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内定のお礼状にはどんな封筒で送るのが相応しいのか
就活が進み、無事内定を獲得すると、企業から「内定通知書」が送られてきます。内定通知書が送られてきたら、できるだけ早くお礼状を企業に送付することがビジネスマナーです。その際には、お礼状とともに封筒も用意しなければなりません。
封筒は、どんなものを選んでどう書くのが適切か分からない就活生も多いでしょう。普通の手紙と同じような書き方をするとマナー違反になってしまう可能性があります。ビジネスマナーが身に付いていないと思われないためにも、適切な封筒の選び方と書き方を知っておきましょう。
本記事では、つい見落としがちな封筒の書き方のマナーについて紹介します。きちんとお礼を伝えるためには、お礼状を入れる封筒の選び方にも気を付けましょう。
お礼状の中身については、以下の記事で紹介しています。封筒の中に入れる手紙の例文など詳しく解説していますので、参考にしてみてください。
お礼状は手書きがおすすめ
お礼状は、どのような形式で作成すればいいのか悩んでしまう人も多いですが、基本的には手書きがおすすめです。お礼状は手紙の形式で郵送するのが一般的ですし、手紙は手書きが基本です。
手書きのお礼状を出すことにはさまざまなメリットがありますし、好印象も与えやすくなります。お礼状は感謝の気持ちを伝えるものですが、少しでもプラスの印象を与えられるならそれに越したことはありません。手書きするメリットを知って、できるだけ手書きで作成しましょう。
内定承諾書にお礼状を添えるケースもあるでしょう。以下の記事では、内定承諾書と一緒に送るお礼状で気を付けるポイントについて解説しています。郵送の仕方についても説明していますので、あわせて読んでおくと理解が深まります。
手書きの方が気持ちが伝わる
お礼状を手書きした方がいい理由としては、手書きの方が気持ちが伝わるからです。手書きで作成するのは時間もかかりますし、間違えれば一から書き直しをしなければなりませんので手間もかかります。しかしその分相手に気持ちが伝わりやすく、丁寧な印象も与えやすいです。
手書きの文字からは人柄も見て取れますし、たとえ字が下手であっても丁寧に書かれていれば好印象を与えることができます。手書きのお礼状で気をつけるべきポイントは、字をゆっくりと丁寧に書くことです。
内容も大切ですが、それ以上に字の丁寧さは見られているポイントですし、注意しなければなりません。雑に書いてしまうとマイナスの印象を与えてしまいますので、丁寧に書くことを意識しましょう。手書きのお礼状のマナーについては、以下の記事も参考にしてください
パソコン作成が必ずしも悪いわけではない
お礼状は手書きで作成するのが基本ですが、パソコン作成が必ずしも悪いわけではありません。パソコン作成であっても丁寧な文章を心がけ、マナーを守って作成していれば好印象を与えることはできます。パソコンは、手書きと違って作成にも時間がかかりませんし、間違えてもすぐに修正することができるので便利です。
また手書きのように字の上手い下手もありませんので、字が苦手な人はパソコンで作成することも多いです。お礼状はパソコンで作成しても問題はありませんが、手書きよりも気持ちが伝わりづらいですし、文章によっては事務的な印象を与えてしまう可能性があります。文章は丁寧に作成することを心がけ、冷たい印象を与えないように注意が必要です。
パソコンで作成するのであれば、事務的な内容にならないようにお礼状で企業に内定できて嬉しい気持ちを伝えるようにしましょう。以下の記事では、お礼状の書き方について解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
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内定通知書へのお礼状における封筒の書き方【表面】
まずは、封筒の表面についてご紹介しましょう。もちろん封筒には表面と裏面があり、各々で記載することが異なりますので、それぞれにマナーがあります。具体的には、同封されている返信用封筒の対応と、自身で用意した封筒の書き方をお伝えしていきます。
以下の記事では、封筒を書くのに必要なものなども紹介しています。封筒の基本について解説していますので、あわせて読んでおきましょう。
返信用封筒が同封されていたらそれを利用する
内定通知書には内定承諾書などの書類とともに、返信用封筒が同封されていることがあります。その場合は、自身で購入した封筒を使用するのではなく、その返信用封筒を利用して送るようにしましょう。お礼状は添え状として対応してください。添え状は、別称として「送付状」「カバーレーター」などとも呼ばれています。
履歴書などを企業に送付するときにも同封するもので、基本的にはじっくりと目を通すものではありません。ビジネスマナーを遵守し、時候の挨拶など入れて簡潔にまとめるよう心がけましょう。
返信用封筒の書き方については、以下の記事でも解説しています。返信用封筒を利用したことが無い就活生は、以下の記事もあわせて読んでおくとよいでしょう。
返信用封筒に企業名が書かれていないなら正式名称で書く
同封された返信用封筒に企業名が書かれていていないときは、自身で記載しなければなりません。注意点としては、正式名称で書くことです。略したり通称などを使うのはNGとなります。
ひとつ例を出すと、世界的に有名な自動車メーカー「トヨタ自動車株式会社」から内定通知書が送られてきたとしましょう。日常会話などでは「トヨタ自動車」と略して呼んでいるかもしれませんが、封筒には必ず「トヨタ自動車株式会社」と記載します。最近では少ないですが、「株式会社」ではなく「有限会社」でも同様の対応をしてください。
また、（株）（有）という略称もありますが、これも正式な名称ではないのでビジネスマナー上はNGです。宛名の正しい書き方について、以下の記事でも詳しく解説しています。
返信用封筒の「行」か「宛」は二重線で消して「様」か「御中」に
企業が用意している名前には、返信用封筒に「行」や「宛」と書かれています。「行」や「宛」は、二重線で消します。そして、会社宛は「御中」、個人宛は「様」を記入するのがビジネスマナーなので、頭に入れておきましょう。
縦書きは、二重線をまっすぐ縦に引きます。横書きは、まっすぐ横に線を引いてください。二重線に加えて、「様」や「御中」を記入する場所にもマナーがあります。縦書きでは、訂正した箇所の左横、あるいは真下に記載してください。
横書きは下、もしくは右横が正しい書き方です。ビジネスシーンでは常識的な対応なので、覚えておきましょう。
自分で封筒を用意する場合は宛名を採用担当者宛てにする
自分で封筒を用意する時は、宛名はその企業の採用担当者宛てにします。敬称は「様」を使うようにしましょう。「様」は、個人宛に送る時に使う敬称です。「御中」は、会社名や部署名の後につけるものです。
採用担当者宛てに送る場合は、「人」に対する敬称のため「〇〇様」あるいは「ご担当者様」と記入することになります。また、「様」と「御中」を同時に使うことはできません。「株式会社〇〇御中 〇〇様」は、ビジネスマナー的にNGです。
「御中」の書き方については、以下の記事でも解説しています。その他の敬称の使い方についても、以下の記事で知っておきましょう。
封筒は白色が好印象
お礼状は、封筒の書き方だけではなくどんな封筒で送るのかも注意しなければなりません。お礼状を送るなら白色の封筒を使用するのがおすすめす。茶色の封筒もありますが、茶封筒はビジネス用であり領収書や請求書を送るのに使われるのが一般的です。そのため、お礼状送付には向きません。見た目の印象も白色の封筒のほうがいいでしょう。
白色の封筒はビジネスでは取引先との書類のやりとりなど、礼儀を重んじる場で使用されるものです。重要書類を送付するときに使用するため、相手が郵便物を仕分けする際にも目につきやすいです。
封筒の色については、以下の記事も参考にしましょう。就活における封筒の選び方についてより詳しく解説しています。
封筒のサイズは角型2号か長形3号
封筒を選ぶ時には、送られてきた書類を折ることなくそのままの状態で返送できるサイズにします。企業からの書類はA4サイズが一般的となっています。このサイズを折り曲げずに封筒に入れるには、角型2号の封筒を選びます。
書類の折れや曲がりを防ぐためにクリアファイルの利用をおすすめしますが、角型2号ならクリアファイルもそのまま入ります。角型2号のサイズは縦が332㎜、横が240㎜です。書類が三つ折りで送られてきたときには、長形3号の封筒で返送します。こちらは、縦235㎜、横120㎜です。
封筒サイズについては、以下の記事も参考にしてみましょう。サイズごとの切手料金についても詳しく解説しています。
内定通知書へのお礼状における封筒の書き方【裏面】
では、封筒の書き方の裏面はどういった対応が必要でしょうか。裏面に関しては、表面のマナーよりは簡単かもしれません。ビジネスシーンではなくても、封筒の裏に名前や住所を記載することが多くあります。基本的にはそうしたときと同様の書き方で構わないでしょう。
とはいえ、やはり細かな配慮は必要です。プライベートでの裏面の記載方法と共通する部分は多いですが、就活の上で気を付けるべきマナーを守ることが求められます。あまり馴染みがないかもしれない〆マークについても触れていますので、ぜひお役立てください。また、〆マークについての詳細は以下の記事でも解説しています。
自分の住所は省略せず正確に書く
まず、自分の住所を省略して記載することはNGです。「東京都港区」に住んでいるのであれば、郵便番号などで判断できるとしても「東京都」から記入してください。裏面の記載場所は、縦書き・横書きの種類に関係なく、一般的には左下です。
裏面に住所を記載するときは、表面の文字よりは小さめでも構いません。郵便番号に関しては、住所の上に横書きで書くことが一般的なマナーです。
裏面は、基本的には送付するために必要な情報ではありませんが、誤字脱字や正式名称の省略などはしないように気をつけましょう。封筒の裏の書き方については、以下の記事も参考になります。
郵便番号以外の数字は漢字で統一する
先ほど紹介した通り、郵便番号は横書きのため、「123」という表記のアラビア数字で構いません。他の数字に関しては、縦書きのため「一二三」といった漢数字で表記しましょう。
縦書きの漢数字で番地などを記載する時、少しだけ細かいルールがあります。例えば「3丁目3番地33号」を漢数字で記載する時、最後の「33号」は、「三十三」ではなく、「三三」が正しいマナーとされています。つまり、「十」は省いても構いません。
一方、年号に関しては、「平成29年2月29日」は「平成二十九年二月二十九日」と「十」を記載する方が正式な書き方です。
住所の書き方については、以下の記事でも確認しておきましょう。就活では、こうした細やかな部分にも気を遣うことがよい印象を得るためのポイントです。
封をしたら「〆」マークを書く
封をするときにやっておくべきことは、〆マークを封印として記しておくと送り先に丁重な印象を与えることができます。とはいえ、絶対に守るべきマナーというわけでもありません。なので、「〆マークを書き忘れた」などと慌てふためく必要はないでしょう。ちなみに、のりで封をすることが最も適切な対応とされています。
テープでは他の書類などとくっついてしまう可能性があり、雨などにも弱いでしょう。ホッチキスでは、中身が飛び出してしまう危険性があり、手を傷つけてしまうリスクがあります。とはいえ、テープとホッチキスなどが必ずしも悪いワケではありません。
のりで封をしてしっかりと乾かせば、先のような問題はあまり起きないでしょう。封筒ののりづけ方法については、以下の記事も参考にしてください。
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お礼状を作成したらすぐに送ることが大切
お礼状は、作成したらすぐに送るようにしましょう。お礼状は、素早く提出した方が感謝の気持ちも伝わります。郵送する方法は、普通郵便で問題ありません。期限内に届けば問題ありませんが、何らかのトラブルで届くのが遅れる可能性もないとは言い切れません。余裕を持って早めに提出しましょう。
また、速達を利用すればさらに早く送ることができますが、そこまでする必要はありません。提出期限まで時間がない場合などに限って利用しましょう。提出物は、確実に期限内に届けることがマナーです。
就活では、書類を郵送する機会が多いです。重要書類の郵送方法の基本についても、以下の記事で知っておきましょう。
内定承諾書と添え状をクリアファイルに入れて送る
封筒に書類を入れるときには、折れや汚れを防ぐためにクリアファイルを使いましょう。そのまま入れてしまうと雨で濡れてしまうことも考えられます。クリアファイルは文房具店や100円ショップで購入可能です。
中身が見えるように透明のものがよいでしょう。そのまま書類を入れて郵送しても間違いではありませんが、クリアファイルを使用することで汚れなどを防ぐための心配りが感じられます。今後仕事で書類を郵送するときにも、クリアファイルを使うことは多いです。
書類が三つ折りで郵送されてきた時には、そのままの状態で返送するため、クリアファイルは不要です。書類を入れる順番は、何の書類が入っているのかすぐに分かるように、添え状を一番上にしましょう。その下に、内定承諾書、その他の書類を重ねます。
お礼状と同様に、履歴書もクリアファイルに入れるのがマナーです。重要書類はクリアファイルに入れるのが基本となっていますので、詳しくは以下の記事も参考にしましょう。
内定承諾書は郵便局の窓口で切手料金を確かめて送る
封をしたら後は郵送するだけです。書類を投函する時にはポストではなく、郵便局の窓口に持っていくようにしましょう。一般的な重さ・厚さであれば角型2号の封筒は140円分の切手があれば送れます。
しかし、自分で料金を判断するのは難しいため、郵便局で確認してから切手を購入した方が確実です。万が一料金不足で郵送してしまうと、差出人へ戻ってきてしまったり、企業が不足分を支払ったりする可能性があります。
戻ってきてしまうと期日に間に合わず、書類の提出が遅れてしまいます。また企業に不足分の料金を支払ってもらうのは失礼になります。このようなリスクを避けるためにも、内定承諾書を送るときに郵便局の窓口で料金を確かめてから投函しましょう。
定型外封筒の郵送料については、以下の記事に一覧があります。郵送料を間違えると企業に迷惑がかかってしまうケースもあるため、確認しておきましょう。
内定通知がメールでくればお礼メールでもOK
企業から内定通知がくれば手書きのお礼状を送付するのが一般的な流れですが、企業によって内定通知の方法は違っています。書面で内定通知書が届くケースもあれば、メールで内定通知がくることもありますし、方法はさまざまです。
メールで内定通知がきたら、そのまま返信してお礼メールで済ませても問題はありません。内定通知の方法によってお礼の仕方も違っていますし、それぞれでマナーも違いますので、シチュエーションごとに正しいお礼の方法を知っておきましょう。
お礼メールの送り方については、以下の記事も参考にしてください。
電話での通知にお礼メールを送るのは失礼なこともある
企業によっては電話で内定通知をすることもありますが、電話に対するお礼をメールで済ませてしまうのは失礼になってしまう可能性があります。内定へのお礼は基本的には相手の通知方法と合わせる必要がありますので、お礼メールを出すのは基本的には内定通知がメールできたときです。
電話で通知されたら内定承諾などを伝える際に一緒に伝えるか、別にお礼状を作成して企業に郵送する必要があります。もちろん内定承諾を告げて、電話でお礼を伝えた上であればお礼のメールを送っても問題はありません。
電話で通知がきたにも関わらず、最初にお礼メールで感謝の気持ちを伝えてしまうと失礼になる可能性がありますので、まずは電話やお礼状で感謝を伝えるようにしましょう。電話でのお礼の伝え方は、以下の記事も参考になります。
お礼メールの後にお礼状を送ることでさらに好印象
内定通知がメールできたときは、そのメールに返信してお礼メールで感謝の気持ちを伝えても問題ありません。ここで企業とのやりとりを終えてもいいですが、さらに好印象を与えるのであれば、お礼メールの後にお礼状を送ることもおすすめです。
メールであれば、素早く気持ちを伝えることができますので、まずはお礼メールを送り、感謝の気持ちを伝えておくことが大切です。素早く伝えることで気持ちも伝わりやすいですし、好印象を与えることができます。
その上でお礼状を送れば、さらに丁寧な印象を与えることができますし、感謝の気持ちもより伝わりやすくなります。お礼状が企業に届くまでには時間がかかりますので、先にメールで感謝の気持ちを伝えておくのも一つの手です。
お礼メールを送るには、他にもいくつかのマナーがあります。以下の記事でお礼メールを送るときに気を付けるポイントについて紹介していますので、確認しておきましょう。
お礼状の封筒のマナーを押さえておこう
内定通知書とともに返信用封筒があったら、必ずそれを使ってください。そして、お礼状は添え状として同封するようにしましょう。その返信用封筒に企業名が入っていない場合、「株式会社」を省略したり、「（株）」のような略称はNGです。社名の後は「行」「宛」となっているので、それを二重線で消して「様」か「御中」を記入しましょう。
封筒の裏面に関しても、住所の都道府県などを省略して記載してはいけません。そして、縦書きのケースが多いので、郵便番号以外の数字は漢字で統一しましょう。封をした後、「〆」マークを入れるとより丁寧です。
こうしたマナーを守ることは大切ですが、誤字脱字があればすべてが台無しになるため、ミスのないよう封筒に記載しましょう。これらのマナーを守り、感謝の気持ちを誠実に企業に伝えるようにしてください。
内定通知書とともに、内定承諾書が送られてくることも多いです。以下の記事で、入社承諾書の記入方法についても確認しておきましょう。