【OB訪問のお礼メールの書き方】マナーや例文をご紹介

「OB訪問」お礼の仕方とマナーを解説

就活に有利になると言われているOB訪問ですが、その後のマナーについて、どのような知識を持っていますか？訪問させていただいた後には必ずお礼をするべきですが、どのようなタイミング・手段で伝えたらいいのでしょうか。

OB訪問へのお礼に対する疑問の答えやビジネスマナーなどを詳しく解説していきます。苦手意識があっても、ポイントさえ押さえれば難しいことはありません。しっかりここで解消をしていきましょう。

OB訪問のおすすめ手段とは

お礼を伝える方法は、普段ならいくつもあるでしょう。しかし、仕事においては日常生活とは異なりビジネスマナーがありますので、気を付けたいポイントが存在します。自分よがりな行動に出て、手を煩わせたり迷惑を掛けたりしてはいけません。相手のことを第一に考えて伝えるようにしていきます。

電話ではなくメール

メールの良いところは、都合の良い時に読めるというところです。受け取り側が席を外していたとしても、メールであればいつでも手が空いているときに開くことが出来ます。その他にも、メールならば訪問後に出来るだけ早くお礼を伝えることが出来ます。

同じく、早くお礼を伝える手段として電話で伝える方法がありますが、これはあまりお勧めできません。なぜなら、相手の状況が分かり辛いからです。電話を掛けた時に、一時でも仕事の手を止めてしまうことになるのです。これでは迷惑を掛けてしまいます。訪問した後は出来るだけ早くメールでお礼を伝えることがベストだと言えます。

LINEを知っている場合は使用してOK

OB訪問でLINEやその他SNSの連絡先を教えてもらったけど、LINEでお礼を伝えても大丈夫なの？失礼になるのでは？と不安になるかもしれません。しかし、近年LINEを使用してやり取りをする会社は増えていますし、普段からLINEで連絡を取っていたのならLINEでお礼を伝えても問題ありません。ビジネスでは臨機応変に対応する場面も多いので、その場に応じた選択をしましょう。

お礼状はおすすめではない

手書きのお礼状が最も丁寧な印象がありますが、あまりおすすめではありません。もしもお礼の手紙を出すのであれば、訪問後ではなく、就活が一段落してからのタイミングが良いでしょう。丁寧にお礼状をしたためることよりも、まだ続く就活に時間を割くべき身なのです。

また、手紙は相手側に届くまで時間がかかります。ビジネスにおいては早い対応を心がけなくてはなりません。ですので、メールで伝える方法がベストだと言えるでしょう。

しかし、就活の末、内定がもらえた場合には、お礼状を改めて書くことは素晴らしいことです。特に、訪問のお陰で内定につながったこと、訪問中に声をかけてもらったことがきっかけで頑張れたことなどは、感謝の言葉とともに伝えましょう。この場合は、時間が経っていても問題ありません。

手土産の持参は企業による

OB訪問のお礼に手土産品を渡すことは、マナー違反とされることが多いので、注意が必要です。学生から見学のお礼の品物を受け取る企業は少ないでしょう。そのようなことをしては企業側は返答に窮します。

背伸びせず、等身大の自分でいるべきでしょう。中には賄賂だと見て印象を悪くする場合があります。OB訪問においてお礼が少ないなどと言う企業もまずありませんので、手土産を持参しなくても心配はいりません。

しかし、場合によっては手土産が好印象になることもあります。企業をよく研究し、ビジネスマナーに自信がある場合には手土産を持参しても良いかもしれません。

OB訪問のお礼メールのマナー4つ

OB訪問のお礼メールを送るのであれば、マナーを守り最後まできちんとした形で終えたいものです。就活生の中には、OB訪問後のお礼メールは、ただ送ればいいと思っている人がいるかもしれません。しかし、メールを送るのであれば、相手に嫌な印象を与えたくないでしょう。

今後一緒に働く可能性もあり、忙しいなかあなたの就活のために時間を割いてくれた先輩には丁寧に、マナーを守りお礼メールを送るようにしましょう。
手紙やメール1つで、相手に与える印象は大きく異なります。後悔しない就活にするためにも、1つ1つを丁寧にこなしていきましょう。

就活用のメールアドレスで送る

OB訪問のお礼など、就活の一環で会った人には、就活用のメールアドレスを使用する必要があります。就活用のメールアドレスを大学のメールアドレスと統一している人もいるでしょうし、Gmailなどで自分でメールアドレスを作成している人もいるでしょう。

自分で作成する人は、あまり長すぎないメールアドレスにしてください。あまり長いと企業側の入力が面倒になる可能性があります。これから作成する人は、あまり長すぎないメールアドレスで、かつシンプルなものにしましょう。プライベートで使っているアドレスで送ってしまうと、プライベート用と仕事用のメールが混ざってしまう可能性もあります。見落としてしまうことも無いように、区別しておくと分りやすくなります。

夜遅くや休日の送信は避ける

メールなら相手の都合の良いときに読めるからどの時間帯でも大丈夫なのでは？と思うかもしれませんが、ビジネスの場合はそうではありません。夜遅くのメールはマナー違反とされています。また、休日の場合、相手はメールを見る可能性が低いので避けましょう。夜遅くや休日にはメールを避けるのは、ビジネスマンになっても通じることです。少しの気遣いで「メールのマナーができている学生だな」と相手によい印象を持ってもらえます。

アピールばかりしない

メールを送る目的は、あくまで今日のOB訪問のお礼です。アピールばかりのメールとなると、もらったOBも何のメールなのか分からなくなります。本文で伝えるのは、時間を割いてもらったお礼をメインに、OB訪問をしたことによりどう感じたのかの感想を一言述べる程度にしましょう。

アピールばかりの目的の分からないメールだと、自分のアピールメールのためにOB訪問を使ったのか？とも捉えかねず、かえってOB訪問のお礼メールがマイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。あまり、長々と書かずに、簡潔に相手に感謝の気持ちが伝わるようにシンプルなものにしましょう。

お礼メールに盛り込むべき内容

せっかくのOB訪問で、時間を割いてアピールをしたとしても、企業から印象に残っていなければあまり意味はありません。OB訪問後には、しっかりと相手の印象に残るように、気持ちを込めてお礼のメールを送ることが重要です。このお礼のメールを送って、採用担当者がそのメールを読んで初めて「OB訪問を終えた」と言えるでしょう。

OB訪問後のお礼メールについて、ここで簡単な例をあげておきますので、お礼メールを実際に送る際は参考にしてみてください。相手の印象に残る、気持ちのこもったメールの作成を心がけましょう。

OB訪問後の変化

まずは、OB訪問前と後の心境の変化について書きましょう。もちろん、マイナスとなる心境の変化はわざわざ書く必要はありません。「OB訪問前よりも訪問後は入社意欲が高まりました。」や「自身で抱いていた疑問が解決しました。」「自分が一年後にここで働いているイメージがつきました。」などプラスとなる心境の変化について書きましょう。

もちろん、OB訪問後に悪い意味で「自分の思っていたイメージと違う」という場合もあると思います。その場合は、自身の問題なので志望する企業を改めて考えましょう。

印象に残った内容

OB訪問後の心境の変化について書くことも大事ですが、自分の言葉で「OB訪問時に印象に残ったこと」を書くことも大事です。「営業で実績を挙げた社員の表彰をオフィスに張り出しておられるのを拝見して、社員を大事にしている会社だなと感じました。」などと書くと採用担当者から「細かいところまでよく見ている学生だな」など「感謝がしっかりできる人だな」などと捉えてもらえます。

ここで挙げたのはあくまで例文ですが、OB訪問時に自分が感じたそのままの印象について実直に述べましょう。

今後の抱負

OB訪問は現場の声を聞くことのできる貴重な機会です。「OBのお話から○○を学び、今後の就職活動に○○（具体的な行動）したい」、「自分自身の学校生活において○○（具体的な行動）につなげたい」、「これから○○（具体的な行動）したい」など、今後の抱負を伝えるといいでしょう。相手も自分の話を聞いてどのように感じたのかを伝えられるとうれしく感じますし、「先の見通しを立てられる学生だな」という印象を持ってもらえるでしょう。

入社意欲がある場合は盛り込む

OB訪問でお話を聞いて入社したいという気持ちが強くなった場合は、「この会社に入って○○がしたいです」、「この会社で自分は○○という目標を持ち、○○することで貴社に貢献したいです」と入社したい意志を伝えるといいでしょう。相手は自分の話を聞いて入社意欲を持ってもらえたら話してよかったと思いますし、「やる気がある学生だな」という印象を持ってもらえるでしょう。入社意欲は実際の面接でも伝えることなので、面接に向けて自分自身の気持ちを整理する機会にもなります。

お礼メールの作成方法

日常で、感謝の気持ちを文にしたことはありますか。メールでのお礼の文章はどのように作成していけばよいでしょうか。ビジネスにおいてのお礼文とは何が違うのでしょうか。

企業への感謝の気持ちを長々と書き出すことは、伝わりにくい上に読む時間を割かなければいけなくなってしまいます。これでは相手側にとって良くありません。自分の言葉で感謝を述べることは日常生活では良いことですが、仕事としてはそれが裏目に出てしまいます。次に説明する方法を理解し、より簡潔に、よりわかりやすい文章にしていきましょう。

本文はビジネスメールの構成に沿って作成

件名は一目でどのような件であるかわかりやすく文にします。本文の内容を伝えるものなので、簡潔にOB訪問のお礼とします。そして、自分の大学名や名前を加えるとよりわかりやすく出来ます。

本文の手順を説明します。まず受け取る方の部署や名前、OB訪問に対するお礼、感想などを簡潔に、改めて感謝を述べ、最後に署名をして締めくくります。これは、今後就職後にも活用できますので、覚えておきましょう。

この様に簡潔にまとめることで内容が分かりやすくなり、その分伝わりやすくもなります。長々と書き出すことは、要点が見え辛くなりわかりにくくなってしまいます。ですのえ、なるべく短くを心がけ、必要なことだけを伝えるようにしていきましょう。

件名は簡潔に分かりやすく

先でも説明した通り、件名は簡潔にします。名前はなくても通じますが、件名で誰からのメールか一目瞭然なのは、受け取り側から見てとても良心的と言えポイントが高いでしょう。大学名はなくても特に大きな変わりはありませんが、あればより印象に残るでしょう。

この件名は、あまり変わり映えのしないように感じる人もいるかもしれません。しかし、ここではこのくらいの地味なもので充分です。目立とうとはせず、きちんと構成に沿って作成していくことが大切です。

送信前に誤字・脱字には必ずチェックする

メールを送る際に充分気を付けなくてはならないことがあります。それは、誤字脱字に気付かずに送信してしまわないようにすることです。送信してしまってた後では修正が出来ません。

誤打、不正確さ、確認もれなどの理由から間違ったままのメールを送ることは、仕事上ミスが多い印象に繋がりやすくなります。ですので、必ず、送信する前には何度も確認をするようにしましょう。これも、就活だけではなく就職後にも誤字脱字に注意し必ず見直しは必要です。

送信する前に必ずチェックしましょう。誤字脱字などのケアレスミスは今後の面接や仕事にも影響するかもしれないことを認識し、注意深くチェックする癖をつけることが必要です。

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OB訪問のお礼メール例文

冒頭では、担当してくださった方の部署と名前を間違いなくしっかりと明記しましょう。そして、OB訪問の対応のために時間を作って下さったことに対するお礼を述べます。次に、OB訪問中のエピソードや会話の中の印象的な言葉などを添えて、感謝の思いを伝えます。

その後は、出来たら今後につながる言葉も加えましょう。例文のように、今後もよろしくお願いしますという内容を加えると、OB訪問だけで終わらずに何かの折にまた繋がりが持てる可能性が残ります。締めくくりとして再度感謝の言葉を述べ、最後に署名を記載します。名前にフリガナをつけるとより丁寧で印象にも残ります。

知っておきたい対応

ここでOB訪問にまつわる予備知識を紹介します。もしもの時のために知っておくと便利です。また、知識を増やしていくことで、心に余裕も出来てきます。知っておきたい対応には、どのようなことがあるのでしょうか。

お礼するのを忘れてしまった場合の例文

訪問したその日のうちにお礼をするのがベストですが、遅くても翌日までにはお礼を済ませましょう。それ以上日が経ってしまっても、まずは謝罪の一文を入れて気持ちを表しましょう。

本文の冒頭ではっきりと謝罪します。例文では語尾が少し弱くなっています。また、最後に一言添えて締めくくります。翌日になってしまったくらいであれば、最後に再度謝罪することはしなくても充分ですが、日が経てば経つほど失礼に当たりますので、丁寧にかつ簡潔なお礼のメールを作成していきましょう。

内定を貰った後に送るメール例文

 

お礼メールの返信には基本的には返信をする

お礼のメールに対する返信が来たときは、どうするのが良いでしょうか。再度お礼を述べてはお礼文ばかりと思うかもしれませんが、お世話になった身ですので必ず返信をしてくださったことに対するお礼を添えて返信をしましょう。既読無視というのは当然失礼に当たります。

その際、受信した返信内容は消さずに引用して返信メールを作成しましょう。この様にすることにより、相手が前のメールの確認をする手間を省くことにも繋がります。

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OB訪問後は失礼のないお礼メールで感謝の意を伝えよう

いかがでしたか。OB訪問後のお礼メールは、相手に失礼がないようマナーに沿って行えば、難しいことはありません。一歩前へ出て他の就活生との差をつけていけるように、お礼は欠かさずに感謝の意を伝えましょう。

ビジネスマナーは働きながらでもだんだんと身についていくものです。初めからスマートに出来る人はいませんので安心してください。まずはひとつひとつ経験を積むことが大切です。例文を参考にお礼メールを作成してみてください。

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