【会社訪問後のお礼メール】マナーを守った構成や例文をご紹介

会社訪問後は必ずお礼メールを送ろう

有利に就活を進めるためには早めに情報を集め、希望する企業の社風や事業に合わせて志望動機などを準備する必要があります。通常の選考より先立って希望企業とコンタクトが取れる企業訪問は正式な選考ではありませんが、企業側へ興味を持っていることのアピールにつながるでしょう。

頑張って企業訪問をした就活生は、貴重な時間を割いて頂いたことへのお礼のメールを送ると、さらに今後の選考のアドバンテージになる可能性が大きいです。この記事では、そのような企業訪問後のメールについて詳しく紹介していきます。

会社訪問後のお礼メールで好印象を与える

会社訪問は正式な選考とは異なり、希望する学生の出身大学などの情報を参考にし、支店の総務担当者や若手社員が任意でおこなうことが多いです。希望する企業へ直接連絡を取って会社訪問をしたいと希望する熱意ある就活生には、企業側が就活生の熱意を考慮して会社訪問を実施してくれる場合もあります。基本的に企業側は通常の業務以外に時間を割いて会社訪問を実施することになるでしょう。

そのため会社訪問に訪れた就活生の印象は強く残り、会社訪問後にお礼をしない就活生にはマイナスのイメージが付いてしまいます。メールは気軽に連絡が取れる便利なツールであり、会社訪問の対応をしてくれた社員の名刺には連絡先が記載されているはずです。難しいことではないため、感謝の気持ちをメールなどで述べるほうがいいといえます。

お礼メールのタイミングは

企業の担当者は通常の業務をおこなう忙しい中、会社訪問の時間を割いてくれたはずです。そんな担当者の方に、貴重な話を聴かせて頂いたことのお礼をメールで送らないと失礼な印象を与えてしまいます。また夜間にお礼メールを送ると、送信時間が表示されるため、非常識な印象やルーズな印象、時間管理が苦手という印象を持たれてしまうこともあり得るでしょう。

お礼メールを送るタイミングは、会社訪問をおこなった当日に、できるだけ就業時間を意識した時間帯に送付するのが好ましいです。会社訪問の当日にお礼メールを送るのが基本ですが、もし会社訪問の翌日以降となり遅れてしまった場合は、「お礼のメールが遅くなって申し訳ありません」とお詫びの言葉をメールに記載するのがマナーです。

メールよりお礼状がよい場合もある

会社訪問の後はメールでお礼を伝えるのが一般的です。しかし、対応してくださった企業の担当者の役職が管理職など立場が高い場合は、メールでお礼を伝えるよりもお礼状で感謝の気持ちを伝えたほうが丁寧な印象を与えます。メールは直ぐにメッセージを送れるのが優れたところですが、機械的なコミュニケーションの印象となってしまうのが特徴です。

役職が高い人へお礼を述べるのには、直筆のお礼状を作成するのがいいでしょう。忙しい中に時間を割いて、貴重なお話をしてくださったことに感謝する内容で作成すると、ビジネスマナーを意識している就活生であるという好評価につながります。手書きでメッセージを書くには時間がかかりますが、この手間がお礼の気持ちとして伝わります。

社風を見て判断する

企業によっては、礼状ではなくメールでお礼を伝えたほうがいい場合もあります。そのような場合、礼状を送ることが逆に失礼に当たることもありますので、社風を見て判断してください。

例えば、ペーパーレスの企業などがあてはまります。社内連絡や通知などはもちろん、給与明細や辞令までペーパーレス化してメールやポータルサイト内で共有している企業もあります。そのような企業へは、お礼状よりもメールにした方が企業にとっても好都合かもしれません。

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お礼メールの構成

多くの学生が集う正式な選考の前に会社訪問は実施されていますが、就活生として学生気分でお礼メールを書くと、希望する企業の担当者にあまり良い印象を与えられません。忙しい業務の合間を割いて会社訪問の対応をしたにもかかわらず、マナーを踏まえないメールが送られてくることで悪印象がつき、本番の選考に差し支える可能性があるでしょう。お礼メールがビジネスマナーの標準に達するように、誤字脱字が無いかも念を入れて確認してください。

①宛名

会社訪問を担当した社員は忙しく、大変多くのメールをやり取りします。そのため、メールのタイトルには会社訪問のお礼であると一目で分かるよう簡潔にまとめて、会社担当者の忙しい状況に配慮する必要があるのです。本文を見なくても要件が分かるタイトルを作成するのは、実際のビジネスの現場でも取り入れられています。会社訪問の日にち、自分の名前をメールのタイトルに書きましょう。

また、対応してもらった企業の担当者名の誤字脱字がないように、フルネームで作成するのは常識です。また、名刺を受け取った時に、対応してくれた社員の役職名が判明することがあります。役職は担当した社員が会社でどのような仕事をしているかをあらわすものです。長い役職名でも、誤字脱字がないフルネームで記載をしなければいけません。

②本文

本文の書き出しには、所属の大学名と自分の名前を書きます。多くのメールを受け取る企業の担当者が、誰からメールを受け取ったのか分かるようにするのがマナーです。忙しいなか、会社訪問を実施してくれたことへの感謝の気持ちを本文に記載します。会社訪問を担当してくれた担当者は、就活生の役に立てればと業務の時間を割いて対応をしてくださったはずです。会社訪問の時間を設けてくれたことにお礼を伝えないと、コミュニケーションが取れない就活生との判断をされてしまうでしょう。

また、本文には会社訪問を実施してためになったと感じたことを記載すると、働きたい意欲が企業に伝わります。会社訪問の担当者は、就活生とのやり取りで「参考になった」とフィードバックをされ嬉しく感じ、人事部へ報告をする場合には、やる気がある就活生であったと後押しをしてくれる可能性が大きいです。そして本文の最後には、会社訪問をした企業自体に対する感謝の気持ちなど、文書をしめる言葉を使いましょう。

入社意欲を伝える

本文の末尾に入社への意欲が高まったことを書くと効果的です。会社訪問後は、就活生にとって企業の担当者からどのように評価されたのか気になるものですが、企業の担当者にとってもそれは同じです。自分の案内や説明が原因で、志望者が減ってしまわないかと不安に感じている担当者も少なくありません。そんな中、会社訪問の結果入社意欲が高まったことが書かれていれば、担当者はほっとしますし印象もよくなります。

③署名

お礼メールの末尾には必ず署名をします。支店を数多く持つ全国規模の会社ではたくさんの就活生が会社訪問を実施しますので、誰が送ったお礼メールであるか分かるようにしましょう。そのためには、学校名や名前、メールアドレス、連絡先を記載します。ある企業の人事部では、お礼メールをファイリングして構成や内容のチェックをおこない、選考の参考にしていました。

また、ビジネスで利用するメールの末尾には作成した人の署名がされることがほとんどです。そのため、メールの末尾に何も署名がされていないと、ビジネスの常識がある企業の担当者から、本当に一緒に働きたい意欲を持っているのか疑われてしまいます。メールの最後に署名をすることは、希望する企業で働きたい意思を表示することにつながるのです。

送信前に内容をチェックする

忘れてはならないのが、メールの送信前のチェックです。メールは、手書きとは違いミスタッチや誤変換などがあるので注意が必要です。1文字のミスタッチによって全く意味の通じない言葉に変換されたり、時には中傷ともとらえられ兼ねない単語に変換されてしまうこともあります。

社会人としては、企業間の信頼関係やビジネス関係の損失につながってしまうこともあるため、慎重に確認することが大切です。お礼メールの送信前には、必ず内容をチェックするように心がけましょう。

会社訪問後に送るお礼メールの例文

会社訪問後のお礼メールを企業の採用担当者は確認して、就活生のやる気とビジネスマナーが備わっているのか参考にします。お礼メールは速やかに会社訪問の担当者に送付する必要があるため、例文を参考にして自分の気持ちを込めたお礼メールを作成してください。ビジネスマナーをふまえたメールを作成した経験が無い就活生でも作成できます。

例文①

会社訪問で実際に働いている人と出会って勉強になったと、素直な感想をお礼メールの本文に入れています。社会人となって目的を持って働くことは、成長するのに必要です。会社訪問で学んだことを今後の就活に向けて活かしていきたいという意気込みも記載されており、意欲の高さも感じられます。会社訪問のお礼と、学んだことを今後に活かしたいという意欲を伝えることで、企業の採用担当者からの高評価につながります。

例文②

会社の強みはそれぞれの会社ごとで異なっています。そのため、会社が大事にしている言葉についてお礼メールで触れると、会社の特徴や理念をきちんとキャッチできているという印象を与えることができるでしょう。

また、実際に採用に至った際、会社が大事にすることを実践したいと書くことで、入社への意欲も伝えることができています。その企業に入社し、意欲的に働いてくれることを期待させる内容なので、担当者から好評価が得られるでしょう。

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会社訪問後のお礼メールで印象UPをはかろう！

会社訪問は正式な選考の前に実施されますが、会社訪問に参加をした就活生の意欲やビジネスマナーの能力は、企業の採用担当者にチェックされます。会社訪問後の採用活動にプラスのイメージを与えられるよう、お礼のメールは遅くても翌日までには送るのが望ましいです。また、企業の人事部以外の社員が会社訪問の担当者になることもあるでしょう。

日ごろの忙しい通常業務をこなしながら、正式な選考では無い会社訪問の対応をしていることのお礼も欠かさずメールに盛り込んでください。お礼のメールを作成した経験が無い就活生は、文例を参考にしながらお礼メールの作成をしてください。ビジネスマナーとして、お礼メールの誤字と脱字が無いかも十分な確認が必要です。

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