書類提出の際の添え状の作成方法｜テンプレートや注意点をご紹介

書類を提出する際は添え状を同封しよう

企業に書類を提出する際は、添え状を付けましょう。添え状を付けるのは書類提出の際の大切なマナーであり、添え状なしで提出すると、マナー違反となって印象が悪くなるため注意が必要です。添え状とは、企業へのあいさつや提出する書類の種類、枚数などを示した書状であり、礼儀的な意味合いだけではなく実用的な意味もあります。

添え状を付けることで提出書類の不備や間違いなどを防ぐことができ、より確実に書類のやり取りができるでしょう。添え状は就活だけに限ったマナーではなく、社会人になってからも必要になることが多いです。添え状の作成方法や注意点を知り、正しいマナーを身につけましょう。

添え状に必要な項目

添え状は実用的な側面もあることから、記載すべき項目は決まっています。記載漏れがあると、単に失礼になるだけではなく、添え状としての機能を失ってしまう可能性もあるため注意しなければなりません。せっかく同封しても必要な項目が記載されていないと意味がなく詰めが甘いと判断され、マイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。詳細な記載項目まで把握して、不備や間違いのない正しい添え状を作成しましょう。

日付

日付は添え状の右上に記載が必要で、書類の中でも最も上部に記載する項目です。日付は西暦と和暦どちらを使用しても構いませんが、年月日まで全て記載しましょう。また、添え状内で他にも年月日を記す必要がある場合は、それらとも西暦、和暦を合わせておきます。間違えないためには普段から使い慣れている方を使うことが大切ですが、細部までこだわるなら同封書類で用いた表記と同じものに揃えるのがおすすめです。

履歴書やエントリーシートを同封しているなら、年月日を記載する項目が含まれているため、それと表記を合わせておくとより間違いがなくていいでしょう。添え状に記載する日付は、作成日ではなくポストに投函した日になるため、これも間違えないよう注意が必要です。

宛先

宛先は添え状の左上、日付よりもやや下の位置に記載します。宛先では企業名、部署名、分かっている場合はチームや個人名など細かい点まで記載しましょう。宛先は分かっている範囲で構いませんが、できるだけ詳細まで指定することが大切です。

また、宛先の省略は避けましょう。全て正式名称で書かなければなりません。株式会社を（株）とするなど、省略の表記を用いるのはNGです。宛先の最後には敬称が必要です。敬称は最終的な宛先がグループなら御中、個人なら様となり、これも正しく使い分けるようにしてください。

差出人

署名は添え状の右中央部のやや上あたりに記載する項目で、日付と宛先よりも下の位置にくるよう調整しましょう。自分の情報が企業の宛先よりも上にきていると失礼にあたり、全体的なバランスも悪く不格好にみえてしまいます。署名では郵便番号からの住所や大学・学部・学科名、氏名、連絡先などを記載します。

連絡先は電話とメールの両方を記載しておきましょう。就活中は書類に限らず、企業と連絡のやり取りをすることも多く、連絡先を正しく提示するのは大切なことです。企業によっては添え状に記載された連絡先を使って、学生にコンタクトを取るということもあります。署名はマナーはもちろん、実用的な意味合いが強いため、忘れず記載することが大切です。

あいさつ文

添え状では、いきなり本題から口火を切るのはNGです。最初に導入のあいさつ文を記さなければなりません。あいさつ文は拝啓で始まり敬具で占めるのが基本です。この形は崩さないようにしましょう。拝啓の後はひとつ開け、時候のあいさつをします。時候のあいさつとは「○○の候」のように時期によって異なるため、書類提出のタイミングに合わせて変えましょう。

1ヶ月のうちでも、上旬、中旬、下旬で使用するあいさつの内容が違うため、細部までチェックして、その時に合うものを選ぶことが大切です。また、時候のあいさつを調べるのが面倒なら、「時下」としても構いません。時下はいつの時期でも使える万能なあいさつのため、覚えておくと便利でしょう。

記・同封書類のリスト

あいさつ文の後には、「記」と記載して、その下に同封する書類のリストを書きます。同封書類は箇条書きで記す必要があります。何が何枚入っているかまで表記しましょう。例えば履歴書と健康診断証明書の2つを提出するなら、履歴書1枚、健康診断書1枚と表記する必要があります。提出書類によっては、枚数が増えることもあるため、1枚でも枚数を記載しなければなりません。

同封書類の記載する順番は特に決まりはありませんが、重要度の高い書類から上に書くのが一般的です。履歴書、エントリーシート、健康診断書の3つを提出するなら、選考に関係する履歴書やエントリーシートを上に書くのが普通でしょう。同封書類を全て記載した後は、以上と書いて締めます。

添え状のテンプレート

上記のテンプレートを参考に、実際に使用する添え状を作成してみましょう。使用する際には日付や宛先、署名欄などを変えるのはもちろん、あいさつ文も必要に応じて変更する必要があります。また、同封書類のリストも変更して、応募内容に合ったものを作成しましょう。

書類提出時の添え状の注意点

添え状を送る際はいくつか注意点があり、それらを正しく把握することも大切です。注意点が守れていないと、正しい内容で記載されていても、間違いになって印象が悪くなってしまいます。マナー違反とみなされる危険性もあるため、扱いには慎重にならなければなりません。添え状は細かいポイントですが、だからこそみられやすく、評価に繋がりやすいです。注意点は細部まで理解して、余計なところでミスをしないよう、細心の注意を払って作成しましょう。

添え状は白無地のA4で作成する

添え状は白無地の用紙で作成しましょう。サイズはA4がおすすめです。色や柄付きの用紙を使ってしまうと、それだけで印象が悪くなり、記載内容に関係なくマイナス評価を受けてしまいます。添え状は単に内容さえ合ってればいいというものではないため、細部までフォーマルさを意識しなければなりません。

また、A4サイズが好ましいのは、もっとも扱いやすいサイズであり、かつ他の書類のサイズにも適合しやすいからです。添え状はそれ単体で送ることはなく、必ず別の書類に同封して送ります。添え状と提出する書類のサイズが違っていると、扱いづらく見栄えも悪いです。A4サイズならある程度の大きさがあってみやすくもあるため、サイズにも気を遣って作成しましょう。

添え状を一番上にする

添え状を同封する際は、一番上にして封筒を綴じましょう。そもそも添え状はあいさつの意味もあり、最初に目にしてもらえないと本来の目的を果たせなくなってしまいます。また、同封書類に間違いがないかを確認するために、添え状をみながら中身をチェックします。

確認書類の添え状が一番上にきていないと、一度全ての書類を改めてから、また不備がないかチェックすることになり、二度手間がかかって企業に迷惑です。添え状がすぐにみつからないと、「同封されておらずマナーが守れていない」という印象も与えかねないため、その点にも注意しなければなりません。同封する書類は一番上は添え状に、その下に添え状に記載したリストの順番で書類を重ねると、より分かりやすくて印象がよくなるでしょう。

手渡しする場合は添え状がなくてもよい

書類提出の際は添え状を付けることが大切ですが、これは郵送の場合に限られます。手渡しの場合は添え状は必要なく、あると邪魔になってマイナスの印象を与えかねないため注意しましょう。郵送時に添え状が必要なのは、面と向かってあいさつができないこと、一緒に中の書類を確認できないことなどが理由です。

手渡しなら、渡す際にあいさつをすることができ、その場で確認して本当に不備がないかどうかもチェックできます。不要なものを入れて混乱を招くのもよくないため、わざわざ作成してマイナスの印象を与えてしまわないよう注意しましょう。就活中は添え状を使用するシーンは多いですが、必要な場合と不要な場合が明確に分けられているため、間違えないようにしなければなりません。

書類提出時には添え状を忘れない

書類提出時に添え状を付けるのはマナーです。手渡しの際は不要ですが、郵送の際には添え状がないと書類の確認もしづらく、企業に不便もかけてしまうため注意が必要です。添え状に記載する項目は決まっており、必要なものを抜け漏れなく正しく記載しなければなりません。

表記のルールも細かく決められているため、細部まで間違いのないよう、作成後は何度もチェックしましょう。スムーズに就活を進めるためには、一度テンプレートを作成するのがおすすめです。使いまわしができるようテンプレートを作成しておき、状況に合わせて少しずつ変えて使用することで、作成時間を大幅に短縮でき、スムーズに就活が進められるでしょう。

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