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【就活で使える簡易書留の送り方】履歴書を郵送するときの注意点とポイントを伝授

履歴書を簡易書留で郵送する場合に企業側に与える印象とは

就活中は企業に履歴書を郵送する機会も多く、郵送サービスには普通郵便だけではなく簡易書留のサービスなどもあります。履歴書はより丁寧に送った方がいいと考えて簡易書留で送ることを考える人も多いですが、その場合企業にどのような印象を与えるのかを知っておかなければなりません。

履歴書の送付にはさまざまなマナーがありますが、どの郵送方法を使用するかもマナーの一つです。普通郵便で送る場合と、簡易書留で送る場合では印象は違いますし、それぞれどのような印象を与えるのかを知った上で使用する郵送サービスを選ぶ必要があります。簡易書留で履歴書を送ることで企業にどのような印象を与えるのかを知り、どの方法で送るべきかを知っていきましょう。

郵送する前に履歴書の内容を見直そう

履歴書を郵送する場合は、コピーを取る前に内容を見直しましょう。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか郵送前にチェックすることが大切です。そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。

無料でダウンロードできるので、履歴書の書き方に自信がないという就活生におすすめです。実際に履歴書を作成する際のお手本としても、持っておいて損はありません。

企業によって簡易書留で送る場合がある

企業によっては、簡易書留で書類を送ることを指定してくる場合があります。これは、簡易書留で送ることにより郵便局にあなたが確かに提出物を提出した、という記録が残ることと受け取りにフルネームによるサイン、または印鑑を求められるために通常の郵便物より慎重に扱われるためです。

特に要求される場面としては、厳格に日付を指定して記録を残したい場合や、郵便物の誤配や紛失のリスクを少しでも避けるために選択される郵送手段です。

基本的には就活で簡易書留を使うことはない

基本的に就活において、簡易書留を使うことはほぼありません。エントリーシートはほとんどの場合Webで処理されてしまいますし、連絡にも昔と違ってメールがあるために手紙はほとんど使われません。唯一就活において使われる可能性がある局面は、採用の内定を勝ち得ることができた後に、銀行口座や追加の履歴書の提出を求められた際の用心のためです。

紛失によるリスクを避けるために、簡易書留や特定記録などの方法が用いられることがあり、企業から指定されることもあります。ちょっとしたところでも採用担当者は見ていますので、指定された方式で送ることが大切です。

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指定がある場合を除いて普通郵便を使用

履歴書を企業に郵送する場合は、指定がある場合を除いて普通郵便を使用することが大切です。簡易書留は対面受け取りが必要になるなど迷惑がかかる可能性もあるため、指定がない限り普通郵便を使う必要があります。指定がないにも関わらず簡易書留で送ってしまうと、企業に手間をかけさせることになり、印象が悪くなってしまう可能性も高いです。普通郵便であれば切手を貼るだけで簡単に出すことができ、郵送料金も最も安いです。

普通郵便でいいにも関わらず、あえて違う方法を選択して料金を高くしてしまうのは勿体ないですし、送り手にもさまざまな手間がかかります。簡易書留で送ったからといってプラスの印象になることはありませんので、基本的には普通郵便で送るようにしましょう。

知っておくと便利な簡易書留の郵送方法

就活では履歴書を企業に郵送する場合も多く、簡易書留の送り方を知っていると便利です。履歴書を企業に郵送する方法として、履歴書などの応募書類を封筒に入れ、切手を貼ってポストに投函している人は多いです。しかし郵送の方法はそれだけではなく、簡易書留を使うことでより便利に履歴書を郵送することができます。

さまざまな郵送の方法を知っておくことで、就活をよりスムーズに進めることができますので、普通郵便だけではなく、簡易書留について知っておくことも大切です。簡易書留は便利であり、履歴書の郵送にもおすすめですが、同時に注意点などもあります。便利な面もあれば気をつけなければならないポイントもありますので、簡易書留の郵送方法を知っていきましょう。

簡易書留とは

簡易書留の郵送方法を知る前に、そもそも簡易書留とはどんなものなのかを知っておきましょう。簡易書留とは郵送をお願いし、申し込みをした時間に配達をしてもらい、届いた時間を記録してくれるものです。きちんと送ったこと、そして届いたことを確認することが可能です。

また普通郵便とは違って、届け先のポストに配達されるのではなく、届け先の人に対して手渡しがされます。受け取りの際にはサインか印鑑が必要であり、確実に相手に渡すことができますので、渡し漏れのリスクを回避することができます。万が一紛失などがあった場合にも最大で5万円までの補償を受けることが可能です。基本的には紛失することはありませんし、手渡しですので安全性も高く、おすすめの郵送方法です。

簡易書留のサービス内容

簡易書留についてさらに理解を深めるためには、どのようなサービスがあるのか、その内容を知っておくことが大切です。就活では基本的には普通郵便を使用するものの、企業から指定があれば簡易書留を利用する必要がありますし、サービス内容を覚えておいて損にはなりません。簡易書留は普通郵便とは違って、さまざまなサービスがあります。サービスの内容を正しく理解して、簡易書留を利用することのメリットを知っていきましょう。

当日中の再配達や再配達希望日時指定が可能

簡易書留は対面で直接手渡しになりますので、不在の場合は郵送物を受け取ってもらうことができません。しかし受け取りができないからといって、そのまま相手のもとに届かないわけではありません。不在で受け取りができなかった場合は19時までに依頼することで当日中の再配達が可能です。また再配達に際し、日時指定が可能になります。

相手の都合のいい時間を聞いておけば、その時間帯で確実に届けることができますし、郵便物が紛失してしまうこともありません。普通郵便の場合は送り先のポストに入れるだけですので、送った後もなかなか気づいてもらえないこともあります。簡易書留であれば確実に手渡してもらうことができ、都合の良い時間に再配達も可能ですので、郵送物の受け取りがスムーズです。

休日の配達可能

簡易書留は休日の配達可能であり、日曜や休日であっても関係なく配達をしてもらうことができます。一般的な企業の場合は土日祝日など休日が休みになっていることも多いですが、業界によっては平日が休みに設定されていることもあります。土日祝日も仕事をしている企業もあるので、企業の休みに合わせて履歴書を送ることが可能です。もちろん配達ができるのは休日だけではなく、平日であっても同様に配達することはできます。

企業の休日に合わせて郵送が可能であることも、簡易書留を利用するメリットの一つです。志望する企業に合わせて休日の配達も可能ですし、履歴書をよりスムーズに、確実に企業へと届けることができますし、受け取りに失敗する心配がありません。

追跡サービス

簡易書留には追跡サービスもあり、郵便物ごとに番号が取られ、その番号で追跡が可能です。追跡サービスは宅配便などのサービスでもありますが、簡易書留も基本的にはこれと同じです。割り振られた追跡番号で問い合わせをすれば、郵便物の現在の状態が分かりますし、相手のもとへ届いたかどうかを確認することができます。郵送中であっても表示されます。不在の場合は不在と表示され、再配達を依頼することも可能です。

追跡サービスはネットにつなげばすぐにチェックすることができますし、相手のもとへきちんと届いたかを確認することができます。普通郵便では送ればそれっきりになり、本当に相手のもとに届いたかはわかりません。簡易書留の場合は到着が確認できるので、余計な心配を抱えずに済みます。

簡易書留の送り方

簡易書留は通常の郵便のように、封筒に切手を貼ってポストに投函すればいいものではありません。簡易書留で郵送したい場合には、さまざまな手順を踏まなければなりませんので、簡易書留の送り方についても知っておきましょう。

簡易書留は便利なものですが、正しい送り方を知っていなければ利用することができません。簡易書留は郵送方法としても安全性が高く、紛失リスクも低いので、正しい送り方を覚えて就活をスムーズに進めていきましょう。

①簡易書留の用紙をもらう

簡易書留で郵送する場合には、まずは郵便局窓口で簡易書留の専用用紙をもらい、それに記入しなければなりません。簡易書留の専用用紙がなければ郵送することはできませんので、事前に用紙をもらって記入を済ませておきましょう。簡易書留は安全性が高い分、用紙の記入を行わなければならないなど、手間をかけなければならないのです。

普通の郵便よりも少しだけ手間がかかってしまいますので、時間などには余裕を持っておくことが大切です。簡易書留で送る場合であっても企業の提出期限を遅れてしまっては意味がありません。提出期限には間に合わせることが絶対ですので、手続きの時間なども考え、普通有文の場合よりも時間には充分に余裕を持っておきましょう。

②追加料金を支払う

簡易書留の場合は、普通郵便の料金に追加料金を支払わなければなりません。簡易書留の用紙と封筒を窓口に出し、普通郵便料金プラス簡易書留料金392円を支払うことで、郵送することができますので、余分にお金を持って郵便局に向かいましょう。切手だけでは簡易書留を送ることはできませんので、気をつける必要があります。

簡易書留で郵送する場合は切手を先に貼ってから窓口で追加料金だけを支払ってもいいですし、切手と追加料金の両方を支払っても問題はありません。切手の料金が分からない場合でも、窓口に行けば郵送に必要な料金を教えてもらうことができます。履歴書をいれた封筒と簡易書留の用紙、お金を持っていけば簡易書留を郵送することができます。

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簡易書留の注意点

簡易書留は非常に便利なものであり、正しい送り方を覚えておけばそれほど難しいものでもありません。企業にも安全に応募書類を届けることができますし、就活を有利に進めることもできますが、メリットの多い簡易書留にもいくつかの注意点があります。

それらの注意点を知らなければ、簡易書留で失敗してしまう場合もあるのです。簡易書留を便利に使うためにも、注意点をしっかりと知った上で企業に応募書類を郵送しましょう。

①ポスト投函できない

簡易書留の注意点としては、ポスト投函では簡易書留として郵送できないということです。封筒に簡易書留と書き、追加料金分の切手が貼ってあっても普通郵便扱いになるので、必ず郵便局の窓口に行く必要があります。大きな郵便局であれば、土日でも窓口が空いている場合もありますが、近くにない場合は平日に窓口に行って、手続きを済ませなければなりません。

履歴書には提出期限もありますし、簡易書留を利用したい場合は早めに窓口に立ち寄り、土日を挟まないよう気をつけるなどの工夫が必要になります。また平日であっても時間によっては窓口が閉まっている場合もあります。時間や曜日の制限などもありますので、できるだけ早くに郵送の準備を進めてことが大切です。

②コンビニでは受付しない

簡易書留を利用する際の注意点としては、郵便局の窓口でしか郵送ができないことが挙げられます。最近ではコンビニでも色々な郵送サービスがありますが、簡易書留の取り扱いは無いので注意が必要です。コンビニの郵送サービスは24時間利用でき利便性もいいのですが、簡易書留に限っては郵便局でしか受付ができません。

普段からコンビニの郵送サービスを利用している人は勘違いしないように気をつけましょう。もちろん封筒の購入であったり、切手の購入などはコンビニでもできますし、それらを利用して郵送することは可能です。簡易書留自体は郵便局の窓口でしか受け付けていませんが、その他必要なものはコンビニでも揃えることができますので、覚えておきましょう。

③簡易書留を使えない企業がある

簡易書留は手渡しになりますので、紛失の危険性が少なく便利な郵送方法です。しかし受取の際にサインが必要なため、企業によっては受け取れない場合やマイナスのイメージにつながってしまう場合もありますので、注意しましょう。企業は就活生全員の名前を把握しているわけではありませんし、身に覚えのない郵送物は受け取らない場合があります。

確実に企業には届いたものの、受け取りを拒否されてしまっては意味がありませんので、注意が必要です。また受け取ってもらえた場合であっても、企業にサインや印鑑の押印などの手間がかかりますので、それがマイナスの印象を与える場合もあります。簡易書留は便利ですが、場合によっては印象が悪くなってしまいますので注意が必要です。

簡易書留は避けた方が無難

簡易書留は企業に受け取ってもらえない場合もあるので、基本的には利用しない方が無難です。簡易書留を利用してしまうことで履歴書を企業に届けることができなくなる危険性がありますし、それだけではなくマイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。郵送した時点でマイナスの印象を与えてしまうと、履歴書自体の評価を下げられてしまうことも多いです。簡易書留は避けた方が無難な理由は他にもありますので、それらの理由も知っておきましょう。

対面受け取りが必要なため手間がかかる

普通郵便の場合であれば、企業のポストなどに届きますので、受取人は必要ありません。しかし簡易書留の場合は対面受け取りの為、手間を取らせて迷惑になる場合があります。わざわざ受け取りのために時間を割かなければならないので、それがマイナスの印象につながってしまうことも多いです。企業ではさまざまな仕事があり、郵便物の受け取りに時間を使っていられない場合もあります。

受け取りにかかる時間はそれほど長くはありませんが、作業が中断されてしまうこともありますし、それがストレスに感じてしまうことも多いです。手間をかけさせることで迷惑がかかるだけではなく、印象が悪くなってしまう可能性もありますので、簡易書留は避けた方が無難でしょう。

コスト意識が低いと評価される

簡易書留は普通郵便と料金が違い、普通郵便よりも高い料金を支払わなければなりません。支払いをするのは当然送り主本人ですが、簡易書留である必要がないのに簡易書留で送るとコスト意識が低いと評価されることもあるのでので注意が必要です。一回当たりの料金の違いは小さなものですが、それが積み重なればかなりの金額になりますし、不要なことでお金をかけるのは勿体ないことでもあります。

企業ではコストを意識して細かいことも節約している場合も多く、小さな積み重ねによって大幅なコストカットに成功している企業もあります。コスト意識を持つことは社会人にとっては大切なことですので、それが低いと評価されることでマイナスの印象を与えてしまう可能性が高いです。

その他に就活で使える郵送方法

履歴書などの応募書類を企業に郵送する方法は一つではなく、簡易書留以外にもさまざまな方法で企業に郵送することができます。郵送方法を毎回変える必要はありませんが、さまざまな郵送方法を知っておくことで、シチュエーションに合わせた方法を選ぶことが可能です。

簡易書留は便利ですが、郵便局の窓口でなければ受け付けてもらえないなどのデメリットがありますし、場合によっては簡易書留が使えないこともあります。さまざまな郵送方法を知っておき、状況に合わせて最適なものを使い分けていきましょう。

①普通郵便

普通郵便は一番一般的な、切手を貼って送る郵送方法です。封筒に切手を貼ればポストに投函するだけで郵送することができますので、郵便局の窓口に行く必要はありませんし、いつでも郵送することができます。もちろんポストの集荷の時間は決まってしますし、夜中に投函したものがすぐに企業に届けられるわけではありません。

集荷時間や郵送にかかる時間を逆算して早めに投函する必要はありますが、特別な手間も必要ありませんし、こだわりがなければ普通郵便はおすすめです。普通郵便では自身で切手の値段を調べる必要がありますし、本当に企業に届いたかどうかは分かりません。しかし切手の値段と送り先の住所さえ間違えなければ問題なく届きますので、利用している人は多いです。

②速達

速達は郵便物をすぐに届けたいときにおすすめです。提出期限がぎりぎりな場合であっても速達であれば間に合うこともありますので、提出期限に不安があるときに利用するといいでしょう。速達は郵便局の窓口で受け付けていますが、窓口だけではなくポストに投函しても速達で郵送することはできます。

しかし速達で送る場合は追加料金があり、普通郵便と速達を分ける書き方もありますので、不安な場合はポストではなく窓口へ行くのがおすすめです。せっかく追加料金分の切手を貼っていても書き方を間違えば、普通郵便になってしいます。また速達の書き方でも料金不足であれば差し戻しや普通郵便に回される可能性もありますので、分からない場合は窓口を利用しましょう。

③特定記録郵便

特定記録郵便は申し込み時に受領証をもらうことができ、引き受けの時間を記録してもらうことができます。さらに郵便物の追跡ができるので、本当に送り先に届いたかを確認することができます。郵便物の追跡はネットで簡単にできますし、サービスを設定していれば配達完了の通知メールを受け取ることも可能です。

受け取り先の人に直接で渡しではなく、郵便受けに配達されますので、サインの必要もなく、企業に手間をかけることもありません。ポスト投函が可能であり、窓口以外からでも送ることができますので便利です。通常料金に加えて追加料金がありますが、それさえ支払えば簡単に送ることができますので、手軽に追跡サービスを利用したい人におすすめです。

④書留

書留は特定記録郵便と似ていますが、郵便局窓口での取扱になり保証もついているものです。簡易書留の場合は申し込みの時間と届いた時間のみの記録となりますが、一般書留の場合は送達の過程までも記録されていますので、より詳細な追跡ができます。受け渡しにサインが必要であり、企業によっては簡易書留と同様にマイナスの印象を与えてしまう可能性がありますので注意が必要です。

紛失時の賠償額は10万円であり、料金をプラスしていくことで最大500万円までの補償を受けることができます。簡易書留との違いは補償額や追跡の詳細さ、郵送料金などです。簡易書留の方が料金が安いので、追跡や補償などにそれほどこだわらないのであれば、簡易書留がおすすめです。

期日に間に合うように送ることが大切

何より郵便物の類は、期限までに間に合うように送ることが最も大切なポイントです。どうしても時間がない時は、多少値段は高くついてしまいますが、速達などのサービスを使うことも有効です。速達は通常、とある日の午前中に差し出せば翌日の午前に必ず郵便物が到着するサービスです。

また、期限には余裕があっても速達で送ることによって、間接的に自分のやる気を採用担当者にアピールすることもできます。意外と知られていない方法でもありますので、やったことのない人はやってみると結果が違うかもしれません。

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必着の正しい意味と履歴書の郵送で気をつけたいポイント

簡易書留は企業によって印象が変わるので注意しよう!

簡易書留は企業に到着したかどうかを確認することができますし、手渡してですので紛失リスクも低い郵送方法です。しかし受け渡しにサインが必要なことから企業によってはマイナスの印象を与えてしまう可能性もありますので注意が必要です。簡易書留は郵送サービスとしては便利なものですが、企業によって印象が変わってしまいますので注意しましょう。

簡易書留にこだわらなくても、履歴書などの応募書類の郵送方法はさまざまなものがあります。封筒にいれて送るだけでもさまざまな手段があり、それぞれに特徴やメリットなどが異なっています。一つでも多くの郵送方法を知っておくことで、履歴書応募の選択肢も広がりますので、そのときどきに合わせた郵送サービスを利用しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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