【エントリーシートの提出マナー】時期や入手方法も併せて解説

エントリーシートの提出を求める企業は多い

就活は書類選考から始まり、その合否をもって面接に進むかどうかを決めます。そのため、書類選考は非常に重要な存在であり、最初に提出を求められるエントリーシートは、丁寧に作成しなければなりません。

また、エントリーシートの扱いは企業によって異なるため、提出時の方法やマナーにも注意が必要です。提出時点で失敗すると、読む前からマイナスの印象を与えてしまい、評価に悪影響を及ぼすこともあります。

確実に高評価を獲得するには、丁寧に作成したエントリーシートを正しい方法で提出することが大切です。書類選考時にエントリーシートの提出を求める企業が多いからこそ、提出時のマナーやポイントを把握しておきましょう。

エントリーシートと履歴書の違い

そもそも書類選考時に提出する書類はエントリーシートだけではなく、他にも履歴書の提出を求められることもあります。企業によって指定は異なり、履歴書だけの場合、エントリーシートだけの場合、両方の提出を求める場合の3つのパターンに分けられます。

両方とも書類選考に使用されるという点は同じです。しかし、記載する内容に違いがあります。履歴書は市販のため内容はある程度固定されていて、エントリーシートは企業が任意で作成するため内容は変動的です。

もちろん、履歴書と似たような質問項目が設定されていることもありますが、エントリーシートにしかない、独自の質問もあることは理解しておきましょう。エントリーシートと履歴書は別物ですが、それぞれ重要な書類であることを忘れてはなりません。

エントリーシートと履歴書の違いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【エントリーシートと履歴書の違い6つ】作成時に気を付けるポイント

エントリーシートの提出時期は企業によって違う

エントリーシートは期限を守って提出しなければなりませんが、企業によって時期が異なります。そもそもエントリーシートの提出が必要かどうかも異なるため、志望企業の書類選考の指定がどのようになっているか、事前に確認しておかなければなりません。

提出時期は一定期間で定められており、期間を過ぎると受け付けてさえもらえなくなるため注意が必要です。企業の特徴によってどのような違いがあるのか知り、期限を守って提出しましょう。

情報解禁から面接解禁までの3~5月が多い

詳細な期限は企業によって違うものの、基本的には3～5月の間に提出を求める企業が多いです。これは就活の情報解禁から面接解禁までの間で、遅くとも6月までには提出すると考えましょう。

選考の解禁は6月からと経団連によって定められていますが、これはあくまで面接の解禁日です。面接以前の選考は6月より前におこなわれるため、エントリーシートの提出時期も6月以前になると考えましょう。

また、そもそも6月解禁を待たずに選考を進める企業も多く、情報解禁と同時にエントリーシートの提出を求められることもあります。二次募集以降なら6月以降で年中受け付けていることもありますが、多くの企業の募集がもっとも集中するのは、情報解禁からの数ヶ月と考えましょう。

外資系企業はさらに早いため注意

情報解禁の3～5月にエントリーシートの提出が集中するのは、あくまで国内企業に限定して考えた場合です。外資系の場合は、さらに提出時期は早く、3年の7～10月頃には提出ということもあります。

そもそも外資系は選考のスタートが早く、3年の秋や冬頃には内定が決まることがほとんどです。本選考が秋頃になるなら、そこから逆算するとエントリーシートの提出時期は夏前後といえるでしょう。

企業によって違いがあるため詳細な時期については確認が必要ですが、早めに動き出しておかなければならないのは確かです。エントリーシート提出までの期間が限られているからこそ、早めから対策してスムーズに作成できるようにしておかなければなりません。

二次締切を設けている企業もある

企業によっては、エントリーシートの締め切りを2回設けているケースもあります。その場合、一次締切の数週間後に二次締切を設けている企業が多いです。

企業がエントリーシートの締め切りを2回設けている理由は、大量に届くエントリーシートを一度に審査するのが大変であることや、一度の募集で人材を確保しきれなかったことなどが考えられます。一次締切が過ぎてしまっていても、諦めずに二次締切があるかどうかを確認してみましょう。

しかし、二次締切の場合、一次締切に比べて採用枠が少なく設定されている可能性が高いです。二次締切があるからと悠長に構えるのではなく、できる限り一次締切に間に合わせて提出することを心がけましょう。

エントリーシートの入手方法は企業ごとに異なる

エントリーシートを提出するには、まずは入手して作成しなければなりません。早く入手することで、じっくり時間をかけて作成できます。しかし、そもそもどのようにエントリーシートを入手するのか疑問に思う人もいるでしょう。実はエントリーシートの入手方法は企業によって違い、配布の方法を公表していない企業もあります。エントリーシートの入手方法は大きく2つに分けられます。どちらに該当しても対処できるよう、詳細な入手方法まで理解を深めておきましょう。

説明会時に手渡し

就活の情報解禁後は、順次企業説明会が実施されます。説明会時には企業の情報をまとめたパンフレットが配布されますが、これと一緒にエントリーシートが手渡しされる場合もあります。エントリーシートを説明会で手渡しをする企業の場合、事前に説明会に参加することが選考に臨む条件です。

説明会の参加状況は選考での評価にそれほど大きく影響しませんが、企業によっては参加権がかかっている場合もあるため注意しましょう。説明会で配布されるかどうかを公表しない企業も多いため、志望度の高い企業は優先的に説明会にエントリーしておくのがおすすめです。

エントリーシートを手渡しで入手した場合、記入時に失敗すると後がありません。そのため、万が一に備えてコピーをとり、予備を作ってから記入するとよいでしょう。

ネット上でダウンロード

企業のホームページでは、採用ページが用意されているケースも多く、そこからエントリーやエントリーシートのダウンロードをすることも少なくありません。ネットからダウンロードできる場合は、自身で印刷して使用するか、データのまま作成するかのどちらかです。

企業からの指定がある場合はそれに従い、ない場合は手書きで作成するのが無難でしょう。ただし、先進的な考えを持つ企業や、IT系のようにパソコンスキルを必要とする企業なら、パソコン作成のほうがスキルもアピールできて評価されやすいです。

ネット上でダウンロードするならいくらでもやり直しがききますが、ダウンロード期限が定められている場合もあるため注意が必要です。ネットからダウンロードした後は、自身のパソコンで原本のデータを保存しておいたほうがよいでしょう。

エントリーシートの入手方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【エントリーシートはどこで入手する？】入手方法や提出の仕方を解説

エントリーシートを提出する際のマナー

作成したエントリーシートを提出する際には、いくつかのマナーがあります。提出時のマナーが守れていないと、第一印象が悪くなり、評価も下がりやすいため注意が必要です。厳しい企業だと、提出マナーができていない時点で不合格とし、内容を全く読まないという場合もあります。

書類選考を突破するには、まずはエントリーシートを確実に読んでもらわなければなりません。方法ごとのマナーの違いを把握して、ミスなくエントリーシートを提出しましょう。

郵送の場合は白色の封筒を使う

手書きやパソコン作成したものを印刷して郵送する場合は、白色のA4サイズの封筒を使用しましょう。茶封筒でも問題ないとする企業もありますが、よりフォーマルな白色の封筒を選ぶほうが無難です。封筒には表面に宛先、裏面に自身の情報を記載します。

企業名や住所、送り先の部署、敬称を間違えないよう注意しましょう。表面の封筒の左下あたりには、赤線で囲って「応募書類在中」と書いておくと、よりスムーズに指定した部署に届けられます。エントリーシートを入れる際には、無地で透明のクリアファイルを使用し、その他書類とまとめておくことが大切です。クリアファイルに入れることで、万が一の際にも書類が汚れずに済み、折れずに綺麗な状態で企業に届けられます。

エントリーシートの郵送方法については、こちらの記事でも詳しく解説しています。

• 【エントリーシートの郵送方法】正しい送り方と準備する物を徹底解説

メールで提出する場合はパスワードを設定する

メールで提出を求められる場合は、メールにエントリーシートのデータを添付して送信します。ネット上でやりとりをする場合、企業によってやり方は異なり、採用ページのマイページから直接アップロードすることもあります。

アップロードやメールの場合は、企業の指定に従って、ファイル名も変更しておきましょう。メールで提出する場合は、1通目にあいさつ文とデータの添付、2通目にデータを開くためのパスワードを記載するのが一般的です。

1通目に「データのパスワードは。次に送るメールに記載している」という内容を明記しておくと、スムーズにやりとりが進むでしょう。情報管理の意識をアピールするのも大切であるため、メールの場合は添付データをロックして送ることが重要です。

期限内に送るのが基本

郵送での提出でもメールでの送信でも、期限内に送るのが基本です。期限を少しでも過ぎてしまうと、受け取りを拒否されて、その時点で不合格になるため注意が必要です。とくに郵送の場合は、いつまでに企業に届いていなければならないかチェックしておきましょう。

例えば30日までが受付期限で29日に提出した場合、通常企業の元に届くのは翌月に入ってからです。当日消印が有効なら問題ありませんが、そうでない場合は期限切れで受け取りを拒否されてしまいます。

郵送の場合はポストに投函してから3～4日程度かかると考え、期限には余裕を持っておかなければなりません。期限切れの失敗が一番もったいないため、いつまでがリミットか真っ先に確認し、遅れることのないよう余裕を持って作成、提出をしましょう。

エントリーシートは期限日にかかわらず早めの提出が無難

エントリーシートは期限日に間に合うように提出することが基本ですが、余裕がある場合は、期限日にかかわらず早めに提出するのがおすすめです。提出が期日のぎりぎりになってしまうと、審査はしてもらえても印象がよくありません。

同じくらい魅力的な応募者がいた場合、期日ぎりぎりに滑りこんできた人よりも、余裕をもって早めにエントリーシートを提出してきた人のほうを優先させる可能性があるでしょう。

情報を知るのが遅れてしまった場合や納得のいくエントリーシートがなかなか作成できない場合は、もちろん無理をして早く提出する必要はありません。しかし、余裕のある人は、できる限り早く提出するほうが無難といえます。

エントリーシートをスムーズに提出するには

就活を上手に進めるためには、エントリーシートをいかにスムーズに提出するか考えなければなりません。エントリーシートの提出が遅れると就活全体が滞ってしまい、期限を守れていないと先に進めなくなります。

期限内に提出するのは当然ですが、クオリティを高めるためにも余裕を持つことが大切です。就活時はやるべきことが非常に多いため、余裕を失いやすいといえます。スムーズに提出するためのポイントを知って、効率的に作業を進めましょう。

頻出項目は事前に考えておく

エントリーシートの記載内容は企業によって違いますが、ある程度の部分は共通していることも多いです。例えば自己PRや志望動機、学生時代頑張ったことは頻出項目であり、履歴書とエントリーシートの両方で求められることも少なくありません。

履歴書と同じ質問項目がある場合、エントリーシートのほうではさらに詳しく書き、より強く個性をアピールすることが大切です。エントリーシートは自分らしさを伝えることが目的のため、個性を意識して記載内容をある程度まとめておきましょう。

企業によってはエントリーシートを履歴書代わりとすることもあり、住所や生年月日、学歴や職歴、資格といった記載事項を設けることもあります。基本事項をしっかりおさえておくと、素早く作成できて提出もスムーズになるでしょう。

似た設問は推敲して使いまわす

エントリーシートの内容は企業によって異なります。しかし、志望動機や自己PRなどは、多くの企業のエントリーシートで共通して設けられている項目です。いくつもの企業の選考を受けていると、このように内容の似た設問が出てきます。

似た設問があった場合、他の企業で書いた回答を推敲して使いまわすことも、エントリーシートをスムーズに提出するために有効な方法です。まったく同じものを記載するのはよくありませんが、企業研究をしたうえで推敲して使いまわせば問題ありません。一から考えるよりも、効率よくエントリーシートを作成できるでしょう。

エントリーシートの提出時期が始まる前に、ある程度頻出項目への回答例を用意しておくことも、スムーズに就活をすすめるコツといえます。

スケジュール管理を徹底する

就活中はとにかくやるべきことが非常に多いため、スケジュール管理を徹底しなければなりません。エントリーシートの提出期限の把握はもちろん、その他企業の説明会や選考の日程、大学の授業、アルバイトの予定も全て確認しておきましょう。

スケジュール管理を徹底し、いつまでにどの企業のエントリーシートを仕上げるか、ある程度予定立てておくことが大切です。行き当たりばったりで作成していると、提出期限ぎりぎりに焦って作成し、質の悪い内容のまま提出してしまうこともあります。

クオリティを維持するには常に余裕を持つ必要があり、スケジュールを詰め過ぎないことが大切です。期限切れはもちろん、ぎりぎりで焦らないためにも、1～2週間先の予定は把握しておきましょう。

エントリーシートはマナーを守って提出しよう

エントリーシートの提出は就活の第一歩であり、正しい方法で提出しなければなりません。提出時にはマナーが複数あり、これが守れていないと失敗することも多いです。マナー違反で印象が悪くなると、当然評価にも悪影響を及ぼします。

書類選考で不合格になる可能性も当然あり、仮に合格できてもその後の面接で不利になるケースも多いです。しっかり読み込んでもらい、かつ好印象を与えるためにも、マナーを守って正しい方法で提出することが重要といえます。

期限切れに焦って提出するとマナー違反もしてしまいやすいため、余裕を持って作成しなければなりません。エントリーシートはマナーを守って提出し、好印象を与えて、書類選考の通過を目指しましょう。

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