内定について

【内定通知を貰ったあとのお礼状封筒の書き方マナー徹底解説】表と裏で気を付けるべきこと

内定通知書にはお礼状を出すべき

就活が進み、無事内定を獲得すると、企業から「内定通知書」が送られてきます。これには、送り先の相手に対して採用の意志があることが記載されています。ほかにも、社員として採用する時期などについて触れているでしょう。そんな内定通知書ですが、送られてきたとき、できるだけ早くお礼状を企業に送付することがビジネスマナーです。

お礼状の内容は、内定に対するお礼とその会社で働く意気込みや情熱などです。なるべく簡潔に書くことを心がけましょう。

本記事では、お礼状に記載する内容ではなく、つい見落としがちな封筒の書き方のマナーについてご紹介します。きちんとお礼を伝えるためには、お礼状を入れる封筒についても適切な対応が必要なのです。

お礼状は手書きがおすすめ

お礼状を作成する際には、どのような形式で作成すればいいのか悩んでしまう人も多いですが、基本的には手書きがおすすめです。お礼状として送る場合は手紙の形式で郵送するのが一般的ですし、手紙は手書きが基本です。

手書きのお礼状を出すことにはさまざまなメリットがありますし、好印象も与えやすくなります。お礼状は感謝の気持ちを伝えるものですが、少しでもプラスの印象を与えられるならそれに越したことはありません。手書きするメリットを知って、できるだけ手書きで作成しましょう。

手書きの方が気持ちが伝わる

お礼状を手書きした方がいい理由としては、手書きの方が気持ちが伝わるからです。手書きで作成する場合は時間もかかりますし、間違えれば一から書き直しをしなければなりませんので手間もかかります。しかしその分相手に気持ちが伝わりやすく、丁寧な印象も与えやすいです。

手書きの文字からは人柄も見て取れますし、たとえ字が下手であっても丁寧に書かれていれば好印象を与えることができます。お礼状を手書きで作成する際に気をつけるべきポイントは、字をゆっくりと丁寧に書くことです。

内容も大切ですが、それ以上に字の丁寧さは見られているポイントですし、注意しなければなりません。雑に書いてしまうとマイナスの印象を与えてしまいますので、丁寧に書くことを意識しましょう。

パソコン作成が必ずしも悪いわけではない

お礼状は手書きで作成するのが基本ですが、パソコン作成が必ずしも悪いわけではありません。パソコン作成であっても丁寧な文章を心がけ、マナーを守って作成していれば好印象を与えることはできます。パソコン作成の場合は、手書きと違って作成にも時間がかかりませんし、間違えてもすぐに修正することができるので便利です。

また手書きのように字の上手い下手もありませんので、字が苦手な人はパソコンで作成する場合も多いです。お礼状はパソコンで作成しても問題はありませんが、手書きよりも気持ちが伝わりづらいですし、文章によっては事務的な印象を与えてしまう可能性があります。文章は丁寧に作成することを心がけ、冷たい印象を与えないように注意が必要です。

内定通知書へのお礼状における封筒の書き方【表面】

まずは、封筒の表面についてご紹介しましょう。もちろん封筒には表面と裏面があり、各々で記載することが異なりますので、それぞれにマナーがあります。具体的には、返信用封筒が同封されている際の対応と、自身で用意した封筒の書き方をお伝えしていきます。

知識としてなければ対応できないマナーではありますが、一度覚えてしまえばそんなに難しいことはありません。封筒を受け取る企業側を不快な気持ちにさせないように、しっかりとマナーを守りましょう。

返信用封筒が同封されていた場合はそれを利用する

内定通知書が届いた際、内定承諾書などの書類とともに、返信用封筒が同封されていることが考えられます。その際は、自身で購入した封筒を使用するのではなく、必ずその返信用封筒を利用して送るようにしましょう。

このケースの場合、お礼状は添え状として対応してください。添え状は、別称として「送付状」、「カバーレーター」などとも呼ばれています。

履歴書などを企業に送付するときにも同封するもので、基本的にはじっくりと目を通すものではありません。ビジネスマナーを遵守し、時候の挨拶など入れて簡潔にまとめるよう心がけましょう。ちなみに内定を辞退する際は、送付状は同封しない方が良いそうなので、念のため頭に入れておいてください。

返信用封筒に企業名が書かれていない場合は正式名称で書く

同封された返信用封筒に、企業名が書かれていていないときがあります。その際は、自身で記載しなければなりません。注意点としては、正式名称で書くことです。具体的には、略したり通称などはNGということになります。

ひとつ例を出すと、世界的に有名な自動車メーカー「〇〇自動車株式会社」から内定通知書が送られてきたとしましょう。日常会話などでは「〇〇」「〇〇自動車」と呼んでいるかもしれませんが、封筒には必ず「〇〇自動車株式会社」と記載します。最近では少ないですが「株式会社」ではなく、「有限会社」でも同様の対応をしてください。

また、「(株)」「(有)」という略称もありますが、これも正式な名称ではないのでビジネスマナー的にNGです。

返信用封筒の「行」か「宛」は二重線で消して「様」か「御中」に

企業が用意している名前には、返信用封筒に「行」や「宛」と書かれています。その際は、どう対応すれば良いでしょうか。まずは「行」や「宛」を二重線で消します。そして、会社宛は「御中」、個人宛は「様」を記入するのがビジネスマナーなので、頭に入れておきましょう。

縦書きである際、二重線はまっすぐ縦に引きます。横書きの場合は、まっすぐ横に引いてください。二重線に加えて、「様」や「御中」を記入する場所にもマナーがあります。縦書きの場合では、訂正した箇所の左横、あるいは真下に記載してください。横書きは下、もしくは右横が正しい書き方です。ビジネスシーンでは常識的な対応なので、覚えておきましょう。

自分で封筒を用意する場合は宛名を採用担当者宛てにする

自分で封筒を用意する時は、宛名はその企業の採用担当者宛てにします。その場合、敬称は「様」を使うようにしましょう。「御中」は、会社名や部署名の後につけるものです。「宛先である企業、あるいは部署全体宛て」といった意味として捉えておきましょう。要するに、送り先の個人名や担当者の氏名が判然としない時に「御中」を使うのです。

「様」に関しては、個人宛に送る時に使う敬称です。注意点としては、会社名などに使えないことでしょう。部署などにも使用できませんので、ご注意ください。この場合は「人」に対する敬称なので、「〇〇様」あるいは「ご担当者様」と記入することになります。また、「様」と「御中」を同時に使うこともできません。「株式会社〇〇御中 〇〇様」は、ビジネスマナー的にNGです。

封筒は白色が好印象

お礼状を送付する際には封筒の書き方だけではなく、どんな封筒で送るのかも注意しなければなりません。お礼状を送る場合は白色の封筒を使用するのがおすすめで、白色の封筒で送ることで好印象を与えることができます。封筒は白色以外には茶色の封筒もありますが、茶封筒はビジネス用であり、お礼状送付には向きません。

もちろん茶封筒を使用したからといって、マイナスの印象を与えるわけではありませんが、より好印象なのは白色の封筒です。白色の封筒はビジネスでは取引先との書類のやりとりなど、礼儀を重んじる場で使用されるものです。白色の封筒で送ることで相手への礼儀を重んじていることが伝わりますし、見た目の印象もいいので好印象を与えることができます。

封筒のサイズは角型2号か長形3号

封筒を選ぶ時には、送られてきた書類を折ることなくそのままの状態で返送できるサイズにします。企業からの書類はA4サイズが一般的となっています。このサイズを折り曲げずに封筒に入れるには、角型2号の封筒を選びます。

書類の折れや曲がりを防ぐためにクリアファイルの利用をおすすめしますが、角型2号ならクリアファイルもそのまま入ります。角型2号のサイズは縦が332㎜、横が240㎜です。書類が三つ折りで送られてきた場合には、長形3号の封筒で返送します。こちらは、縦235㎜、横120㎜です。

封筒の色は白がいいでしょう。茶色でも問題ありませんが、事務的な書類を郵送する時に使用されることが多いため、就職関係の正式な書類は白色の封筒を使った方がよいといえます。どのサイズの封筒を選べばいいか迷ってしまったら、企業から送られてきた封筒と同じサイズを選ぶようにしましょう。

内定通知書へのお礼状における封筒の書き方【裏面】

では、封筒の書き方の裏面はどういった対応が必要でしょうか。裏面に関しては、表面のマナーよりは簡単かもしれません。ビジネスシーンではなくても、封筒の裏に名前や住所を記載することが多く、基本的にはそれと同様で構わないでしょう。

とはいえ、やはり細かな配慮は必要です。プライベートでの裏面の記載方法プラスアルファが求められるでしょう。あまり馴染みがないかもしれない「〆」マークについても触れていますので、ぜひお役立てください。

自分の住所は省略せず正確に書く

まず、自分の住んでいる住所を省略して記載することはNGです。「東京都港区」に住んでいるのであれば、郵便番号などで判断できることとはいえ、必ず「東京都」から記入してください。もちろん、その他の場所に住んでいる場合でも、都道府県名は忘れずに記載しましょう。ちなみに裏面の記載場所は、縦書き・横書きの種類に関係なく、一般的には左下です。

そして、表面の文字よりは小さめでも構いません。郵便番号に関しては、住所の上に横書きで書くことが一般的なマナーです。もちろん、番地や部屋の番号などを漏らさず記載していきます。裏面は、基本的には送付するための情報ではありませんが、誤字脱字や省略などはしないように気をつけましょう。

郵便番号以外の数字は漢字で統一する

先ほどご紹介した通り、郵便番号は横書きなので、「1」「2」「3」という表記のアラビア数字で構いません。他の数字に関しては、縦書きの可能性が高いので、「一」「二」「三」といった漢数字で表記しましょう。縦書きの漢数字で番地などを記載する時、少しだけ細かいルールがあります。

例えば「3丁目3番地33号」を漢数字で記載する時、最後の「33号」は、「三十三」ではなく、「三三」が正しいマナーとされています。つまり、「十」は省いても構わないのです。

一方、年号に関しては、「平成29年2月29日」である場合、「平成二十九年二月二十九日」と「十」を記載する方が正式な書き方のようです。細かなマナーではありますが、覚えておいても損はありません。

封をしたら「〆」マークを書く

封をする際にやっておくべきことは、「〆」マークを封印として記しておくと送り先に丁重な印象を与えることができます。とはいえ、絶対に守るべきマナーというわけでもありません。なので、「『〆』マークを書き忘れた」などと慌てふためく必要はないでしょう。ちなみに、のりで封をすることがベターな対応とされています。

テープでは他の書類などとくっついてしまう可能性があり、雨などにも弱いでしょう。ホッチキスでは、中身が飛び出してしまう危険性があり、手を傷つけてしまうリスクがあります。とはいえ、テープとホッチキスなどが必ずしも悪いワケではありません。のりで封をしてしっかりと乾かせば、先のような問題はあまり起きないでしょう。

お礼状を作成すればすぐに送ることが大切

お礼状はいつ送ればいいのかと悩む人も多いですが、基本的には作成すればすぐに送ることが大切です。お礼状は少しでも早く送るに越したことはありませんし、内定通知をもらえばすぐに作成して、素早く送る必要があります。お礼状を出すまでの期間が空いてしまうと感謝の気持ちも伝わりづらくなりますし、好印象が与えられなくなる場合もあります。

お礼状は素早く出すことで感謝の気持ちも伝わりますので、作成すればすぐに送るようにしましょう。早く送ることが大切ではありますが、郵送は普通郵便で問題ありません。速達を利用すればさらに早く送ることができますが、そこまでする必要はありませんし、料金も余計にかかってしまうので普通郵便でOKです。

内定承諾書と添え状をクリアファイルに入れて送る

封筒に書類を入れる際には、折れや汚れを防ぐためにクリアファイルを使いましょう。そのまま入れてしまうと雨で濡れてしまうことも考えられます。クリアファイルは文房具店や100円ショップで購入可能です。

中身が見えるように透明のものがよいでしょう。そのまま書類を入れて郵送しても間違いではありませんが、クリアファイルを使用することで汚れなどを防ぐための心配りが感じられます。今後仕事で書類を郵送する際にも、クリアファイルを使うことは多いです。

書類が三つ折りで郵送されてきた時には、そのままの状態で返送するため、クリアファイルは不要です。書類を入れる順番は、何の書類が入っているのかすぐに分かるように、添え状を一番上にしましょう。その下に、内定承諾書、その他の書類を重ねます。

内定承諾書は郵便局で切手を購入して送る

封をしたら後は郵送するだけです。書類を投函する時にはポストではなく、郵便局の窓口に持っていくようにしましょう。一般的な重さ・厚さであれば角型2号の封筒は140円分の切手があれば送れます。

しかし、自分で料金を判断するのは難しいため、郵便局で確認してから切手を購入した方が確実です。万が一料金不足で郵送してしまうと、差出人へ戻ってきてしまったり、企業が不足分を支払ったりする可能性があります。

戻ってきてしまうと期日に間に合わず、書類の提出が遅れてしまいます。また企業に不足分の料金を支払ってもらうのは失礼になります。このようなリスクを避けるためにも、内定承諾書を送る際には郵便局の窓口で料金を確かめてから投函しましょう。

内定通知がメールでくればお礼メールでもOK

企業から内定通知がくれば手書きのお礼状を送付するのが一般的な流れですが、企業によって内定通知の方法は違っています。書面で内定通知書が届く場合もあれば、メールで内定通知がくる場合もありますし、方法はさまざまです。

メールで内定通知がきた場合は、そのメールに返信してお礼メールで済ませても問題はありません。内定通知の方法によってお礼の仕方も違っていますし、それぞれでマナーも違いますので、シチュエーションごとに正しいお礼の方法を知っておきましょう。

電話で通知の場合はお礼メールは失礼になることもある

企業によっては電話で内定通知をする場合もありますが、この場合はお礼メールで済ませてしまうのは失礼になってしまう可能性があります。内定へのお礼は基本的には相手の通知方法と合わせる必要がありますので、お礼メールを出すのは基本的には内定通知がメールできた場合です。

電話で通知された場合は内定承諾などを伝える際に一緒に伝えるか、別にお礼状を作成して企業に郵送する必要があります。もちろん内定承諾を告げて、電話でお礼を伝えた上であればお礼のメールを送っても問題はありません。

電話で通知がきたにも関わらず、最初にお礼メールで感謝の気持ちを伝えてしまうと失礼になる可能性がありますので、まずは電話やお礼状で感謝を伝えるようにしましょう。

お礼メールの後にお礼状を送ることでさらに好印象

内定通知がメールできた場合は、そのメールに返信してお礼メールで感謝の気持ちを伝えても問題ありません。ここで企業とのやりとりを終えてもいいですが、さらに好印象を与えるのであれば、お礼メールの後にお礼状を送ることもおすすめです。

メールであれば、素早く気持ちを伝えることができますので、まずはお礼メールを送り、感謝の気持ちを伝えておくことが大切です。素早く伝えることで気持ちも伝わりやすいですし、好印象を与えることができます。

その上でお礼状を送れば、さらに丁寧な印象を与えることができますし、感謝の気持ちもより伝わりやすくなります。お礼状が企業に届くまでには時間がかかりますので、先にメールで感謝の気持ちを伝えておくのも一つの手です。

お礼状の封筒のマナーを押さえておこう

内定通知書とともに返信用封筒があったら、必ずそれを使ってください。そして、お礼状は添え状として同封するようにしましょう。その返信用封筒に企業名が入っていない場合、「株式会社」を省略したり、「(株)」のような略称はNGです。社名の後は「行」「宛」となっているので、それを二重線で消して「様」か「御中」を記入しましょう。

封筒の裏面に関しても、住所の都道府県などを省略して記載してはいけません。そして、縦書きのケースが多いので、郵便番号以外の数字は漢字で統一しましょう。封をした後、「〆」マークを入れるとより丁寧です。

こうしたマナーを守ることは大切ですが、誤字脱があればすべてが台無しになるので、ミスのないよう封筒に記載しましょう。これらのマナーを守り、感謝の気持ちを誠実に企業に伝えるようにしてください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ