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秘書について
企業において社長などをサポートしている秘書という仕事に、興味を抱いている人は多いでしょう。しかし、その詳しい業務内容について知らない人は、意外と多いです。就職活動において秘書を目指す場合には、業務理解や志望動機の作成が大切なポイントとなります。適当に秘書の志望動機を作成しても、いい評価は得られません。本ページで、秘書の業務内容と志望動機を書く際のポイントや例文を見ていきましょう。
秘書の主な業務内容
秘書の主な業務内容は、先述したように「社長などのサポート」となります。内容としては、クライアントとのやり取りや重要書類の作成、忙しい社長のスケジュール管理などが挙げられるでしょう。細かい仕事内容は会社によって異なりますが、基本的には「社長の身の回りの世話」をおこなうのが秘書です。
秘書が業務を疎かにしてしまえば、社長の業務にも支障をきたしてしまい、企業全体に影響が出てしまう可能性もあります。秘書がきちんとサポートをおこなうことで、社長だけでなく企業全体の業務がスムーズに進むのです。
志望動機を書く際の注意ポイント
秘書の志望動機を作成する場合、自分が持つスキルをアピールすることがポイントとなります。「秘書になりたい」というやる気のみを伝えても、選考を通過できる可能性は低いでしょう。企業の中でも重要な役割を持つ秘書には、コミュニケーション能力や情報収集能力など、多くのスキルが求められるのです。
スキルをアピールするためには、事前に自己分析をおこなうことで、自分の強みを理解しておかなければなりません。自己分析で出した強みを志望動機でアピールすれば、魅力的な文章が作成できるでしょう。
秘書の志望動機NG例
秘書の志望動機のNG例をご紹介します。秘書の志望動機を作成する際は、以下のような文章になってしまわないように気を付けてください。
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NG例
私が秘書を目指した理由は、かっこいいからです。常に社長の近くにいて、スマートに仕事をこなしている姿をイメージして、私も秘書になりたいと思いました。大人の女性が就く仕事のなかで、一番かっこいいのが秘書だと思います。
私も秘書になって、かっこよく社長をサポートしたいと考えています。やる気だけは、誰にも負けないつもりです。どうか、採用を検討してください。よろしくお願いいたします。
上記のような志望動機を提出すれば、すぐに選考で落とされてしまうでしょう。上記の例文では、秘書に対して勝手なイメージを抱いており、業務理解がきちんとできていません。「かっこいい」という曖昧な理由だけで秘書を志望すれば、採用担当者からの印象は高確率で悪くなってしまうでしょう。
企業にもよりますが、秘書は社長の身の回りのサポートをおこなうため、基本的に激務といえます。イメージだけでできるほど簡単な仕事ではないので、その点をしっかりと意識したうえで、志望動機を作成するべきなのです。
秘書の正しい志望動機例3選
秘書の正しい志望動機3選をご紹介します。先程ご紹介したNG例と比べ、何が良くて何が悪いのかを考えながら読んでみてください。
志望動機の例文①
私が秘書を志望したのは、人をサポートする裏方のような仕事がしたかったからです。中学時代、演劇部に所属していた際に、役者より裏方として活動する方が自分に向いていると気付きました。
その時から秘書を目指し始め、就職後どんな場面でも正しい対応ができるように勉強し、今年の2月に秘書検定の準1級を取得しました。縁の下の力持ちとしてサポートをおこないながら、貴社に貢献したいと考えております。
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「人をサポートしたい」と伝える志望動機をご紹介しました。この志望動機のポイントは、きちんとエピソードが盛り込まれている点です。秘書を目指したきっかけを述べることで、採用担当者の興味をひくことができます。また、仕事で役立つ検定を取得している旨を伝えることも、志望動機のポイントの1つです。言葉だけでなく資格でもアピールすることで、採用担当者に好印象が残せるでしょう。
志望動機の例文②
自分が持つスキルを存分に活かせる仕事だと思い、秘書を志望いたしました。私はパソコンを扱うのが得意で、コミュニケーション能力にも自信があります。そして、これらの強みは文書作成や電話対応、クライアントとのやり取りといった秘書の業務で活かせるのではないかと考えております。
高校時代にサッカー部のマネージャーをしていたため、スケジュール管理なども得意な方です。スムーズかつ計画的に秘書の業務をおこなうことによって、貴社の業務の流れを円滑にするお手伝いをしたいです。
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「自分の持つ強みを活かしたい」と伝える志望動機をご紹介しました。この志望動機のポイントは、たくさんの強みを一度にアピールできる点です。志望動機でさりげなくアピールして自己PRで深掘りしても良いですし、自己PRでアピールしていない強みを伝えても良いでしょう。多くの強みをアピールできれば、採用担当者の印象に残りやすくなります。
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志望動機の例文③
高校時代、秘書の授業で多くのマナーや言葉遣いを学んでいるうちに、秘書という仕事に興味を持ちました。マナーや敬語の使い方は、場面や相手によって異なるため、適切なものの判断がとても難しいです。その判断ができるようになりたくて勉強しているうちに、マナーや敬語が得意分野となり、秘書の仕事に就きたいと思うようになりました。
秘書の業務が幅広いことは、十分に理解しています。自分に足りない部分を見つけたら、積極的に勉強をおこない、スキルを身につけていけるよう努力する所存です。
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「マナーや敬語を学んでいるうちに秘書になりたいと思った」と伝える志望動機をご紹介しました。この志望動機のポイントは、秘書業務において必須ともいえるマナーや敬語の使い方を、しっかりと勉強している点です。また、足りないスキルがあれば補うという姿勢を示している点も、採用担当者に好印象を与えるポイントといえるでしょう。
秘書の志望動機を作成するには業務内容の理解が大切
秘書の業務内容と志望動機のポイントについてご紹介しました。秘書の業務内容は、企業によって異なります。しかし、ほとんどの場合は、書類作成・電話対応・スケジュール管理などが主となるでしょう。そのため、コミュニケーション能力やスケジュール管理能力があると、業務に役立てることができます。
秘書の業務に就きたいと考えているのなら、魅力的な志望動機を作成しなければなりません。魅力的な秘書の志望動機では、きっかけや自分の持つスキルをアピールすることがポイントとなります。「秘書の仕事に就きたい」というやる気だけを伝えても、魅力的な志望動機は作成できませんので、気を付けておきましょう。