【回答へのお礼メールの書き方】感謝を伝える際のマナーと例文

質問に回答をもらったらそこで終わりではない

就職活動をしていると、採用担当者に質問メールを送る機会があります。採用担当者から質問に対する回答がきた際、「回答をもらったからもういいや」と回答をもらった時点でやり取りを完結してしまう人もいるでしょう。しかし、自分の質問に対して採用担当者から回答をもらっておいて、一方的にメールのやり取りを終わりにするのはマナー違反です。

質問への回答をもらったとき、基本的なマナーを踏まえて適切な対応をしなければ、採用担当者に悪い印象を与えてしまう可能性もあります。質問への回答をもらったときの対応を、しっかり把握しておきましょう。

回答を貰ったらお礼のメールを送ろう

回答をもらったら、必ずお礼のメールを送りましょう。普段の生活でも、誰かに質問して回答してもらったら、回答してくれたことに対してお礼を述べるのが当たり前です。一方的に質問して、回答をもらっても何も返信しないということは、非常に失礼な行為といえます。就職活動でも、質問に回答してもらったらお礼を述べるのが礼儀です。

問題解決したことに対してお礼を述べる

採用担当者に質問をしたということは、自分が採用選考に対してわからないことがあったということです。そして採用担当者から回答をもらえたら、自分が悩んでいた問題が解決したということです。問題を解決してくれたことに対して、採用担当者にお礼を述べましょう。採用担当者は採用活動だけでなく、日常業務にも追われています。そんな忙しいなかで、こちらの質問に回答してくれたことに対して、お礼をいうのは最低限の礼儀です。

採用担当者からしてみれば、せっかく回答したのに何の返信もないということに対していい気はしないでしょう。また、返信がないと回答がきちんと相手に届いているのか心配になる場合もあります。採用担当者に余計な気を遣わせないためにも、お礼のメールを送りましょう。

望む答えが得られなかった場合もお礼のメールを

質問への回答が、自分が望むような答えではない場合もあります。望んでいた回答ではなかった場合でも、採用担当者が業務に忙しい中で、回答作成に時間を割いてくれたことや手間がかかったことに変わりはありませんので、お礼をする必要があります。

質問への回答が、自分が望む回答と違っていた場合は、採用担当者からの回答を読んでがっかりするかもしれません。しかし、自分が望む回答はこちらが勝手に望んでいるだけですので、採用担当者には関係ありません。望んでいた回答ではなかった場合も、きちんとお礼のメールを送るのが礼儀といえます。

 

回答をもらった時のお礼メールの書き方とマナー

「質問への回答をもらったけど、どのようなお礼のメールを送ればいいかわからない」という就活生は多いです。採用担当者にメールを送るときは、普段友達に送るメールとは違い、メールの書き方とマナーを守る必要があります。

メールの書き方やマナーを守れていないと、一般常識がないと思われてしまう可能性があります。メールの書き方やマナーを守れていなかったせいで悪い印象を与えてしまわないように、お礼メールの書き方とマナーを把握しておきましょう。

メールの返信は24時間以内がベスト

採用担当者から質問への回答をもらったら、できるだけ早めにメールを返信しましょう。お礼メールの返信は早ければ早いほどよいです。お礼メールは早めの返信が必須ですが、深夜や早朝のメール返信は避けましょう。ビジネスメールのマナーとして、緊急の場合を除いては就業時間内にメールを送るというマナーがあります。

採用担当者が会社のパソコンに送られたメールを、普段持ち歩いている端末に転送していた場合は、就業時間外でも相手にメールが届いてしまいます。就業時間外に採用担当者にメールを確認させないようにしましょう。早めにメールを返信するのはよいことですが、メールを送る前に時間を確認することが大切です。

件名は変えずにそのまま返信を

メールの返信をするときは、件名は変えずにそのまま返信するようにしましょう「Re:」を残して返信することで、件名を見ただけでメールの内容が判断できます。採用担当者は採用活動以外にも日常の業務がたくさんあります。そんな多忙な中で、メールの件名がわかりにくかったら、メールの重要度を判断できません。お礼メールは重要度が高いメールではないため、相手が都合のよいタイミングでみてもらえるようにしましょう。

また、お礼メールに返信するときは、新規でメールを作成しないようにしましょう。返信を新規のメールでしてしまうと、ツリー構造が壊されてしまいます。ツリー構造で前回のメールが残っていると、どのようなやり取りをしたかがすぐにわかります。相手が少しでも効率よく業務ができるように、配慮することが大切です。

お礼を述べるときは具体的に

お礼のメールを返信するときは、メールの内容にも気を付けましょう。「お礼のメールだから、ありがとうございますだけでいいや」と考えるのは間違いです。採用担当者は忙しいなかで、時間を割いて回答してくれています。そんな回答に対して、ありがとうございますだけでは淡泊な印象を与えてしまいます。

ありがとうございますだけでなく、何に対して感謝するのか、回答をもらったことで自分がどうなったか、どう感じたかなどを具体的に書くようにしましょう。このようなメールを送ることで、採用担当者の印象に少しでも残れば、その後の採用選考で有利になる可能性もあります。就職活動の中で、採用担当者と接するときには、どのような場面でも「自分をアピールできないか」と考えるようにしましょう。

追加で質問がある場合はまとめて聞く

相手の回答をみて、追加で質問したいことが思いつくこともあるでしょう。その場合は、追加の質問をなるべくまとめてから聞くようにしましょう。質問を思いつくたびにメールを送っていては、相手に迷惑がかかってしまいます。メールを一つひとつ返させることがないように、きちんと質問事項が出揃ってから聞くのがマナーです。

また、質問内容が自分で調べれば分かるものでないか、確認を忘れずにしておきましょう。相手が貴重な時間を割いて対応してくれているということを、理解しておくことが大切です。

 

参考にしたいお礼のメール例文

お礼のメールを返信する時、どのような内容のメールを送ればいいか悩む就活生は多いです。お礼のメールを作成するときに悩まないように、お礼のメール例文を紹介します。

ただし、例文はあくまでも基本的な内容なので、そのまま使っても採用担当者の印象には残らないでしょう。回答をもらって自分がどうなったか、どう感じたかということなどを付け加えることによって、自分をアピールするメールになります。例文を参考にして、自分なりのメールを作るようにしましょう。

例文①会社説明会の日程についてのお礼メール

会社説明会の日程がわからないときに、日程をメールで質問した回答に対するお礼メールです。採用担当者の名前がわからない場合は「○○（会社名）　○○部　ご担当者様」と書きましょう。

また、メールの一番最後には署名をつけるのを忘れないようにします。日程に対する回答をもらっても、ありがとうございますだけでは印象に残りません。採用担当者の印象に残るために、企業のどこに興味があり、どんな仕事をしたいのかということを書くという手があります。

例文②会社説明会の疑問についてのお礼メール

企業の会社説明会に参加した際に疑問に思ったことを、メールで質問した回答に対するお礼メールです。企業説明会の際に質問する機会はありますが、その場で質問できなかったり、後から気になることが出てきた場合には、メールで質問するという手があります。

回答に対するお礼メールでは、回答をもらってどのように感じたかということを書くようにしましょう。自分がその企業のどこに興味を持っているかという点も書くと、相手の印象に残りやすいです。

回答をもらったらお礼メールを必ず送ろう

採用担当者に質問して回答をもらった場合、お礼のメールを送ることは最低限のマナーです。採用担当者にメールを送る場合は、時間帯やメールのマナーに注意しながら送りましょう。メールのマナーが守られていないと、それだけで採用担当者が悪い印象を持つ可能性があります。

就職活動では、常に自分をアピールするということを考えることが大切です。お礼のメールも、ただ送るだけではなく、いかに自分をアピールするメールを送れるかということを考えましょう。メールの内容はテンプレのまま送るのではなく、自分だけが書けるような内容にすることで、自分をアピールできます。お礼メールを正しく送って、内定に一歩近づきましょう。

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