インターン

インターンシップに参加する際のメールマナー【テンプレ付き】

企業へメールを送るときの鉄板マナー3つ

メールを送る際には、さまざまなマナーに気をつけなければなりません。メールマナーが正しく守れていないとマイナスの印象を与えてしまいますし、せっかくメールを送っても好印象にならず選考でも不利になってしまいます。メールマナーは就活でも必要になるものですので、インターンの時点で正しいマナーを身に付け、就活本番にも活かせるようにしましょう。

メールを送るタイミングは営業時間内

企業とメールでやりとりをする際には、メールを送るタイミングにも注意が必要です。企業へメールを送る際は、会社の営業時間中が基本であり、それ以外の時間に送ってしまうと印象が悪くなってしまいます。深夜などの時間に送ってしまうと非常識な印象を与えてしまいますので、営業時間を確認し、日中に送るようにしましょう。

企業からメールが来た場合の返信は1日以内が鉄則であり、少しでも早めに返信する必要があります。返信のスピードが遅いと印象が悪いですし、企業に対しても失礼になりますので注意が必要です。企業からのメールに素早く対応できるように、就活用のメールアドレスを作り、プライベートと使い分けることが大切です。

件名は明確に

件名は明確に、わかりやすく入力しましょう。例えば、

「インターンシップ参加のご挨拶【●●大学 田中 太郎】」

という件名は、送ったメールの表題、大学名、差出人名が入っており、簡潔でわかりやすく望ましいです。一目見て内容がわかる件名を送信するというのがビジネスでは鉄則です。

一般的に、社会人はメールチェックをする際、まずは件名から目を通します。忙しい人であれば、大量に届くメールの確認のために手間をかけている時間はないので、メール一覧画面の件名だけを先に見るという人もいます。特に人事部の社員は、毎日学生とのやり取りや、取引先企業とのやり取りをメールで頻繁に送り合っているので、明瞭でシンプルなタイトルの方が確認しやすいのです。

企業・役職名は省略しない

企業・役職名は省略しないことも鉄板ルールです。例えば

「●●株式会社 ●●事業部 主任 ●●様」

というように、企業名、所属部署名、役職、名前の順番で宛名を入れるようにしましょう。こちらもビジネスメールでは守らなければならないマナーです。

現代は、スマホなどのアプリで、LINEやメッセンジャーといった簡易チャットのような連絡手段が普及しており、フランクなメッセージのやり取りが盛んです。さらに学生となると、ビジネスメールというものに触れること自体、滅多にないでしょう。普段の学生生活ではビジネスメールに触れることがない状況もわかりますが、いざ社会人になってしまえば、ビジネスメールは当たり前のツールであり、必然的にルールやマナーを守らなければなりません。特に就活生には同様のマナーが求められるので、注意が必要です。

ケース別インターンシップに関するメール例

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それでは、インターンシップに関するメール例をケース別にご紹介していきます。4つのシチュエーションを用いてご紹介するので、いざインターンシップの件で企業にメールをしなくてはならなくなった際は、ぜひ参考にしてください。

インターンシップ担当者の名前がわからない場合は「人事ご担当者様」「採用ご担当者様」と記入しても構いません。また、メールの最後のは必ず署名を入れるようにしましょう。

インターンシップ実施の有無を伺うメール

件名:インターンシップ申込みのお願い【●●大学 田中 太郎】
本文:

●●株式会社
●●部 ●●課 主任 ●●様

突然のメールでのご連絡、失礼いたします。
●●大学 ●●学部 ●●学科4年の田中 太郎と申します。
現在、私は就職活動をしております。

この度は、貴社のインターンシップに参加したく勝手ながらご連絡申し上げました。
かねてより●●業界に興味があり、企業研究をしている中、
貴社の●●に魅力を感じ、特に●●事業の●●に強い関心を持ちました。

そこで、貴社のように●●業界をリードしている企業で様々なことを学びたく、インターンシップ開催のご予定がございましたら、
ぜひとも応募させて頂けないでしょうか。

ご多忙のところ大変恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
どうぞ宜しくお願い致します。

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●●大学 ●●学部 ●●学科
田中 太郎
Tel::080-0000-0000
Mail:●●●●@●●.com
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インターンシップの詳細を伺うメール

件名:●月●日インターンシップの集合場所について【●●大学 田中 太郎】
本文:

●●株式会社
●●部 ●●課 主任 ●●様

いつも大変お世話になっております。
●●大学 ●●学部 ●●学科4年田中 太郎と申します。

●月●日に開催予定のインターンシップについて
質問がありましたのでご連絡致しました。

頂いたご案内メールを確認したところ、集合場所が●●ホールと記載がありました。
地図やHPを確認したところ、●●ホールには複数の施設が敷地内にあり、
ホールがある施設は3つあるとのことです。
当日は●●ホールのどちらに伺えばよろしいでしょうか。

ご多忙のところ大変恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
どうぞ宜しくお願い致します。

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●●大学 ●●学部 ●●学科
田中 太郎
Tel::080-0000-0000
Mail:●●●●@●●.com
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インターンシップの面接辞退を伝えるメール

件名:●月●日インターンシップ面接キャンセルのお願い【●●大学 田中 太郎】
本文:
●●株式会社
●●部 ●●課 主任 ●●様

いつも大変お世話になっております。
●●大学 ●●学部 ●●学科4年田中 太郎と申します。
先日は貴社のインターンシップのご案内を頂きまして誠にありがとうございます。
ご案内を頂いた後なのですが、大変申し訳ございません。
●月●日インターンシップの同日に、
どうしても欠席できない研究発表会の予定が入ってしまいました。

つきましては、貴社インターンシップの参加を
辞退させていただきたく存じます。

ご多忙のところ、お手数をおかけして大変申し訳ございません。
どうぞ宜しくお願い致します。

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●●大学 ●●学部 ●●学科
田中 太郎
Tel::080-0000-0000
Mail:●●●●@●●.com
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インターンシップ参加後のメール

件名:●月●日インターンシップ開催の御礼【●●大学 田中 太郎】
本文:

●●株式会社
●●部 ●●課 主任 ●●様

いつも大変お世話になっております。
本日まで貴社のインターンシップに参加させていただきました
●●大学 ●●学部 ●●学科4年田中 太郎と申します。

●●部 ●●課 主任の●●様、●●様、●●様、そして●●株式会社の皆様、
未熟な私に様々なご指導をいただきまして、誠にありがとうございました。

至らない点が多かったと思いますが、貴社インターンシップを通じて
●●業界の魅力や貴社の事業の壮大さを体感することができました。
とても貴重な体験をすることができ、皆様には感謝しきれません。

今後の貴社の新卒採用試験においても
今回の経験を活かすことができるよう精一杯挑戦していきたいと存じます。
末筆ながら、貴社の尚一層のご繁栄と、皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
そして、今後ともどうぞ宜しくお願い致します。

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●●大学 ●●学部 ●●学科
田中 太郎
Tel::080-0000-0000
Mail:●●●●@●●.com
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メールや電話のマナーを確認しよう

就活中はメールや電話をする機会が多くあるため、慣れている就活生も多いでしょう。面接の結果を聞く場合にも、選考が終わったからと気を抜かずにマナーを守ることが大切です。マナーに自信がないという就活生は、正しいマナーを今一度チェックしておきましょう。

そこで活用したいのが「就活マナーマニュアル」です。電話の際によく使う敬語なども紹介しているため、就職後も役立ちます。無料でダウンロードできるため、ぜひ手に入れておきましょう。

困ったときの連絡はメールで良いのか

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インターンシップへの参加が決まっていても、場合によっては緊急の連絡をしなければならないときもありますし、その際にはメールで連絡した方がいいのか悩む人は多いです。

インターンシップでは企業とメールでのやりとりも多く、メールだけで連絡が完結する場合も少なくありません。困ったときの連絡手段として、メールはふさわしいのかどうかを知っておきましょう。

急ぐ場合や緊急の場合は電話で連絡を

急ぎや緊急の場合は、メールでなく電話で連絡をすることが大切です。企業側も常にメールをチェックしているわけではありませんし、タイミングによってはメールを見るのが翌日に以降になってしまう場合もあります。メールを送っても担当者がメールを確認していなければ意味はありませんし、連絡をしていない扱いになってしまいます。

メールはいつでも連絡ができて便利ではありますが、緊急時の連絡手段としてはふさわしくありません。緊急時はメールではなく電話で連絡をするようにし、担当者宛に電話をかけることが大切です。担当者以外に連絡しても意味がない場合もありますし、正しく伝わらないことも多いので、必ず担当者宛てに電話し、別の人が出れば取り次いでもらいましょう。

インターンシップの参加に限らず就活ではメールマナーが大事

ご紹介したインターンシップに参加する際のメールマナーは、説明会や面接の日時調整などで企業と連絡を取る際にも使用できるマナーばかりです。今後の就職活動にもぜひ役立ててください。

普段の大学生活の中でビジネスメールを使用することは、多くの学生が不慣れであり、難しいと感じるかもしれませんが、ここでビジネスマナーを把握しておくと、今後社会人になっても活用できます。

インターンシップの参加する際は、ここで紹介したメールマナーを守り、ビジネスを意識したメール文章を心掛け、相手への配慮を忘れないように心掛けましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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