【説明会の参加メールの書き方】就活生が知っておくべき基本のマナー

説明会に参加する際のメールの書き方とは 

就活中は、合同説明会や企業説明会へ参加する機会が多くなります。説明会に参加する際は、企業へメールを送り、担当者とやり取りをおこなうことがあります。このような時、どのような文章が適切なのでしょうか。

ビジネスシーンのメール送信には、知っておきたいルールやマナーがあります。失礼にならないよう、社会人として正しいメールの送り方を事前に確認しておきましょう。メールひとつで企業へよい印象を与えることが可能ですし、反対に悪いイメージを与えてしまう可能性もあります。

ここでは、説明会に参加する際のメールについて、書き方や注意点、守るべきメールマナーについて詳しく紹介します。説明会に参加する際のメール例文も合わせてお伝えしますので、参考にしてみてください。

メールを書く際の注意点と基本マナー

企業説明会に参加する際に送るメールは、友人や知人に送る時と違い、言葉遣いや正しいマナーに気を付ける必要があります。社会人として知っておきたいメールの基本的マナーを確認しておきましょう。メールを作成したら、送信前に誤字脱字や文章の漏れ・抜けがないかもう一度チェックしてください。

少し時間をおいてから読み直すと、間違いに気付きやすくなります。また、早朝や深夜など非常識だと思われる時間に送信するのはNGです。相手の立場になり、迷惑にならないように配慮しましょう。

件名

件名は一目でメールの内容が分かるようにします。「お世話になっております」や「〇〇大学の〇〇と申します」だけでは、何について書かれているメールか判断できません。「会社説明会参加申し込み（大学名・氏名）」などとして、説明会の参加希望のメールだと分かるような件名にしましょう。

学部や学科まで入れると表示枠をオーバーしてしまうため、学校名と氏名を書くようにします。内容が分からない件名だと、重要なメールではないと思わしまう可能性があります。

企業からのメールに返信する際には、件名を変えずにそのままRe:を付けて送ると分かりやすいでしょう。同じ相手でも要件が異なる場合は、件名をそのまま使うのではなく、新規のメールとして新しく作成してください。

宛名

本文の書き出しの最初に宛名を記載します。宛名は社名・部署名・担当者の名前の順に、それぞれ1行ずつ改行して書きましょう。社名は（株）などと略すことなく、正式名称で入力してください。

担当者の名前が分からなければ「採用担当者様」などとするとよいでしょう。企業や部署宛てに送る時には「御中」、人に送る場合は「様」を使います。混同してしまいがちですが、「御中」と「様」を一緒に使うことはないので注意してください。

担当者の役職が分かっていれば「人事部　人事課長〇〇様」としましょう。メールは誤字・脱字に注意する必要がありますが、社名や名前を間違えるのは大変失礼になりますので特に気を付けてください。メールを作成した後と、送信する前にもう1度読み直してミスがないかチェックしましょう。

本文

本文はあいさつ文と名乗りから始めます。ビジネスでよく見られるあいさつ文では「お世話になっております。」などがありますが、初めてメールを送る際には「初めてメールをお送りいたします。」などとするとよいでしょう。名乗りでは、学校名、学部、学科、氏名を記載します。あいさつ文から改行し「〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。」とし、名乗りのあと改行して、本題に入りましょう。

本文は用件を簡潔に伝え、分かりやすい文章になるように意識してみてください。文章が長すぎると読みづらくなってしまいますので、1行は30文字程度、3～5行で改行して1行空けて次の文章を書きましょう。最後は「恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」など、締めのあいさつを入れます。

署名 

メールは、誰が送ったものなのか分かるようにしなくてはいけません。メールを送る際には、署名を入れると覚えておくようにしましょう。署名とは、大学名、氏名、メールアドレス、電話番号、住所などの連絡先のことです。メールの最後には署名を入れて、誰から届いたメールなのかを認識しやすいようにしてください。

企業の採用担当者は日々多くの就活生とメールでやり取りをおこなっているため、誰から届いたメールなのかが分かりやすく記載されていた方が、確認する手間が省けて助かります。また、ビジネスメールに署名を入れるのは基本のマナーとなりますので、社会人になった後もメールに記載するのを忘れないようにしましょう。

説明会に参加する際のメール例文

• ここでは、説明会に参加を希望する場合の申し込みメール、日程調節のお願いメール、説明会の参加を辞退する時のメール、説明会について確認したいことがある時のメールの４つの状況に合ったメール例文を紹介します。例文を参考にして、企業への連絡メールを作成してみましょう。

• 注意するべきをポイントも解説していますので、ビジネスメールの基本マナーや注意点などをふまえ、参考にしてみてください。

例文①説明会に参加する際の申し込みメール

まずは会社説明会に参加したいという意思を表明するメールとなります。全てのメールで共通する部分となりますが、企業の誰に向けて誰が送っているメールになのか、どういった内容なのか、分かりやすくまとめるようにしましょう。

最低限の礼節をわきまえていない方はそうそういないと思いますが、手を煩わせているという自覚を持って丁寧な姿勢でメールすることが大切です。「ご多忙中恐れ入りますが」などの相手を気遣う一言を忘れないようにしましょう。

例文②日程調整のお願いメール

あらかじめ決まっていた日時に参加することができなくなってしまったなどの日程調整を希望する際の例文になります。注意事項として日程を変更する場合は、説明会への参加意欲があることを伝えるのがポイントです。

意欲の感じられない就活生に対して対応しようとは企業側も考えませんので、気を付けるようにしてください。また、自身の都合によって担当者の方に迷惑を掛けている、手間を掛けてしまっているという自覚を持つようにし、調整が叶った場合は感謝の意を示すようにしましょう。

例文③説明会の参加を辞退する際のメール

こちらは会社説明会への参加をキャンセルする際に送るメールの例文となります。多くの企業に対して就活をおこなっていると、キャンセルしなければいけなくなることもあるので、失礼のないように伝えるようにしましょう。

キャンセルの理由は正直に話してもいいですが、「諸般の事情」などといった表現を使用して明らかにしなくても問題ありません。無断で欠席するのではなく必ずキャンセルのメールを送るようにしてください。

例文④説明会について確認がある場合のメール

 最後に質問がある場合のメール例文となります。質問内容は多岐に渡ると思いますので、あくまでテンプレートとして活用するようにしてください。例文では持ち物に関する質問を送っていますが、別の質問内容であったとしても質問点だけ変更すれば問題ない例文となっております。

質問がひとつだけだった場合にはそのまま利用することができますが、質問が複数ある場合は、何度か連絡するのではなく1度に簡潔にまとめて送るようにしてください。

まとまりのない文章は読む側の人間に対して配慮が欠けていることになりますし、複数回の返信を求めるのは面倒を掛けることに繋がります。読みやすい文章を1度に送ることを心がけるようにしましょう。

企業側からのメールに対する返信

上記4つのパターンを利用していれば会社説明会におけるメールマナーは最低限守れるといえますが、1度メールを送ればそれで終わりという訳ではありません。

企業側からメールが送られてきた場合、そのメールに対する返信についても抑えておかなければいけないマナーがあります。次に多くの就活生が悩みやすい点について紹介いたします。

目的が果たせていたら返信不要

最も多くの就活生が悩む代表的な点ともいえますが、企業とのメールのやり取りをどのタイミングまでおこなわなくてはいけないのか、明確な線引きができない人も多いでしょう。

会社説明会に限った話ではありませんが、メールのやり取りに関しては、基本的に送ったメールの目的が果たされていたら返信をする必要はありません。

例えば、日程調整のメールであれば、日程調整が完了した時点で返信を繰り返す必要はありませんので、感謝の意を示すメールを送るだけに留めておくようにしましょう。丁寧過ぎる複数回に及ぶ返信は、時にしつこい印象を企業側に与えることになりますので注意が必要です。

返信をしてもマイナスにはならない

それでも実際に企業とやり取りをしていると、目的が果たせていても返信するべきかどうか悩む事態に遭遇することがあると思います。企業からのメールに返信をすべきか、判断に迷った時は返信をするようにしましょう。

自身の中で、あらかじめそういったルールを設けておけば、逆に返信が必要だった際に送らないという失礼に値する行動を取ってしまうようなことも起こり得ません。必要な連絡をしないということは、社会人として最低限のマナーも備えていない人ということになります。

執拗に繰り返すことさえ避けられれば、返信をしてもマイナスの評価にはならないということを覚えておきましょう。

 説明会に参加する際にはメールマナーを守って連絡をとろう

会社説明会におけるメールのやり取りに焦点を置いてみていきました。メールは1度送信すると消去しない限りは永遠に残るものとなります。そのやり取りした内容から企業側はあなたの本質をみているため、深く考えず安易に稚拙な内容のメールを送ってしまわないように気を付けましょう。

紹介した内容を踏まえていれば、そうそう失礼にあたることはありません。例文と注意点を予習して、メールを送信するようにしましょう。直接企業の方と連絡を取る手段がメールである可能性は十分にありますので、マナーを守ることで第一印象をよいものにできるはずです。

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