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【会社説明会の案内メールへの正しい返信方法とは】件名作成から送信マナーまでご紹介!

会社説明会の案内メールが届いたら

どの会社にエントリーしようか迷う就活準備期間、学校や合同説明会など至るところで会社説明会が開催されます。しかし、ほとんどの企業は自社や貸し会議室などで独自に行います。会社説明会は企業側にとっては、その年の学生の様子を目にすることのできる最初の機会です。そのため、本格的な採用活動ではありませんが、非常に大事な機会ですので企業側は自社の魅力をアピールするために入念な準備をしています。

その説明会にたくさんの学生が来てくれるのか、内心ではひやひやしていることでしょう。説明会の案内メールに返信があると、企業側も安心しますし、何より送信マナーのきちんとしたメールを送る学生は印象が良いので、その後の選考にも影響します。案内メールが届いたら、それも選考の1つだと思って対応しましょう。

基本的なマナーができていると印象がよくなる

会社説明会に行く場合、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。マナーは挨拶や態度だけでなく、到着時間や荷物の取り扱いなど細かいところでも求められます。他の就活生がマナーを守る中、振る舞い方を知らないでいると慌てることになります。

そこでおすすめなのが「就活マナーマニュアル」です。こちらでは、就活で必須のマナーを詳しく紹介しています。無料でダウンロードできるため、マナーに自信がない就活生は手に入れておきましょう。

説明会の案内メールに返信する際のマナー

まずは返信マナーの基本についてです。ここで取り上げる返信マナーは会社説明会の案内メールに限らず、ビジネスのどんな場面にも通じる礼儀です。難しいことではありませんが、自己都合に任せてこのマナーをないがしろにすると自分勝手な人に見え、印象が悪くなります。企業からメールが来たからと焦って返信せずに、細かな部分に気を遣って、より効果的なメールを書くことを意識しましょう。

返信は24時間以内に

会社説明会の案内メールを受け取ったら、必ず24時間以内にメールを返しましょう。企業側は連絡が迅速であればあるほど、対応力が優れていると評価します。実際のビジネスの場では、連絡が取れないだけで仕事を獲得できなくなる場面が珍しくありません。就活生のうちから早めの対応を心がけてください。ここで大事なことは返信する時間です。早めの連絡が大切ですが、社会人が確実に起きている時間に返信するように気を付けましょう。

社内メールをスマートフォンなどで確認している採用担当者もいるかも知れません。メールは自分の時間に合わせて開封できるものですが、人によっては着信音を設定しています。相手の迷惑にならない行動をすることも社会人としての礼儀です。返信時間の目安は、朝は8時以降、夜は22時までが理想です。メールに気が付いた時間が深夜であれば、朝になるのを待ってから送付しましょう。

返信不要と書かれたメールは返信なしでOK

会社説明会の案内メールの冒頭に「返信不要」と記されていることがあります。これは会社説明会の規模が大きく、学生からの返信1件1件に対応できないような説明会の案内でよく使われます。このように記載されている場合は、絶対に返信してはいけません。採用担当者が対応しきれないからです。

メールを開封してチェックするのも手間がかかります。余計な手間をかけさせないのも、ビジネスでは必要なスキルです。会社説明会以外の場面でもよく目にする文言ですので、メールを読む際には必ず、返信する必要があるのかないのか確かめましょう。特段記載がなければなるべく返信するように心がけると、どんな場面でも対応できます。

誤字脱字がないか確認する

誤字脱字のチェックは、どんな場合でも共通して言える礼儀です。誤字脱字だらけのメールを送信すると、それだけで注意力・教養のない人間に見られてしまいますし、読むのに苦労するのでストレスになってしまいます。メールを送る前に必ず自分で読み直して確認してください。特に宛名や開催日時の間違いには気を付けましょう。

それでも誤って編集途中で送信してしまう場合があります。そんな誤送信を防ぐため、パソコンアドレスでメールを送る際には、メールの設定に「送信取り消し」という機能が付いています。その設定をしていると、送信ボタンを押してから数秒たってから送信が実行されますので、その間にメールを最終確認できます。非常に便利な機能なので、ぜひ活用してください。

説明会の案内メールへ返信する際のポイント

それでは、案内メールに返信する際のポイントです。この場合の返信メールは、「案内メールへの御礼」と「参加の意思」の2点が端的に伝わるように書きましょう。その中で、ビジネスメールを書くときのマナーを踏まえた丁寧なメールを書くよう心がけてください。人事側に良い印象で覚えてもらえるようなメールを書いて、就活を有利に進めましょう。

件名は一目でわかる内容に

件名で大切なポイントは分かりやすさです。件名なしで送らないようにしてください。近年はメールを開くだけでウイルスに感染して個人情報が流出してしまったという事例もあり、件名を書いていないメールや用件が開く前に分からないメールは非常に警戒されます。ウイルスの感染とはいえ、個人情報の流出は企業のその後を揺るがしかねない事態ですので、件名の分からないメールを送るのは絶対にやめましょう。

件名では「説明会日程ご連絡のお礼 ○○大学□□□(氏名)」と、メールの用件・送り主がはっきりと分かるように書きましょう。メールの整理がしやすいため、いただいた案内メールの件名を変えずに返信するのも問題ありません。とにかく、件名がないメールや件名の曖昧なメールは送らないように気を付けてください。

本文は簡潔にまとめる

メールの本文は返信メールを書く際に就活生が一番悩むところでしょう。しかし、難しく考える必要はありません。返信メールを書く際に意識することは、短く簡潔なメール文にすることです。説明会の返信ですので、長文を送る必要はありません。あまり長すぎるメールは読むのも大変ですから、メール文の短さも読む相手への気遣いの1つです。

最低限のビジネスマナーを踏まえた上で簡潔に用件をまとめましょう。ここで絶対に書かなければならないポイントは「案内メールへの御礼」と「参加の意思」の2点です。この2点が伝わる短い文章にしましょう。

最後に自分の署名を入れる

一番忘れやすいポイントは「署名」です。プライベートのやりとりではなかなか使用しないので忘れがちですが、メールの最後に、学校名・氏名・住所・携帯番号・メールアドレスなどを忘れないように記載しましょう。署名が必須な理由は、送ったメールの責任の所在をはっきりとさせるためです。また、メールを読んで連絡する必要があった際、相手がすぐに連絡できるようにするのもマナーです。

礼儀として必ず記入する癖をつけてください。署名は忘れてしまう人が多いので、しっかり入れていると印象に残りやすいです。パソコンメールの設定に、送信するすべてのメールに署名できる機能がありますので、設定しておくと見落とさずに送ることができます。

説明会の案内メールへの返信例文

【件名】
説明会日程ご連絡のお礼 ○○大学○○(氏名)

【本文】
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になります、○○大学○○と申します。
会社説明会の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございました。
必要書類を持参の上、(日時・会場名)へ伺います。
当日お会いできることを楽しみにしております。
何卒、よろしくお願いいたします。

――――――――
大学名:○○
氏名:○○
住所:○○
携帯番号:○○
アドレス:○○

まず、本文冒頭の宛名は、もし担当者の名前が分かれば書いてください。もし分からないようでしたら、「株式会社○○ 説明会ご担当者様」や「株式会社○○ 人事部御中」などと誰に宛てたメールか分かるように書きましょう。「お世話になります」は電話やメールなどのあいさつとして多くの場面で使える言葉です。

「当日お会いできることを楽しみにしております」の一文はなくても良いですが、こちらの気持ちや参加へのモチベーションを伝えると企業側の方に喜ばれます。そして最後に「何卒、よろしくお願いいたします」と本文をしめましょう。テンプレートとして1つ作っておくと便利ですが、テンプレートで間違った内容を送ってしまう危険もあるので、送る前に本文を確認してから送りましょう。

早めのメール返信は社会人のマナー

会社説明会の案内メールへの返信について説明しました。ベーシックな返信マナーを覚えておけば、難しいことではありません。気負う必要はありませんが、会社説明会の案内を受け取ったら必ず忘れないように返信しましょう。メールを返信するときのポイントは、「迅速に」「誤字脱字なく」「内容を簡潔に」の3点です。このポイントをおさえると、説明会の返信メール以外でも役に立ちます。

迅速なメールの返信は社会人としてのマナーです。細かいことですが、実際の業務ではメール対応は必ずあります。メール対応が問題なくできればそれだけで好評価を得られます。本採用試験ではありませんが、説明会は採用責任者に会う初めての機会です。採用試験は第一印象が大事ですから、油断せずに1つ1つ丁寧に対応しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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