就活のマナー

会社説明会への参加連絡でメールのやり取りは避けられない|今時の就活生が知っておくべき基本のマナーを一挙大公開!

就活におけるメールのマナー

 

就活をするにあたって企業に対してメールを送る機会は多く、その度に内容に頭を悩ませることになりますが、会社説明会においてもその例を免れることはないです。しかし基本的なメールマナーを理解していれば、送る内容をその都度熟考しなくてもスラスラと思いつくようになります。メールなど、最低限のマナーを備えておく事は社会人として踏み出す上で絶対条件ですのでしっかりと学んでおきましょう。

会社説明会編

それでは具体的に会社説明会におけるメールのマナーに関して見ていきましょう。申し込みから日程調整、キャンセル、または質問の仕方など4つのパターンをご紹介していきます。全て要点を抑えて覚えるようにしましょう。以下の例文は全て必要事項を記入すればそのままご利用いただけます例文となりますが、あくまで自身の言葉を組み込んだ上で活用するようにしてしださい。メールを送った後もやり取りが続く可能性もありますので、その可能性も踏まえた上で文章も考えるようにしましょう。

申し込み

【例文】

件名【○月○日会社説明会への参加申し込み(○○大学・氏名)】

株式会社□□ 人事部人事課

採用担当 ○○様

初めまして。

私は、現在就職活動を行っております、○○大学○○学部○○学科の○○○○と申します。

貴社の○○に魅力を感じており、就職を希望しています。

つきましては、○月○日に○○会場で開催予定の就職説明会に参加させて頂きたく、メール致しました。

【希望会場日時記載】

ご多忙中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------------------------------------------------

○○大学○○学部○○学科

氏名:△△ △△

住所 :△△△△△△△△△△△△

電話電話:△△△△△△△△

e-mail:△△△△△△△△

 

まずは会社説明会に参加したいという意思を表明するメールとなります。全てのメールで共通する部分となりますが、企業の誰に向けて誰が送っているメールになるのか、どういった内容なのか、分かりやすくまとめるようにしましょう。最低限の礼節をわきまえていない方はそうそういないと思いますが、挨拶や手を煩わせているという自覚を持って低姿勢で接すといったことはメール上でも絶対に行うようにしてください。

日程調整

【例文】

件名【○月○日の会社説明会につきまして】

株式会社○○

人事部 ○○○○様

私は、○月○日の会社説明会に参加予定の○○大学○○学部○○学科の○○○○と申します。

大変お世話になっております。

大変恐縮に存じますが(説明会の日時)に、所属ゼミの発表と重なってしまい参加がかないません。

他の日程での開催の予定等ございましたら、日程を調整していただけないでしょうか。

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんが、お手配のほど何卒宜しくお願い申し上げます。

---------------------------------------------------------------

○○大学○○学部○○学科

氏名:△△ △△

住所 :△△△△△△△△△△△△

電話電話:△△△△△△△△

e-mail:△△△△△△△△

 

あらかじめ決まっていた日時に参加することができなくなってしまったなどの日程調整を希望する際の例文になります。注意事項として日程を変更する場合は、説明会への参加意欲はある事を伝えるのがポイントです。意欲の感じられない就活生に対して対応しようとは企業側も考えませんので、気を付けるようにしてください。また、自身の都合によって担当者の方に迷惑を掛けている、手間を掛けてしまっているという自覚は必ず持つようにし、調整が叶った場合は感謝の意を示すようにしましょう。

キャンセル

【例文】

件名: 【○月○日開催予定の会社説明会キャンセルのお願い】

株式会社○○

人事部 ○○○○様

私は、○月○日の会社説明会に参加予定の○○大学○○学部○○学科の○○○○と申します。

大変お世話になっております。

大変恐縮に存じますが、諸般の事情から、予約をキャンセルをして頂きたくご連絡させて頂きました。

ご多忙の中、お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、ご了承の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

---------------------------------------------------------------

○○大学○○学部○○学科

氏名:△△ △△

住所 :△△△△△△△△△△△△

電話電話:△△△△△△△△

e-mail:△△△△△△△△

 

こちらは会社説明会への参加をキャンセルする際に送るメールの例文となります。多くの企業に対して就活を行っていると、キャンセルしなければいけなくなることもあるので、失礼のないように伝えるようにしましょう。キャンセルの理由は正直に話しても良いと思いますが、「諸般の事情」などといった表現を使用して明らかにしなくても問題ありません。今後働いて行くと何かしらの形で、関わりを持つ企業になる可能性まで考えられますので、無断で欠席するのではなく必ずキャンセルのメールを送るようにしてください。

質問

【例文】

件名: 【会社説明会の持ち物に関するご質問】

株式会社○○

人事部 ○○○○様

私は、○月○日の会社説明会に参加予定の○○大学○○学部○○学科の○○○○と申します。

大変お世話になっております。

この度は、説明会の持ち物に関してご質問させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

頂いた説明会のご案内に持ち物の指定がございませんでしたが、必要な持ち物はございますでしょうか?

ご多忙の中、お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、ご回答のほど何卒宜しくお願い申し上げます。

---------------------------------------------------------------

○○大学○○学部○○学科

氏名:△△ △△

住所 :△△△△△△△△△△△△

電話電話:△△△△△△△△

e-mail:△△△△△△△△

 

最後に質問がある場合のメール例文となります。質問内容は多岐に渡ると思いますので、あくまでテンプレートとして活用するようにしてください。例文では持ち物に関する質問を送っていますが、別の質問内容であったとしても質問点だけ変更すれば問題ない例文となっております。質問が1つだけだった場合にはそのまま利用することができると思いますが、質問が複数ある場合は、何度か連絡するのではなく1度に簡潔にまとめて送るようにしてください。まとまりのない文章は読む側の人間に対して配慮が欠けていることになりますのし、複数回の返信を求めるのは面倒を掛けることに繋がります。読みやすい文章を1度に送る事を心がけるようにしましょう。

企業側からのメールに対する返信

 

上記4つのパターンを利用していれば会社説明会におけるメールマナーは最低限守れると言えますが、1度メールを送ればそれで終わりという訳ではありません。企業側からメールが送られてきた場合、そのメールに対する返信についても抑えておかなければいけないマナーはあります。次に多くの就活生が悩みやすい点についてご紹介いたします。

目的が果たせていたら返信不要

最も多くの就活生が悩む代表的な点とも言えますが、企業とのメールのやり取りをどのタイミングまで行わなくてはいけないのか、明確な線引きを行えない方はいると思います。会社説明会に限った話ではありませんが、メールのやり取りに関しては、基本的に送ったメールの目的が果たされていたら返信をする必要はありません。例えば日程調整のメールであれば、日程調整が完了した時点で返信を繰り返す必要はありませんので、感謝の意を示すメールを送るだけに留めておくようにしましょう。丁寧過ぎる複数回に及ぶ返信は、時にしつこい印象を企業側に与えることになりますので注意が必要です。

返信をしてもマイナスにはならない

それでも実際に企業とやり取りをしていると、目的が果たせていても返信するべきかどうか悩む事態に遭遇することがあると思います。企業からのメールに返信をすべきか、判断に迷った時は返信をするようにしましょう。自身の中で、あらかじめそういったルールを設けておけば、逆に返信が必要だった際に送らないという失礼に値する行動を取ってしまうような事も起こり得ません。必要な連絡をしないという事は、社会人として最低限のマナーも備えていない人ということになります。執拗に繰り返すことさえ避ける事ができれば、返信をしてもマイナスの評価にはならないということを覚えておきましょう。

メール作成の注意点

 

それでは最後に、会社説明会に限らず企業へ送るメール作成における注意点をご紹介したいと思います。基本的な部分を踏まえていればそうそう失礼に値するような事態にはならないと思いますが、その基本的な部分を抑えていない就活生として判断されてしまわないように、再度確認をするようにしてください。自身が新規作成して送信する場合でも、企業から送られてきた内容に対して送る返信用メールを作成する場合でも該当する注意点となります。説明する内容自体はそう難しいことではありませんし、あえて確認をしなくても既にわきまえている方もいるとは思いますが、企業へのメールを作成する上で必要な事ですので、以下の点を気を付けるようにしてください。

件名は用件を簡潔に

企業へメールをする際には件名欄に要件を記入することになります。新規にメールを作成・送信する時の件名は、分かりやすく簡潔にまとめるように心がけましょう。企業の採用担当者が件名を見ただけで内容が把握できる状態がベストです。また、自身からメールを送るだけでなく企業からメールが送られてくるケースもあると思います。企業からのメールに返信をする時は、件名をそのままにして返信するのがマナーです。自身が返信する内容を簡潔にまとめて件名に記入することのないよう気を付けましょう。

署名を忘れないようにする

【例文】

大学:〇〇大学〇〇学部〇〇学科 ◯年

氏名:田中 キャリア

アドレス:kyaria.tanaka@×××.××.jp

電話番号:000-0000-00××

住所:〒000-00××

東京都〇〇区〇〇町0-0-×

 

メール例文をご紹介する際にも少しだけ触れましたが、メールは誰が誰にどういった内容のメールを送っているのか分かるようにしなくてはいけません。特に自身が名乗らないのは論外となりますので覚えておくようにしましょう。メールの最後には必ず署名を入れて、誰から届いたメールなのかを認識しやすいようにしてください。企業の採用担当者は日々多くの就活生とメールでやり取りを行っており、その中で件名が簡潔で分かりやすく記載されていれば助かりますし、署名があれば確認する手間も省けます。メール1つにとってもマナーを大切にするようにしましょう。

メールは消えないあなたの本質

会社説明会におけるメールのやり取りに焦点を置いて見ていきました。メールは1度送信すると消去しない限りは永遠に残るものとなります。そのやり取りした内容から企業側はあなたの本質を見ているので、深く考えず安易に稚拙な内容のメールを送ってしまわないように気を付けてください。ご紹介いたしました内容を踏まえていればそうそう失礼にあたることはありませんので、例文から注意点まで予習してメールを送信するようにしましょう。就活において自身が直接企業の方と連絡を取るのがメールという形である可能性も十分にありますので、第一印象を良いものにできるようにしてください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ