【インターンのメール件名の付け方】ケース別タイトル例も紹介

インターンのメール件名はとても大切

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インターンに参加する際には企業とメールでやりとりをする機会も多いですが、その際には件名は重要な役割を果たします。ビジネスメールでは件名はとても大切なものですし、インターンでも件名に気をつけてメールを送らなければマイナスの印象を与えしまう可能性があるので注意が必要です。

インターンでは申し込みや選考でのやりとり、参加前の連絡など、メールをする機会がたくさんありますが、それらすべてでマイナスの印象を与えるのはよくありません。場合によってはインターンに参加できなくなったり、選考にも影響する可能性があるので注意が必要です。インターンのメールでは件名はどのように設定すればいいのかを知り、メールで上手に企業とやりとりをしていきましょう。

インターンのメール件名の役割

インターンのメールの件名を設定する前に、まずはメールの件名がどのような役割を果たすのかを知っておくことが大切です。件名はメールのタイトルくらいにしか考えておらず、それほど重要視していない人も多いですが、それは間違いです。

ビジネスメールでは件名は重要なものとして考えられていますので、件名なしでメールを送ることはありません。ビジネスマナーとしても件名の設定は重要ですので、どのような役割を担っているのかを知っておきましょう。

①間違って削除される可能性が低くなる

インターンのメールにおける件名の役割としては、間違って削除される可能性が低くすることが挙げられます。企業には毎日たくさんのメールが届きますが、それらはすべてが必要なものであるとは限りません。大事なメール以外にもDMなど多くのメールが届きますので、仕事に必要なメール以外はすぐに削除されてしまうことがほどんどです。

件名をいれることでインターン関係のメールであることが分かり、削除される可能性が低くなります。また件名を入れることで、削除だけでなく迷惑フォルダに入れられることを防げますし、より読んでもらえる可能性を高めることができます。件名の有無で読んでもらえるかどうかが大きく違いますので、件名は必ず入れておかなければなりません。

②膨大なメールのなかから見つけてもらえる

膨大なメールのなかから見つけてもらえることも、件名の役割のひとつです。企業は膨大なメールを日々受け取っていますが、件名を分かりやすくすることで目に留まり、早い返信につながります。不要と判断したメールはすぐに削除されますが、必要ではありそうなものの、内容はよくわからないものに関しては件名を見ただけで後回しになることが多いです。

件名によっては後回しにされてしまい、なかなか返信が返ってこない場合もありますし、やりとりがスムーズにいかないことで、損をしてしまう可能性もあります。後回しにして保留にされてしまうと、最悪の場合そのまま読むのを忘れてしまうこともありますので、素早く読んでもらうためにも件名の設定は必須です。

メールや電話のマナーを確認しよう

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。

就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

インターンのメール件名の書き方

インターンのメールの件名にはさまざまな役割がありますので必ず設定しておかなければなりませんが、件名がついていれば何でもいいわけではありません。件名がついていても、正しい方法でつけられていなければ、メールの内容が分からず、結局削除されたり読むのを後回しにされる可能性もあります。件名の付け方にはポイントがあり、それを知っておくことが大切です。メールの件名はどのように書けばいいのかを知って、上手に件名を設定していきましょう。

①タイトルだけで内容が分かるようにする

インターンのメールの件名では、記号などを用い、タイトルだけで内容が分かるようにすることが大切です。用件や氏名など()を利用したり、/などを使用して読みやすくすることで、より内容が分かりやすくなります。メールの件名は本文の内容を簡潔にまとめたもの+大学名や学部学科名、氏名などを入れなければなりません。

例えば「インターンシップ申し込みのお願い○○大学○○学部○○」とすると読みづらくなり、内容が判断しづらくなります。これを「インターンシップ申し込みのお願い (○○大学○○学部○○)」と変えるだけでも、全体的にすっきりして見やすいです。記号を使うかどうかだけで見やすは格段に違いますので、適宜使用して読みやすくなる工夫をしましょう。

②フランクな記号は使用しない

メールの件名は記号を使うなどして、読みやすくすることが大切ですが、どんな記号でも使っていいわけではありません。使用できるのは/や()などであり、★や!などのフランクな記号は使用しないことが大切です。記号を使用していても、フランクなものを使ってしまうと、フォーマルさが出ずにふざけている印象を与えてしまいます。

社会人としての自覚が持てていないと印象は悪くなりますし、場合によってはDMや迷惑メールなどと勘違いされてしまう可能性もあります。記号を使うのは、あくまでも件名を分かりやすく整理するためであり、デコレーションするためではありません。記号はビジネスで使用してもおかしくないものを選び、フランクに見えるものは使用しないようにしましょう。

③メールボックスで表示されるぐらいの文字数

メールの件名はパッと見てすぐに判別できることが大切ですので、メールボックスで表示されるぐらいの長さにすることも意識しておきましょう。メールボックスで未開封時に件名が全部表示される程度の長さにすることで読みやすくなりますし、読んでもらえる可能性も高くなります。

件名は本文の内容をまとめたものですので、シンプルに付けることが大切です。内容を説明しすぎようとすると、どうしても長くなってしまいますので、大雑把に説明するだけで問題はありません。件名は本文の論旨さえ分かれば問題はありませんし、難しく考える必要のないものです。長すぎると全文表示されずに内容がわかりづらくなりますので、読みやすさを意識して件名の文字数も抑えましょう。

インターンメールの例文

件名の付け方を知れば、実際にインターンで送るメールの文章を作成していきましょう。インターンのメールでは件名も大切ですが、メールの本文も大切ですし、両方ができてこそ好印象を与えることができます。

どちらか一方ができていないとマイナスの印象を与えてしまいますので注意しなければなりません。企業とのメールが苦手な人も多いですが、慣れればそれほど難しくはありませんので、例文を参考にしながらメールを作成していきましょう。

ケース別件名の例

  • インターンシップについての問い合わせ(○○大学○○学部○○)
  • インターンシップの申し込みについて(○○大学○○学部○○)
  • インターンシップの日程確認について(○○大学○○学部○○)
  • インターンシップのお礼(○○大学○○学部○○)
  • インターンシップ辞退のお詫び(○○大学○○学部○○)

インターンではさまざまなシーンで企業とメールのやりとりをしますが、基本的にはインターンシップの○○についてという形式でOKです。内容が大方予想できればOKであり、それ以上詳しく書く必要はありません。

件名の後に大学名と氏名を()や/などで区切って入れるようにしましょう。大学名などを入れておくことで、就活生からの連絡であると分かりますし、誰からの連絡なのかも分かりやすくなります。またインターンと略すのはよくありませんので、必ずインターンシップと略さずに記入しましょう。

メール例文

○○株式会社人事部インターンシップご担当者様

初めまして、○○大学○○学部の○○(氏名)と申します。
この度貴社のインターンシップの募集要項を拝見し、参加させて頂きたくご連絡致しました。
選考の日時や提出物などを教えて頂ければ幸いでございます。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い致します。

署名

メール本文では、最初に企業名や部署名、分かる場合は担当者名などまで記入します。例文では初めましてとなっていますが、何度もやり取りをしている場合は、「いつもお世話になっております」などに変えましょう。

件名でも大学名や氏名は記入していますが、本文でももう一度自己紹介は必要です。用件を伝えれば、「お忙しいところ恐縮ですが」など企業を気遣う言葉を入れておきましょう。どんな内容でも最後に署名は必須ですので、これも忘れないことが大切です。

メール件名のフォーマットを作っておくと便利

就活ではインターンに参加するのは1社だけとは限らず、複数の企業に応募し、参加することも多いです。インターン関係で企業とメールをする機会も多いですし、メール件名のフォーマットをいくつか作っておき、使い分けると効率的にインターンに取り組むことができます。

少しでも時間短縮を図るためにも、申込時や辞退など、さまざまな状況のフォーマットをあらかじめ作っておきましょう。フォーマットさえ作っておけば、企業名など宛名を変えるだけで文章はほとんどそのまま使用することができますし、メール作成の時間を大幅に減らすことができます。就活中はやるべきことがたくさんあって忙しいですし、少しでも時間短縮を図ることは大切ですので、余裕があればフォーマットは作成しておきましょう。

インターン以外でもメールの件名は一目で分かりやすいように付ける

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インターンでは企業とメールでやりとりをする機会も多いですし、メールのやりとりによっても評価は決定しています。メールのやりとりでは、正しいメールマナーが備わっているかが見られていますし、マナーがなっていなければマイナスの印象を与えてしまいます。

しっかりマナーが守れていれば好印象になりますので、少しでも評価を高めるためにも、メールマナーを正しく理解することが大切です。インターンでの印象は選考にも影響することが多いですし、インターンで好印象を残しておけば選考も有利に進めることができます。就活でもメールマナーは評価の対象になりますので、インターン中からしっかりマナーを身に付けて、就活にも役立てていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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