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身元保証書の正しい書き方|提出前のチェックポイント付き

身元保証書とは

就職活動においてめでたく内定が得られると、入社までの間に入社承諾書と身元保証書の提出を企業から求められます。「入社承諾書は何となく意味が分かるけれど、身元保証書って何なの?」と疑問に思う就活生もいるでしょう。何もわからないまま記入を進めてしまうと、後になってトラブルの種になってしまう恐れもあります。

身元保証書の作成にあたって、身元保証書について学んでおく必要があるのです。そこでこの記事では、就活生が知っておくべき身元保証書に関する基本的な知識と書き方、提出前にチェックすべきポイントまで解説していきます。しっかりと学び、入社に向けた準備をスムーズに行えるようにしておきましょう。

身元保証書は入社前に必要な書類

身元保証書は内定期間中、入社までの間に提出が必要な書類です。多くの場合、入社承諾書とともに提出が求められる場合が多いです。上述の通り、身元保証書における保証人は、その社員が企業に将来与えてしまうかもしれない何らかの損害を担保することを契約し、実際に社員が企業に損害を与えてしまった場合にはその損害を担保する責任を負います。そのため、社員が入社するまでに身元保証人を明らかにしておく必要があるのです。

「身元保証人が身近にいない」と悩む就活生も一定数います。「身元保証書の作成は後でやればいいや」と思っていると、入社までに身元保証人を確保出来ない可能性もあります。身元保証書の作成を企業から求められた際には、早急に対応するようにしておくべきなのです。

身元保証書は保証人と印鑑が必要

身元保証書の作成に関しては、保証人になってくれる人を見つけ、書面に直筆で記入、押印してもらわなくてはいけません。一般的には身元保証人を、親をはじめとした家族や親類など、三親等以内の人物にお願いするケースが多いです。しかし三親等以内の親族でなければならないというわけではありません。

身元保証人になってくれる人物が決まったら、身元保証書に住所、名前を直筆で記入してもらい、押印してもらいます。身元保証人を求める企業の多くは、書類と一緒に印鑑証明書の提出を求めてくる場合もありますので、そのときは印鑑証明書を取得してもらい、登録済みの実印で書類に押印してもらいましょう。

身元保証書の書き方のポイント

「身元保証書なんて作成したこともないし、難しそう」と思う就活生もいるでしょう。たしかに身元保証書を作成したことのある就活生はほとんどいないでしょう。しかし通常身元保証書には本人、保証人それぞれの住所、氏名、生年月日を記入する程度であり、作成自体はさして難しいものではありません。以下、身元保証書の書き方のポイントを2つ挙げ、解説していきます。これらを参考に、身元保証書の作成を進めるようにしましょう。

身元保証書の書式をしっかりと確認する

身元保証書を作成する際、まずは企業から渡された身元保証書の書式をしっかりと確認しましょう。基本的には企業側からフォーマットをもらい、住所、氏名、生年月日、日付など空欄になっている箇所を埋めて提出します。

その際、注意しなければならないのが、自身の情報と保証人の情報を誤った箇所に記入しないことです。身元保証書には本人、保証人それぞれの情報を記入する箇所が設けられており、誤った箇所に記入してしまうと、再作成しなくてはなりません。身元保証人が遠方に住んでいる場合、再作成に時間がかかり、入社までに間に合わなくなってしまう恐れもあるのです。作成にあたっては、まず書式をしっかりと確認しましょう。

身元保証書の日付は入社日にする

身元保証書を作成する際、身元保証書の日付は入社日にするのが一般的となっています。身元保証書は社員が入社した後、企業に何らかの損害を与えてしまった場合に備えて作成されるものです。そのため入社後すぐに効力が発揮されるように整えておかなければ意味がありません。企業が入社日までに身元保証書の提出を内定者に求めているのも、入社後すぐに保証書の効力を発揮できるようにしておくためです。

このような観点から、身元保証書の日付欄には、入社日を記入し、入社日以降、身元保証書の内容が有効になるようしておくようにしましょう。ただし、企業によっては入社日ではなく提出日を記入するよう案内してくるところもあります。どちらの日付を記入するかは企業に合わせ、判断するようにしてください。

身元保証書の提出前のチェックポイント

上述の通り、身元保証書は入社日までに提出し、入社日から有効になるよう整えておくことが必要なものです。記入に誤りがあったために再提出が必要になってしまっては、入社のタイミングまでに整えることが出来ない可能性が生じます。また保証人にとって保証内容は確認しておくべき項目です。以下、身元保証書を提出する前にチェックしておくべきポイントを解説していきます。時間に追われ、焦って提出してしまうのではなく、提出前に一度、これらのポイントをチェックしておくようにしましょう。

誤字脱字

身元保証書を提出する前にチェックしておくべきポイントの一つ目は、誤字脱字が無いかの確認です。誤字脱字があった場合、基本的には書き直しをする必要があるのが一般的です。身元保証書は公的な文書であり、そのような文書に二重線や訂正印での訂正は好ましくありません。

そのため誤字脱字をしてしまい、手元に予備の書類がなくなってしまった場合には、企業に連絡を取り、新しい書類を送付してもらうようにしましょう。その際、企業から書き直しでなく訂正で構わないという指示を受けたのであれば、その指示に従い、二重線、訂正印での訂正を行いましょう。訂正する際、そのやり方は企業によって求めるものが異なる場合があります。念のため訂正方法も企業に確認しておきましょう。

記入・押印漏れ

身元保証書を提出する前にチェックしておくべきポイントの二つ目は、記入漏れ・押印漏れがないかの確認です。期限までに提出したまでは良かったものの、書面において記入漏れや押印漏れがあった場合には再提出が必要です。自身が記入する箇所の記入漏れであればともかく、保証人が記入するべき箇所において記入漏れ・押印漏れがあると、再度保証人に記入、押印をお願いしなくてはならなくなります。

保証人が遠方に住んでいる場合、再提出に時間がかかってしまい、最悪の場合、提出期限までに間に合わなくなってしまう恐れもあるのです。そのようなことの無いよう、身元保証書の提出前には必ず記入漏れ・押印漏れがないか確認するようにしましょう。

保証期間

身元保証書を提出する前にチェックしておくべきポイントの三つ目は、保証人の保証期間の確認です。身元保証人には通常保証期間が設けられています。身元保証書にはその保障期間についても明記されています。保証人にとって、自分がいつまで保証人としての責任を負う必要があるのかは把握しておくべき重要なポイントです。

身元保証書は一度提出し、受理されてしまうと、その後の変更が難しくなります。提出前にしっかりと確認しておかなければ、「保証期間がそんなに長いと思っていなかった」と後になって保証人とのトラブルの種になってしまう可能性もあるのです。そのようなことのないよう、提出前に保証人とともに、保証期間についてしっかりと確認し、認識を共有しておくことが重要なのです。

身元保証書は誤字脱字のないように丁寧に書こう

ここまで身元保証書について、その基本的な知識から書き方、提出前のチェックポイントまで解説してきました。身元保証書は馴染みのあまりないものですが、さほど作成するのが難しいものではありません。しかしあくまでも公的な文書になるので、作成は慎重に進める必要があります。

誤字脱字や記入・押印漏れがある状態で送付してしまうと、再提出が必要になるだけでなく、企業の担当者にも「細かな部分を注意して見るのが苦手なのかな」とあまり良くない印象を持たれてしまう恐れもあるのです。また訂正のために提出期限に間に合わなくなってしまうと、「時間管理が苦手なのかな」と思われてしまう可能性もあります。身元保証書を作成する際には、丁寧に作成し、かつ期限内に提出を行うようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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