会社説明会の参加申し込みメールの送り方【ポイント・例文付き】

会社説明会に参加するならメールマナーを知っておこう

就職活動をする際に自分に合った企業を見極めミスマッチをなくすことが、入社後に後悔しない就活をするポイントです。どんな企業なのかを知るには、その会社のホームページやパンフレットを見るほかに会社説明会に参加するという方法があります。会社説明会ではホームページやパンフレットに書いてあることよりも深い話が聞けることに加え、社員の方に直接質問をする機会が設けられていることがあるのも特徴です。

志望業界や志望企業の絞り込みのために、色々な企業の会社説明会に参加したいと思っている就活生も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、会社説明会申し込みメールの送り方についてご紹介します。記事内容を参考にして、就職活動を上手にスタートさせてください。

説明会に参加申し込みのメールをする際のポイント

会社説明会に参加するには、就活生のほうから企業へ参加申し込みのメールを送る必要があります。就活を始めたばかりの就活生には馴染みがないかもしれませんが、ビジネス上で送るメールにはビジネスマナーが存在します。

それを知らないまま説明会参加申し込みメールを送ってしまうと、準備不足な就活生という印象を持たれてしまう可能性があるので注意してください。説明会への参加を検討している就活生は、まずビジネスメールの基本マナーを押さえておくようにしましょう。

使用するメールアドレスは就活用のもの

就活でメールを使用するときにまず行って欲しいのは、就活用のメールアドレスを用意することです。就活専用のメールアドレスを持って、上手にメールの管理をしていきましょう。就活用のメールアドレスとして向いているものは、2つあります。1つ目は、大学のメールアドレスです。メールアドレスだけで採用担当者に大学名が伝わる点が、就職活動向きだといえるでしょう。

2つ目は、Gmailなどのフリーメールです。こちらはスマートフォンとパソコンの両方で簡単にメールをチェックすることができるのが便利な点です。メールアドレスにもマナーがあります。プライベートな内容や趣味、好みが前面に押し出されたアドレスを設定するのはやめてください。自分の名前や誕生日を組み合わせた、シンプルなものがオススメです。

携帯メールは返信を受け付け取れない可能性もある

使用するメールアドレスはパソコンのアドレスがおすすめです。携帯のメールアドレスの場合、設定によってはパソコンからのメールを受け付けないようにしている可能性があるためです。

企業からのメールはほとんどの場合、パソコンから送ります。説明会の案内や合否の結果など、就活においてメールを使用するケースが多いのにも関わらず、パソコンからのメールを受け付けない設定にしている場合、連絡漏れとなる可能性があるのです。そのため、履歴書に記載するメールはパソコンのメールアドレスを使用することをおすすめします。

件名も内容も簡潔に分かりやすく

プライベートで送るメールとビジネスメールには、大きな違いがあります。1つ目は件名を必ず入れること、2つ目は署名を記載することです。社会人は学生が思っている以上に、毎日多くのメールを受け取ります。そのため、内容がひと目でわかるような簡潔な件名を付けることは必須です。件名がないと、メールを読み飛ばされてしまう可能性があるでしょう。

署名というのは、大学名や名前、電話番号、メールアドレスをまとめたものです。メールの最後に添付するようにしてください。メールの内容は、自己紹介から始め用件を伝え、最後に署名を入れます。読むのに時間がかかるようなダラダラと長いメールではなく、必要なことを簡潔にまとめることを心がけましょう。

宛名・氏名・要件・署名を入れる

件名と同様に、企業とやり取りをするメールには、宛名・氏名・要件・署名は必ず入れるようにしましょう。メールは多くの場合テンプレートで他社にも応用が利きます。もちろん、説明会の感想やOB訪問のお礼などは企業に応じた名用がベストです。

そのため、1社めの企業とやり取りをする際に、メールの形式をしっかりとつくっておきましょう。そうすることで、2社目以降の企業とのやり取りが比較的負担が少なくなります。

説明会参加の案内メールをもらった時の対応方法

会社説明会については、就活生のほうから参加希望のメールを送るほかに、企業のほうから参加案内メールを送られることもあります。案内を貰った会社説明会に参加できれば一番ですが、スケジュールの都合がつかない場合など参加できないこともあるでしょう。企業からの会社説明会案内メールが届いたときには、どのように対応すればマナー違反にならないのでしょうか。

必ず返信する

会社説明会の参加案内メールが届いたときに守らなければならないのは、参加不参加問わず必ず返信をするということです。就活サイトを通した一斉送信メールで「返信不要」の但し書きがある場合でない限りは、速やかに返信をするようにしてください。速やかな返信は、就活生の熱意を表すことができます。当日中に返信ができればベストです。

メールを返信するときには深夜早朝は避け、業務時間内に送るようにしましょう。メールには参加不参加の回答のほか、メールを貰ったことへの感謝の気持ちを記載します。不参加の場合は、お詫びの言葉も添えるようにしてください。

参加できない場合はその旨を返信する

会社説明会の案内メールに返信をしなければ、企業側は不参加と判断するでしょう。しかし不参加の場合でも、会社説明会の案内メールにはきちんと返信するのがマナーです。会社説明会の案内メールが届いたということは、企業が自分に興味を持ってくれたということです。興味を持ってもらったということに感謝し、参加できないということへのお詫びの気持ちを示さなければなりません。

就職活動は就活生一人一人が行うものです。しかしマナー違反により相手企業に不快な思いをさせてしまうと、同じ大学の就活生や後輩への印象を悪くしてしまう可能性もあります。自分が参加できないからといって、いい加減な対応を取るのは絶対にやめてください。

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説明会に関するメールの例文

会社説明会には、学生が自分からアポイントを取る場合と、企業側からアポイントが来る場合の2種類があることが分かりました。ここからは具体的にどのようなメールを送ったらよいのか、パターン別に例文を紹介していきます。会社説明会について、実際に企業とメールのやり取りをしていることをイメージしながら読んでみてください。

例文①案内メールへの返信

メールを作成するときに心がけることは、簡潔な文章と誤字脱字のないことです。送信する前に、しっかりと確認するようにしましょう。会社説明会の案内には、説明会の日程が複数用意されていることがあります。自分の希望する日時を忘れずに記入してください。

説明会の日程が1日のみだった場合も、認識に相違がないことを伝えるため日時を書くようにしてください。メールの最後には、署名を添付します。就職活動ではメールを利用する回数も多いため、テンプレートで署名を作成しておくと便利です。

例文②参加申し込みのメール

就活生から会社説明会のメールを送るときには、突然のメールであることを詫び、きちんと自己紹介をします。その後、希望する説明会の日時や場所を伝えましょう。参加希望メールはビジネスメールのひとつなので、パソコンから送信した方がよいでしょう。

しかし場合によっては、スマートフォンなど携帯電話から送信しなければならないこともあるかもしれません。携帯電話から送信するときには、送受信の不具合が起こらないよう設定を確認しておく必要があります。ドメイン指定により、企業側からの返信メールが届かないという事態にならないよう気をつけてください。

 メールの対応方法を理解して説明会へ参加しよう

会社説明会は業界や企業の研究をするうえで、とても重要なものです。しかし説明会への申し込みメールがマナー違反だと、今後の採用試験に向けての印象が悪くなってしまう可能性があるので注意が必要です。とはいえ、企業とのメールのやり取りを必要以上に怖がることはありません。ビジネスメールのマナーには、一定の決まりがあります。

それを知っておけば、マナー違反と取られることはないでしょう。ビジネスの基本を守ったメールの送り方を身につけ、ぜひ色々な企業の会社説明会に参加してください。そして「この会社で働きたい！」と思えるような企業を見つけていきましょう。

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