面接対策

【面接辞退の電話におけるマナー】かけ方と理由を伝える際の注意点

面接辞退の電話はマナーが大事

就職活動が進んでくると、希望する企業から内定をもらえたり、面接が進んでいる企業に魅力を感じなくなったりして、面接を辞退したいと思うことがあります。面接を辞退したいと思ったときに、企業に対してどのように電話をかければよいか悩む就活生は多いでしょう。面接を辞退するということは、その企業に入社する気持ちがなくなったということです。

「入社する気もないし、連絡するのも気まずいから、何の連絡もしないでドタキャンしてもいいや」と考える人もいますが、面接辞退の連絡をしないと、企業に迷惑がかかるため連絡しましょう。面接辞退の電話をかけるときには、マナーを守ることが大切です。この記事では、面接辞退の電話をかけるときの注意点や例文を紹介します。

面接辞退の電話は早めにかける

面接を辞退しようと決めたのであれば、面接辞退の電話は早めにかけるようにしましょう。「面接までまだ時間があるから、後で電話しよう」と考えていると、だんだんと電話しにくくなってしまいます。面接辞退の電話をかけるときには、どのような点に注意するべきなのでしょうか。企業に電話をかけるため、社会人のマナーに沿った電話をかけることが必要です。

時間帯を考えて電話をする

面接辞退の電話をかけるときは、時間帯を考えましょう。早めに連絡をすることは当然ですが、深夜や早朝に電話をかけるのは非常識です。企業に電話をかけるときは、企業の営業時間内にしましょう。企業が面接をするときは、面接担当者だけでなく他の社員や取締役のスケジュールを調整して、面接の日程を組んでいます。

就活生が面接を受けるぎりぎりで面接辞退の電話をすると、面接担当者が面接のために組んだスケジュールが変わってしまい、企業に迷惑がかかってしまいます。面接辞退の連絡を早めにしておけば、面接担当者もスケジュールを調整できるでしょう。そのため面接を辞退するときには、企業側の都合も考えて早めに連絡することが大切です。

面接担当者に伝える

面接辞退の電話をかけたときに、面接担当者が不在の場合はどうすればいいのでしょうか。「面接担当者がいなくても、電話に出た社員に伝えておけば大丈夫」と考える人もいるでしょう。もちろん、ほとんどの場合は電話に出た社員が面接担当者に伝えてくれます。しかし、電話に出た社員が面接担当者に伝えることを忘れてしまい、面接を辞退することが面接担当者に伝わらない可能性もあります。

面接を辞退することが面接担当者に伝わらなければ、ドタキャンしたことになってしまいます。万が一の場合を考えて、面接を辞退する旨は面接担当者に直接伝えるようにしましょう。

面接辞退の電話で伝える理由における注意点

面接辞退の電話をかけるときに、面接を辞退する理由をどのように伝えるか悩む就活生は多いです。面接を辞退する場合に、辞退する理由によっては、本当の理由をそのまま伝えてしまうと相手に失礼にあたる場合があります。そのような場合は、本当の理由を伝えないほうがよいでしょう。面接辞退の電話で伝える理由について、どのようなことに注意すればいいのか説明します。

「ほかの企業の面接と重なったから」はNG

就職活動のピークになると、ほかの企業の面接と日時が重なってしまうこともあります。その場合、どちらかの企業の面接を辞退するか日時を変更してもらう必要が出てきます。面接を辞退するにしても、日時を変更するにしても、企業に電話をかけなければいけません。ほかに希望していた企業と面接が重なり、面接を受けるのを断るにしても、理由をそのまま伝えるのはNGです。企業に失礼にならないように、体裁を考えた理由にしましょう。

一般的に面接を辞退する場合は、理由を詳しく説明する必要はなく、「諸般の事情により辞退させていただきます」と伝えるだけで大丈夫です。もし、企業が「なぜ面接を辞退するのか。」と聞いてきた場合は、失礼にあたらない言い方にしましょう。

詳しい理由を聞かれたら正直かつ丁寧に答える

面接を辞退する場合、その理由を詳しく説明する必要はありません。しかし、企業によっては、今後の採用活動の参考にするために詳しい理由を尋ねてくる場合があります。そのような時は、正直な理由を話して問題ありません。

辞退理由の詳細を話すときは、丁寧な言葉や言い方を心掛けましょう。正直に話していいからといって、失礼のある内容は話してはいけません。「自分の力を試したいと思える別の企業に出会い、そちらで内定が決まった」というように、失礼な表現を含まない言い方で話しましょう。

選考を辞退する企業とは、今後関わりを持つ機会が無いかもしれません。しかし、社会人になる身として最低限のマナーを守らなければならないことを意識し、辞退理由を伝えましょう。

体調が悪い時には正直に伝える

面接当日に急に体調が悪くなってしまった場合はどうすればよいのでしょうか。体調管理も就職活動では大切ですが、急に体調が悪くなることは誰にでもありえます。その場合はなるべく早く、面接担当者に具合が悪くなり面接会場まで行けない旨を電話で伝えましょう。当日でも面接担当者に連絡をしておけば、面接の日時をずらしてもらえる可能性もあります。

しかし、連絡をせずにドタキャンしてしまった場合は、後日その企業の面接を受けるのは難しくなるでしょう。面接当日に体調が悪くなったときは、なるべく早めに電話をするようにしましょう。面接が朝一に予定されていた場合は、面接開始の1時間前くらいに電話します。企業の営業時間外になってしまいますが、この場合は緊急事態のため、なるべく早く面接担当者に電話しましょう。

面接辞退の電話を入れる際の例文

「面接辞退の電話をするときに注意することはわかったけど、実際にどのように電話をかければいいかわからない」と不安に感じる方もいるでしょう。面接辞退の電話をかけるときには、どのようなことを面接担当者に伝えるか、事前に整理してから電話しましょう。面接辞退の電話をどのようにすればいいのか、いくつかの例文を紹介します。

例文①面接を辞退したい場合

就活生:お忙しいところ失礼いたします。◯◯大学の◯◯と申します。面接の件でお電話したのですが、○○部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。

面接担当者:はい、○○です。

就活生:◯月◯日に面接を受けさせていただく予定の、◯◯大学の◯◯と申します。いま、お時間よろしいでしょうか。

面接担当者:はい、大丈夫です。

就活生:先日は、面接のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。大変申し訳ないのですが、諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたいと思い、ご連絡しました。

面接担当者:わかりました、ご連絡ありがとうございます。

就活生:お忙しい中、貴重な時間を割いていたいだたにもかかわらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ございません。それでは、失礼いたします。

今後の選考を辞退する場合の例文です。電話に出た相手に自分の名前を伝えた後に、面接担当者に電話をつないでもらってから、再度自分の名前を伝えましょう。名前を伝えたら、まずは相手の都合を確認します。

面接辞退の理由については、「諸般の事情により」と伝えて、面接担当者が詳しく理由を聞いてきた場合は、詳細を伝えます。最後に、面接を辞退することに対する謝罪の言葉を伝えるようにしましょう。

例文②体調不良により日時を変更したい場合

就活生:お忙しいところ失礼いたします。◯◯大学の◯◯と申します。面接の件でお電話したのですが、○○部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。

面接担当者:はい、○○です。

就活生:本日○時に面接を受けさせていただく予定の、◯◯大学の◯◯と申します。いま、お時間よろしいでしょうか。

面接担当者:はい、大丈夫です。

就活生:大変申し訳ないのですが、○○になってしまい、本日の面接に伺うことができなくなってしまいました。もし可能であれば、面接の日時を変更したいのですが、よろしいでしょうか。

面接担当者:それでは○月○日○時はいかがでしょうか。

就活生:はい、○月○日○時でお願いいたします。お忙しいところ、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。ご対応いただきまして、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。

体調が悪くなり面接を受けられない場合の例文です。面接辞退の理由については、体調が悪くなったことを正直に伝えます。当日の面接は辞退しても、後日面接を受けたい場合は、面接の日程変更が可能かどうかを確認しましょう。

体調の回復に時間がかかり、今後の面接を辞退する場合は、例文①の「諸般の事情により」の部分を「○○のため就職活動を止めるため」と変えて、面接を辞退する旨を伝えましょう。

日程に余裕がある場合はメールでもOK

面接までの日程に余裕がある場合は、辞退することをメールで連絡しても問題ありません。採用担当者が多忙のため電話での連絡が取りづらい場合は、メールが適しています。

しかし、連絡が当日や前日になった場合は、電話で伝えなければなりません。採用担当者がすぐにメールの確認ができる状況にあるとは限らないためです。面接の時間にメールが確認されていなければ、無断欠席と同じ扱いになってしまいます。メールを送った後に企業から返信が無い場合も、電話で連絡をするようにしましょう。

また、メールで連絡する場合も、企業の営業時間内に連絡するのがマナーです。どうしても遅い時間帯になってしまう場合は、「夜分遅く失礼します。」と一言いれるとよいでしょう。

メールで面接辞退を連絡する際の例文

件名:面接辞退のご連絡/〇〇大学 〇〇(名前)

〇〇株式会社
人事部御中

いつもお世話になっております。
〇月〇日〇時より貴社の面接にお伺いするお約束をしておりました、
〇〇大学商学部の〇〇(名前)と申します。

誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたく、
ご連絡差し上げました。
お忙しい中、大変貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず、
このような結果となり誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

また、メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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○○大学商学部
○○ ××(氏名)
Tel 000‐1111‐2222
Mail ○○.com

メールで面接辞退の連絡をするときは、簡潔で分かりやすい内容にすることが大切です。回りくどい内容は、相手に趣旨が伝わりづらくなってしまいます。

まず、内容が一目で分かるような件名にします。大学名や氏名も入れておくと、誰からの連絡かが分かりやすくなり親切です。本文では、面接を辞退したいという旨を初めに述べるようにします。辞退理由は「一身上の理由」や「諸般の事情」で問題ありません。次に、今までの選考で時間を割いてもらった感謝や、選考を辞退するお詫びの気持ちを述べるようにします。面接を辞退するとはいえ、最後までマナーを守った丁寧な対応を心掛けましょう。

面接辞退の電話でも人を見られている

面接を辞退するときに、「もう関係ないから連絡しなくていいや」と面接をドタキャンするのは社会人としてあるまじき行為です。自分が面接をドタキャンすることで、ドタキャンした企業の面接を受ける同じ大学の就活生が不利になったり、翌年以降にその企業が自分の大学から採用しなくなる可能性もあります。

また、企業は新卒採用に多くの時間と労力をかけています。面接を辞退する場合にも、企業の迷惑にならないように早めの連絡を心がけるのが、最低限のマナーです。これから社会人になるという意識を持ち、相手の立場を考えた行動をとるようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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