できません。

これは一般企業でも同じです。言葉が分からなければ来社した人物が何を求めているのか、誰と会いたいのか理解できません。それがもし大切な取引先でしたら会社の顔がつぶれる可能性さえあるのです。だからこそレセプショニストは、高い語学力が重視されます。

レセプショニストになるために必要な能力3つ

レセプショニストになるためには特に必要な資格はありません。しかし語学力を筆頭に持っていなければ業務をスムーズに行えない場面が多々出て来ます。レセプショニストになりたい就活生は、どんな能力が必要なのか知りたいものでしょう。

レセプショニストなら持っておきたい、3つの能力についてご紹介します。レセプショニストになってから磨けば良いと思ってはいけません。お客様の中には新人かどうかなど関係ないからです。そんな3つの能力をご紹介します。

①英語などの語学力

ホテルの場合、外国人客が増えたことで語学力が求められています。外国人のお客様にとっては再び日本へ来た時、また「あの時、日本で親切にしてくれたホテルがあったから、またあそこに宿泊したい」とリピーターになるかどうかのポイントにもなるからです。

言葉が通じないと、どんなに良いサービスがあってもリピーターになってくれない可能性もあります。また、外国からのお客様の場合インターネットを利用して予約を求めて来る場合も多く、その場合「英語が分からない」となって対応しなければ仕事になりません。

また一般企業でも重要な取引先になる場合も多いです。特に外資系の企業でレセプショニストをするなら語学力は必須となるでしょう。

②コミュニケーション能力

レセプショニストは一般企業やお店、ホテルでも来訪した人が一番初めに対応をしてもらえる人です。だからこそ相手が不快にならないよう、コミュニケーション能力が重要です。

相手は何かを求めて来訪しています。何を言いたいのかきちんと理解し、それに対して適切な答えを提示しなければなりません。しかしコミュニケーション能力がなければ、それがトラブルの元になってしまうのです。

例えば、「このクーポン使えるよね」「あぁこれは◯◯月までしか使えません。申し訳ございません」「いやクーポンはクーポンだから使えるでしょ？」など、無理難題を言われた時コミュニケーション能力が高ければそれ以上、問題を大きくすることを抑えられるのです。

③視野の広さ

レセプショニストは視野の広さも必要になります。多くの人を案内しなければならない状況の場合、視野が狭いと混乱る可能性があるでしょう。

これはコミュニケーション能力にも当てはまるのですが、視野が狭いために冷静な対応ができず、後から来た人を先に案内してしまうことで来訪した人のクレームを受ける場合もあります。

また、高齢の人、あるいは妊婦などその方の状況と気持ちを理解しなければ適切な対応もできません。視野が広いと臨機応変な対応ができます。例えば無茶な要望をされても代替案をスムーズに提示することができるのです。

レセプショニストは世界中のあらゆる言語、価値観を持った人々にも対応をしなければなりません。そのためにも視野の広さを持つことは必須と言えるでしょう。

現状や必要なスキルを知ってレセプショニストになろう

レセプショニストが活躍する場面は多いです。一般企業以外にもホテルや美容室など、幅広く求められている職種と言えるでしょう。同時に求められる能力は非常にハードルが高いとも言えます。

さまざまな人種、言語、価値観に合わせた対応をしなければなりません。そのためには高い語学力が必要です。時には無茶難題をぶつけられることもあるでしょう。それに対し、高いコミュニケーション能力と視野の広さによりトラブルを事前に回避させられるだけの力も必要なのです。

また、単純に受付業務だけではなく、資料作成や多種多様な管理業務も行わなければなりません。このように求められることは多いのですが、接客をした人に感謝される仕事でもあるのでやりがいも大きい職種と言えるでしょう。

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