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インターンシップ時に使える企業へのメール返信マナー【ケース別例文付き】

インターンシップ時にもらうメールは必ず返信する

厳しいインターンシップを勝ち抜いたということは、自分自身の自信になるだけでなく、志望している就職先であれば、就活する際の評価の対象となるケースもあります。インターンシップ時にもらう参加可能メールは、必ず返信するようにしましょう。

ここでは、メール返信のマナーを紹介します。インターンシップメールの返信マナーを事前に知っておくことで、評価の対象となることもありますので、心掛けるようにしてください。

 

基本的なマナーができていると印象がよくなる

インターンに行く場合、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。マナーは挨拶や態度だけでなく、到着時間や荷物の取り扱いなど細かいところでも求められます。他の就活生がマナーを守る中、振る舞い方を知らないでいると慌てることになります。

そこでおすすめなのが「就活マナーマニュアル」です。こちらでは、就活で必須のマナーを詳しく紹介しています。無料でダウンロードできるため、マナーに自信がない就活生は手に入れておきましょう。

インターンシップの担当者に送るメールマナー6つ

メールを返信する際、メールの作り方にも多くのマナーがあります。マナーと言っても、読みやすさや目上の相手に対する敬意、自分のために労力を割いてくれた相手に対する感謝など生活する中ではごくごく当たり前のことばかりで、そこまで難しい内容ではありません。

みなさんもせっかく労力を割いて返信をするわけですから、できる限り人事担当者に好印象を与えられるメール作りをしていきましょう。

①返信は24時間以内

企業から来たメールは後回しにせず、なるべくすぐに返すようにしてください。アルバイトをしていたり、友人と遊んでいて後回しにしてしまっては、返信をすることを忘れてしまう可能性もあるので気を付けましょう。

基本的にメールの返信は早ければ早いほど、好印象を与えるケースがあるため、気づいたときに返すのが良いとされています。きちんと定まった期限があるわけではありませんが、返信は24時間以内が鉄則となっていることを覚えておくと良いでしょう。

あまりにも遅い返信であったり、返信がないと企業側は、インターンシップに対しての熱意を感じないと思われてしまったり、重要性を感じられないということになりかねないので気を付けてください。

②一目見て内容がわかる件名にする

わかりやすい件名を使うだけでも、人事担当者はメールを見やすくなります。インターンシップの人事担当者は、就活の時期は非常に忙しいことが多く、メール対応でも膨大な数を扱っているかもしれません。

そんなときに長くごちゃごちゃした件名のメールが届くと、内容を確認するために1回1回開いてしっかりと目を通さなくてはならなくなり、非常にストレスです。PCやスマートフォンなどで溜まってしまったメールを確認するときなどを想像すれば、何となくわかるのではないでしょうか。

パッと見て、すぐにインターンシップの返信メールだとわかれば、その場その場で時間を掛けずに対応できます。詳細は本文に任せればよいので、できれば一言程度の文言にまとめて送信できればベストです。

③相手の所属部署は正式名称で記載する

次に本文です。メールでは基本的なマナーとして、本文の頭に必ず相手の所属部署や名前などを記載します。この際は、必ず正式名称で記載してください。部署などによっては正式名称が長く、説明会などでは便宜上、略式を用いている会社もあるかもしれません。

しかし、就活生が略式を正式なメール文章などで使うことは失礼にあたります。略式とは、いちいち正式名称を言うと大変だからという理由で使われることが多いです。つまり大げさに言ってしまえば、略式を使うことは相手の正式名称を呼ぶのは面倒だと言っているようなものになってしまいます。

多少面倒であっても、必ずホームページで調べるなどして正式名称で記載をしていきましょう。

④自分の学校名・名前も間違いのないようにする

メールの返信をする際は、必ず自分自身を名乗らなければなりません。相手は多数の学生を相手にメールを送信しているわけですので、返信が来た時に、どこの学校のどこの学部の誰かということを正確にわかるようにしなければなりません。

自分の名前は間違うことはないかもしれませんが、パソコンで作成する際、変換間違いなどが起こる可能性もあり得ます。自分の名前一つも正確に記すことができないのかと思われてしまっては、マイナス評価になってしまうので気を付けて下さい。

⑤内容は明確にする

メールを作成する際、重要なのは、メールの内容を明確にすることです。回りくどい文章になっては、何が伝えたいのか分からなくなります。

また、採用担当者は就活生から同じようなメールを複数もらいます。文章が読みにくいと飛ばし読みされ、せっかくの返信も採用担当者に伝わらなくなる可能性があります。

⑥正しい敬語を使用する

学生時代の先輩や、アルバイト先の先輩と話す時に敬語を使っている人もいるかもしれませんが、その敬語は正しい敬語なのかどうかを今一度確認しておくようにしましょう。実際に自分が普段使用している敬語は正しい敬語だと思うかもしれませんが、実は砕けた敬語の可能性もあり、砕けた敬語をインターンシップのメールで使用することは失礼にあたります。

メールを送る前に確認するだけでなく、今後のためにも、今一度自分が使用している敬語は正しい敬語なのかどうかを確認しておきましょう。

インターンシップのケース別返信メールの例文

例文①参加可能メールの返信

インターンシップに参加することが可能な時のメールの返信例文を見ていきましょう。まず件名にはシンプルに伝わりやすい内容が鉄則です。「インターンシップ参加の件 〇〇大学・氏名」というように記載しましょう。本文ですが、長々と思いを込めたい気持ちもわかりますがこちらもシンプルかつ相手の気持ちを考えて、単刀直入に書くようにしてください。

株式会社〇〇 インターンシップご担当 〇〇〇〇様

大変お世話になっております。

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇〇〇〇と申します。

この度はインターンシップに関するご連絡をいただきありがとうございました。

〇月〇日〇曜日は、どうぞよろしくお願い申し上げます。

このように相手に参加をすることが可能であるとわかるように、メールの返信をすることを心掛けてください。

このように相手に参加をすることが可能であるとわかるように、メールの返信をすることを心掛けてください。

例文②日程調整のメール返信

インターンシップに参加したいと思っているけれど、インターンシップの日程にどうしても外せない用があり、日程調整の連絡をしたい時のメールの返信例文を見ていきましょう。件名はすぐに内容がわかるようにしてください。「インターンシップ日程調整お願いの件 〇〇大学・氏名」というように記載しましょう。本文はお詫びを伝えたうえで、相手にお伺い・日程を提示をするようにしてください。

株式会社〇〇 インターンシップご担当 〇〇様

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇〇〇〇と申します。

この度はインターンシップに関するご連絡をいただきありがとうございました。

インターンシップの日程についてですが、当日試験と日程が重なってしまっているため、お伺いすることができません。大変申し訳ございません。

インターンシップの日程のご変更は可能でしょうか。

下記日程であれば、お伺いすることが出来ますので、ご検討の程よろしくお願いします。

~3日程から5日程ほど記載する~

上記日程のご都合が悪いようでしたら、改めて日程をご相談させていただきたく思います。

大変ご迷惑、お手数をお掛け致しますが、何卒、よろしくお願いします。

例文③遅刻した場合のメール

インターンシップに遅刻してしまった時の謝罪メールの例文を見ていきましょう。件名はすぐに内容がわかるようにしてください。「インターンシップ遅刻の件 〇〇大学・氏名」というように記載しましょう。本文はお詫びを伝えたうえで、気持ちを伝えるようにしてください。

株式会社〇〇 インターンシップご担当 〇〇様

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇〇〇〇と申します。

本日、電車の遅延により参加が遅れます。

〇〇時の到着見込みとなっております。大変申し訳ございません。

取り急ぎご連絡までです。

例文④参加した後のお礼メール

インターンシップに参加した後のお礼メールの例文を見ていきましょう。件名はすぐに内容がわかるようにしてください。「インターンシップ参加お礼の件 〇〇大学・氏名」というように記載しましょう。本文はお礼と今後の心構えなど、気持ちを伝えるようにしてください。

株式会社〇〇 インターンシップご担当 〇〇様

お大変お世話になっております。

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇〇〇〇と申します。

この度はインターンシップという貴重な体験をさせていただき、誠にありがとうございました。

(インターンシップの感想)

このインターンシップと通して学ばせていただいたことを糧とし、経験を活かすことができるよう精一杯就職活動に取り組んでいきたいという所存です。

本当にありがとうございました。

末筆ながら、貴社のなお一層のご繁栄と、皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

このように、最後には会社の繁栄を願う文章を書いておくと、なお文章がまとまるということを覚えておいてください。

インターンシップ関係のメールには好印象な返信を

インターンシップから就活は始まっているといっても過言ではありません。インターンシップで好印象を残すことができれば、面接の際も他の就活生と比較してプラスの印象からスタートできるのです。

インターンシップのスタート地点となるのがメールでのやり取りです。必ず好印象を残してから当日に入れるように、本記事でメール返信の際の基本的なマナーをしっかり理解してください。

もちろん、例文以外にも多くのインターンシップ関連のメールはあります。常に意識することは「相手の立場に立ったとき、もらって嬉しいメール」です。まずは、インターンシップのメールで就職活動のスタートダッシュをしていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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