内定について

【内定承諾のメール・電話】気を付けたいマナーと辞退する際の注意点

採用通知がきたら内定承諾をする必要がある!

就職活動を根気よく進め、めでたく採用通知がもらえると、その瞬間の喜びは計り知れないものです。しかし、採用通知を受けたらそれで終わりではありません。

内定承諾の連絡を行わなければならないのです。内定承諾の旨を連絡する際には、気を付けるべきマナーがあります。しっかりとマナーを押さえて内定承諾の連絡を行うことは必須です。

また「内定はうれしいけれど、志望していた企業じゃないから…」と辞退を希望する就活生もいることでしょう。辞退の連絡を行う際にも、守るべき注意点があります。そこでこの記事では、採用通知に対するリアクションとして守るべきマナー、注意点を解説していきます。しっかりと押さえ、採用担当者に好感を与えられるようにしておきましょう。

メールで内定承諾をする際には早めに返信する

企業から内定通知がメールで送られてきた場合には、内定承諾もメールで返信することになります。内定承諾をメールでおこなう際には、なるべく早めに返信するようにしましょう。

企業からの内定連絡メールをそのままにしておくと、企業側ではメールが届いているかが分かりませんし、入社の意志がないのかと思われてしまいます。

メールは相手が開封して読んでいるのかが確認できないというデメリットがあります。企業から内定連絡のメールが届いたら、できるだけ当日中に返信するようにしてください。うっかり忘れてしまうことがないように、メールを確認したらフラグなどの印を付けておき、時間ができたらすぐに返信しましょう。ただ、急いでいるとミスが起こる可能性もあるため、手が空いてから落ち着いてメールを作成してください。

お礼と内定承諾の意思を明確に書く

メールの本文では内定連絡を頂いた感謝の気持ちを書き、入社の意志を明確に伝えるようにします。「この度は内定のご連絡を頂き、ありがとうございました。喜んでお受けしたいと思います。」などと書くとよいでしょう。

内定を出してもらったことに対してのお礼だけでは、実際に入社して働く意思があるのかが分かりません。内定を承諾するとしっかりと書くことを忘れないでください。ただ、メールの本文がだらだらと長くなってしまうと、要点が分かりづらいため、シンプルかつ簡潔な文章になるように心掛けましょう。

お礼と内定承諾の意思に加えて、「一日も早く貢献できるように頑張りたいと思います。どうぞご指導のほどよろしくお願い申し上げます」のように入社への前向きな姿勢を表してもよいでしょう。

内定承諾の返信メール例文

件名:Re:内定のご連絡

(企業名)
人事部 〇〇様

大変お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の(氏名)と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
内定をお受けいたしますことをご返信申し上げます。
内定を頂くことができ、大変うれしく思っております。
一日も早く貴社へ貢献できるよう努力して参ります。
どうぞご指導のほど、宜しくお願い致します。

—————————————————
氏名
〇〇大学〇〇学部
携帯番号
メールアドレス
—————————————————

件名は内定の連絡が来たものを変えずに返信しましょう。メールが送られてきた時に件名を見るだけですぐに内容が分かるので便利です。

メールの本文は長くならないように簡潔にまとめます。送り先の部署名、担当者の名前に間違いがあると失礼になりますので、送信する前にもう一度確認しましょう。

電話で内定承諾をする際に伝えるべきこと

電話で内定承諾の連絡を行う際、伝えるべきことがいくつかあります。何も考えずに勢いに任せて電話をかけてしまうと、いざ話そうとしたときに上手く話すことが出来ず、採用担当者にも迷惑をかけてしまうでしょう。

採用担当者は日々忙しく仕事に打ち込んでおり、そのため完結に、伝えるべきことを伝える必要があるのです。以下、伝えるべき項目を一つ一つ説明していきます。これらを参考に、電話で話す内容を事前に整理しておくようにしましょう。

大学名や名前・内定に対する感謝の気持ち

電話で内定承諾の旨を伝える際に伝えるべき項目として、「大学名や名前・内定に対する感謝の気持ち」が挙げられます。緊張すると、つい基本が疎かになってしまうことがあります。場合によっては電話の際、緊張のあまり最初に名乗ることを失念してしまうこともあり得るのです。また緊張で何の要件で電話したのかを伝えずいきなり本題に入ってしまう人もいます。

まず初めに大学名、名前を述べ、何の要件で電話したのかを採用担当者に伝えるようにしましょう。その上で、内定を承諾する旨と内定に対する感謝の気持ちを述べるようにしましょう。

内定をもらえたということは企業があなたの人柄や可能性、スキルを評価してくれたという何よりの証拠です。そのことへの感謝の言葉を率直に伝えることは社会人として守るべきマナーです。

入社にあたっての抱負

電話で内定承諾の旨を伝える際には、「入社にあたっての抱負」も併せて述べるようにしましょう。内定を承諾し、入社を決めたのであれば、採用担当者は同じ会社で働く先輩になります。人事異動によっては、将来的に同じ部署で働く上司になる可能性も十分にあるのです。

仕事に対する自分の熱意、意気込みを伝え、採用担当者に好感を持たれておくことは、後々入社してから仕事を進めるにあたって、自分にとって有利に働くことも有り得ます。抱負というと「何を言えばよいかわからない」と悩む就活生もいるでしょう。

しかし、難しい言葉を述べる必要はありません。内定承諾の旨を伝える際には、併せて仕事に対する意気込みを自分の言葉で素直に表現するようにしましょう。

入社までに身に付けておくべき知識の有無

電話で内定承諾の旨を伝える際には、「入社までに身につけておくべき知識の有無」について確認しておくのも良いでしょう。内定をもらってから実際に入社するまでにはある程度の期間があります。その期間をどう過ごすかによって、入社後にスタートダッシュを切れるかどうかが決まってくるのです。もちろん最後の学生生活なので学生生活を謳歌することも大切なことです。

しかし、身につけておくべきものを身につけておかなければ、入社の段階で周りから出遅れてしまいます。身につけておくべき知識について質問しておくことで、あなたの仕事に対する熱意を採用担当者に伝えることもできます。これは必ず言わなければならないというわけではありませんが、余裕があれば聞いておくほうが良いと言えるのです。

内定承諾の電話例文

 私、内定の連絡をいただきました〇〇大学〇〇学科の(指名)と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?
この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、お電話いたしました。
一日も早く、御社に貢献できるよう努力してまいりますので、どうぞよろしくお願い致します。お送りいただきました書類につきましては、〇月〇日までに郵送させていただきます。
失礼致します。

電話をかけたら、自分の大学名と氏名を伝え、担当者に繋いでもらいます。担当者が電話に出たら、内定連絡に対するお礼と承諾することを簡潔に伝えます。入社に向けた気持ちを簡単に述べた後、必要事項を確認します。言葉遣いに気を付けて失礼のないように心掛けましょう。

内定承諾書をもらった場合の対応法

内定承諾書をもらった場合、必要事項を記入して企業へ速やかに返送することが必要になります。内定承諾書の記入方法は決して難しいものではありません。住所、名前を記入し押印する程度のものです。

しかし実際に送付する際には守るべきマナーがいくつかあります。しっかりとしたマナーを身につけておかなければ、あなたの評価を落としてしまう可能性があります。内定承諾書の返送方法について、注意点も押さえておくようにしましょう。

添え状を同封する

内定承諾書を記入し、返送する際には、お礼状と添え状を同封することを忘れないようにしましょう。内定承諾書は、指定の日時から企業において働くことを約束するための書類です。そのため内容は非常に簡素なものとなっています。せっかく内定という形であなたのことを評価してくれた企業なのですから、お礼の気持ちを別途伝えることは重要です。

内定承諾書に併せ、お礼状も作成するようにしましょう。また添え状も同封することで、採用担当者に封筒の中身を即座に理解してもらうことが可能になります。採用担当者の元には、日々さまざまな書類が届けられています。一目で内容を理解できるようにしておくことで、採用担当者に余計な手間をかけさせないようにすることが出来るのです。

添え状の例文

                            令和〇年〇月〇日

(企業名)
〇〇部 採用ご担当者様

                         〇〇大学〇〇学部
                         名前

拝啓
時下、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
入社後は、貴社に貢献すべく益々精進する所存です。
どうぞご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
つきましては、以下書類を同封いたしますのでご確認のほど宜しくお願い致します。
                                  敬具

                  記

内定承諾書 1通

                                  以上

日付を右上、宛名を左上に記入します。自分の連絡先と名前は日付の下に記載してください。その際、住所は略さずに都道府県名から書きましょう。本文では、拝啓・敬具などの頭語と結語をセットで書きます。その後、時候の挨拶、内定通知についてのお礼、これからの抱負を述べ、同封書類の内容を記載します。最後に忘れずに、右下に「以上」と書きましょう。

返信用封筒で郵送する場合は自分の住所を正確に書く

返信用封筒を用いて内定承諾書を返送する場合、自分の住所を正確に書くこともポイントになります。内定承諾書が送付されてくる際、多くの場合、返信用封筒も同封されています。返信用封筒には宛名の記入が既になされているので、裏面に自身の住所を忘れずに記入するようにしましょう。何らかの齟齬で宛名欄の住所が正しく記載されていない場合、郵送物は一旦送り主のもとへ返送されることになります。

その際、自分の住所が正確に書かれていないと、郵送物の返送も出来なくなってしまうのです。返信用封筒が同封されていない場合は、自分で作成し郵送する必要があります。返信用封筒を用いる場合もそうですが、自身で作成する場合は特に、宛名、自身の住所を正しく書いたか確認を怠らないようにしてください。

内定承諾後の辞退はできる

内定承諾書が届いた際、「これにサインすると、もう辞退することは出来ないのかな?」と不安に思う就活生も多くいることでしょう。実は内定承諾後の辞退も問題なく行うことが出来るのです。内定承諾書は企業と学生の間で、「入社します」という意思確認を行うための契約書であり、法的な拘束力はありません。そのため提出後であっても辞退は可能なのです。

しかし、辞退する場合は速やかに連絡を行うようにしましょう。内定承諾書を提出してから2週間を超えると賠償の対象となる可能性があります。企業は予定採用人数を設けて採用活動に取り組んでいます。そのため、もし辞退の連絡が遅くなると、予定採用人数を優秀な人材で埋めることが困難になってしまうでしょう。誠意ある対応を心がけ、速やかに連絡を行うようにしてください。

内定承諾後に辞退する際のマナー

内定承諾書にサインをした後であっても、内定を辞退することは可能であることを解説してきました。ただ辞退する際には守るべきマナーがあります。「適当な対応で良いのでは?」と考える就活生もいるかもしれませんが、辞退するにせよ、お世話になった企業に対し誠意ある対応を行うことが社会人として求められているのです。以下、内定辞退の際のマナーを説明していきます。しっかりと理解し、失礼のない対応を行えるようにしましょう。

辞退が決まった時点で電話連絡する

内定承諾書にサインをした後に辞退することを決めたのであれば、決まり次第企業へ電話し、その旨を伝えるようにしましょう。企業はあなたが辞退することで、あなたの代わりの人材を確保しなければならなくなります。

辞退の連絡が遅くなれば遅くなるだけ、企業にとって採用活動を仕切りなおすタイミングが後ろにズレこんでしまい、結果、企業に多大な迷惑をかけることになってしまうのです。

それまでお世話になった企業に対し、最後の最後で迷惑をかけてしまうのは非常にもったいないです。辞退が決まったのであれば、決まり次第連絡を行い、企業への影響を最小限に抑えることが出来るよう、誠意ある対応をすることが社会人として求められています。

理由は「一身上の都合により」でOK

内定承諾書を提出した後に辞退の連絡をする際、辞退理由は「一身上の都合により」でOKです。辞退する場合、理由を述べる必要はありません。「辞退するなら理由は述べるべきではないか?」と考える就活生もいることでしょう。しかし下手に理由を述べることで、かえって辞退を受け入れてもらいづらくなってしまうこともあるのです。

採用担当者は就活生から辞退の連絡を受けることもそれ相応に経験しています。そのため辞退に対する引き留め方も心得ているのです。「一身上の都合により」で通すことで、引き留められ、辞退しにくくなってしまうことを防ぐことが出来るのです。自分の考えをしっかりと通すことの出来るよう、理由は「一身上の都合より」で通すようにしましょう。

内定承諾書は、自分の印象を左右するもの!

内定を承諾し、入社を決めるのであれば、内定承諾書を受け取る採用担当者は、将来の自分の上司かもしれません。内定承諾書を正しいマナーで送ることが出来たどうかは、自分の会社人生における第一印象を左右するものと言っても過言ではないのです。当然ながら、第一印象は良いに越したことはありません。

特に新入社員のうちは、わからないことばかりであり、周りの先輩方に教えてもらいながら業務に励むことになります。その意味でも良い印象を持ってもらえているほうが自分にメリットがあるのです。内定承諾書を返送する際には、しっかりマナーを守って返送を行うようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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