内定について

【就活での断り方】電話・メールで辞退する際の例文

就活で辞退の連絡をする機会は多い

就活において、説明会や面接といった採用途中での辞退はもちろん、人によっては内定を辞退する場合もあるでしょう。約束を反故にすることは、社会人としてあまり褒められることではありません。一方で、人によってそれぞれ事情があるのもまた事実です。

就活生である前に学生なのですから、テストや授業といった学業を優先することは当然ですし、他社の面接とのブッキング、急な体調不良や家庭の事情など、辞退の理由はさまざまです。せっかくの面接や内定を辞退するのは心苦しいかも知れませんが、事情があって辞退するのは仕方のないことです。

辞退する際には、きちんと担当者に連絡をするなど、マナーを守り誠意をもって対応しましょう。そうすれば、企業側も理解を示してくれるはずです。ここでは、就活での断り方について説明していきます。

面接を辞退する際のマナー

書類選考などを通過し、面接の時間と場を設けられるということは、企業側に少なからず採用の意志があるということです。そうやって設けられた面接の機会、ひいては企業側の厚意を無下にするという罪悪感からか、面接辞退の連絡がなかなかできない就活生は多いでしょう。

しかし、どうしても辞退しなければならないのであれば、「面接辞退の連絡」は避けては通れません。できるだけ相手に失礼のないよう、きちんとマナーを守って面接辞退の連絡をしましょう。

できるだけ早くに伝える

面接を辞退することが決まったのなら、できるだけ早くに担当者に連絡をしましょう。なかなか言い出しにくくて踏ん切りがつかないという気持ちはわかりますが、辞退の連絡が遅れれば遅れるほど、面接日が近づくほど、相手企業や担当者に迷惑がかかります。面接を辞退する決意が固まったら、なるべくすぐに連絡をするようにしましょう。

とはいえ、「すぐ」といっても限度はあります。夜中や休日に連絡をされても対応できない場合が多いでしょう。最低限、企業の営業日の営業時間中、できれば午前~夕方くらいを目安に、昼休憩を避けた時間帯に連絡するようにしましょう。

「メールなら相手が好きなタイミングで確認できるからいつ送ってもOK」などと考えてしまいますが、人によっては常にメールをチェックしていることもあります。場合によっては迷惑が掛かってしまうため、面接の辞退を決めたら、翌営業日の営業時間中に連絡をするようにしましょう。

誠意ある対応をする

面接を辞退するということは、自分が想像している以上に採用担当者に迷惑を掛けてしまいます。それまでの書類選考や一次面接などにかけた時間も手間も無駄になってしまいますし、面接の日程も調整し直しになってしまうかもしれません。

ベテランの採用担当者はそんなことには慣れているかも知れませんが、だからといって「いくらでも辞退してOK」というわけではありません。慣れていても迷惑は迷惑ですし、予定も狂います。

「迷惑を掛けてしまい申し訳ない」という気持ちを伝え、相手を不快にさせないように努力する必要があるでしょう。その努力が「誠意ある対応」であるといえます。具体的には、早め早めの連絡、言葉の選び方と伝え方、しっかりとした説明などが挙げられます。

辞退する理由を詳しく伝える必要は無い

面接を辞退する際、理由を伝えるべきか迷う就活生は多いでしょう。結論からいうと、辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。「他社から内定を貰ったから」「他の業界に興味が移ったから」「別の予定が入ったから」など、人によって理由はさまざまだと思いますが、聞かれても「一身上の都合により」で十分です。

例外として、前日や当日に面接を辞退する場合には理由を説明することも考えておきましょう。面接の直前ともなると、企業や担当者も相応の準備をしています。それらの時間や手間を台無しにしてしまうのですから、納得のいく説明を企業側が求める気持ちを理解しましょう。必要以上に詳しく説明する義務はありませんが、「申し訳ありませんが、○○のため面接を辞退させていただきます」といった一言を用意しておきましょう。

就活で面接の辞退を伝える方法

就活で面接を辞退する際、どうやって連絡をすべきか迷うこともあるでしょう。中には、直接本社まで出向いて辞退するべきかと考える人もいますが、そこまではしなくとも大丈夫です。もちろん、誠意を見せることは大切ですが、やりすぎるとかえって担当者にも迷惑がかかります。

要は面接を辞退することが伝われば良いのですから、あまり重く考えすぎないようにしましょう。では、どのような手段で面接の辞退を伝えればよいのか、詳しく見ていきましょう。

面接までに日数があるならメールで伝える

「他社から内定を貰った」「就活の方向性が変わった」「別の予定が入った」といった理由で面接を辞退する場合、面接までにまだ日数があることが多いでしょう。そういった場合は、担当者にメールを送って面接を辞退する旨を伝えます。

メールであれば、担当者が自分のタイミングで要件を確認できますし、きちんと文章が残るので、担当者も後から再確認がしやすくなります。また、直接や電話で話すのは少し気まずいと感じる人にとってもメールは有効です。

電話に比べてメールならば、それほど緊張も気まずい思いもせず、面接の辞退を伝えることができるでしょう。前述した通り、相手企業の営業日、営業時間中にメールを送るように気を配るのが、社会人としてのマナーです。

前日や当日のキャンセルは電話で伝える

一般的に面接を辞退する際の連絡は、メールが主流です。しかし、前日や当日に辞退しなければならなくなった場合は、担当者に電話で連絡をしましょう。

面接の前日や当日の担当者は、会場や資料の準備、他の面接官との打ち合わせなど、さまざまな仕事があり、ゆっくりとメールを確認する余裕はほとんどありません。電話の前に一旦メールで連絡しても構わないのですが、必ず電話での辞退連絡をしてください。

その際には、簡単で構わないので理由を説明しましょう。就活生が面接を急に辞退する多くの理由は「体調不良」「近親者の葬儀」「自然災害」など突発的で仕方のないことがほとんどです。理由を説明し、担当者の理解を得た上で辞退をするように心がけましょう。

無断欠席はNG

どんな理由があろうと、無断欠席はNGです。急な体調不良などが原因だとしても「当日に辞退なんて失礼で言いづらい」という気持ちはあるでしょう。しかし、無断欠席の方がはるかに相手に対して失礼です。

自分自身にとってはもう二度と受けない、今後関わりのない企業かもしれません。しかし、「あの大学の学生は平気で無断欠席をする」といった噂が流れると、所属する大学そのもの、ひいては今後就活をする後輩の評価にまで影響しかねないため、無断欠席だけは厳禁です。

ただし、事故に巻き込まれた、交通機関や通信機器がマヒしたといった特殊な事情があった場合は仕方がありません。そういった場合は事後報告でも構わないので、できるだけ早めに担当者にお詫びの連絡をしましょう。

メールで面接辞退を伝える際の断り方

面接辞退も、メールでの辞退連絡も、何ら失礼ではありません。面接を辞退する場合、面接までに日数があるようであればメールによる連絡で大丈夫です。とはいえ、どんな文面で書くべきか、迷う方も多いでしょう。断り方によっては、相手の気分を害してしまうこともあるかも知れません。

感情が伝わりにくいメールだからこそ、言葉をしっかりと選んで、誠意を伝えられるような文章にすることが大切です。では、例文を見ていきましょう。

例文①

件名:面接辞退のご連絡【○○大学 氏名】

本文:
株式会社○○ ○○様
お世話になっております。○○大学の○○です。
○月○日○時より○○(場所)にて面接のお約束をいただいておりましたが、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しい中、面接の日時をご調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
ご理解の上、ご了承のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
――――――――――――
署名
――――――――――――

メールの件名は、一目で内容がわかるようにするのが鉄則です。「誰から」「どんな要件の」メールなのかが伝わる件名にしましょう。面接の辞退を伝えるのは心苦しく、勇気のいることですが、だからといって回りくどい文章にするのはNGです。「面接を辞退する」「時間を貰ったのに申し訳ない」といった要件がきちんと伝わるように書きましょう。

例文②

件名:面接辞退のご連絡【○○大学 氏名】

本文:
株式会社○○ ○○様

お世話になっております。○○大学の○○です。
本日○月○日○時より面接のお約束をいただいておりましたが、急な体調不良のため、本日の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お約束の直前のご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
先ほどお電話で○○様への伝言をお願いしたところですが、念のためメールでもご連絡いたします。

私の体調管理の甘さが招いた結果ではございますが、御社へ入社したい思いは変わりません。
もし改めて面接の機会をいただけるのであれば、後日改めて、代替の日程などをご連絡させていただきたく思います。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――
署名
――――――――――――

こちらのメールは当日キャンセルで、別の日に面接をお願いする場合の例です。一度面接を辞退する以上、評価ダウンは避けられませんが、それでも誠意をもって対応すれば、もう一度チャンスが貰えるかもしれません。そういう場合にはきちんと理由を説明し、理解を得られるよう、誠意をもって対応しましょう。

電話で面接辞退を伝える際の断り方

就活生:お世話になっております、明日○月○日の○時より面接のお約束をいただいております、○○大学の○○です。今、お時間よろしいでしょうか。

企業の担当者:はい、どのようなご用件ですか。

就活生:ありがとうございます。実は体調を崩してしまいまして、申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

企業の担当者:はい、面接辞退の件、承知しました。

就活生:差し支えなければ、面接の日時を変更させていただくことは可能でしょうか。こちらの体調管理の不備で大変申し訳ないのですが、できればもう一度、面接の機会を頂戴できたらと思っております。

企業の担当者:承知しました。それでは日程を確認し、折り返しご連絡いたします。どうぞお大事に。

就活生:ご配慮いただき誠にありがとうございます。承知いたしました、ご連絡をお待ちしております。どうぞよろしくお願いいたします。失礼いたします。

電話で面接を辞退する場合は、急な事情、やむを得ない事情であることが多いでしょう。そんなときは、きちんと事情を説明して、採用担当者の理解を得られるように努めることです。「仕方ないでしょ」といった気持ちが少しでもチラつくと、相手の心証を悪くしてしまいます。選考を続けるかどうかは関係なく、相手の気分を害さないように努めるのが、辞退するときのマナーです。

就活で面接以外の辞退を伝える際の断り方

就活では面接に限らず、選考に至る前の企業説明会やインターン、選考のゴールである内定でさえも、辞退する可能性はありえます。それらのどの段階であっても、無断欠席や無断キャンセルは厳禁です。

説明会は人数が多いから自分ひとりくらいサボっても問題ないだろう、内定を貰ったけど承諾書は送ってないし、断りづらいから放っておこう、などという考えではいけません。日程が被りやすい「企業説明会」と、断りにくい「内定」の2つの断り方についてみていきましょう。

説明会を辞退する場合も連絡は必須

最近では、予約制の企業説明会は珍しくありません。そんな中で、予約したにも関わらず無断キャンセルをする就活生がいると、企業にも他の就活生にも迷惑がかかります。

せっかく時間と人員を割いて説明会の席を設けた企業側と、予約からあぶれてしまった就活生の、どちらに対しても失礼です。説明会を辞退することが決まったら、面接と同様に、日数があればメールで、前日や当日の連絡であれば電話で担当者に連絡をしましょう。

リクナビやマイナビなどを通して予約した場合は、キャンセル機能が使える場合もあります。キャンセル可能な期間内であれば、システムを通して辞退するだけで大丈夫です。ただし、一度でも辞退すると、再応募が難しくなる、あるいは評価が下がってしまう可能性もあるため、辞退するかどうかは慎重に決める必要があります。

内定を辞退する場合はメールと電話とを併用する

せっかく内定を貰ったのに辞退の連絡がしづらい、という気持ちもわかります。とはいえ、いつまでも保留にしておくのも問題です。多くの企業は、内定が出て1週間~10日を目安に返事を求めるため、最低でも指定された期間内には返事をする必要があります。

内定を辞退する場合には、メールと電話を併用しましょう。メールだけよりも丁寧で、電話だけよりも確実です。ただ、電話口では、高確率で辞退の理由を聞かれます。「一身上の都合で」が常套句ですが、さらに聞かれた場合は「他社の内定が出たので」「就活を進める中で方向性が変わってきて」といったように、失礼のない範囲で、正直に答えましょう。決して「もともと御社は第2志望だったので」といった言い方はしないようにしてください。

就活では誠意を持った断り方で対応しよう

就活では、面接、内定など、辞退しなければならない機会は少なからずあります。それは仕方のないことですし、企業も採用担当者も慣れていることです。しかし、だからといって「辞退するけど問題ないよね」「よくあることでしょ」というスタンスではいけません。

一度やると約束したことを「やっぱりやめる」と反故にするわけですから、誠意ある対応が大切です。たとえ相手がもう会わない相手であっても、今後関わらない企業であっても、無断欠席などをして粗雑に扱っていい道理はありません。面接なり内定なりを辞退することは、企業や採用担当者の予定を狂わせることになります。辞退をする際にはきちんと謝罪と説明をして、言葉を選び、相手を不快な思いにさせない努力をしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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