マナー

【質問への回答をもらったときのお礼メールの送り方】感謝を伝える書き方とマナーから例文まで

質問に回答をもらったらそこで終わりではない

就職活動をしていると、採用担当者に質問メールを送る機会があります。採用担当者から質問に対する回答がきた際、「回答をもらったからもういいや」と回答をもらった時点でやり取りを完結してしまう人もいるでしょう。しかし、自分の質問に対して採用担当者から回答をもらっておいて、一方的にメールのやり取りを終わりにするのはマナー違反です。

質問への回答をもらったとき、基本的なマナーを踏まえて適切な対応をしなければ、採用担当者に悪い印象を与えてしまう可能性もあります。質問への回答をもらったときの対応を、しっかり把握しておきましょう。

回答を貰ったらお礼のメールを送ろう

採用担当者から質問への回答をもらったら、どのような対応をすればよいのでしょうか?回答をもらったら、そこで終わりにせずにお礼のメールを送るようにしましょう。普段の生活でも、誰かに質問して回答してもらったら、回答してくれたことに対してお礼を述べるのが当たり前です。一方的に質問して、回答をもらっても何も返信しないということは、非常に失礼な行為といえます。就職活動でも、質問に回答してもらったらお礼を述べるのが礼儀です。

問題解決したことに対してお礼を述べる

採用担当者に質問をしたということは、自分が採用選考に対してわからないことがあったということです。そして採用担当者から回答をもらえたら、自分が悩んでいた問題が解決したということです。問題を解決してくれたことに対して、採用担当者にお礼を述べましょう。採用担当者は採用活動だけでなく、日常業務にも追われています。そんな忙しいなかで、こちらの質問に回答してくれたことに対して、お礼を言うのは最低限の礼儀です。

採用担当者からしてみれば、せっかく回答したのに何の返信もないということに対していい気はしないでしょう。また、返信がないと回答がきちんと相手に届いているのか心配になる場合もあります。採用担当者に余計な気を遣わせないためにも、お礼のメールを送りましょう。

望む答えが得られなかった場合もお礼のメールを

質問への回答が、自分が望むような答えではない場合もあります。自分が望む回答ではなかった場合は、お礼のメールをしなくてもよいのでしょうか?望んでいた回答ではなかった場合でも、採用担当者が業務に忙しい中で、回答作成に時間を割いてくれたことや手間がかかったことに変わりありませんので、お礼をする必要があります。

質問への回答が、自分が望む回答と違っていた場合は、採用担当者からの回答を読んでがっかりするかもしれません。しかし、自分が望む回答はこちらが勝手に望んでいるだけなので、採用担当者には関係ありません。望んでいた回答ではなかった場合も、きちんとお礼のメールを送るのが礼儀といえます。

回答をもらった時のお礼メールの書き方とマナー

「質問への回答をもらったけど、どのようなお礼のメールを送ればいいかわからない」という就活生は多いです。採用担当者にメールを送るときは、普段友達に送るメールとは違い、メールの書き方とマナーを守る必要があります。メールの書き方やマナーを守れていないと、一般常識がないと思われてしまう可能性があります。メールの書き方やマナーを守れていなかったせいで悪い印象を与えてしまわないように、お礼メールの書き方とマナーを把握しておきましょう。

メールの返信は24時間以内がベスト

採用担当者から質問への回答をもらったら、できるだけ早めにメールを返信しましょう。お礼メールの返信は早ければ早いほどよいです。お礼メールは早めの返信が必須ですが、深夜や早朝のメール返信は避けましょう。ビジネスメールのマナーとして、緊急の場合を除いては就業時間内にメールを送るというマナーがあります。

採用担当者が会社のパソコンに送られたメールを、普段持ち歩いている端末に転送していた場合は、就業時間外でも相手にメールが届いてしまいます。就業時間外に採用担当者にメールを確認させないようにしましょう。早めにメールを返信するのはよいことですが、メールを送る前に時間を確認することが大切です。

件名は変えずにそのまま返信を

メールの返信をするときは、件名は変えずにそのまま返信するようにしましょう「Re:」を残して返信することで、件名を見ただけでメールの内容が判断できます。採用担当者は採用活動以外にも日常の業務がたくさんあります。そんな多忙な中で、メールの件名がわかりにくかったら、メールの重要度を判断できません。お礼メールは重要度が高いメールではないので、相手が都合のよいタイミングで見てもらえるようにしましょう。

また、お礼メールを返信するときは、新規でメールを作成するのではなく、返信することでメールのツリー構造を壊さないようにしましょう。ツリー構造で、前回のメールが残っていると、どのようなやり取りをしたかがすぐにわかります。相手が少しでも効率よく業務ができるように、配慮することが大切です。

お礼を述べるときは具体的に

お礼のメールを返信するときは、メールの内容にも気を付けましょう。「お礼のメールだから、ありがとうございますだけでいいや」と考えるのは間違いです。採用担当者は忙しいなかで、時間を割いて回答してくれています。そんな回答に対して、ありがとうございますだけでは淡泊な印象を与えてしまいます。

ありがとうございますだけでなく、何に対して感謝するのか、回答をもらったことで自分がどうなったか、どう感じたかなどを具体的に書くようにしましょう。このようなメールを送ることで、採用担当者の印象に少しでも残れば、その後の採用選考でも有利になる可能性もあります。就職活動の中で、採用担当者と接するときには、どのような場面でも「自分をアピールできないか?」と考えるようにしましょう。

参考にしたいお礼のメール例文

お礼のメールを返信する時、どのような内容のメールを送ればいいか悩む就活生は多いです。お礼のメールを作成するときに悩まないように、お礼のメール例文を紹介します。ただし、例文はあくまでも基本的な内容なので、そのまま使っても採用担当者の印象には残らないでしょう。回答をもらって自分がどうなったか、どう感じたかということなどを付け加えることによって、自分をアピールするメールになります。例文を参考にして、自分なりのメールを作るようにしましょう。

例文①

【件名】
Re:○○(相手からのメールの件名)

【本文】
○○(会社名)
○○部
○○ ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○年の○○ ○○と申します。

この度は、会社説明会の日程について、
早急にご返信いただき誠にありがとうございます。

以前から貴社の○○なところに興味があり、
○○な仕事をしてみたいと考えております。
会社説明会では貴社の○○について、
詳しいお話しを聞けるのを楽しみにしております。

お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝いたします。
取り急ぎ、回答の御礼を申し上げます。======================================
○○ ○○(自分の名前)
○○大学○○学部○○学科○年 ○○ ○○
Eメール:○○○○@○○
電話番号:○○○-○○○○-○○○○

会社説明会の日程がわからないときに、日程をメールで質問した回答に対するお礼メールです。採用担当者の名前がわからない場合は「○○(会社名) ○○部 ご担当者様」と書きましょう。

また、メールの一番最後には署名をつけるのを忘れないようにします。日程に対する回答をもらっても、ありがとうございますだけでは印象に残りません。採用担当者の印象に残るために、企業のどこに興味があり、どんな仕事をしたいのかということを書くという手があります。

例文②

【件名】
Re:○○(相手からのメールの件名)

【本文】
○○(会社名)
○○部
○○ ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○年の○○ ○○と申します。

この度は、急な問い合わせにもかかわらず、
早急にご返信いただき誠にありがとうございます。

貴社の会社説明会に参加した際に、
○○について理解できなかったのですが、
○○様からご教示いただいたおかげで、
○○について理解を深めることができました。

以前から貴社の○○について興味がありましたが、
○○様からご教示いただけて、より一層興味を持つことができました。

お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝いたします。
取り急ぎ、回答の御礼を申し上げます。======================================
○○ ○○(自分の名前)
○○大学○○学部○○学科○年 ○○ ○○
Eメール:○○○○@○○
電話番号:○○○-○○○○-○○○○

企業の会社説明会に参加した際に疑問に思ったことを、メールで質問した回答に対するお礼メールです。企業説明会の際に質問する機会はありますが、その場で質問できなかったり、後から気になることが出てきた場合には、メールで質問するという手があります。

回答に対するお礼メールでは、回答をもらってどのように感じたかということを書くようにしましょう。自分がその企業のどこに興味を持っているかという点も書くと、相手の印象に残りやすいです。

回答をもらったらお礼メールを必ず送ろう

採用担当者に質問して回答をもらった場合、お礼のメールを送ることは最低限のマナーです。採用担当者にメールを送る場合は、時間帯やメールのマナーに注意しながら送りましょう。メールのマナーが守られていないと、それだけで採用担当者が悪い印象を持つ可能性があります。

就職活動では、常に自分をアピールするということを考えることが大切です。お礼のメールも、ただ送るだけではなく、いかに自分をアピールするメールを送れるかということを考えましょう。メールの内容はテンプレのまま送るのではなく、自分だけが書けるような内容にすることで、自分をアピールできます。お礼メールを正しく送って、内定に一歩近づきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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