面接対策

【就活で辞退の電話連絡をする方法】面接の断り方を例文付きでご紹介

就活中に面接を辞退するときは

就活は基本的に多くの企業の採用試験を並行して受けることがほとんどです。特殊な公務員など、並行して対策するのが難しい業種を除けばほとんどの業種は併願が容易で、滑り止めという意味でも数多くの企業を受けるのが一般的な就活の手法といえるでしょう。しかし、そうなるとどうしても避けられないのが面接の辞退です。

2つ以上の企業の採用面接が被ってしまった場合や、志望度の高い企業から内定をもらうことができた場合などは、正直に企業に辞退する旨を伝えなければなりません。辞退は悪いことではありませんが、どうしても企業側には少なからず手間を与えますので、誠意のある対応が必要です。本記事では、そんな辞退をするときのマナーや正しい対応について紹介します。

面接を辞退する場合の4つのポイント

面接を辞退する際には、ただ断ればよいというものではありません。機械的な辞退は下手をすると企業側からの印象を非常に悪くする可能性さえあります。辞退するから別にどうでもいいと思うかもしれませんが、これからどこで関わりを持つかわからないというのも事実です。

次にお世話になる機会があったときに、円満に関わりを持てるような対応を心掛けましょう。

①面接の選考を辞退する場合は必ず電話で連絡する

面接の事態の連絡は、必ず電話でおこなうのがマナーです。これは急な予定変更や体調不良などの連絡にも共通することですが、企業側はあくまで学生が面接を受けに来るという前提の下で準備を進めるでしょう。面接の日程調整や人員配置など、細かにスケジュールを立てている中、予定を途中で変更させる手間を掛けさせるわけです。

それが企業側の仕事なので過度に気負うことはありませんが、最低限口頭でしっかりと謝罪することで誠意を見せる必要はあるといえるでしょう。また、メールなどで連絡をする場合は、採用担当者が確認をするまでにタイムラグが発生します。迅速に連絡をすることで省ける手間も多くあるはずですので、そういった意味でも電話での連絡の方がよいでしょう。

②日にちに余裕があれば基本的に連絡はメールでもいい

あくまで例外的な対応ですが、メールでよい場合もあります。これは面接までの日にちに十分余裕がある場合と、大企業の一次選考など受験者が非常に多く、個別の対応が大変だと思われる場合です。前者は、面接までに半月以上時間がある場合などに限りましょう。基本的に二次試験以降の日程は合格者が決まってから調整をしますので、期間が十分に空いていればまだ調整していない可能性が高いです。この場合はメールで伝えることで、時間を取らずに辞退の旨を伝えることができます。

後者は、最終面接などとは異なり受験者が多く、電話での連絡がかえって採用担当者側の負担になるためです。受験者が多いと辞退者全員が電話をすればそれだけで多くの時間を要しますので、メールで手短に済ませることで負担の軽減をすることができるでしょう。

③聞かれない限り辞退の理由は詳しく言わない

電話連絡でもメールでの連絡でも共通していえることですが、基本的に辞退の理由を伝える必要はありません。採用担当者も辞退者対応は初めてではないでしょうし、辞退の理由はほとんどがいわずとも察しがつく内容です。日程変更などの場合とは異なり、辞退者が出ることは企業側もある程度想定した上で行動しています。

逆に詳しく電話で説明をしていると、相手を無為に長い時間拘束することになって迷惑をかけるかもしれません。メールでも同様に長文になってしまうことがあり、読み手にはストレスを掛けることになります。どのような理由でも、特に聞かれない限りは無理に話すことはないでしょう。

④辞退する場合は早めに企業へ連絡する

辞退を決めたら、担当者へすぐに連絡するようにしましょう。辞退の連絡が遅れると、面接のスケジュール調整に大きな影響を与えてしまいます。採用担当者は面接予定者の人数に合わせ、急ピッチで日程調整や選考をおこなう場所の決定をし、面接官の都合を踏まえながら段取りをおこなっています。面接予定者が1人辞退するだけで、調整をやり直す必要が出てくるのです。

面接予定日の前日や、当日になって辞退を伝えるのもよくありません。採用担当者も辞退の連絡があることはある程度想定しているかもしれませんが、迷惑をかけてしまうことは変わりません。また、面接日が近づいてくれば、辞退を伝えるのが気まずくなるばかりです。面接の辞退を決めたなら、採用担当者のためだけではなく、自分のためにも早目に意思を伝えましょう。

メールや電話で面接を辞退する場合の例文

それでは実際に具体的な例文を見ていきます。電話での対応は担当者側の発言が変わることも多くありますが、基本的にはここまで説明してきたことを守って話していれば悪い印象を与えることは少ないです。電話は少し難しい印象を受ける学生も多いですが、回数を重ねれば上手に受け答えができるようになります。今の内から練習を重ねて、大事な場面で失敗をしないようにしましょう。

メールで辞退の連絡をする場合

件名:採用面接の辞退について

株式会社〇〇
人事部 ○○課
○○ ○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部○○科の□□ □□と申します。

○月○日に御社の2次面接に参加させて頂く予定でしたが、
誠に恐縮ながら都合により辞退させて頂きたく思っております。

本来、御社へ直接お伺いしてお詫びを申し上げなければならないところ、
メールでのご連絡となってしまいますこと、
何卒ご了承頂きたくお願い申し上げます。

今後とも、御社の更なるご発展と皆様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
また、勝手なお願いとなってしまったこと改めてお詫び申し上げます。
何卒宜しくお願い致します。

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署名

件名はパッと見たときに、すぐ面接の辞退に関する内容だとわかるよう、簡潔にします。そして、本文の初めには必ず相手の社名と所属について正式名称で記載した上で、自分の自己紹介を添えましょう。

ポイントはとにかく申し訳ないという誠意を示すことです。前項でも話した通り、辞退は悪いことではありませんが、最低限の誠意を示すことは印象を悪くしないためにも必須です。「誠に恐縮ながら~」「身勝手なお願いですが~」などという言い回しは謙虚な姿勢を示す上ではよく用いられる表現です。

電話で辞退の連絡をする場合

はい、〇〇株式会社○○課です。

いつもお世話になっております。○○大学○○学部○○科の□□ □□と申します。 突然のご連絡失礼致します。○月○日に御社の2次面接に参加させて頂く予定でしたが、誠に恐縮ながら都合により辞退したいと考えております。

ご連絡ありがとうございます。承知致しました。

ありがとうございます。本来、御社へ直接お伺いしてお詫びを申し上げなければならないところ、電話でのご連絡になってしまい申し訳ございません。丁寧なご対応ありがとうございました。

電話での連絡の場合も、基本的に話すことは変わりません。最初に必ず自分の名を名乗ってから、伝えたい本題に入ります。辞退の旨を伝えれば担当者側が必要な事務処理をおこなってくれるはずですので、指示に従って必要な情報を伝えましょう。

事務処理の中で辞退の理由を聞かれる可能性もありますので、聞かれた場合は素直に答えます。電話中は終始謙虚な姿勢での対応を意識し、最後には電話での連絡を詫びるなど、誠意のある対応を心掛けることで円満な辞退を心掛けましょう。

面接当日に電話で辞退の連絡をする場合

お忙しいところ失礼いたします。私は◯◯大学の◯◯と申します。面接の件でお電話いたしました。人事部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?

はい、〇〇です。

お忙しいところ失礼いたします。本日面接に伺うお約束をさせていただきました◯◯大学の◯◯と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか?

はい、大丈夫ですよ。

先日は面接のご案内をいただきまして誠にありがとうございました。本日◯時の面接ですが、一身上の都合で辞退させていただきたくご連絡いたしました。貴重なお時間をいただきながら、直前に連絡することとなり誠に申し訳ございません。では失礼いたします。

当日の辞退は、迷惑をかけていることと失礼にあたることを考えて、誠意を持って謝るのがポイントです。連絡が遅くなった点についても誠意を持ったお詫びを心がけましょう。また、辞退の理由について聞かれる場合もあります。そのときに答える理由も用意しておくと安心です。

担当者が不在の場合は改めて連絡する

はい、〇〇株式会社○○課です。

お忙しいところ失礼いたします。私は◯◯大学の◯◯と申します。面接の件でお電話いたしました。人事部の◯◯様は、いらっしゃいますでしょうか?

申し訳ございません。ただいま◯◯は席を外しております。 

では、改めましてお電話させていただきます。◯◯様は、何時ごろお戻りでしょうか?

◯時頃になると思います。

ありがとうございます。では、◯時頃、改めましてお電話させていただきます。

【電話に出た人からかけ直すと提案を受けた場合】

◯時頃には戻ると思います。戻ったらこちらからかけ直させていただきます。

申し訳ございません。お戻りになられる時間に改めてお電話させていただきます。 

基本的に、面接担当者には直接辞退を伝えることが大切です。ただ、面接担当者が不在の場合、戻る時間を聞いて改めて電話するようにしましょう。担当者からかけ直すと提案してくれる場合もありますが、こちらから直接連絡したほうがイメージはよくなります。

ただ、面接当日で辞退の旨を伝えることを最優先する場合は、伝言を頼むのも悪くありません。その際は伝言を頼んだあと、「ご不在だったので、◯◯様にご伝言をお願いいたしました。直接お詫びすることができず誠に申し訳ございません」など面接担当者にメールなどで連絡を入れておくとよいでしょう。

面接辞退を電話で連絡する時の注意点

最後に、実際に電話をするにあたって、いくつかの注意点を紹介します。気を付けるべき点はここまででほとんど話しましたが、最後に以下の2点は気を付けておきましょう。これは辞退に関する電話に限らず、電話をする際に一般的に気を付けることでもあります。就職後に無用なトラブルを防ぐという理由でも今の内からしっかりと理解をしておきましょう。

辞退する理由を聞かれたら正直に答える

前項までで、辞退の理由は基本的に聞かれない限りは話す必要はないという旨を説明しました。しかし、企業によっては稀に辞退の理由を聞かれることがあります。この場合は下手に嘘はつかずに、素直に伝えましょう。企業側も学生を責める目的で聞くことはほとんどありません。来年度以降に採用面接の日程調整をする際の判断材料や、自分の企業を受ける学生の併願先などを把握することなどを意図して聞いていることの方が多いです。

したがって、電話をする際には万が一理由を聞かれてもいいように、電話をする前から予め理由を整理しておくことが大切です。ただし、長々と話すのはあまり良くないので、必要な要点だけを簡潔に伝えることが大切です。

連絡する時間帯に気を付ける

連絡時間帯は社会人として、電話に関する重要マナーの一つです。基本的に早朝と夜間は避けましょう。中小企業などの場合は、取締役の方や採用担当者の携帯の電話番号も教えられることがあるかもしれません。そのため、どのような時間帯でも電話がつながる可能性はありますが、相手にもプライベートの時間があります。最低限、相手が仕事をしているであろうと考えられる時間帯に電話をかけることを心掛けましょう。

また、始業時間や昼休みの直前直後、就業時間前などはバタバタしていることも少なくありませんし、担当者がその場を離れていることもあります。これは企業によりますが、社内が落ち着いているであろう時間帯を狙って電話をすることで担当者も心に余裕を持って対応をしてくれるはずです。

どんな理由でも辞退の連絡は必ずしよう

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最初にもお話した通りですが、いかなる理由であっても辞退の連絡は必ずしましょう。企画する側に立つと痛感することですが、いわゆる無断欠席が最も困ることです。面接時間変更の手間、空白の時間が生まれるなど、大きな負担がかかります。学生にとっても内定が決まって舞い上がっていたり、他の面接で忙しいなどの面もありますが、将来どのような形でその企業と再会するかわかりません。そのときに無駄な軋轢が生まれないようにするためにも、辞退のひと手間は必須です。

断るというのは常に多くのエネルギーを要する作業です。しかし、積み重ねた信頼を壊さないためにも社会人としては重要なことでもあります。ほんの一端ではありますが、本記事で紹介したことを活かして、円満な人間関係を築けるようなスキルを磨いていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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