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内定先への電話のかけ方・受け方を知っておこう
インターネットを用いた就職活動が主流となった今、志望先企業や内定先とのやりとりにメールを用いる割合が増えています。しかし、電話でのやりとりについても基本を知っておく必要があります。内定者の電話での対応がいまいちで、企業の採用担当者が不安を抱くというケースがあるようです。
社会人になれば、顧客や取引先との連絡に電話を用いるシーンは多いです。そのため、「入社後にきちんと電話対応できるかどうか」も企業にとっては気になるポイントです。
電話をかけたり、電話を受けるときに就活生が押さえておくべき基本のマナーを理解しておきましょう。この記事では、内定先と連絡を取る際の電話のマナーについて解説します。
以下の記事でも電話対応の方法を解説していますので、この記事とあわせて目を通しておきましょう。
内定先に電話をかける・受ける前にチェックする項目
- 電話をするのに適切な時間帯はいつか？
- どんな場所から電話をかけるのが適切か？
- 要件は簡潔に伝える
内定先に電話をする際、チェックしておくべきポイントは上記の3点です。電話のマナーを守るうえで最も重要なポイントは、「相手は自分のために時間を割いてくれている」という自覚を持つことです。このことを踏まえた上で、内定先に電話をかけるようにしましょう。そうすれば、電話対応で気を付けるべきマナーも自然と身に付いていきます。
以下の記事では、電話をする際の言葉遣いについても詳しく紹介しています。尊敬語と謙譲語、クッション言葉など電話でも役立つ内容となっています。ぜひ参考にしてみてください。
かける時間帯は10～12時か14～16時頃
こちらから電話をかけるなら、10～12時か14～16時頃の時間帯がベストです。なぜこの時間帯がよいとされるのでしょうか。どの企業でも、就業開始直後・昼休憩の前後・終業時間の直前は忙しいことが多いため、例えば内定先の就業時間が9～18時なら、上記の時間帯の電話は避けるべきです。
ただし、内定先の就業時間によっては、電話を避けるべき時間帯もシフトします。就業時間が10時～19時なら、電話をかける時間帯は11～11時半、14～17時頃、というように、臨機応変に対応しましょう。
以下の記事では、電話をする時間帯についてより詳しく解説しています。なぜその時間に電話をかけるのは避けたほうがいいのか、理由を知っておきましょう。
静かで電波状況のよいところでかける
こちらから内定先へ電話をかけるときは、周囲が静かで、なおかつ電波状況がよい場所を選ぶのがマナーです。周囲がうるさいと相手の声が聞き取りにくく、何度も聞き返さなければならなくなってしまい、先方に対して失礼にあたります。また、電波状況がよくないと、通話が途中で切れてしまうこともあるので、そのような事態は防ぐべきです。
特に電車に乗っている最中に内定先から電話がかかってきた際に、降車してすぐにホームからかけ直すのは、マナーとして不適切であることも理解しておきましょう。なぜなら電車のホームは周囲がうるさいだけでなく、アナウンスや発車メロディーなどの大音量が通話の妨げとなるからです。このようなときは、速やかに静かに話ができる場所へと移動してからかけ直します。
電話は相手の顔がみえない分、気持ちが伝わりづらいです。そのような状況でどう話せば相手に伝わるのか、以下の記事で気を付けるポイントについてみていきましょう。
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メモ・スケジュール帳・ペンを準備しておく
内定先へ電話をかけるときは、あらかじめメモ・スケジュール帳・ペンの3点を用意します。緊張から電話中に聞いた話や確認事項を忘れてしまうことがないよう、電話をかける前にメモを取る態勢を整えましょう。電話をかける前に準備しておくことで心にも余裕が生まれ、多少緊張していても落ち着いて話すことができます。
最近はスマートフォンでスケジュールやメモを管理するのが主流です。この方法は、情報を一元管理できるので便利ですが、スマートフォンの故障・紛失といった不測の事態が発生したとき、予定や必要な情報がすぐに確認できないリスクがあります。メモやスケジュールは紙ベースで管理して、そのうえでスマートフォンのスケジュール・メモアプリを併用するとよいでしょう。
就活において、スケジュール帳は役に立つアイテムのひとつです。そのほかにも、就活生が持っておくと役立つアイテムを以下の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
用件を事前にメモ帳などで整理しておく
電話をかける前に、話したいことや聞きたいことををメモ帳やノートにまとめておきましょう。あらかじめ用件を整理しておくことで、電話を手短に終わらせることができ、対応してくれる担当者に割いてもらう時間も最小限で済みます。また、手元にメモがあるので、電話中の緊張や焦りから用件を忘れてしまう、といった事態にも陥りにくくなります。
用件をまとめたメモは、自分にとってわかりやすい・読みやすいと思えることが大切ですので、形式は自由です。用件を箇条書きにするだけで十分な人もいれば、台本のように聞きたいこと・話したいことを詳しく書き留めておいた方が安心という人もいます。自分に合った方法で、事前の準備を万端にしておきましょう。
以下の記事は、内定承諾の連絡をする際のマナーについて解説しています。内定承諾のために、企業へ電話をしなければならないという人は多いでしょう。電話と一緒にメールの対応方法についても知ることができるため、目を通しておきましょう。
笑顔で表情を作って話す
電話は相手に表情は見えませんが、それでも笑顔で表情を作って話すことが大切です。表情を作って話すことで声に感情がこもりますし、柔らかい印象、優しい印象を与えやすくなります。電話は声のトーンでしか相手のことを判断することができませんし、声音によっては相手に誤解を与えてしまう可能性もあります。
ぶすっとした表情で話していては、怒っているのではないか、機嫌が悪いのではないかなどと思われることもあるため注意しなければなりません。笑顔を作って話していれば悪い印象を与えることはありませんし、ポジティブな気持ちで話すことができます。好印象を与えるためにも、表情をしっかりと作って、笑顔で電話に応対するようにしましょう。
表情や声は、相手への印象に大きくかかわる要素のひとつです。以下の記事では面接に落ちる人の特徴を解説しています。好印象を与えるために面接以外でも気を付けたい項目がまとめられていますので、ぜひ参考にしてみてください。
相手より先に電話を切らない
企業から電話を受けたら切るタイミングにも注意が必要であり、相手より先に電話を切らないことが大切です。相手より先に電話を切ってしまうとやりとりを早く終わらせたいと思われてしまう可能性があり、印象がよくありません。相手が切るのを待ち、やりとりが終わってもそのまま通話終了のボタンは押さないことが大切です。
ただし、これは相手から電話がかかってきたときのマナーであり、自分から電話をかける場合はこの限りではありません。電話を自分からかけたなら、先に切るのがビジネスマナーとなっていますので、相手が切るのを待たずに自分から先に切る必要があります。自分から切る際もやりとりが終わってすぐに切るのではなく、ある程度の余韻を残して切ることが大切です。
以下の記事では、内定承諾の返事の仕方について解説しています。内定先に電話を掛ける際の注意点についてまとめていますので、基本を確認しておきましょう。
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内定先への電話をかけるときの3つのポイント
- 名乗ってから取り次いでもらう
- 担当者に再度名乗って用件を伝える
- 挨拶とお礼を述べたら先に電話を切る
準備ができたら次は内定先へ電話をかけましょう。このとき、内定先に電話をかけるの場面を予想して、対応方法もシミュレーションしておくとよいでしょう。
そうすることで、実際に電話中も落ち着いて対応することができます。そこで、ここからは基本の電話のかけ方を中心に担当者へ取り次いでもらうケースの対応方法をわかりやすく解説します。
電話のかけ方と同様に、メールでの連絡方法が気になっている方も多いでしょう。以下の記事では、内定先にメールをする際のポイントについて例文付きで解説しています。いざというときに役立つ内容となっていますので、電話のかけかたとあわせて知っておきましょう。
①名乗ってから取り次いでもらう
お忙しいところ恐れ入ります。御社の内定を頂いた、就活大学未来学部4年の就活 未来 （フルネーム）と申します。人事部採用担当の○○様をお願いできますでしょうか？
はい、内定者の就活大学未来学部の就活 未来さんですね。担当の○○に代わりますので、少々お待ちください。
相手が電話に出たら、まずは自分から名乗るのがビジネスでの礼儀です。流れとしては、挨拶の後に名乗ります。名乗り方は「大学名・学部・学年・氏名（フルネーム）」の順に、自分の所属と氏名が相手にはっきりと伝わるようにしましょう。電話に出た人が担当者ではなかった場合は、対応してくれる人にいきなり用件を話し出さず、名乗ってから担当者へと取り次いでもらいます。
担当者への取り次ぎをお願いするときは、「担当者に代わっていただけますか？」ではなく「～様をお願いできますでしょうか？」「～様はお手すきでしょうか？」という言い方が適切です。
企業に質問があるなら、急ぎでなければ内定式で聞くという方法もあります。内定式は、気になっていることを直接企業に聞けるチャンスです。業務内容などの今後についても、以下の記事を参考にして聞いてみましょう。
②担当者に再度名乗って用件を伝える
大変お待たせいたしました。担当の○○です。
お忙しいところ恐れ入ります。内定者の就活大学未来学部4年の就活 未来（フルネーム）です。先日お電話を頂いた内定者懇親会の件で、ご連絡させていただきました。今、お時間よろしいでしょうか？
担当者が電話に出たら、まずは再度名乗ってから用件を伝えます。電話を取り次いでくれた人から名前は伝わっているかもしれませんが、ここで必ずもう一度名乗るのがマナーです。名乗り方はここでも「大学名・学部・学年・氏名（フルネーム）」です。
また、電話中は自分のために相手の時間を割いてもらうことになります。そのため、電話で話す時間があるかどうか、相手にお伺いを立てるのが礼儀とされています。ここでも、「今、お時間よろしいでしょうか？」とお伺いを立てることで、「相手は自分と電話するために時間を割いてくれている」という心がけを忘れないようにするのがポイントです。
内定者懇親会の詳細について、企業に電話で確認するという人もいるでしょう。質問したい内容が服装に関することであれば、電話をする前に以下の記事を確認しておくのがおすすめです。内定者懇親会の服装マナーについて知っておきましょう。
③挨拶とお礼を述べたら先に電話を切る
本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。それでは、失礼いたします。
こちらこそ、お電話ありがとうございました。失礼いたします。
ビジネスマナー上、電話をかけた方が先に切るのが適切とされています。必要な用件を伝え終わって、担当者からもほかに用件や確認事項がないなら、挨拶と電話のお礼を述べて自分から電話を切ります。
電話を切るタイミングをはかるのが難しい人は、最後の挨拶の後に一呼吸おいてから、終話ボタンを押すとよいでしょう。秒数にするとおおよそ2～3秒程度で電話を切ります。
ビジネスマナーとしての電話のかけ方は、以下の記事でも紹介しています。電話の基本のかけ方を身に付けて、内定先と失礼のないやり取りができるようになりましょう。
あなたが受けない方がいい職業をチェックしよう
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内定先の担当者が不在だった場合の対応方法
内定先へ電話をかけたものの、担当者が席を外していたり、外出中のときはどのように対応すればよいのでしょうか。普段の生活で電話の相手が不在ならば、留守番電話にメッセージを残したり、代わりに電話に出た相手に伝言や折り返しを頼んだりするのが一般的です。一方、ビジネスではこちらからかけた電話の相手が不在のときは、かけ直すのが適切とされています。
以上を踏まえて、ここからは内定先の担当者が不在だったときの対応方法を、会話形式でわかりやすく解説します。先方に好印象を与えられる、ちょっとしたコツも紹介していきますので、今日から早速実践してみましょう。
担当者不在時の対応については、以下の記事でも解説しています。担当者がいないときのことを想定できていないと、電話をかけた際に慌ててしまうことも多いです。対応方法を確認しておきましょう。
改めてかけ直すのが基本のマナー
○○様は何時ごろお戻りになりますか？
○○は16時半ごろ帰社予定となっております。
承知いたしました。それでは、17時ごろにまた改めさせて頂きます。
ビジネスでは電話の相手が不在だったからと言って、相手にかけ直すようお願いするのはマナー違反にあたります。自分からかけ直すのが基本です。担当者がいつごろ戻るかを確認してから、また改めてかけ直す旨を伝えましょう。
ここでのポイントは、担当者の戻り時間が「16時半ごろ」であるのに対し、かけ直す時間は「17時ごろ」である点です。担当者が席に戻ってすぐのタイミングでかけ直すよりも、担当者が一段落したタイミングで改める方が心象もよくなるでしょう。
企業からかかってきた電話に折り返すなら、なるべく当日中の連絡がよいといえます。しかし、事情によっては翌日でなければ電話できないこともあるでしょう。以下の記事では、折り返し電話を翌日にするケースについて解説しています。
留守電を確認してからかけ直す
担当者が不在なら改めてかけ直す必要がありますが、時間を空けている間に企業から折り返しの電話がかかってくることもあります。折り返しに出られなければ不在着信の通知がきますし、それを確認すれば再度自分からかけ直す必要がありますが、その前に留守電を確認しておくことが大切です。
不在着信になっているなら、担当者が留守電にメッセージを残していることもあり、用件によっては留守電のメッセージをもって終了していることもあります。またかけ直す必要があるとしても、留守電のメッセージを頭に入れておくことでやりとりをスムーズにおこなうことができます。不在着信があれば慌ててかけ直すのではなく、一度留守電を確認し、その上で電話をかけるようにしましょう。
以下の記事では、電話を折り返す際の注意点について記載されています。会話の例文とともに解説しているため、実際の電話をイメージしながら理解を深めていきましょう。
メールなどで連絡がないかも確認
担当者から不在着信があれば留守電を確認することが大切ですが、留守電にメッセージがない場合はメールを確認しておく必要があります。留守電では残せるメッセージも限られていますし、内容が長くなるとは収まらないことも多いです。そのため連絡の方法を変えてメールなどで用件をまとめて送ることも多く、企業からのメールをもってやりとりが完結していることもあります。
メールを確認せずに電話をしてしまうと、お互いに混乱してしまう可能性がありますので、メールもきちんと確認しておくことが大切です。場合によってはそのままメールでのやりとりに切り替わる可能性もありますので、留守電とメールの両方を確認してから、かけ直すかどうかを決めましょう。
メールのやりとりに切り替わったなら、以下の記事も参考にしてみてください。メールをする際のマナーについて解説しています。
かけ直してくれる場合は都合のいい時間を伝える
○○（担当者）が戻り次第、こちらからお電話させますので、ご都合のよいお時間を教えていただいてもよろしいでしょうか？
ありがとうございます。本日であれば15時～17時の間、明日でしたら14時～16時の間でお願いしてもよろしいでしょうか？
かしこまりました、本日の15時～17時か、明日の14時～16時の間ですね。ご連絡先のお電話番号もお伺いしてもよろしいですか？
はい、電話番号は、090-1234-1234です。
ありがとうございます。それでは改めてご連絡を差し上げます。
電話をかけたときに担当者が不在であっても、こちらから再度かけ直すのが基本です。企業によっては担当者が戻り次第、折り返しの電話をかけてくれるケースもあります。ただし、先方から「折り返します」と言われない限り、こちらから要求するのはマナーとしてNGです。また、担当者がすぐに戻ると言われたときでも、電話の直後に交通機関を利用するなど電話に出られない場合は、応対してくれた人に必ず伝えましょう。
内定先からかけ直してもらえるならば、名乗り方でも説明した通り、「大学名・学部名・学年・氏名（フルネーム）」に加えて、電話連絡が可能な時間帯・連絡先の電話番号を伝えます。かけ直してもらう候補日時は、複数挙げた方がよいでしょう。
こちらから再度電話をかけ直す際には、以下の記事にも目を通しておきましょう。電話を折り返す際の気を付けるポイントについて解説しています。
内定先への電話はマナーを守って好印象に！
本記事では、内定先と電話する際のマナーや、電話をかけるとき・受けるときの対応方法を、実践に即して詳細に取りあげました。これらを今すぐ完璧に実践するのは難しいかもしれません。それでも、電話応対のときに「相手が自分のために時間を割いてくれている」ことを意識して言動に表わすだけで、先方に誠意は伝わるものです。
企業の採用担当者や人事担当者は、就活生の電話応対スキルやマナーを電話越しに細かく観察しています。本記事で紹介した電話応対のポイントを実践することは、内定先企業に対する「できるアピール」になるのです。内定先との電話で担当者に好印象を持ってもらって、入社前からライバル達との差をつけましょう。