【エントリーシートの郵送方法】正しい送り方と準備する物を徹底解説

エントリーシートの郵送方法とは

就活に欠かせないエントリーシートを、会社に郵送する時があります。その際、適当に送るのではなく、相手に良い印象を与えるために、しっかりとマナーを守るようにしましょう。

学生時代は、なかなか郵送のマナーを知る機会がありませんが、ビジネスシーンにおいて必要になりますので、今の内からしっかりと覚えておくことをおすすめします。郵送のマナーだけではなく、準備する物についての理解も必要です。

また、封筒に入れて郵送するため、封筒の書き方やその注意ポイントもおさえておきましょう。ここでは、エントリーシートの正しい郵送方法についてさまざまな角度から解説します。初めて書類を郵送する人などは、参考にしてください。

エントリーシートを郵送する前に準備する物

エントリーシートを郵送する際、いくつか準備する物があります。まずは、封筒です。サイズはA4サイズの書類が入るタイプを選びましょう。他にも、添え状が必要です。ビジネスシーンの書類のやり取りは、添え状が欠かせません。

さらに、ペンも用意しましょう。ボールペン、もしくはマジックペンがおすすめです。そして、A4サイズのクリアファイルも準備します。こうしたエントリーシートを郵送する前に準備する物について詳しく紹介します。

A4サイズの入る白い封筒

エントリーシートなどの書類は、基本的にA4サイズです。だからこそ、封筒はA4サイズが入るサイズを選びましょう。「角型二号」であれば、問題ありません。正式な書類のため、折らずに入れることが重要です。

封筒の色は、白がベストです。白色の封筒は、透けて中身が見えてしまうものを選ばないように注意しましょう。茶色の封筒は、正式な書類を郵送する際の色としてふさわしくありません。

封筒表面の左下に「応募書類在中」などと記載されているタイプがありますので、この種類を選ぶとよいでしょう。封筒の購入場所は、文房具店の他、大学でも販売されていますので、入手しやすいです。ビジネスシーンでも封筒はよく使用しますので、今の内からマナーを覚えておきましょう。

添え状

封筒に書類を入れる際、添え状も一緒に入れることはビジネスマナーです。添え状は、送付書、送付状ともいいます。添え状の役割は、封筒の中にどんな書類が入っているのか知らせることです。

書類が少ない場合でも、入れる必要があります。封筒に書類を入れる際、一番上に来るのは添え状です。そもそも添え状は必要なのかなど、詳しい対応は企業側の指示に従いましょう。添え状不要という指示がある可能性もあります。

添え状は、パソコンでフォーマットを作り、使い回すことをおすすめします。手書きでも構いませんが、作成に時間がかかりますし、それほど熱心に目を通す書類ではありませんので、手間をかけないパソコン作成で問題ありません。

添え状の例文

添え状は宛先や自身の情報を記載する位置が決まっているため、フォーマットを使って使いまわせるようにするのがおすすめです。宛先などを記載した後は、「拝啓」から始まる時候のあいさつをし、本題へと移ります。拝啓で始まっているため、文末は「敬具」で締めましょう。「記」の下には同封している書類を全て記載し、最後に「以上」と書いて締めます。

ペン

ボールペンとマジックペンも用意しましょう。ボールペンは、エントリーシートを記入するために必要です。最近では、字を消せるタイプのボールペンもありますが、正式な書類においては使用しないでください。

消せるボールペンは、書いた内容が消えてしまうリスクがあります。入社後も、できるだけ使用しないことをおすすめします。普通のボールペンを使って、正しく記すようにしましょう。

マジックペンは、封筒に書く際に必要です。NGというわけではありませんが、ボールペンで書いてしまうと、文字が小さくて見づらいです。マジックペンであれば、はっきりと何が書いてあるのかわかります。ボールペンとマジックペンも封筒と一緒に、大学や文房具店で購入しましょう。

A4サイズのクリアファイル

エントリーシートなどの書類は、封筒に入れる前にクリアファイルにはさみます。そのため、A4サイズのクリアファイルも用意しましょう。なぜクリアファイルに入れるのかといえば、郵送中に濡れてしまうリスクを防ぐためです。書類が折れ曲がることも防止できます。

クリアファイルは、無色透明のタイプを選びましょう。文字やキャラクターがデザインされていたり、カラフルな装飾だったりした場合、マナー違反になる恐れがあります。クリアファイルも、文房具店や大学などで販売されていますので、一緒に購入しておきましょう。

クリアファイルのサイズは、書類に合わせてA4を選びます。何度も使用して汚れやキズの目立つファイルは使わないようにしましょう。

エントリーシート郵送での封筒の書き方

封筒の表面には、郵便番号、宛先住所、宛名を書きます。文字のバランスに気を付けながら、丁寧に書いていきましょう。宛名や住所は、省略せずに、必ず正式名称を記してください。

また、裏面には、自分の名前や住所、大学名、郵送日などを記載します。こうした封筒の書き方にも、さまざまなマナーがあり、しっかりと守る必要があります。エントリーシート郵送での封筒の書き方や、その注意ポイントについて詳しく解説していきます。

表面には住所や宛名などを記載する

封筒の表面には、住所や宛名を書きます。住所は、都道府県を省略せず、建物名なども忘れずに書きましょう。また、ハイフンは用いず、「丁目」「番」「号」などを用いることも重要です。

宛名の会社名は、「株式会社」も省略してはいけません。個人名宛であれば「様」、会社や部署宛であれば「御中」を最後につけます。「様」と「御中」を併用することはマナー違反ですので、気を付けましょう。

住所は右端、宛名は真ん中、そして左端には、「エントリーシート（ES）在中」と赤字で書きます。初めから印刷されている封筒であれば、書く必要はありません。左上には切手を貼り付けますが、めくれてしまわないようしっかりと貼るようにしましょう。

裏面には日付も忘れずに書く

封筒の裏面には、左下に住所、郵便番号、自分の名前だけではなく、大学名や学部学科名も書きます。さらに、郵送日も左上に記しましょう。裏面においても、「丁目」「番」「号」など住所の省略は避けてください。

また、表面ほど、大きな文字で書く必要はありません。封をする部分には「〆」という封字を書きます。これは未開封を意味するものです。そして封をする際は、セロテープではなく、両面テープやスティックのりを用いましょう。剥がれないようにしっかりと貼り付けてください。

裏面だけの話ではありませんが、封筒に書く文字は、郵便番号を除いて、基本的には横書きではなく縦書きです。詳しい書き方は、会社の指示に従うようにしましょう。

封筒の書き方の注意ポイント

封筒の書き方の注意ポイントは、文字のバランスです。表面には宛名と会社の住所を書きますが、バランスが悪い場合、良い印象を与えられません。バランスを保つためには、落ち着いて丁寧に書くことです。

真ん中に書く宛名の配置を先に考えてから住所を書く場所を決めると、バランスが良くなるでしょう。また、会社が用意した封筒を使用する際は、宛名が先に印刷されている可能性もあります。このケースにおいては必ず「行」を二重線で消し、「御中」あるいは「様」と書きましょう。

封筒に書く文字は、「エントリーシート（ES）在中」以外すべて黒色にしてください。封筒の細かい部分までもチェックされていると意識しながら、書くことをおすすめします。

エントリーシートの郵送方法は普通郵便が一般的

エントリーシートの郵送方法は、郵便局やポストから発送する普通郵便がおすすめです。速達は、休みの日にも配達され、すぐに届けられるメリットがありますが、会社によってはよい印象を与えられません。

なぜなら、締め切り間近に送っている、無駄な費用を使っていると感じてしまうからです。どうしても間に合いそうにない時だけ、速達を利用しましょう。簡易書留という郵送方法もあり、このやり方であれば料金が安く、学生には嬉しい方法です。しかし、受け手は署名などが必要になり、多少の手間はかかります。

そのため、簡易書留で送りたい人は、事前に会社に確認しておきましょう。基本的には普通郵便を利用し、期日に余裕をもって送るようにしましょう。

エントリーシートの郵送方法における注意ポイント

エントリーシートを郵送する際、いくつか注意ポイントがあります。まずは、書類を折らないことです。企業側から指示があれば別ですが、基本的には折ってはいけません。また、何社も受ける場合、書いた内容を忘れてしまう恐れがあるため、自分用にコピーも取っておきましょう。

さらに、締め切りをチェックして、期限までに郵送できるようスケジュールを立てることも重要です。こうしたエントリーシートの郵送方法における注意点について紹介します。

書類を折らない

エントリーシートに限った話ではありませんが、会社に送る書類は、折らないようにしましょう。企業から封筒サイズの指示があり、折らなければ入らない時は別ですが、基本的には折らないことがマナーです。

エントリーシートが折れている場合、文字が読みづらく、コピーしにくくなります。そのため、A4サイズの封筒を購入し、折らない状態で封筒の中に入れましょう。添え状や履歴書など一緒に入れる書類も折らず、クリアファイルに入れてください。

どうしても折らなければ入らない場合は、二つ折り、もしくは三つ折りにしましょう。複雑な折り方をしてしまうと、企業側に迷惑をかけてしまいます。

コピーを取る

エントリーシートは、会社に送る前に、必ずコピーを取っておきましょう。なぜそうするのかと言えば、さまざまな企業を受ける場合、何を書いたのか忘れてしまう恐れがあるからです。

面接前に読み直し、しっかりと受け答えするためには、エントリーシートのコピーが必要です。また、コピーではなく、スキャンでも問題ありません。何が書いてあるのか確認できれば、コピー以外の方法でも構いません。

エントリーシート以外に送る書類も、コピーを取っておけば安心でしょう。さらに郵送前は、エントリーシートの誤字脱字もチェックしてください。誤字脱字は、相手に悪い印象を与えてしまいます。エントリーシートだけではなく、添え状の誤字脱字も確認しましょう。

誤字脱字がないかチェックする

エントリーシートの内容に間違いがないか確認するのはもちろん、郵送時の封筒に誤字や脱字がないか念入りにチェックしておかなければなりません。封筒に誤字脱字があるとエントリーシートを読む前から印象が悪くなり、選考で不利に働くこともあります。

間違える部分によっては失礼になってしまうこともあるため、何度も見直してから書類を入れ、封をするようにしましょう。また、住所などを間違えてしまうと、そもそも企業に届かず手元に戻ってきてしまいます。

返送されている間に締め切りを過ぎてしまい、応募できなくなることもあるため、注意しなければなりません。封筒の誤字脱字は修正液などで直すことはできないため、間違った場合は最初から書き直しましょう。

締め切りを確認する

エントリーシートの提出期限をチェックして、遅れないように郵送することも大切です。締め切り日ギリギリに送っても問題ありませんが、提出期限までに届かない可能性もあり、届いた場合も、読まれるのが後回しになる恐れがあります。

また、中小企業であれば、それほどエントリーシートの数も多くないため、ギリギリに郵送してしまうと、悪目立ちしてしまう可能性があります。複数のエントリーシートを送る人は、しっかりとスケジュールを確認して作成しましょう。

早めに提出すれば、面接対策をおこなう時間もたくさんでき、会社に良い印象を与えられます。焦って作成したエントリーシートを郵送してしまい、後になって不備を発見しても、取り返しがつきません。

必着と消印有効の違い

締め切りには遅れないようにエントリーシートを提出しなければなりませんが、これを確認する時には「必着」と「消印有効」の違いに注意しなければなりません。例えば「6月1日必着」となっている場合は、エントリーシートが6月1日時点で企業に到着していなければならず、6月1日にポストに投函しても遅いです。

対して「6月1日消印有効」となっているなら、6月1日時点で消印を押してもらえるならセーフであり、実際に企業に届くのは数日後になっても問題ありません。消印有効は当日ぎりぎりでも間に合う可能性がありますが、必着は数日前には出していないと間に合わないため注意が必要です。もしどうしてもぎりぎりになるなら、速達で出すなどの工夫が必要でしょう。

エントリーシート郵送方法のマナーを守ろう

エントリーシートを郵送する前は、A4サイズの封筒と無色透明のクリアファイル、添え状、ボールペン、マジックペンを用意しましょう。添え状を同封することはマナーであり、基本的に書類はA4サイズのため、同じ大きさの封筒とファイルを準備します。

封筒の書き方にもマナーは多いです。文字のバランスを意識して、住所や会社名の省略、「様」「御中」の使い方に気を付けましょう。裏面には「〆」を書くようにしてください。郵送は、普通郵便が一般的です。

簡易書留は企業側に手間をかけさせるため、できるだけ避けるようにしましょう。エントリーシートを郵送する際は、提出期限をチェックして、間に合うようにスケジュールを組み立ててください。

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