【面接を断る際の連絡方法】電話・メールでの伝え方を例文付きで紹介

面接を断る際は企業に連絡を入れる

面接を辞退すると決めたら、企業に連絡を入れましょう。

せっかく決まった面接を断るのは、非常に勇気がいります。しかし、だからといって無断欠席してはいけません。相手企業が時間と人員を割いて設けてくれた席ですので、無断での欠席はそれら全てを無駄にしてしまいます。これは集団面接であろうと個別面接であろうと関係ありません。

就活という場では、無断欠席した自分だけでなく、所属する大学、あるいはその後輩の評価にまで影響してくる可能性があります。面接の辞退を決断したなら、相手企業に必ず連絡を入れましょう。

面接の辞退を決めたら早めに連絡する

面接辞退の意思が固いのであれば、できる限り速やかに採用担当者に連絡する必要があります。なぜなら採用担当者は面接辞退が出ると様々な日程の再調整をする必要性が出てくるためです。

採用担当者は複数の選考を並行して進められるよう、選考状況にあわせて予定の調整をおこないます。他の応募者の選考の日数や面接官の予定、面接会場の手配などの様々な調整を、短期間でおこなっています。面接辞退がひとつ出るだけで、これらの調整を改めてやり直さなくてはいけません。

こういった企業側の理由があるため、できれば面接の辞退については早めに連絡をした方が、企業にとってもありがたいものなのです。面接の辞退の連絡をするのはどうしても気後れしがちですが、後に伸ばすと余計に言い出しにくくなってしまいますので、できるだけ早く連絡するように心がけましょう。

面接日までに日数がある場合はメール連絡でOK

面接を断る方法は、メールや電話が一般的です。誠意ある対応を心がける気持ちは大切ですが、手紙を書いたり直接本社まで出向いたりしてまで伝える必要はありません。

面接日までに日数がある場合は、メールによる連絡でOKです。具体的には面接日が当日、もしくは前日でなければメールによる連絡で問題ありません。

メールだけでは不安だという人は、メールを送った後にその旨を電話で一報入れると、より丁寧かつ確実になります。ただし、面接までの「日数」とは「営業日の日数」です。その企業が稼働していない特定の日や曜日がないか、事前にきちんと調べておきましょう。

「メールのマナーや注意点」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「メールのマナーや注意点」について詳しくなることで、より優位に就活を進めることができるでしょう。

• 【メールのマナーとは】就活で好印象を与える書き方と送り方を解説

当日や前日にキャンセルする場合は電話で連絡する

場合によっては、やむを得ず当日や前日に面接をキャンセルすることもあるかも知れません。その場合は電話で連絡をしましょう。先述の通り、企業側は他の応募者の選考の日数や面接官の予定、面接会場の手配などの様々な調整を行っております。そのため当日や前日の面接の欠席をすることで、これらを急遽再調整をしなければならなくなるため、大変な迷惑をかけることになります。

また、面接当日の面接官や採用担当者は、会場の準備などでバタバタとしているため、メールを確認する余裕がない可能性が高いです。しかし、電話であれば大抵の社会人は後回しにせずに対応するため、メールよりも連絡がつきやすく、リアルタイムでコンタクトが取ることができます。このようにメールよりも電話の方が確実に伝わるため、当日や前日にキャンセルする場合は電話にて行いましょう。

面接当日や前日のキャンセル、いわゆるドタキャンは社会人としては避けるべき行為ですが、やむを得ない事情であるなら、きちんと企業側に電話にて連絡をするようにしましょう。

「電話のマナーや注意点」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「電話のマナーや注意点」について詳しくなることで、より優位に就活を進めることができるでしょう。

• 【就活の電話のかけ方とは】知っておくべきマナーと注意点

面接を断る参考にしたい例文【電話・メール】

いざ面接を断る連絡を入れようと思っても、具体的にどのように伝えればよいのかわからずに困っている人もいるでしょう。約束をしてあった面接をキャンセルするわけですから、連絡しづらいのも当然です。また、うまく説明できないとトラブルになってしまうのではないかと心配にもなりますし、その会社に悪い印象を与えてしまうのではないかと不安にもなります。

そこで、面接をするときに参考となる例文を電話とメールに分けてそれぞれを紹介します。

例文①電話で断る場合

就活生：お忙しいところ失礼いたします。私、○○大学の△△と申します。採用面接の件でご連絡をいたしました。お手数ですが、採用担当の□□様をお願いできますでしょうか？

面接担当者：はい、□□です。

就活生：実は一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

面接担当者：わかりました。ご連絡、ありがとうございました。

就活生：お忙しい中、貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。このようなご報告になってしまい、大変申し訳ありません。それでは失礼いたします。

電話をかける際のポイントは、自分の名前は電話に出た相手と採用担当者の両方に伝えることです。次に、面接の日時と辞退する旨をはっきりと伝えます。ついつい言い訳のように理由を説明してしまいがちですが、短い言葉ではっきりと伝えるようにしましょう。

また、最後にお礼とお詫びを丁寧に添えましょう。なお、会話が終わったら相手が切ったのを確認してから静かに切ります。こちらから先に切るのは失礼になるので注意をしましょう。以下、必ず伝える項目なので確認しておきましょう。

企業によって面接への参加の有無を、電話にて先に聞いてくる場合があります。そんな時に「電話の受け方」を理解していなければ、失礼な対応になってしまします。そのため、「電話の受け方」について詳しく説明している記事もあるので、今後より優位に就活を進めることができるように合わせて確認してください。

• 【電話の受け方のマナー】就活で使える例文やNGな言動を紹介

要件が伝わるように電話する環境に注意する

面接を断るとなると、せっかく日程調整をしてくれた企業側にも迷惑がかかるため、できるだけ迅速に連絡しなければと思う人もいるでしょう。その気持ちは大切ですし、決して間違ってはいませんが、急ぐ以上に重要なこともあります。

それは電話をする環境です。面接の断りに限らず、就活関連の連絡は就活生にとっても企業にとっても重要な要件です。そのため、要件が伝わりにくくなる環境では電話をしないように注意しましょう。例えば、街中や店舗の中、車が走る道路沿いなど、雑音の多い場所は避けるべきです。

周囲の雑音でお互いの声が聞き取りにくくなってしまう可能性が高く、コミュニケーションがうまくとれなくなってしまいます。また、携帯電話を使用するのであれば、電波の入りにくいトンネルや地下なども注意が必要です。電話で面接の断りを入れる場合には、できれば自宅など、電波の安定した静かな場所で行いましょう。

例文②メールで断る場合

件名については、見落とされてしまわないように面接辞退のメールであることがはっきりわかる内容にします。自分の氏名もフルネームで添えでください。本文も遠回しの表現ではなく、面接を辞退する旨をはっきりと伝えます。

最後に自分の氏名と連絡先を添えます。署名は忘れずに入れるようにしましょう。本文でも名乗っていますが、文末に自分の氏名やメールアドレスを記載するのはビジネスメールの基本です。

お断りのメールを送った後に、返信をいただける企業もあります。そんな時に「メールの返信」について理解していなければ、失礼な対応になってしまします。そのため、「メールの返信」について詳しく説明している記事もあるので、今後より優位に就活を進めることができるように合わせて確認してください。

• 選考通過メールへの返信方法｜就活生が抑えるべき注意点を解説

断る連絡を入れる際の注意点

面接を断る際、前日や当日といったギリギリの連絡でなければメールでOKだとお伝えしました。ただし、メールで要件は伝わりますが、謝意や誠意など、「気持ち」が伝わりにくいこともあります。

また、電話とは違って一方的な連絡になってしまうため、理由などをどこまで伝えるべきか迷うこともあるでしょう。最後のメールで相手の心証を損なうことのないように、気を付けなければなりません。そこで、メールで面接を断る際に特に気を付けるべき注意点を紹介します。

辞退の連絡は対応できる時間内におこなう

面接辞退の連絡をする場合は、電話・メールどちらの場合でも企業の営業時間内におこなうようにしましょう。その中でも採用担当者が勤務しており、電話やメールに対応できる時間帯に連絡するのがマナーになります。

メールの場合

メールであれば、9:00前後か、17:00から18:00の間にメールを送ると良いでしょう。朝の始業のタイミングや終業前にメールチェックを行う場合が多いからです。その他の時間でも読んでもらえる可能性はありますが、できる限り読んでもらえる時間帯にメールを送るようにしましょう。

「メールを読んでもらえる時間」以外にも、「メールのマナー」や「気を付けるポイント」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「企業へのメール」について詳しくなることで、より優位に就活を進めることができるでしょう。

• 【企業にメールを送る時間帯】好印象を得られる返信マナーもご紹介

電話の場合

メールであれば余裕ができた時に対応されますが、電話の場合はそうはいきません。営業時間内であっても、始業後すぐに電話をしたり、昼休憩や終業直前の時間に電話をかけるのは、対応しにくい時間帯ですので避けましょう。

具体的には10:00から12:00か、13:00から16:00の間にメールを送ると良いでしょう。この時間帯に電話しても、業務によっては連絡がつかないということもあります。採用担当者が不在の場合は、いつ頃なら戻っているかを確認するのを忘れないようにしましょう。 

「電話に出てもらえる時間」以外にも、「電話時のマナー」や「気を付けるポイント」について詳しく説明している記事もあるので、合わせて確認してください。「企業への電話」について詳しくなることで、より優位に就活を進めることができるでしょう。

• 【就活の電話をする時間帯】避けるべきタイミングとマナー

断る際も面接時間を割いてもらったお礼を述べる

面接官が採用活動にかける時間は、なにも面接の時間だけではありません。面接の日程を組んだり、就活生に連絡をしたり、履歴書やエントリーシートに目を通したりと、面接１件に対する準備だけをみてもかなりの時間と労力です。また、面接のための時間が空いてしまうと、予定を組み直す羽目になってしまうため、手間が増えてしまうこともあります。

そういった手間に関しての謝意も込めて、「お忙しい中、面接にお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。」といったお礼の文章をメールに盛り込むようにしましょう。「断りのメールなのにありがとうは使いづらい」という人は、「お時間を割いていただいたにも関わらず、申し訳ありません。」といった文章にするとよいでしょう。

断る理由は明確に答える必要はない

面接を断る理由は人それぞれです。他社から内定を貰った、他の業界に興味が移った、面接の日が他の予定と被ったなど、いろいろとあるでしょう。そんな中で、面接を断るのなら理由を正直にいわないといけないのだろうか、と思う人も多いかも知れません。

しかし、多くの面接官は、断りの連絡には慣れています。よほど企業側からの期待値が高かったなら「なぜ、どうして」と聞き返されることもあるかも知れませんが、ほとんどの場合は「一身上の都合により」で十分です。

むしろ言い訳や理由などはいわない方がよい場合もあります。業界や企業の縁は、誰がどこで繋がっているかわからないものです。決して「面接が面倒になったから」「興味が薄れたから」などの理由であっても、礼を欠いたストレートな言い方はしないように注意しましょう。

一度断ると再度面接を受けることはできない

当たり前のことですが、一度面接を辞退してしまうと、同じ企業へは再度面接を受けることができません。その点を踏まえた上で、面接を本当に辞退すべきか改めて検討してみましょう。

特に就職において、自身の目指す方向性と企業の方向性が正しくマッチングされているかどうか、将来のキャリアアップはどうかという点はしっかりと考慮すべき部分です。福利厚生についても、検討の余地がある部分になるでしょう。

これらの検討すべき部分を冷静に考え直した上で「やっぱりこの企業は違う」と確信しているのであれば、速やかに面接を辞退するようにしましょう。その後の就活にも影響がある点を考えても、「面接を辞退には相応の覚悟が必要」ということを忘れないようにしましょう。

面接を断る場合は誠心誠意を込めよう

面接を断る際の連絡の仕方にもマナーがあります。面接辞退の連絡は基本的には電話でもメールでも構いません。

特に前日や当日など急いで連絡をする必要があるときには電話での連絡が鉄則です。なお、断りづらいからといって無断で面接をキャンセルすることは絶対にしてはいけません。

電話での連絡の場合は辞退の理由を聞かれることがよくありますが、「一身上の都合により辞退をさせていただきます。」と伝えれば問題はありません。その後さらに聞いてくる場合は、正直に答えることであなたの誠意が伝わります。答えられる範囲で誠意を持って対応しましょう。

記事についてのお問い合わせ