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【 無断欠席後の対処法】企業説明会の謝罪メールと電話の例文をご紹介

無断欠席をしたときの正しい対応とは

企業説明会は、ホームページを眺めるだけでは見えてこない企業内部のより詳しい話が聞けたり、実際に会社で働いている方たちと会話し職場の雰囲気を感じ取る機会があったりして、将来の自分が働いている姿をより明確にイメージできるようになります。

あなたが参加の機会を与えられた説明会には、席が埋まっていて参加のチャンスが巡ってこなかった方もいるかもしれません。席が確保されて参加できる企業説明会は、採用試験前に気になっている企業の中を垣間見ることのできる貴重な機会なのです。

しかし寝坊や、うっかり忘れていたなどの様々な事情で企業説明会に理由を告げずに無断欠席してしまった場合、そのまま雲隠れするのではなくきちんとした対応する必要があります。

会社説明会を無断欠席した場合

企業説明会を無断欠席するのは絶対にやめましょう。しかし、やってしまったものは仕方ありません。かと言って、そのままうやむやにしたままでいると、その後の採用評価に関わってくるかもしれません。絶対に行きたい企業なのであればそれは何としても避けておきたいところです。

ここは無断欠席によって生じるダメージを最小限に抑えるべく、「社会人予備軍」としてビジネスの場にふさわしいマナーで対応しましょう。次に企業説明会を無断欠席してしまった場合にとるべき対応を以下でご紹介いたします。

謝罪メールを送信する

説明会を無断欠席してしまった場合、まずは謝罪のメールを入れておきましょう。焦って電話をかけてしまいがちですが、説明会の最中、会議中など相手の都合もあり出てくれない可能性もあります。何よりも確実に痕跡を残せるメールを利用しましょう。

無断欠席して最悪のスタートを切ってしまったとしても、無事採用されて将来はその会社に勤めることになるかもしれませんし、別の会社に就職することになったとしても、ビジネスの取引相手になる可能性もあります。「この企業とは社会人になっても関わることになるかもしれない」と思って、誠実な対応を心がけましょう。

謝罪メール例文

以下には、説明会を欠席してしまった際に使える謝罪メールのテンプレートを用意しました。このメールは、説明会欠席のお詫びと次回以降の説明会に参加したいという旨を伝える文章となっています。

【件名】説明会不参加についてのお詫び

株式会社〇〇
採用ご担当者様

ご多用のところ、突然のメールにて失礼申し上げます。
〇月〇日〇時より開催されていた貴社の説明会への参加を予約しておりました、
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

当日、私事にて緊急の用事が生じてしまい、
不参加の旨を事前連絡する事ができなくなってしまいました。
ご多用の中、席を確保して頂いたにも関わらず、
ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございませんでした。

また、参加できなかった事につきましては私自身も残念でなりません。
もし次回の説明会を開催する場合、
厚かましいお願いとなり恐れ入りますが是非参加させて頂きたいと存じます。
その折は何卒宜しくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部
〇〇(氏名)

メールのマナーを見直そう

就活中は、企業にメールを送る機会が多くあります。就活で送るメールは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールのマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。

メールのマナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールのマナーについても詳しく掲載されています。無料でダウンロードでき、日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。

謝罪の電話をする

直前まで電話でやり取りをしていた場合、電話で謝罪を伝えるのももちろん良いです。メールの文字よりも声のほうが、息遣いや感情がわかりやすいので、より自分の想いや必死さが伝わるでしょう。

しかし、先述のように担当者が捕まらないかもしれませんし、その電話のために相手の仕事の時間を奪ってしまうことにもなりかねませんので、それらのことを考慮すればメールでの謝罪が好ましいでしょう。

言い訳はせずに素直な姿勢を貫く

メールや電話での謝罪の際は、「簡潔さ」と「誠意」が大切です。何も言い訳をせず簡潔に、かつ誠意をもって謝罪の気持ちを伝えると、参加できなかったことによるダメージを最小限に抑えることができます。

言い訳をしたり回りくどい伝え方をしたりすると、相手をイライラさせてしまい、逆に印象を悪くしてしまうリスクが高まってしまいます。無断欠席をしてしまったのであれば、どんな理由にせよ予約していた説明会に参加できなかったことを素直に謝るようにしましょう。

言い訳は相手にマイナスイメージを与える

無断欠席をすれば企業から責められてしまうことも多く、言い訳をしたくなってしまう人も多いです。しかし言い訳をすることは相手にマイナスなイメージを与えてしまうので絶対にNGです。もともと無断欠席をするだけでも印象は悪くなりますが、言い訳をすることでさらにイメージは悪くなってしまいます。

マイナスの印象を与えてしまうと、そこから挽回するのは難しくなりますので、どんな理由にせよ無断欠席をしてしまった場合は言い訳はしないことが大切です。言い訳はせずに潔く謝罪すれば許してもらえる可能性もありますし、最悪の印象にはならずに済む可能性もあります。言い訳をしたくなる気持ちはぐっとこらえ、丁寧に謝罪の気持ちを伝えていきましょう。

素直に謝罪することが大切

無断欠席をしてしまった場合は言い訳をせずに自分の非を認めることが大切ですが、それだけではなくしっかりと謝罪をしなければなりません。言い訳をしないだけで黙り込んでいても印象は良くなりませんし、謝罪の言葉がないことでさらに印象が悪くなってしまう可能性もあります。

無断欠席で謝罪をする場合は、まわりくどい言い方はせず、素直に謝罪することが大切です。伝えづらいからといって回りくどい言い方をしてしまうと、きちんと謝罪の気持ちが伝わらない場合もありますし、それでは謝ったことにはなりません。謝罪の気持ちは相手に伝わらなければ意味はありませんので、難しく考えずにシンプルな表現で素直な謝罪の気持ちを伝えていきましょう。

事前に不参加の連絡ができる場合

寝坊などの理由で起こしてしまった無断欠席以外にも、やむを得ない事情で説明会に参加できなくなってしまったというケースがある場合、そんな時にはどうすればよいのでしょうか。理由があって参加できなくなってしまった場合にも、あらかじめ説明会の担当者にそのことをはっきりと伝える必要があります。

この対応を怠ってしまうとその気はなくとも無断欠席と扱われてしまい、その後の選考に進むにあたって、余計に不利な状況に追い込まれるかもしれません。次にやむを得ない事情で説明会に参加できなくなってしまった場合の対処方法をご紹介していきます。

前日まではメールで連絡をする

前日までに参加できないとわかっていた場合、欠席が確定した時点ですぐにメールで連絡を取るようにしましょう。企業側にすぐに知らせてあげれば、参加できなくなってしまったことによるダメージを抑えることができますし、また企業側にとっても空いた席に他の就活生のためにおさえることができます。

この際、可能であれば電話連絡でももちろん良いのですが、上記でも説明しましたが、担当者の都合もあって電話に対応する時間が確保できないかもしれません。これらの事情をあらかじめ配慮してメールを残しておくようにしましょう。以下では、説明会への参加キャンセルを前日までに知らせるためのメールのテンプレートをご用意いたしました。ここでのメール本文は用事で参加できなくなったということや、次回以降の説明会に参加したいという旨を伝えるシンプルな構成となっています。

メール例文

【件名】株式会社〇〇採用ご担当者様

株式会社〇〇
採用ご担当者様

〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
ご多用のところ、突然のメールにて失礼申し上げます。

〇月〇日〇時より開催される貴社の説明会への参加を予約しておりましたが、
私事にて緊急の用事が生じてしまい、参加する事ができなくなってしまいました。
お取り計らいを頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
また、本来であれば電話にてお詫びを申しわげるべきところ、
メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

もし次回の説明会を開催する場合、
厚かましいお願いとなり恐れ入りますが是非参加させて頂きたいと存じます。
その折は何卒宜しくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部
〇〇(氏名)

当日のキャンセルは電話でする

前日までの連絡はメールでする一方で、当日にやむを得ない事情ができてしまった場合は、説明会が始まるまでの間に電話で伝えるようにしましょう。メールはいつ読んでもらえたか自分にはわからないのがデメリットですが、迷惑メールに振り分けられていない限り、確実に痕跡を残すことができるのがメリットです。

一方で電話は、相手が出てくれない、もしくは留守番電話の設定をしていなければ伝えられないというリスクがありますが、即時に連絡ができることがメリットになります。このケースに関しては、参加できなくなってしまったという連絡は即時に伝える必要がありますので、メールよりも電話で連絡を入れるようにしてください。

電話例文

お世話になっております。私、○◯大学3年の○○と申します。本日開催の説明会の件でお電話したのですが、採用ご担当の○○様はいらっしゃいますか?

お電話かわりました。○○です。

突然のお電話失礼いたします。私、本日開催の説明会に伺う予定の○○大学3年の○○と申します。本日14時から伺わせていただく予定でしたが、急用のため参加することが難しくなりました。お席をご用意していただいたにも関わらず、大変申し訳ございませんが、説明会を欠席させていただきたく思います。

そうなんですね。残念ですが、承知いたしました。

○○様にはご迷惑お掛けしてしまい大変申し訳ございません。また説明会を開催されるご予定がありましたら、ぜひ参加させていただきたいと思っております。お忙しい中、お手数をお掛けして申し訳ございませんでした。では、失礼いたします。

無断欠席は選考に影響する?

「無断欠席をしたらその後の選考に影響する?」これが気になっている方も多いのではないでしょうか。結論から申しますと、それは「企業次第」です。ところによってはそもそも説明会への参加を必須としていない企業もありますし、もちろんその逆もあります。
ここでは企業説明会の規模に分けて、無断欠席がその後の選考に影響してくるのかどうかを見ていきます。

大規模な説明会では影響しないこともある

大規模な説明会では参加予定の学生が全員出席しているかどうかまでは確認していないケースが多く、説明会への参加が選考に影響しない事が多いです。なので再度説明会に応募しても以前無断欠席した事が判明するケースは少ないのです。ただ、企業側も囲いたい学生の目処を立てていたり、場合によっては特定の学生の名前を把握している可能性もあるので一概に絶対にバレないとは言い切れないでしょう。

小規模な説明会では影響する

今の売り手市場の就活戦線の中では、大手志向の高まりとともに中小企業への関心が低くなりつつあります。そんな情勢の中で中小企業はせっかく説明会に来てくれた学生、少しでも関心を持ってくれた学生を囲い込むことに必死なので、就活生1人ひとりの顔や名前を覚えているというケースも多く見られます。

また、小規模な説明会だとそれに比例して席の数にも限りがあるので、より参加者が印象に残りやすい環境が揃っているということでしょう。そういう場合だと、無断欠席が何かしらの影響を及ぼす可能性はゼロだとは言い切れません。

系列企業の選考に影響する場合もある

説明会への出席状況も重要な個人情報ですので、基本的には他の企業に流出することはありません。そのため無断欠席が影響するのはその企業だけですが、系列の企業がある場合はそちらの選考にも影響する可能性があるため注意が必要です。系列の企業であれば、説明会の無断欠席についての情報が回っている可能性もあります。

志望企業以外でも印象が悪くなってしまい、選考で不利になることがあるのです。大手企業や子会社の多い企業の場合は別の企業でも印象が悪くなる可能性があるため、注意しなければなりません。すべての場合でも影響するとは限りませんが、影響する可能性があることは覚えておきましょう。

再応募できるかはあなた次第

志望度の高い企業の説明会にやむを得ず参加できなかった場合、別日程での再応募ができるかどうかは「その後の自分の対応次第」です。もしも欠席してしまったのであれば誠意を持った姿勢を貫いて、担当者に謝罪の意と再応募したい旨を伝えましょう。

しかしきちんと謝ったのち、また参加したいと考えていても企業のほうからその後のイベント参加を断られるケースなど、自分の対応ではどうにもならないことも中にはあります。そもそも自分が絶対に行きたいと思っている企業なのであれば、無断欠席はご法度です。予約した説明会へは確実に参加するようにしましょう。

無断欠席をすると再応募できる可能性は低い

基本的には無断欠席をすると再応募できる可能性は低いと考えておきましょう。やむ終えない理由なら理解してくれることもありますが、基本的に無断欠席は社会人としてタブーです。体調不良や交通機関の遅延など仕方のない理由であっても連絡はできるはずですし、連絡なしで欠席してしまうのはやはりよくありません。

同じ欠席する場合でも、当日に連絡していれば再応募できる可能性はさらに高くなりますし、欠席しなければならない場合は当日でも連絡をすることが大切です。連絡一本入れられるかどうかで企業からの印象は大きく変わります。就活を攻略するためには社会人としての自覚を持つことが大切です。社会人らしく欠席の際は必ず連絡を入れる癖をつけておきましょう。

熱意が伝われば再応募できる可能性がある

無断欠席をしてしまった場合は、基本的には再応募はできないことが多いですが、熱意が伝われば再応募できる可能性もあります。理由をきちんと伝え、選考への強い熱意を会社側に伝えて、それが伝われば再応募を受付けてくれる場合があるので最後まで諦めないことが大切です。

もちろんすべての場合で再応募できるわけではなく、受け付けてくれるのはごく稀なケースです。また再応募ができるからといって、必ずしも選考が有利に進むとは限らず、むしろマイナスの印象からスタートしてしまうことも多いので注意しなければなりません。再応募はできてもハードルはさらに高くなっている可能性が高いので、これまで以上にしっかりと対策をしてから面接に臨むことが大切です。

再応募できても不利な場合は多い

欠席の理由や熱意の伝え方によって再応募が可能になることもありますが、ほとんどの場合で不利な状態からスタートしなければなりません。再応募自体は可能であっても、欠席をした事実がなしになるわけではありませんし、迷惑をかけたというマイナスの印象は残ったままです。

少しでもマナーに違反することがあれば印象が一気に下げられてしまいますので、通常の選考よりもハードルが高くなってしまうと考えなければなりません。もちろんしっかりと取り組めば合格できる可能性はありますし、内定がもらえることもあります。しかし通常より難しくなることは確かであり、難易度を高めないためにも、予約した説明会にはきちんと参加することが大切です。

どんな事情があっても無断欠席はNG

説明会を無断欠席してしまったケース、そしてやむを得ない事情で参加できなくなってしまったケースの対処法について見てきました。もちろん、これらのケースはないに越したことはありません。この前提条件として、手帳やスマートフォンのアプリなどを用いてスケジュールの管理はしっかりと行っている必要があります。

どんな理由があろうと無断欠席は、双方にとって良いことはまったくありません。企業にとってはあなたのためにおさえておいた席が無駄になってしまい、やってしまった本人にとっては、その企業からの信頼や評価を著しく下げてしまうリスクがあります。

もしも説明会に参加できそうにないのであれば、すぐに企業に連絡を入れるようにしましょう。また、万が一無断欠席をしてしまったのであれば、後々に必ず謝罪の連絡を入れるようにしてください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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