封筒の行・宛の消し方とは？御中と様の使い分け方法も徹底解説！

誰でもいずれは学ぶ封筒のマナー

就活中に企業と連絡を取る手段としては、電話やメールだけとは限りません。時には、書類の送付などで封筒で郵送するシーンもあります。そういった場合に、封筒のマナーを知らなければ恥をかくだけでなく、常識を疑われてしまうこともあります。

社会人になれば誰もが常識として備えている知識や常識でも、就活生では知らないこともたくさんあります。一足早く封筒のマナーを知って、良識ある大人としての行動ができるようになれば、社会人になってからの苦労を一つ減らすことができます。封筒のマナーは一生使えるマナーになりますので、今のうちに身に着けてしまいましょう。

「行・係・宛」は必ず消して書き換える

就活中に企業から封筒で郵便物が届くことがありますが、その際に返信用の封筒が同封されていることがあります。そういった企業からの返信用の封筒には、あらかじめ返送先の企業名のあとに「行」「係」「宛」といった文字が記載されていることが多いです。

企業に返送する場合、これらは消して正しく書き換える必要があります。消すといっても、相手の間違いを修正する訳ではないので修正テープなどは使用しないようにしましょう。ここからは「行・係・宛」の文字の消し方にはじまり、封筒の書き方に至るまで詳しく解説していきます。

パターン別の正しい消し方

宛名が縦書きなのか、横書きなのかで消し方が異なります。基本的な部分は共通している点もあるのですが、線の角度や消したあとの「様」「御中」などの位置などに、差異があるのです。

就活生は社会人としての経験がないため、見落としがちな部分ではありますが、社会人として知らなくてはいけないマナーと言えるでしょう。ここからは、パターン別の正しい消し方について、詳しく説明していきます。

宛名が縦書きの場合

封筒に記載されている「行・係・宛」を消す際には、二重線でいずれかを消して、真下から左側に「御中・様」を書くようにしましょう。これは宛名が縦書きの際の共通の消し方になりますので、縦書きの際はこの方法で消すようにしましょう。また、二重線で十分なので、何重にも線を引いて「行・係・宛」を消す必要もありません。

社会人としてのマナーとして、二重線で消すものだということを理解しておきましょう。何重にも線を引いて消していたり、消し忘れていると、印象が悪いだけでなく常識を疑われかねないので、必ず二重線で消すことを心がけましょう。消したあとは二重線の下側に「様・御中」のいずれかを記載します。

宛名が横書きの場合

宛名が横書きの場合は、縦書きの場合とは異なるルールがあります。二重線で消すことは共通しているのですが、消したあとは右側に「様・御中」のいずれかを記載します。もちろん、ここでも修正テープなどを使いません。

就活生からすれば、企業が返送用の封筒に「行・係・宛」と記載をする必要は無いように感じるかもしれませんが、返送用の封筒に「行・係・宛」と記載するのは、企業としてのマナーになります。企業側としてもマナーに準じて返送用の封筒を用意しているのですから、就活生もそのマナーに応えられるようにしましょう。

書き換える時のマナー

企業から送られてくる返送用の封筒にある「行・係・宛」の文字を書き換える時にも、それぞれマナーがあります。

返送用の封筒に記載されている宛名が個人名なのか、企業名や部署名などの団体名なのかによって、書き換える時のマナーは異なります。ここからは返送用の封筒の宛名が個人名の場合、団体名の場合について、それぞれの書き換える時のマナーについて詳しく紹介していきます。

宛名が個人名の場合は「様」

企業から送られてくる返送用の封筒から「行・係・宛」の文字を二重線で消したあと、「様」を手書きで加えることになるのですが、「様」を書き加えるのは宛名が個人名の場合に限ります。

宛名には企業名だけの場合もあれば、部署名や個人名まで記載されていることがあるため、封筒に個人名が記載されている場合は、「様」を書き加えるのがマナーとなります。これは個人宛で返信が欲しいために記載しているのですが、返送用の封筒には「様」と記載されていることはありません。

自分で自分に「様」と付けるのはマナー違反となるためです。しかし、その封筒をそのまま返送するのも、マナー違反となるため、返送する際には必ず個人名のあとに「様」と書き加えることを忘れてはいけません。

宛名が団体名の場合「御中」

企業から送られてくる返送用の封筒で、宛名が部署・企業といった団体の場合は、「行・係・宛」の文字を二重線で消したあとに「御中」と書き加えます。宛名が部署・企業といった団体の場合は、その団体に所属していれば誰でも開封する権利があることを表しています。そもそも「御中」の意味を知らない人も多いと思いますので、簡単に説明します。尊敬の意を表す「御」という文字と、宛という意味合いの「中」を並べた言葉になります。

「宛てる＝中てる」という意味があり、「手紙の行き先を宛てる人・土地」という意味合いがあります。つまり、「御中」の意味を直訳すると「尊敬の意を表している人・土地に宛てる」という意味になります。直訳の意味から言えば、個人宛に使っても良いように感じますが、マナーとして個人宛に使う言葉ではありませんので、個人宛には使わないようにしましょう。

二重線はフリーハンドでOK

定規で線を引いた方が見た目にも美しいと感じるかもしれませんが、定規できっりと線を引くと逆に不自然ですし、幼い印象を与えてしまいます。二重線を引く際にはフリーハンドで線をひき、最後はきちんと止めるようにしましょう。

フリーハンドで良いとはいえ、線の末尾を払うように二重線を書くようなことはしてはいけません。丁寧に線を引くことを心がけましょう。単純に二重線で消されていれば良いというものではなく、丁寧さが大切になってきますので、気を抜かないようにしましょう。

二重線の向きに決まりはない

二重線で文字を消す時には、どの向きで二重線を引けばいいのかわからず困ってしまう人は多いです。訂正にはさまざまなルールがありますし、二重線の向きについても細かい決まりがあるのではないかと考える人は多いですが、実際はそうではありません。二重線の向きは基本的に縦書き、横書きによって二重線の向き、縦、横、斜めというのは決まっておらず、どの向きで線を引いてもOKです。

縦線を引いたから、横線を引いたからと印象が変わるわけではなく、向きに関わらずきちんと線が引けているかどうかが重要です。どの向きで引いていいかわからずそのまま出すことは避けなければなりませんし、マナー違反にもなりますので、向きに関わらず二重線は必ず引くようにしましょう。

文字の流れに従って二重線を引くと見た目が良い

返信用封筒の二重線の向きについては決まりはないものの、綺麗に見える向きはあります。どの向きがいいか悩んだ場合は、文字の流れに従って二重線を書くと見た目が綺麗なので、縦書きの場合は縦線、横書きの場合は横線で消すと良いでしょう。縦書きで横線、横書きで縦線を引いたとしても間違いではありませんし、印象も悪くはなりませんが、見た目が綺麗なのは文字の流れに合わせた向きで引かれた線です。

少しでも見栄えが良くなれば封筒の見た目の印象もよくなりますし、全体的に整った印象を与えることができます。細部まで気を遣うことで几帳面、丁寧などの印象を与えることもできますし、好印象が与えられる場合もありますので、文字の流れと線の向きを合わせて引くのがおすすめです。

二重線の上に訂正印は不要

二重線を引いた後、つい訂正印を押しがちですが、返信用封筒の「行・係・宛」を消した際には訂正印は不要です。訂正印は自分で間違えてしまったものを訂正する際のみ使用するものであり、もともと記載されているものを訂正する場合には必要ありません。履歴書などの間違いを訂正する際には二重線を引いて訂正印を押す必要がありますが、返信用封筒では押してしまうと間違いになりますので注意が必要です。

封筒を二重線で訂正した場合、訂正印は押さずに横や上に「様」や「御中」と書き足すだけでOKです。余計なものをつけてしまって間違いになってしまっては勿体ないですので、いつものくせで訂正印を押してしまわないように注意しましょう。

封筒に担当者のハンコが押してあったときの対処

返信用封筒が同封されていた場合、担当者名の記載や担当者の押印部分についてはどのように対処することが正しいのでしょうか。就活先の企業から渡された書類や資料の中には、よく返信用封筒が同封されていることがあります。

当然必要事項を記入して、再度企業側に提出するわけですが、宛先の「株式会社○○ 行」の横に担当者印が押印されていたり、担当者名が記載されていることがあります。この担当社員名の押印や記載部分にも、何か書き加える必要があるのか悩んでしまう人は多いのです。

はたして、「行」と記載された部分を「御中」に修正するだけでよいのでしょうか。担当者印や担当者名の記載部分についてみていきましょう。

担当印はそのままにしておく

結論から言えば、担当者名の押印や担当者名の記載部分には、修正や書き直しなどの手間は全く必要ありません。一切手を加えずそのままにしておきます。

企業には自分が送った封筒だけではなく、全国から同じような返信用封筒が何百通も届くはずです。そうすると、その封筒を確認する担当者が誰なのか分からなくなってしまいます。そこで、その書類を処理する担当者へすぐに振り分けて確認を円滑にする必要があるために、あえて担当者名が分かるようにしてあるのです。わざわざ敬称を付けて書き直す必要は全くありませんので、気にせずそのまま送付するようにしましょう。

担当部署の下に描かれている「行」の文字だけは、消して書き換える必要があります。「行」を消すのはビジネスマナーですので、その通りに削除して「御中」に書き換えておきましょう。

最低限のビジネスマナーは押さえよう！

ここまで封筒のマナーについて紹介してきましたが、いかがだったでしょうか？一見して細かいルールがたくさんあるようにも見えるかもしれませんが、パターンさえ覚えてしまえば実に簡単なマナーになります。インターネットが発展したからといって、封筒というアナログな通信手段がなくなることはありません。企業のみならず、公式な場ではまだまだ封筒という媒体が、不動の地位を築いているのです。

社会人になってからも、何十年と使い続ける封筒のマナーになりますので、しっかりと理解して、就活中はもとより、社会人になったときにも役立ててください。たかが封筒と思っていると、足元をすくわれかねませんので、多数ある社会人としてのマナーの基本として、封筒のマナーは押さえておきましょう。

記事についてのお問い合わせ