就活のマナー

【就活の面接メールの送り方】日程調整・辞退・お礼の例文をご紹介

就活では面接関連のメールのやり取りが多い

就活では企業と面接関連のメールをすることが多いです。面接の日程調整、キャンセルや辞退、面接後のお礼など、メールを送るべき内容はさまざまあります。メールは連絡のツールとして使用されるものですが、就活においてはメールの内容も評価の対象となっているので、注意しなければなりません。

メールのやりとり次第ではマイナスの印象を与えてしまい、選考で不利になってしまう可能性もあります。もちろん、きちんとマナーを守って正しくメールが送れていれば、好印象を与え選考でも有利です。企業とメールのやりとりをする際には、基本的なマナーを守ることが大切です。メールマナーの基本や状況ごとのメールの送り方を理解して、就活をスムーズに進めましょう。

36の質問に答えて自分のタイプを把握しよう

自分がどのようなタイプなのかを知るためにおすすめなのが「自己分析マニュアル」です。このマニュアルを使えば、質問に答えるだけで自分のパーソナリティタイプを診断できます。

技術者タイプやクリエータータイプ、実務家タイプなどがありますが、あなたはどのタイプでしょうか?無料でダウンロードできるため、すでに自己分析が終わっているけどさらに深めたいという就活生にもおすすめです。

就活メールのやり取りの基本

就活メールのやり取りの基本

就活では面接関連でメールを送るマナーは基本的な部分については共通していますし、まずは基礎的なマナーやルールを知っておくことが大切です。面接関連のやりとりに限らず、就活中は企業とメールで連絡を取る機会が多くあります。就活のメールの基本と考えて、マナーを理解しておきましょう。

返信は24時間以内

企業からメールがきた場合、24時間以内に返信するのが基本です。メールは自分の都合のいい時間に送り、確認することができますが、返信があまりにも遅くなってしまうと、企業に迷惑をかけてしまいます。

就活期間中、企業の担当者は忙しく動き回っていますし、複数の学生と同時にやりとりをしていることも多いです。学生それぞれのスケジュールを考えながら、面接の日程なども組まなければなりませんので、学生1人1人からの返事が大切になります。

迷惑をかけるのはよくありませんし、返信が遅いことで企業への優先度が低いと思われ、マイナスの印象を与えてしまう可能性も高いです。24時間以内で、基本的には確認すればすぐに返信することを心がけましょう。

件名は必ず設定する

企業にメールを送る場合、件名は必ずつけなければなりません。企業には1日に何通、何十通とメールが届きますし、中には必要のないダイレクトメールや迷惑メールなどが含まれていることもあります。

必要なメールを選別するだけでも一苦労ですし、件名をつけていないとどうしてもメールチェックの優先度が低くなってしまいます。場合によっては読まれずに忘れられたり、迷惑メールを思われて削除される可能性もあるので注意が必要です。

件名は見れば内容がわかることが大切であり、すぐに確認できるよう簡潔につけなければなりません。長々とした件名は反対に分かりづらくなりますので、本文の内容を要約したシンプルな件名をつけることを心がけましょう。

宛先と差出人を明記する

null

メール本文ではいきなり本題に入るのではなく、宛先を書き、自己紹介をしてから本題に移ります。最初から本題を切り出すのは失礼であり、マナー違反となるので注意しましょう。宛先は企業名、部署名、分かる場合は担当者名まで細かく記入します。

広範囲に企業名のみを記すのはNGです。少なくとも部署名までは記載し、誰に宛てたメールなのかを限定しておかなければなりません。企業名や部署名は正式名称で記し、㈱などの略称を用いるのはNGです。

部署名の場合は御中、担当者個人に宛てる場合は様など、敬称の使い方にも注意が必要です。自己紹介では、大学名、学部、学科名、氏名を記します。自己紹介まできちんとおこなってから、本題に入りましょう。

署名は必ずつける

ビジネスメールでは本文の最後に署名をつけるのがマナーであり、これは就活でも同じです。署名では自身の名前や大学名、連絡先などを簡潔に記します。メールの内容に関係なく署名は必要ですので、メーラーの設定で自動で付けられるようにしておくと便利でしょう。

日程調整メール

就活中は忙しく、さまざまな企業の選考や説明会などを並行して受けなければなりません。場合によってはアルバイトや大学での用事などが選考と重なることもありますし、その際には日程変更をお願いすることが大切です。

日程が合わないからといってすぐに面接を諦める必要はなく、企業に申し出れば変更してもらえる場合もあります。日程変更メールは就活でも送る機会が多いので、正しい書き方を理解しておきましょう。

参加可能日時を指定する

日程変更メールでは、予定していた日時では面接に参加できないこと、そのため日程を変更してほしいことを伝えます。この際、単に日程変更を申し出るだけではなく、自分から参加可能な日時を指定し、変更希望案を出すことが大切です。

日程の変更を企業に委ねてしまうと、企業から再度提示された日程でも参加できるとは限りません。変更日を決めるまでに何度もやりとりをしなければならない可能性があり、それではお互いに手間がかかってしまいます。

就活中は企業も忙しいため、メールのやりとりは最小限に抑えなければなりません。希望日を指定する場合はいつなら可能か、該当日の何時から何時まで可能かまで細かく記し、最低でも3つ以上選択肢を提示することが大切です。

必ずしも変更できるとは限らない

面接に参加できなくなった場合は、日程変更のメールを送ることが大切ですが、必ずしも変更が可能なわけではありません。企業にも都合はありますし、場合によってはスケジュールがすでに埋まっており、変更できずそのまま辞退となるケースもあるので注意しましょう。

日程変更は特別な措置であって、当たり前のことではありません。変更してもらえるだけありがたい話ですし、当たり前にできることではないと考えることが大切です。日程変更は不確実なものなので、基本的には自分でスケジュールを管理し、予定を被らせないことが重要です。予定が重なりどうしても動かせない場合のみ、日程変更を申し出るようにしましょう。

面接の日程変更メールの例文

件名:面接の日程変更のお願い

株式会社○○
人事部御中

お世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。
先日は面接のご案内を頂き、誠にありがとうございます。
○月○日の○日より、お時間をいただいておりましたが、諸般の事情により参加出来なくなったため、変更をお願い出来ないかと思いご連絡致しました。
参加可能日時は以下の通りです。

・○月×日 終日
・○月△日 10時~16時
・○月◇日 終日

お忙しいところ勝手なお願いをしてしまい、誠に申し訳ございません。
お手数ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーー
○○大学 経済学部
○○ ××(氏名)
Tel 000-1111-2222
mail shukatsu.com
ーーーーーーーーーーー

面接の日程変更のメールでは、まずは面接の案内をもらったことに対して、感謝の気持ちを伝えることが大切です。最初にお礼を述べておくことで好印象になりやすいですし、変更の旨も伝えやすくなります。

変更の申し出をする際には、なぜ変更したいのか、その理由を述べる必要があります。他社選考と重なっているためなどとすると、他を優先している印象を与えてしまうので、諸般の事情、一身上の都合など言い換えるといいでしょう。

面接辞退メール

就活では面接の辞退をする場合もあります。面接を受ける中で自分には合わないと感じることもありますし、選考途中で他の企業から内定をもらい、その企業への就職を決める場合もあります。

辞退の理由は人によってさまざまですが、途中で辞退するならきちんと連絡をしておかなければなりません。辞退をしたからといって、企業との関係が完全に切れるとは限りませんし、マイナスの印象を与えないためにも、マナーを守って連絡しましょう。

面接辞退は決まった時点で素早く送る

面接辞退のメールは、辞退を決めた時点で素早く送ることが大切です。辞退の連絡が遅くなると、企業に多大な迷惑がかかり、印象もよくありません。早めに辞退を申し出ていれば、面接時間に穴が開いても他の学生にあてるなど対処のしようがありますが、ぎりぎりでの連絡になるとその時間を無駄にしてしまいます。

就活期間中は企業も綿密なスケジュールのもと動いていますし、少しでも時間の無駄ができると仕事が進みませんので、迷惑をかけないためにも早めの連絡を心がけましょう。

当日キャンセルの場合は電話で連絡

面接の辞退は基本的にはメールの連絡で構いませんが、これは面接予定日まで時間の余裕がある場合のみです。面接当日にキャンセルを申し出る場合は、メールではなく電話で直接連絡しなければなりません。

当日の場合、企業の担当者はメールチェックにまで手が回らないことが考えられます。メールでキャンセルの連絡をおこなっても、確認してもらえなければ意味がありませんし、無断欠席の扱いになりますので印象は最悪です。

当日や前日など、ぎりぎりでのキャンセルになる場合は、確実に伝えられる電話で連絡しなければなりません。連絡方法が違うだけで、与える印象も大きく違ってくるので注意しましょう。

面接辞退メールの例文

件名:面接の辞退のお詫び

株式会社○○
人事部
採用担当○○様

お世話になっております。○○大学文学部英文学科の○○と申します。
先日は面接のご案内を頂き、誠にありがとうございます。
○月○日の○日より、お時間をいただいておりましたが、一身上の都合により辞退させて頂きたくご連絡致しました。

お時間を頂いたのに申し訳ございません。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご了承のほどよろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーー
○○大学 文学部 英文学科
○○ ××(氏名)
Tel 000-1111-2222
mail shukatsu.com
ーーーーーーーーーーー

面接辞退のメールを送る場合は、きちんと謝罪の気持ちを述べることが大切です。件名も面接辞退のお詫びとするなど、謝罪の気持ちがあることをしっかり伝えておきましょう。辞退を伝える際には、いつの面接をキャンセルするのか、なぜ辞退するのか理由も伝える必要があります。

辞退の連絡は気が引けますが、曖昧な言葉で濁して伝えるのはNGです。きちんと辞退するという言葉を使い、両者間で認識の違いが生まれることのないよう、しっかりとキャンセルを申し出ましょう。

お礼メール

面接関連のメールは、面接前に送るだけではなく、面接後に送るものもあります。面接後に送るのはお礼メールであり、感謝の気持ちを伝えることで好印象を狙うものです。しかし、お礼メールはただ送ればいいわけではありません。

お礼メールを送っても印象がよくならないケースもありますし、場合によってはマイナスの印象を与える可能性もあります。お礼メールの正しい送り方を知り、就活を少しでも有利に進めましょう。

お礼メールは必須ではない

まず初めに知っておきたいのが、面接後のお礼メースは必須ではないということです。お礼メールを送らなかったからといって、マイナスの印象を与えることはありませんし、それによって選考で不利になるということもありません。お礼メールはあくまで希望者だけが送るプラスアルファのものであり、無理をしてまで送る必要はないと覚えておきましょう。

面接でのお礼や印象深いポイント、次回選考への意気込みなどを伝えれば、印象は多少よくなりますが、それでも影響力は微々たるものです。お礼メールによって合否に大きく影響するということはありませんので、第一志望の場合や余裕がある場合に限定して送るくらいいいでしょう。

面接の案内時にお礼メールを送るのもOK

お礼メールは面接の終了時に送るだけではなく、面接の案内が届いた時点で送るのもOKです。面接の案内に対してお礼メールを返信する場合は、面接に参加する旨や面接に呼んでくれたことのお礼、当日の意気込みなどを記入します。

案内メールに返信しておくことで、丁寧な印象を与えられますし、選考でも有利になる可能性があります。しかし、これも必須ではありませんし、評価で大きくプラスになるわけではないことは覚えておきましょう。

案内メールに対しての返信は、面接に参加することの意思表明の意味合いが強いです。そのため欠席することがないという安心感は与えられるものの、評価が加点された状態で面接がスタートするわけではないことは覚えておきましょう。

お礼メールの例文

件名:面接の御礼

株式会社○○
人事部御中

お世話になっております。○○大学商学部の○○と申します。
本日は面接のお時間を頂き、誠にありがとうございました。
緊張しましたが、○○様が優しく声をかけてくださったおかげで、力を出し切ることが出来ました。
温かい社風に触れ、ますます御社で働きたいという気持ちが強くなりました。

末筆ですが貴社ますますご清栄をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーー
○○大学 商学部
○○ ××(氏名)
Tel 000-1111-2222
mail shukatsu.com
ーーーーーーーーーーー

お礼メールでは、まずは面接をしてくれたことに対してのお礼を伝えることが大切です。その上で面接の感想や印象に残った点などを伝えていきます。具体的なエピソードを踏まえて述べることで、感謝の気持ちも伝わりやすいですし、細部まで記憶していることで、面接に真剣に取り組んでいたことが伝わり、好印象です。

またお礼を伝えるだけではなく、企業への志望度が高まったことを伝えるのも大切です。感謝の気持ちを丁寧に伝えながら、志望度の高まりもアピールしていきましょう。

面接メールの注意点

null

それでは面接メールにおける注意点をご紹介します。どのような点に気を付けてメールを作成すればよいのか紐解いていきましょう。就活中のメールのやり取りは、うっかりしているとマナー違反となってしまうことがあります。ミスを未然に防ぐためにも、これからご紹介する注意点をしっかりと読み、ぜひ実践しましょう。

就活にふさわしくないメールアドレスは印象が悪い

普段使用しているメールアドレスでは、就活にふさわしくない場合があります。メールアドレスひとつで、印象が大きく左右されることもあるのです。企業の担当者はメールアドレスなんて重視しないと甘く見てはいけません。

例えば、メールアドレスに好きなキャラクターや芸能人の名前が入っていたり、記号を組み合わせて顔文字に見たてていたりすると、子供っぽく幼稚な印象を与えてしまいます。プライベートとビジネスの切り替えができていない人だと思われる可能性が高いです。

メールアドレスは「tanaka.taro@●●.com」というように、自分の名前などを入れたシンプルなものが望ましいです。不正ログインや迷惑メール対策のために、名前と数字を組み合わせたメールアドレスも多く見受けられますので、名前+数字のメールアドレスでもよいでしょう。

誤字脱字に注意する

メールの誤字脱字には要注意です。メールに誤字脱字があると、メールを送信する前に最後の確認を怠ってしまったのかと思われかねません。就活中は、少しの違和感が印象に大きく影響します。書類選考では印象が良かったのに、いざメールで面接調整のやり取りをしてみたら誤字脱字が多く、マイナスな印象になってしまっては元も子もありません。

特に、間違った漢字や敬語を使用していると社会的な常識がない人だと思われ、一気に印象が悪くなってしまいます。初歩的なミスを避けるために、メールを送信する前は必ず文章を読み返して、誤字脱字がないか確認するようにしましょう。

色文字や太文字による装飾は不要

null

面接メールでは、重要な箇所を太文字や大文字にしたり、強調したい箇所を色文字にしたりする必要はありません。本来、色文字や太文字は、読みやすいように文字を強調するためのものです。しかしながら、ビジネスメールは簡潔で明瞭なものであることが一般的であり、過度に装飾されたメールはビジネスの場にふさわしくありません。

また、このような色文字や太文字は、使用しているブラウザーによってはきちんと反映されないこともあります。レイアウトがずれたり、文字化けが生じたりすることがあるのです。改行などを使用して見やすく工夫することは有効ですが、あくまでもシンプルなメールにすることを目指しましょう。

読みやすいように改行を入れるなど工夫する

就活のメールでは、相手が読みやすいように改行を入れたり、段落分けをしたりといった工夫をしましょう。長く続く文章は、改行を入れるだけで文章の区切りができ、メール画面が横長に広がらず読みやすくなります。また、段落分けは、ひとつの話をひとまとめにすることができるので、起承転結のように話の流れをスムーズにすることができます。

しかし、改行を挿入しすぎたり、段落を多く作って縦に長い文章にしたりすることは避けましょう。メールを開封して読みづらい文章が展開されていると、相手の読む意欲は低くなりますし、手間を取らせてしまいます。メールはシンプルであることが重要です。読みやすい文章を意識し、簡潔で見やすいメールを作成して、周りの応募者と差をつけましょう。

面接関連のメールはマナーを守って送ろう

就活では企業とメールのやりとりをすることが多く、面接関連では特にメールは多いです。面接関連のメールは、日程についてのやりとりも多いため、連絡ミスのないよう慎重におこなわなければなりませんが、メールの本文自体にも丁寧に作成しなければなりません。

メールは単に連絡が取れればいいわけではなく、やりとりの内容も評価の対象になっていますし、メールマナーが守れていなればマイナスの印象を与えてしまうのです。メールで選考を不利にするのはもったいないですし、やりとりの中で好印象を与えることが大切です。メールマナーをしっかり守ってやりとりをし、面接関連のメールも上手に送りましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ