面接対策

【面接を辞退する際のマナー】注意点から実際に使える例文も紹介

面接を辞退する時の注意点を紹介

就活を進める中で、面接を辞退しようと考えるときもあるでしょう。「他の面接と日程が被ってしまったから」、「第一志望の企業ですでに内定をもらえたから」など辞退に至る理由は多々あります。

もちろん面接を辞退すること自体は何も問題のある行為ではありません。しかし辞退をおこなうにあたって、相応しいマナーでおこなわないのはNGです。企業は面接を実施するつもりで準備を進めています。それを辞退するわけですので、相応の対応をする必要があるのです。

ここでは就活生が知っておくべき面接の辞退における注意点から、実際に使える例文まで解説していきます。就活を進めていく以上、いずれは辞退をしなければならない場面に直面する人は多いです。今のうちにしっかりと対応方法を身につけておくようにしましょう。

面接を辞退する時の基本的なマナー

面接を辞退する際、「もう受けないから適当に対応すればいいや」と考えてしまう就活生も中にはいます。しかしこのような対応は社会人としてのモラルから逸脱しており、絶対におこなってはいけません。

まず、辞退する際の基本的なマナーから押さえていくようにしましょう。ここでは面接を辞退する際の基本的なマナーとして特に注視すべきポイントを3つ挙げ、解説していきます。これらを押さえ、社会人として相応しい辞退のやり方を理解しておくようにしましょう。

面接を無断で辞退するのはNG

まず大前提として。面接を辞退するという連絡は忘れずに入れるようにしなければなりません。電話して辞退すると伝えるのも面倒で、このまま何も言わずに当日行かなければいいと考える就活生もいます。しかし企業は自分の面接のために時間を確保し、当日の準備を進めているのです。

そのような相手に対し、無断でキャンセルをおこなうというのは社会人として相応しい行為ではありません。最悪の場合、そのような評判が業界の中で広まってしまい、将来社会人として働くにあたって悪影響を及ぼしてしまう恐れすらあるでしょう。

面接を辞退することは面接に関わる企業側の社員にとっても重要な事柄です。面接を辞退する際には必ず連絡を入れることを徹底することが社会人として求められるモラルなのです。

辞退の連絡はすぐにおこなう

面接を辞退する際には、そのことを決めた時点ですぐに連絡を入れなければなりません。企業の採用担当者は面接当日に向け、さまざまな準備をおこなっています。面接を受けるのは自分だけではないため、ほかの就活生との面接時間の調整、それぞれの就活生に対する面接官の割り振りなど、微妙な調整が日々おこなわれているのです。

辞退の連絡が直前になることで、それらの微調整が困難になり、大慌てで軌道修正しなければならなくなってしまう可能性もあるでしょう。辞退はあくまでもこちら側の都合でおこなうものである以上、企業に対して迷惑を出来るだけかけないようにするのがマナーです。

面接を辞退する決心をしたのであれば、出来るだけ早くそのことを採用担当者へ伝えることで、企業へ与える影響を最小限に留めることができます。

連絡の内容は簡潔にする

面接辞退の連絡をおこなう際、その内容を簡潔に伝えることが出来るよう事前に準備しておくことも重要なポイントです。採用担当者は日々さまざまな業務に打ち込み、忙しく過ごしています。そのようなときに、何がいいたいのかはっきりしないような説明をしてしまうと、採用担当者に不快感を与えてしまう恐れがあります。

連絡する内容を事前に考えておかなければ、いざ話すときになって「何から話せばよいのだろう」と戸惑い、その結果、要領を得ない説明になってしまう可能性があるのです。連絡する内容は事前に考え、頭に入れておくようにすることが賢明といえます。そのような対策をおこなうことで、辞退の連絡内容を採用担当者に対して簡潔に伝えることが可能になるのです。

辞退の理由は詳しく答えなくてもよい

面接を辞退する際には、辞退したい旨に加えてなぜ辞退するのか、その理由もあわせて伝えることがマナーです。しかし、企業から聞かれない限り、面接辞退の理由について詳細を伝える必要はありません。

辞退の理由次第では、企業に対して失礼になってしまうこともあるでしょう。そのため、基本的には「一身上の都合」や「諸般の事情」で辞退したいと伝えれば問題ありません。

辞退したい理由が思いつかずに、なかなか言い出せないこともあります。企業側は辞退してほしくないと考えていますが、もし辞退するなら早めに教えてほしいとも考えています。つまり、辞退が遅くなればなるほど、企業にも迷惑がかかってしまうため、理由はオブラートに包んだものを用意し、素早く伝えるようにしましょう。

面接辞退はメールでも電話でもOK

面接辞退の連絡は、メールだけではなく電話で伝えても構いません。メールのほうが気楽に伝えやすいですが、採用担当者の方にお世話になった、きちんと話して伝えたいなどの気持ちがある場合は、電話で連絡するとよいでしょう。

電話で辞退の連絡をすると、より誠意が伝わり、好印象を与えて面接の辞退ができます。もちろん、メールで辞退をしたからといって、必ずしも印象が悪くなるわけではありません。重要なのはどのように伝えるかであり、連絡手段と評価は特に関係しないと考えましょう。

ただし、辞退を申し出るタイミング次第では、電話でなければ悪い印象になったり、スムーズに伝えられなかったりすることもあります。どちらを用いるかは、辞退のタイミングによって決めてもよいでしょう。

当日に面接辞退することはできるのか

「当日に面接辞退の連絡をするのは失礼だろうか」と悩む就活生もいるでしょう。たしかに企業にとって当日キャンセルは気持ちのよいものではありません。しかし、正当な理由があり、かつしっかりとした対応をおこないその旨を連絡したのであれば、問題にはならないことが多いです。

ここでは当日に面接辞退をする場合のマナーについて解説していきます。面接当日、何が起こるかわかりません。急に風邪をこじらせてしまうことも有り得ます。しっかりと対応策を覚えておくようにしましょう。

当日に面接辞退することも可能

基本的には面接を辞退する場合、事前に連絡することがマナーとなりますが、当日に面接辞退することも可能です。もちろん企業にとって当日キャンセルは嬉しいものではありません。企業側は当日来ると信じて時間を確保し、準備を整えているのです。「裏切られた」と感じてしまう可能性もあるでしょう。しかしやむを得ない理由は誰にでもあるものです。

どんなに健康管理に気を遣っていても、当日風邪をひいてしまう可能性はゼロではありません。どうしても面接にいくことが出来ない場合には、当日に連絡すれば問題はないのです。しかし、当日であっても面接時間ぎりぎりの連絡はNGです。いけないことが判明次第、速やかに連絡をおこなうことが重要になります。

当日の面接辞退の連絡は電話で

当日に面接辞退の連絡は、電話でおこなうようにしましょう。面接日当日、採用担当者は就活生の対応や面接での評価の登録などやらなければならないことが多くあります。メールで連絡をおこなっても、そのメールに気づいてもらえず、「無断でキャンセルされた」と思われてしまう可能性があるのです。せっかく連絡をおこなっていたにも関わらず、気付いてもらえなかったがためにそのような評価を受けてしまうのは非常にもったいないことです。

このようなことを避けるためにも、面接日当日の辞退の場合は特に速やかにその旨を担当者へ伝えなければなりません。そのために辞退の連絡をおこなう際、メールではなく電話で連絡をおこなうのが望ましいのです。

電話での面接辞退の連絡を入れる時の注意点

電話での面接辞退をおこなう場合、いつでも好きなときに電話をかければよいというわけではありません。また電話をかけても担当者が不在の場合ももちろんあるでしょう。そのようなときの対応方法にも社会人として守るべきマナーは存在します。

ここでは面接辞退の連絡を電話でおこなう場合における注意点について詳しく解説していきます。面接の辞退をおこなう場合、その手段として電話を用いることは多いでしょう。だからこそ注意点はしっかりと押さえておくことが大切です。

電話をかける時は時間帯に注意する

電話で面接辞退の連絡をおこなう際、できるだけ営業時間内に電話をかけるようにしましょう。始業前の時間帯は当日の業務の準備をおこなっており、採用担当者も忙しくしている可能性があります。また、定時後の時間帯についても、残業をしているということは、その日のうちにやるべき業務が残っているということです。

電話をかける際には、採用担当者に迷惑がかからないように営業時間内に電話をするのがマナーです。しかし、それを守るあまり、連絡が遅れてしまっては本末転倒です。どうしても営業時間内での連絡が難しいのであれば、営業時間外に連絡をするのも仕方がないといえます。

営業時間外であっても早朝、深夜など常識外れでない時間帯であれば、対応してもらえるでしょう。しかし、その場合は「今お時間宜しいでしょうか」と確認してから本題に入るようにしてください。

辞退の理由を聞かれたら失礼のないように回答する

面接辞退の理由は、「一身上の都合」や「諸般の事情」などとしても構いませんが、企業によっては詳細な理由を聞いてくる場合もあります。この場合は、詳細な辞退理由を述べる必要がありますが、企業に対して失礼にならないように気を付けましょう。

例えば給料や待遇などを理由に辞退を伝えてしまうと、企業批判ととらえられることもあり、失礼な印象を与えてしまいます。また、競合他社への就職を優先したいなどの内容も、失礼な印象を与えてしまいやすいため注意しましょう。

失礼なく辞退の理由を伝えるには、他にやりたい仕事がみつかった、まったく別の業界に興味を持ったなどが無難です。同じ辞退でも、伝える内容次第で相手からの印象がまったく違うことは理解しておきましょう。

面接を辞退する際の例文

面接を辞退する際、「どのようなことを述べればいいのだろう」と悩む就活生も多くいるでしょう。ここまで述べてきたように、面接辞退についてはさまざまなマナーが存在するため悩んでしまうのも仕方がありません。

ここでは面接を事前に辞退する場合と当日に辞退する場合、それぞれについての例文を紹介し、解説していきます。面接辞退を伝える際、難しいことを伝えることはありません。自身の気持ちを率直にかつ簡潔に述べられるよう、以下を参考に作成してみましょう。

メールの例文①

件名:面接辞退のお詫び

○○株式会社 人事部 採用担当○○様

いつも大変お世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。
この度は、次回面接へのご案内を頂き、誠にありがとうございます。大変ありがたいお知らせではございますが、一身上の都合により辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。

お忙しい中、お時間を取って頂いたにもかかわらず、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。

────────────────────────
○○ ○○
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
電話番号:090-xxxx-xxxx
メール :xxxx@xxxx.com
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面接辞退のメールでは、面接に呼んでもらったことへのお礼と、辞退することへの謝罪の両方を伝えておきましょう。感謝と謝罪の両方の言葉を述べることで、誠意が伝わりやすく、悪い印象を与えずに辞退できます。

電話の例文①

お世話になっております、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。×月×日の面接の件でご連絡させて頂きました。せっかく日程を調整頂いておきながら誠に申し訳ないのですが、この度、一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡させて頂きました。これまで多くのお時間を頂戴しておきながら勝手を申し上げますが、何卒宜しくお願い致します。

この例文のポイントは面接を辞退することに対する謝罪の気持ちと、これまで時間を設けてくれたことに対する感謝の気持ちを両方とも込めている点です。こちらの都合で面接を辞退するわけですので、当然謝罪の気持ちは述べなければなりません。

しかしここに至るまでの感謝の念もあるはずです。そのことも併せて述べることで、「相手の気持ちを考えて配慮できるんだな」と担当者に好感を持ってもらうことが可能になるのです。辞退の連絡をおこなう際には、謝罪でだけでなく担当者への感謝の気持ちも併せて述べるようにしましょう。

電話の例文②

お世話になっております、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。本日〇〇時より面接のお時間を頂いていましたが、体調が優れず面接に向かうことが困難であるため、辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。面接の時間を設けて頂いていたにも関わらず申し訳ござません。
また直前の連絡となってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。面接日当日の連絡ということで誠に勝手な話ではありますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

この例文のポイントは面接日当日での辞退になったことに対する謝罪をしっかりと述べている点です。面接日当日の場合も、辞退の理由はいいたくなければ答える必要はありません。「一身上の都合」で通すことも可能です。しかし、直前になって辞退したことに対する謝罪の気持ちはしっかりと述べなければなりません。

面接日当日の辞退ということで、ただでさえ、担当者の自分に対する評価はマイナスになる危険性があります。事前に連絡するとき以上に気持ちを込めて誠心誠意対応することが必要になるでしょう。

面接辞退の連絡は誠意をもっておこなうことが大事

就活を進めていれば、「別の企業の面接を優先したい」などの理由で面接辞退をおこなわなければならない事態は往々にしてあります。採用担当者も全ての学生が自社に魅力を感じてくれるとは思っていないため、ある程度辞退者が出てしまうことは仕方のないことだと感じているのです。しかし、辞退の連絡が誠意に欠けるものであった場合、採用担当者の持つ印象は一気に悪いものになるでしょう。

「どうせ入社しないし関係ない」と思ってはいけません。社会人として仕事を進めていく中で、思わぬ接点が出来る可能性はあるのです。辞退の連絡で悪い印象を与えてしまうと、結局、自分自身の首を絞めることになりかねません。面接辞退の連絡は誠意をもっておこなうことが何よりも大事なのです。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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