【不採用だったときは返信が必要か】状況に応じた対応と例文

不採用通知へのスマートな対応とは

就職活動中、志望企業の選考に通らず、不採用通知をもらうことは誰もが経験するでしょう。不採用通知とは、その名の通り採用されなかったことを応募先の企業が、就活生に知らせるものです。

電話で不採用を告げられた時代もありましたが、PCの普及に伴い、現在は大半の企業が不採用通知をメールでしています。不採用という結果を冷静に受け止めなければと思うものの、自分を否定されたように感じ、落ち込んでしまったり、心穏やかでいられないときもあるでしょう。

そんな状況の中、不採用通知に返信すべきなのかどうか、返信するとすればどのような内容が良いのか頭を悩ませている方も多いと思います。そもそも不採用通知には返信が必要なのでしょうか。この記事では不採用通知に対し、社会人としてスマートな対応を紹介していきます。疑問を解消して気持ち新たに次のステップに踏み出しましょう。

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不採用通知には返信するべきか

不採用通知の内容はほとんどが、「慎重なる選考をおこないましたところ、 残念ながら、今回は貴意に添いかねる結果となりました。〇〇様の今後一層のご活躍をお祈り致します。」という文面です。

とても丁寧な思いやりのある言葉が並べられているので、落ち込んでいても何か返信を出さないと社会人としてのビジネスマナーに反するような気がして対応を迷ってしまう方も多いことでしょう。

または、返信することで何かの縁が生れるかもしれないと期待している就活生もいるかもしれません。それでは「不採用通知には返信する必要があるの？」という疑問の答えに迫ってみたいと思います。

返信しなくてよい

不採用メールには返信しなくても、全く無礼にはあたりません。不採用メールはどの企業もほとんど同じ定型文が使用されていることにお気づきの方も多いでしょう。採用担当者は応募者との連絡業務に追われており、効率的に定型文を不採用者に送信しています。やりとりを終わらせる目的で機械的に送っているメールですので、返信のチェックなどしていません。

マナーとして返信しても、採用担当者にとっては受信メール件数が増えるだけで、むしろ望ましくないでしょう。ですので、不採用メールには返信不要と割り切って返信しなくて良いです。別の企業の選考に気持ちを切り替えて進んでいきましょう。

場合によっては返信してもよい

とはいえ、「面接で話をしているときに同郷だと解った」、「共通の知人が居て面接がとても盛り上がった」、「担当者に個人的にお世話になったので一言感謝の意を伝えたい」など、場合によっては返信しても良いことがあります。

また、「不採用という結果をポジティブに受け止め、今の自分の気持ちを伝える事で気持ちに区切りをつけたい」などと返信が自分に意味があるものでしたら、しても良いでしょう。

返信を書く時はだらだらと長い文面を送るのではなく、なるべく短い文章で気持ちを伝えるようにしましょう。なるべく相手に負担にならないよう簡潔な文章で、これまでの選考などでお世話になった感謝の気持ちなどを伝えるようにしてください。

担当者に個人的にお世話になっていた場合

例えば、採用担当者と何度か会う機会があり、就活の仕方についてアドバイスをしてもらったという就活生もいるでしょう。企業によっては、採用担当者に個人的にお世話になる機会があります。お世話になっている状況で不採用通知をもらった場合は、必ず連絡が必要というわけではありませんが、採用担当者に感謝の気持ちを込めてお礼の連絡をしても構いません。

基本的に不採用通知に返信が来てもさっと目を通すだけですが、採用担当者の人柄によっては採用選考の結果についてひと言伝えてくれたことに対して嬉しいと感じる人もいます。返信するかどうかは、ケースバイケースで考えるようにしましょう。基本的にお礼の返信をしたところで不採用結果が変わるわけではありませんが、採用担当者との間柄によっては人脈を築く機会にもなりえるので、連絡をしておいて損はありません。

最終選考まで残っていた場合

最終選考まで残ったにもかかわらず不採用通知をもらった場合、採用候補者が少ないことから返事を書くべきか迷う人もいるでしょう。最終選考に残った場合も不採用通知への返事は必要というわけではありません。しかし、心機一転を図ることもかねて返事を出しても問題ないでしょう。

内定者が辞退などをすることなどによって採用枠が開いた場合、稀ですが返事を出したことがプラス要因となり補欠採用になることがないとは言い切れません。どうしてもその志望した企業に採用されたかったのに最終選考まで来て採用されなかった、という場合は企業に入りたかった熱意を込めて書くといいでしょう。しかし、お礼の返事にもマナーがあるため、失礼な内容にならないように注意してください。

個人的に返信したい気持ちが強い場合

基本的に不採用通知はテンプレの内容であることが多いため、必ず返信する必要はありません。しかし、定型文のような内容ではなく、不採用通知のメッセージを読んで励みになったなどの理由からどうしても返事をしたいのであれば、気兼ねなく返事を出すといいでしょう。

上記の「採用担当者にお世話になったから」「最終選考まで残ったから」というのも、根本には個人的に返信したい気持ちが強いという理由があります。不採用通知への返信をきっかけに、気持ちを切り替えるということもあるでしょう。返事を出したいという気持ちが強いのであれば、気をつけなければいけないことを把握した上で返信しましょう。

不採用通知にふさわしくない返信

不採用通知に対して返信するとき、結果が不採用であったとしても、採用担当者が自分と面接をするために日程調整をし、時間を割いてくれた事実に対する感謝の気持ちは決して忘れないようにしましょう。そもそも返信不要な不採用通知なのにもかかわらず、返事を求める内容や対応をしなければならない用件が発生してしまうと、採用担当者の手を煩わすことになってしまいます。

以下に「返信時についつい書きたくなるけれど、書くべきではない内容」について紹介します。不採用により落ち込んでいる自分を冷静に見つめ、負のスパイラルにはまらないように気をつけましょう。

不採用理由の問い合わせ

一本の不採用メールでは納得できず、「不採用理由をどうしても聞きたい」と採用担当者に改めてコンタクトを取りたくなる方もいるでしょう。面接に手ごたえを感じていたなら尚更です。しかし、企業側は不採用理由を説明する義務はありませんし、それを告げる事で起こる無用なトラブルを避けたいという思いもあり、ほとんどの企業は答えないことが多いのが現状です。

結果的には答えてもらえないことで企業に対する不信感が募り、自分が嫌な気持ちになるだけなので、不採用理由を問い合わせる事はおすすめしません。それよりは、ほかの企業の選考などで良いパフォーマンスができるよう、気持ちを切り替えていった方が良いでしょう。

メールに対して手紙で返信

一般的に、面接が終わった時点で面接のお礼に対する手紙を書くなどと指導されていた時代がありますが、企業が不採用通知をメールで連絡をしてきているのに対し、手紙で返信することは全く不要です。そのような対応は大袈裟ですし、逆に今の時代にミスマッチと驚かれてしまう事もあります。一般的には不採用メールには返信は要らず、労力と時間を使ってわざわざ手紙を書く事も不要です。

就活でも社会人になってからも、「相手の立場で考える」ことは非常に大切です。採用担当者は多くの応募者との連絡や選考で忙しいため、メールで不採用通知を送っている可能性があるでしょう。そのような状況では、手紙を送ることで相手に気を遣わせてしまい、負担を大きくしてしまう可能性もあるのです。

不採用に対する異議申し立て

「どうしても不採用に納得できず、このままでは前に進めない」──就職活動を頑張っている人ほど、ときにはそのような気持ちに陥ってしまう事もあるかもしれません。しかし、不採用になった企業に対していくら異議を唱えても、逆効果です。どんなに真っ直ぐな思いがあろうとも企業側にクレームと捉えられたり、入社してからも企業にとってはトラブルメーカーになるだろうと判断されてしまうこともあるでしょう。

このように異議申し立てにより結果が覆ることはほとんどなく、企業にとっても自分自身にとっても、生産的ではありません。時間も精神力も消費するだけですので、そのパワーを次の活動に向けていく方が生産的です。

不採用通知への返信の例文

ここまで、不採用通知への返信は原則不要と説明してきましたが、返信をしたら絶対に駄目ということではありません。返信をする時間と労力を惜しまないのであれば、結果は変わらないとしても悪い印象にはならないでしょう。最終選考まで残った後の不採用であれば採用担当者の記憶にも残っているでしょうし、採用枠に空きが出たときに、稀ではありますが声がかかるなどということもあるかもしれません。

しかし、「いざ書こうと思っても書き方がわからない！」という方もいるでしょう。そこでここからは、不採用メールに返信する場合の例文を記載します。例文を参考にスマートに返信し、気持ちをポジティブに切り替えていきましょう。

担当者にお世話になった場合

件名は変えてしまうと担当者が混乱しますので、元のメール件名にそのまま返信で大丈夫です。宛先には送信先の（株）を省略しないできちんと企業名を書きましょう。出だしは、「実際にはいつもお世話になってないのでおかしい」と感じるかもしれませんが、「いつもお世話になっております。」と書くのがマナーです。

面接に時間を割いてもらったことに対する感謝の気持ちや、お世話になり感謝している気持ちを書きましょう。結びの言葉も必ず書くようにしてください。

気持ちを切り替えたいとき

返信メールに自身の抱負を軽く盛り込むと気持ちが整理され、ポジティブに次のステップに進むきっかけとなるので良いかもしれません。上記例文を参考にして下さい。不採用という結果は残念ではありますが、そこで終わるのではなく、その経験を次に活かすという文脈にするのが良いでしょう。

このように結果を冷静に受け止めて、この経験を次に活かしていくというポジティブな姿勢を書いて返信することで自身の気持ちにも一区切りがつくはずです。

不採用通知への対応法と立ち直り方について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【不採用通知メールが来た際の対処法】立ち直り方も紹介

不採用通知にスマートに対応しワンランクアップしよう

就活生にとっては誰であっても、不採用という結果は嬉しいものではありません。第一志望の企業ではなくとも、自分を否定されたような気持ちになったり、怒りの感情が生れてしまうこともあるかもしれません。しかし、そこで感情のコントロールをし、スマートな対応をするか否かが今後の自身の成長にも影響してくるでしょう。

企業もテンプレートを使って送ってきているのですから、就活生は無理に返信しようとせず、するとしても相手に配慮し、スマートな対応を心がけましょう。不採用通知は基本的に返信不要です。返信するときはあまり頭を悩まさずにスマートに対応し、気持ちの切り替えに繋げていきましょう。

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