面接対策

【面接や内定を辞退する方法】守っておきたいマナーや例文をご紹介

就活では辞退をする機会も多い

就活では企業からの申し出を辞退することも多く、迷惑をかけないように正しい辞退の方法を知っておくことが大切です。就活中の辞退としては面接の辞退や内定の辞退などが挙げられますが、これらはそれぞれ辞退の方法が違っています。

同じ方法で辞退してしまうと、企業に迷惑がかかったり、失礼にあたる可能性もありますので注意が必要です。どのように辞退するかによって与える印象は違いますし、同じ辞退をする場合でもマナーを守って好印象を与えることが大切です。

辞退をすれば少なからず企業に迷惑はかかりますが、方法次第で迷惑は最小限に抑えられますし、好印象が与えられる可能性もあります。正しい辞退の方法を知り、就活を上手に進めていきましょう。

面接を辞退する方法

面接を辞退する場合は企業に連絡は必須であり、無断欠席は絶対にNGです。エントリーの段階では辞退の連絡は必要ありませんが、選考に進んだ以上責任を持って出席しなければなりませんし、欠席するなら辞退の連絡は必須です。

面接を辞退する場合にはさまざまなマナーがありますし、それらをきちんと守った上で辞退の旨を伝えなければなりません。面接を受けてみて自分に合わないと思うことはありますし、面接で辞退するケースも多々ありますので、正しい辞退の方法を知っておきましょう。

余裕があればメールで連絡

面接日までに余裕がある場合は、辞退する連絡はメールでOKです。メールで連絡する場合は面接を辞退する旨、その理由と謝罪を述べることが大切です。理由は正直に伝える必要がありますが、他社の選考を理由として伝えるのはNGですので注意しましょう。

他社を優先していると印象が悪くなってしまいますので、その場合は他の理由を伝えることが大切です。辞退理由で嘘をつく必要はありませんが、本当の理由が伝えづらい場合は「一身上の都合により」などで問題ありません。

面接の辞退は自分の都合ですので、必ず謝罪の言葉も述べておきましょう。メールで連絡していいのは、面接予定日から1週間前から3日前程度までです。それを過ぎた場合は他の方法で連絡しなければなりません。

直近の場合は電話で連絡

面接辞退の連絡が直近になってしまう場合は、電話で連絡するのがマナーです。メールでの連絡だと面接日まで確認してもらえない可能性があるので、1日前などの場合は電話での連絡が必須になります。

電話で連絡する場合は、かける時間帯にも注意が必要です。始業や終業の忙しい時間帯は避け、12時、13時などの昼休みで採用担当者が席を外している可能性が高いタイミングも控えるようにしましょう。

忙しい時間帯にかけてしまうと採用担当者ではない他の社員の時間を奪うことになり、企業に迷惑がかかります。当日に辞退する場合は時間帯を気にせず素早くかける必要がありますが、1日前などであれば電話をする時間帯にも気を遣いましょう。

無断欠席は絶対NG

面接を辞退する場合は、無断欠席は絶対NGです。どのような理由であっても必ず連絡することが大切であり、無断欠席をしてしまうとマイナスの印象を与えるだけではなく、企業に多大な迷惑をかけてしまいます。

社会人として許される行為ではないので、たとえ当日になったとしても辞退する旨は連絡しておかなければなりません。当日辞退でも迷惑をかけることは確かですが、それでも無断欠席よりはましです。

無断欠席は企業に迷惑をかけ、失礼にあたることはもちろん、大きく信用を損なう行為でもあります。ビジネスの世界では信用は最も重要視されているものですし、就活中も社会人としての自覚を持つことが大切です。無断欠席は絶対NGですので、ぎりぎりであっても必ず辞退の連絡はしておきましょう。

面接辞退の例文

件名:面接辞退のお詫び

○○株式会社 人事部御中

いつも大変お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。
この度は選考のご機会を頂き、誠にありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、一身上の都合により辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。
お忙しい中、選考のご機会を頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。

末筆ながら貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。

署名

面接を辞退する場合は、件名から工夫が必要です。ぱっと見て面接辞退の旨が伝わることが大切ですので、短く簡潔にまとめておきましょう。面接自体の場合も基本的なメールマナーは同じであり、送り先を記し、自己紹介をしてから本題に移ります。

面接自体の理由については、伝えづらいなら一身上の都合などで伝えて構いません。何度も丁寧に謝罪の言葉を述べることが、好印象を与えるポイントです。最後には忘れず署名をつけて送りましょう。

内定を辞退する方法

内定を辞退する場合にも企業への連絡は必須であり、連絡の方法にも注意しなければなりません。内定の辞退は面接の辞退よりも慎重におこなわなければなりませんし、連絡方法なども細かい部分まで注意が必要です。

また企業への連絡方法に気をつけるだけではなく、本当に辞退をしてもいいのかをもう一度よく考えることも大切です。一度辞退した内定は復活しませんので、後悔しないようにしっかり考えてから内定辞退の申し出をしましょう。

内定辞退は早めに申し出る

内定をもらったからといって必ずしもそれを受ける必要はありませんので、内定辞退は可能です。内定を受ける気がなければ辞退をする必要がありますが、内定辞退は早めに申し出なければなりません。

企業ごとに違いはあるものの、内定を承諾するかどうかは期限が決められていることが多いです。基本的には1週間程度が目安となっているため、辞退をする場合はそれまでに申し出るようにしましょう。

答えが出ない場合は保留を申し出る必要がありますし、どちらにしても1週間程度では連絡をすることが大切です。また期限が決められている場合でも、保留が可能な場合もありますので迷ったときには企業に相談してみましょう。期限を延長してもらった場合は、さらに延長はできませので再設定した期限内に答えを出さなければなりません。

基本的には電話で連絡

内定辞退は重要な連絡になるので、期限に関係なく基本的には電話で直接伝えるのがマナーです。電話で伝えることで誠実さをアピールすることができ、企業との関係もこじれにくくなります。

電話で連絡する場合も早めに申し出ることが大切ですが、電話をかける時間帯にも注意が必要です。辞退を決めたタイミングが営業時間外や終業間近の場合は、翌日に回して連絡しましょう。

早めに連絡するからといって、避けるべき時間帯で電話をかけると企業に迷惑がかかり、マイナスの印象を与えてしまう可能性が高いです。連絡の期限が過ぎそうなのであれば別ですが、期限までに余裕があるなら一日先延ばしにしても問題はありません。とにかく少しでも企業に迷惑をかけない形で伝えることが大切です。

繋がらない場合はメールでもOK

内定辞退は基本的には電話で連絡しなければなりませんが、採用担当者になかなか繋がらない場合はメールでもOKです。メールの場合も伝える内容は基本的には同じで、内定を辞退すること、辞退する理由、その謝罪を伝えることが大切です。

内定辞退を伝えるのは勇気がいりますが、メールで伝える場合は言葉を濁して曖昧な表現で伝えるのはNGです。曖昧な表現を使ってしまうと、辞退するのかしないのかが分からなくなってしまいます。

辞退理由についてはオブラートに包んで伝えても問題ありませんが、辞退の旨については、はっきり辞退すると記さなければなりません。メールで辞退を申し出る場合は電話のように時間帯は気にせず、素早く送ることも大切ですので、それも覚えておきましょう。

内定辞退の例文

いつもお世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。本日は内定の件でお電話致しました。採用担当の○○様はいらっしゃいますか?(担当者に取り次いでもらう)

はい、採用担当○○です。

お世話になっております。○○大学の○○でございます。先日は内定を頂き、誠にありがとうございました。大変嬉しいお話なのですが、一身上の都合で辞退させて頂きたいと思い、お電話致しました。内定を頂けるまでに評価して頂いたのに、ご期待を裏切ることになってしまい、大変申し訳ございません。

内定辞退は基本的には電話で伝えますので、まずは採用担当者に取り次いでもらう必要があります。取り次いでもらう際にも、きちんと自己紹介をして、何の旨で連絡し、誰に取り次いでほしいのかをきちんと伝えることが大切です。

採用担当者に代われば、もう一度簡単にあいさつをして、辞退の旨を伝えていきます。まずは内定をもらったことのお礼を伝え、辞退すること、辞退する理由を伝えましょう。辞退の理由について詳しく聞かれる場合もありますが、その際は正直に話すことが大切です。

内定承諾後に内定を辞退する場合

内定を辞退をする場合は、基本的には内定を承諾する前に申し出なければなりません。しかし一度内定を承諾したものの、よく考えた結果やっぱり辞退しようと思うことはあります。

内定承諾後の辞退は企業に迷惑がかかりますが、それでも不可能なわけではありません。就職先は自分の人生を決める重要なものですし、よく考えて決定することが大切です。内定承諾後に辞退を伝える場合にはさまざまな注意点がありますので、それらを知っておきましょう。

就職の14日前までなら辞退は可能

内定承諾をしたとしても、就職の14日前までなら内定を辞退することは可能です。これは法的に認められていることであり、いかなる理由でも企業は引き止めることはできません。

14日を過ぎてしまった場合は、どんな場合でも辞退はできないので注意が必要です。その場合は一度就職してから退職の手続きをとらなければなりません。就職後に退職して転職先を見つけるのは非常に面倒ですし、何より最初の数週間は働かなければなりませんので、時間を無駄にしてしまいます。

内定辞退の最終のリミットは就職の14日前までなので、それまでには答えを出しておくことが大切です。内定を決めればそれで終わりにするのではなく、本当に就職しても後悔がないかよく考えておきましょう。

入社宣誓書などに法的拘束力はない

内定は就職の14日前までであれば辞退が可能であり、入社宣誓書などを提出していた場合でもこれは変わりません。また内定式などにも法的拘束力はなく、出席した場合でも内定の辞退は可能ですので覚えておきましょう。

内定契約に関係するのは、あくまで内定承諾書のみであり、その他の書類や式典への参加の有無などは関係ありません。法的な拘束力はないため、企業がこれらを理由に引き止めをおこなったとしても辞退はできます。

どうしても辞退させてくれない場合は、大学のキャリアセンターなどに相談するのがおすすめです。内定の辞退は就活生に認められた権利ですので、きちんと主張すれば必ず辞退はできますが、話がこじれた場合は第三者を交えて話を進めましょう。

企業に迷惑がかかることは忘れない

最終のタイムリミットさえ守っていれば内定の辞退は可能ですが、就職日ぎりぎりに辞退をすると企業に多大な迷惑がかかってしまいます。内定承諾後に辞退をした場合は、少なからず企業に迷惑がかかるので注意が必要です。

企業は新入社員の就職に向けて準備を進めており、内定を辞退することでそれが無駄になってしまいます。また採用予定人数も決められているため、辞退者が出ればその補充をおこなわなければなりません。

辞退者が出れば、その都度対応に追われますし、内定承諾後の辞退であればやらなければならないことも多いです。内定は連絡一本で辞退できますので簡単なことですが、辞退したことによって企業に迷惑がかかることは忘れないようにしましょう。

マナーを守って辞退して企業に迷惑をかけないことが大切

就活では面接や内定を辞退することもありますし、内定の場合は内定承諾後に辞退を決めることもあります。これらの辞退は就活生に認められていることですし、辞退しても何の問題もありません。

しかしどんな場合でも辞退をすれば企業に少なからず迷惑がかかることは確かですので、正しい方法で失礼のないように辞退することが大切です。辞退に関するマナーはたくさんありますし、それが守れていなければ企業に迷惑をかけてしまいます。

辞退をすれば企業との関係はなくなりますが、だからといってどんなことをしてもいいわけではありません。社会人としてのマナーは守らなければなりませんので、辞退を申し出る場合は正しい方法で連絡し、企業に迷惑をかけないようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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