【OB訪問の日程調整おけるマナー3つ】メール例文も紹介

OB訪問の日程調整のマナーとは

企業で働いている先輩に直接話を聞けるOB訪問は、就活中の情報収集や企業研究に大いに役立つ大切なイベントです。就活生にとっては貴重な機会となりますが、OBの先輩方は忙しい業務の合間を縫って時間を確保しなければならず、負担になる可能性もあるでしょう。

そこで大切なのは、相手の立場になり、失礼のないように注意することです。日程を調整する時にもマナーを守り相手へ配慮しなければなりません。日程を決める時には、具体的にどのような点に注意するべきなのでしょうか。ここでは、OB訪問の日程調節の際に知っておくべきマナーや、気を付けたいポイントについて詳しく解説していきます。これからOB訪問を控えている就活生は、ぜひ参考にしてみてください。

OB訪問の日程調整おけるマナー3つ

OB訪問の日程調整において、社会人として守るべきマナーを3つご紹介します。1つ目は、日程を決める際には、相手に都合のよい日時を提示してもらうということです。また、2つ目として、こちらからOB訪問の日程を提示する場合は、相手が選べるようにいくつかの候補を出すようにします。

3つ目は、OB訪問の予定は先にしすぎないことです。OB訪問の日程は相手の都合を優先し、自分でも無理のないように調整していきましょう。それぞれのマナーを詳しくご紹介していきます。

OB訪問の日程は提示してもらう

基本的にOB訪問での日程調整は、向こうから提示された日時に合わせるようにするというのが一番マナーが良いです。OB訪問をお願いするメールで、「もしよろしければご都合の良い日時をいくつか頂戴できれば」と伺い、そのまま頂いた日時で、「ではその日の○○時でお願いします」というだけで日程調整が終わるので、たった２通でメールを負えることが出来ます。

OB訪問におけるメールのマナーとしては、できるだけ少ないメール数で話を進めるというのがあるので、相手に日時を提示してもらうのが一番よいのです。

ただし指定してくれた日時を断りにくい

ただし、これにはひとつ注意点があります。それが、相手の指定してくれた日時を断りにくいということです。こちらの都合が基本的にはいつでもつくという場合はこの基本的なマナーを守って日時を提示してもらうのが一番ですが、そうでない場合はこちらから提示した方がいいでしょう。

OB訪問の日程をこちらから提示する際はいくつか提示

OB訪問の日程調整メールをする時には、相手が指定してくれた日時を断わるかもしれないくらいこちらが忙しいのであれば、こちらから提示する方がいいのですが、その時にも注意したいマナーがあります。それが、いくつか日時を指定するということです。

何通も何通もメールするのはNG

1日だけ日時を指定して、それを断わられたらまた1日だけ提示して、とやっていたらいつまでも日程調整ができずに、何通も何通もメールをすることになります。

すると、OB訪問の日程調整をする際は、少ないメール数でおこなうというマナーと反してしまいます。こちらからOB訪問の日時を提示する際には、かならず複数日程提示するようにしていきましょう。

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OB訪問の日程は先の予定にしすぎない

OB訪問の日程調整におけるメールでこちらから日時を指定していく場合には、もうひとつ気を付けておきたいメールのマナーがあります。それが、あまり先の予定を指定しすぎないようにするということです。相手は社会人ですから、ひと月も先の予定を提示されても、そこを本当にOB訪問のためにあけられるかどうかはわかりません。

少なくとも2週間程度先までの予定にする

2週間後くらいまでであれば、OB訪問の予定も入れやすいですし、また何通も日程調整メールのやりとりをする必要がなくなって、失礼ではなくなります。そのことを理解して、2週間くらいで空いている日時をなるべく幅広い時間帯で、4つか5つくらいは伝えるようにしていきましょう。

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OB訪問の日程調整の例文

ここまでOB訪問の日程調整メールについて、そのポイントを解説してきました。「ポイントはわかったけれど、実際にメールを作成する際、どうすればよいかわからない」と悩む就活生も多くいることでしょう。ここでは、OB訪問における日程調整メールの例文を紹介していきます。

メールの文面は、ビジネスマナーがしっかりと守られたものにしなければなりません。しかしメールの作成にばかり時間を費やしていては、志望動機の練り上げや企業研究など、他のやるべきことに支障が出てしまいます。以下を参考に効率よく適切な文面を作成できるようにしておきましょう。

アポイントと日程調整をするメール例文

この例文のポイントはOB訪問の目的を明確に述べている点です。ただ漠然と「OB訪問をさせてください」と述べるだけでは、OBの方もあなたが何を知りたいと考えているのかわかりません。事前にメールで目的を述べておくことで、OBの方も面談に向け準備を整えておくことが出来るのです。

OB訪問を行うことが目的ではありません。OB訪問の機会をより有意義なものに出来るよう、聞きたい内容については事前にメールで伝えておくようにしましょう。

日程調整だけをおこなう例文

OB訪問の日程調整を行う場合は、日程を複数挙げて聞くことが大切です。そうすることで、日程が合わずに何度もメールをやり取りするという無駄を防ぐことができます。OBも忙しい合間を縫ってやり取りしてくれていることを忘れずに、スマートなやり取りを心がけましょう。

OB訪問の日程調整メールのマナーをきちんと守ることが大切 

OB訪問は就活に役立つ話を聞ける貴重な機会です。就活生には多くのメリットがあり、現場で活躍している先輩と会うことで、今後のヒントとなる情報を得ることができるでしょう。ただ、OB訪問のためにわざわざ時間を作らなければならないなど、先輩方には少なからず負担がかかるものです。社会人として守るべきマナーを理解し、失礼のないように注意しましょう。

OB訪問の日程調節をする際には、相手の都合を聞き、お互いに無理のない範囲で決めていきます。こちらから日時を提示する時には、いくつかの候補を出し相手に選んでもらうとよいでしょう。メールでのやり取りでもビジネスマナーが大切になります。有意義なOB訪問となるよう、マナーを守りスムーズに日程調整をおこなっていきましょう。

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