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【エントリーシートはコピーを取ろう】作成時のポイントと注意点

エントリーシートはコピーを活用

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書類選考の際にエントリーシートの提出を求められることは多いため、提出前にはコピーを取っておくことが大切です。コピーがあると様々な方法で活用することができ、選考もよりスムーズに進められます。ただし、コピーを取る際にはいくつかポイントや注意点があり、それらをきちんと把握しておかなければなりません。

コピーを取ることで活用は可能ですが、方法を間違えると就活にマイナスの影響を及ぼす可能性があります。エントリーシートの正しい活用方法を知り、便利に使うことが大切です。上手に使うことで、他の学生よりもスムーズに選考を進めやすく、有利な状態で就活に臨めるでしょう。エントリーシートのコピーと正しい活用方法を知ることが、書類選考以降の就活を上手に攻略する秘訣です。

エントリーシートはコピーを取ろう

エントリーシートはコピーを取ろう

エントリーシートは提出前にコピーを取って活用するのがおすすめですが、そもそもどのように活用するのか、イメージできていない人もいるでしょう。コピーを取っているから高評価、取っていないから低評価ということはありませんが、後々の評価に繋がる可能性はあります。なぜコピーを取るべきか、まずはその理由から知りましょう。

面接前に見直しができる

エントリーシートを提出する前にコピーを取っておくことで、後から記入した内容を見直すことができます。企業ごとに選考のスケジュールは違いますが、書類選考をおこない、その後面接へと進むのが基本です。面接では事前に提出した応募書類を元に質問されるため、内容を頭に入れ、記入したことを踏まえて答えることが大切です。

面接ではエントリーシートの質問と同じことを聞かれることが多く、この場合大筋は記入した内容に合わせて答えなければなりません。エントリーシートと面接での回答が大幅に違っていると、一貫性がないと判断され評価が下げられます。同じ質問をされた時に失敗しないためにも、コピーを取って面接前に見直しをすることが大切です。

応募書類のひな型になる

作成したエントリーシートのコピーを取っておくと、他の企業の応募書類のひな型としても使えます。エントリーシートは企業によって質問内容が違うため、全部を使いまわすことはできませんが、一部就活で頻出の質問が混ざっていることもあります。例えば「自己PR」や「志望動機」「学生時代頑張ったこと」などは業界、企業に関係なく出されやすい質問です。

これらの回答例を集めておくことで、次回応募書類作成時の参考にでき、履歴書やエントリーシートがよりスムーズに書き進められます。応募書類の内容は志望先の企業に合わせる必要があるため、全ての場合で使いまわしはできませんが、複数パターンあるとそれぞれを組み合わせて考えることができます。

作成前にもコピーを取ろう

エントリーシートは提出前だけではなく、作成前にコピーを取ることも大切です。エントリーシートの配布方法は企業によって異なり、所定のページからダウンロードして印刷する場合や企業説明会などで配られる場合があります。元のデータがあり、何度も印刷できるなら問題ありませんが、企業配布の場合は1枚しかないため、失敗すると修正ができません。

エントリーシートも基本的には修正はNGのため、間違えると書き直しですが、予備がないと書き直しすらできず困ってしまいます。コピーを取っておくことで、万が一失敗した場合でもスムーズに書き直すことが可能です。間違ったままや修正して提出すると印象が悪くなるため、余計なところで評価を下げないためにも、予備を作るのは大切なことです。

エントリーシートをコピーする際の注意点

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エントリーシートはコピーすることで便利に活用でき、選考もスムーズに進めやすくなります。しかし、必ずしも便利に使えるとは限らず、注意点が守れていないと失敗する可能性もあります。エントリーシートをコピーして活用するなら、注意点を正しく把握して、適切な方法で利用しなければなりません。エントリーシートは使い方ひとつで印象が変わり、評価に影響することも多いです。細かい点も見られていると考え、失敗のないよう注意点を頭に入れておきましょう。

企業指定のサイズに合わせる

エントリーシートをコピーして使用する場合は、企業の指定にサイズを合わせて印刷しましょう。企業によって提出時の指定は違い、基本的なA4サイズだけではなく、大きめのA3サイズが求められる場合もあります。企業からはデータの配布で、自身で印刷して提出の場合は、サイズを合わせなければなりません。

作成してからサイズ違いに気づくと、最初から書き直しになるため注意しましょう。内容が完璧でも指定したサイズで提出できていないと、注意力散漫な印象を与えてしまい、マイナスの評価を受けてしまいます。場合によっては応募規格に合わないとして、その時点で不合格になる可能性もあります。コピーして自身で所有するだけならサイズは関係ありませんが、提出用を印刷する際はサイズの指定は見落とさないようにしましょう。

コピー用紙にも注目

エントリーシートを印刷して作成する場合は、コピー用紙にも注目しましょう。コピー用紙には種類があり、通常のペラペラのコピー用紙よりも、少し分厚い上質紙がおすすめです。用紙の違いは触った時に分かるため、採用担当者が手に取った際に気づいてもらえます。

用紙までこだわることで、志望先への就職意欲の高さをアピールすることができ、より高評価を獲得しやすいでしょう。もちろん、上質紙に変えたからといって、それだけで合格するとは限りませんが、多少のプラスにはなる場合が多いです。また、ペラペラのコピー用紙でもマイナスの印象を与えることはありませんが、プラスにもなりません。少しでも合格の確率を高めたいなら、提出用は上質紙で印刷しましょう。

カラー・白黒も指定

企業によってはカラーや白黒といった色の指定をする場合もあるため、これも守って印刷しましょう。エントリーシートは履歴書に比べると自由度が高く、場合によっては絵をかいたり、写真を貼ったりすることもあります。この場合、色使いまで含めて評価を決める場合もあるため、カラー指定がされているなら、きちんとカラーで印刷し、提出することが大切です。

色の指定が守れていないと印象が悪く、間違えると応募規格に合わないと判断される危険性もあります。提出前にコピーを取るだけなら白黒でも構いませんが、より細部まで情報をストックしておきたいならカラーコピーもおすすめです。

エントリーシートはコピーしたものでも使える?

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エントリーシートはコピーして活用できますが、問題はコピーしたものでも提出用に使えるのかということです。エントリーシートは企業によって指定が違い、中にはコピー不可と記されていることもあります。この場合は当然コピーしたものは使用できませんが、企業によっては指定が何もない場合もあります。コピーして使いまわせるなら、応募書類作成の時間はさらに短縮できて便利です。しかし、企業の規定に合わないと選考でも不利になるため、コピーの使用の可否は正しく理解しておきましょう。

書いてからコピーしたものはNG

エントリーシートは提出する前にコピーを取りますが、コピーのほうを提出するのはNGです。コピーを提出してしまうと、どこかから情報を得て使いまわしているのではないかと思われる可能性があり、印象が悪くなります。また、コピーをすると文字が劣化し、見づらくなることもNGな理由のひとつです。

企業ではエントリーシートをはじめとした応募書類はコピーを使用し、原本はそのまま保管しているケースが多いです。つまり、コピーしたものを提出した場合、企業で採用担当者が見るのはコピーのコピーとなり、非常に見づらくなります。読みづらいとそれだけで印象が悪く、細部まで読み込んでもらえない可能性もあるため、提出前にコピーする際は原本と取り違えないよう注意しましょう。

コピーで下書きがおすすめ

作成前にコピーしたものなら提出用に使っても問題ありませんが、企業によってはどの段階でもコピーしたものはNGとすることもあります。どの企業が作成前のコピーがNGかは分かりづらいため、保険をかけるならコピーを下書きにして、原本で清書するのがおすすめです。下書きの段階ならどれだけ失敗しても問題はなく、何度でも書き直すことができます。

仮に下書きでも大きく失敗し、書き直そうと思った場合でも、原本が未記入で残っているなら、さらにコピーを作成することは可能です。下書きをすることでミスを減らせるだけではなく、記入内容も吟味してブラッシュアップできるため、よりこだわった内容で作成できます。コピーした用紙で一から作成しても問題ないケースは多いですが、少しでもリスクを排除するなら原本を使用するのが無難です。

エントリーシートのコピーを忘れた場合

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企業ごとにエントリーシートの提出期限は違いますが、複数の企業の締め切りが重なり、提出に追われることは少なくありません。期限ぎりぎりで急いで提出していると、コピーを取るのを忘れてしまうこともあります。提出前にコピーが取れていないと後で見直すことができず、困ることも多いでしょう。万が一コピーせずに提出してしまった場合でも問題はありません。焦らず冷静に対処して、選考をスムーズに進めていきましょう。

企業への連絡は不要

エントリーシートのコピーを忘れてしまった場合でも、企業に連絡をする必要はありません。そもそもコピーは必須ではなく、しておいたほうがいい程度のものです。そのため、コピーをしていなくても企業には何の関係もなく、連絡しても取り合ってもらえないことがほとんどでしょう。必要のない電話をすることで、採用担当者に迷惑をかける可能性が高いです。

書類選考の段階から悪目立ちすると選考でも不利になりやすく、場合によってはその時点で不合格になることもあります。提出前にコピーを忘れてしまった場合は、後から手を加えることはできないため、諦めるしかありません。コピーするのを忘れないように、忙しい時でも余裕を持つことが大切です。

覚えている範囲で内容を書き出す

コピーを忘れて提出し、どうしてもコピーが欲しいとなった場合は、覚えている範囲で内容を書き出しましょう。同時並行でエントリーシートを作成していると、何を書いたのか全て覚えておくことは難しいですが、提出してすぐなら頭に残っていることも多いです。

書き出す場合は質問内容と大まかな記述内容さえ分かるならOKであり、一字一句正確に思い出す必要はありません。面接でエントリーシートと同じ質問をされた場合でも、全く同じ回答をする必要はなく、大枠は同じでさらに膨らませて伝えるのが基本です。一字一句同じことを言ってしまうと、むしろマイナスになる可能性があります。アバウトにでも内容が分かるなら問題はないため、曖昧でも分かる範囲で書き出しておきましょう。

コピーを上手に使ってエントリーシートの作成に役立てよう

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エントリーシートは作成してすぐに企業に提出するという人が多いでしょうが、上手に活用するにはコピーを取ってから提出するのがおすすめです。さらに言えば、作成前にもコピーを取っておくのがおすすめです。予備を作ることでより安全、かつスムーズに作成できます。

エントリーシートは基本的に修正できず、間違えると書き直しをしなければなりません。事前にコピーを取っていないと、書き直しの際に困ることが多いでしょう。また、提出前にコピーを取り、面接前に内容を見直すことで、同じ質問をされた際にもスムーズに答えやすくなります。エントリーシートはコピーがあると幅広いシーンで活用できるため、上手に使って就活の円滑な攻略を目指しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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