【誤字訂正の正しい方法】履歴書やエントリーシートでの対応を紹介

履歴書やESの誤字訂正で修正液を使うのはNG

履歴書やエントリーシートは間違いのないように丁寧に作成しますが、それでも間違ってしまい、誤字訂正が必要になることもあります。履歴書などはえんぴつではなく、ボールペンでの記入が原則になっていますので、誤字訂正も簡単ではありません。加えて修正液や修正テープでの訂正もNGですので、履歴書やエントリーシートで間違えてしまったら一から書き直すのが基本です。

履歴書などは訂正してしまうとマナー違反としてマイナスの印象を与えてしまうため、どれだけ面倒でも一から書き直さなければなりません。就活では履歴書やエントリーシートを何枚も作成しますし、1枚書きあげるだけでも大変です。書き直しが重なると大変ですので、間違えないように丁寧に作成していきましょう。

誤字訂正をせず一から書き直す理由

履歴書やエントリーシートでは基本的には誤字訂正はNGであり、一から書き直さなければなりませんが、その理由を知っている人は少ないです。訂正ではなく、書き直しをすべき理由はさまざまありますし、知っておくことも大切です。

誤字訂正がNGな理由を正しく知って、履歴書への理解を深めていきましょう。

①重要文書そのものの信頼性に欠けるため

履歴書などの誤字訂正がNGとされている理由としては、重要文書そのものの信頼性に欠けることが挙げられます。履歴書やエントリーシートは採用に関わる重要書類であり、何より信頼性が大切です。履歴書などは自己申告で記入しますので、嘘を書こうと思えばいくらでも書けます、自分を魅力的に見せられます。

しかし嘘を書いてしまうと本当の人柄やスキルなどが分かりませんし、それでは採用活動にも支障が出ます。履歴書の信頼性は公平性によって保たれていますが、それに修正が加えてあるのは信頼性に欠けるため、訂正はせずに一から書き直しましょう。

②訂正内容が信頼性に欠けるため

訂正内容が信頼性に欠けることも、誤字訂正をしてはいけない理由です。履歴書は修正自体、信頼性を損ないますが、それだけではなく修正によりもともと何が書かれていたのかが分からなくなります。修正液などを使った方法は誰にでも修正が可能であり、その修正内容に責任を持つべき人間が誰か分からなくなるのです。

極端に言えば、悪意ある誰かが勝手に内容を修正してもわかりませんし、改ざんが簡単にできてしまうことが問題です。修正液などでの修正により、誰が修正したのかがわからず、誰の手で作成されたのかも分からなくなります。作成者も修正者も分からず、責任の所在が誰にあるのかが不明になってしまうため、修正液などでの誤字訂正は認められていません。

③印象が悪い

履歴書などの誤字訂正がNGな理由としては、単純に印象の悪さも挙げられます。修正跡により、間違いが目立ち悪印象を与えてしまいます。採用担当者は、誤字脱字がある履歴書を出す人物について、仕事においてもミスをしやすいと考えがちであり、これもマイナスの印象です。

間違いが目立つと、ミスが多いという印象がついてしまいますし、どれだけ上手に書かれていても履歴書のイメージは悪くなってしまいます。せっかく完成度の高い履歴書を提出しても、修正箇所が一つあるだけで印象は大きく変わってきます。同じ内容でも修正跡があるかないかの違いで評価は違いますし、修正なしで提出した方が断然好印象になるので、書き直して提出することが大切です。

やむをえず誤字訂正するケース

履歴書やエントリーシートでは誤字訂正は原則NGですので基本的には一から書き直さなければなりませんが、修正がやむをえない場合もあります。修正していては履歴書が提出できない状態にある場合は、たとえ印象が悪くても修正して提出せざるをえませんし、何も出さないよりははるかにましです。

誤字訂正はNGとは言え、マナーを守るばかりに選考のチャンスを失っては元も子もありません。やむをえずに誤字訂正をして提出する場合は、どのようなシチュエーションがあるかも知っておきましょう。

一から書き直している時間がない

やむをえず修正して提出する場合としては、一から書き直している時間がないことが挙げられます。企業ごとに履歴書やエントリーシートの提出期限は違いますし、提出方法も違っています。場合によっては説明会時に持参して提出するケースもあり、提出書類はすべて完成した状態で持っていかなければなりません。

書類はすべて記入したものの、説明会の会場で誤字に気づいてしまった場合などがこれにあたり、この場合は書き直しをせずに訂正して提出となります。また郵送の場合でも提出期限に間に合わないために、誤字訂正をして提出することもあります。郵送の場合は早めに作成しておけば対処できますが、それでも忙しさのあまり作成時間が取れなければ、誤字訂正で出さなければならないことも多いです。

新しい履歴書やエントリーシートの用紙がない

新しい履歴書やエントリーシートの用紙がない場合も、やむをえず訂正して提出することが多いです。エントリーシートの予備をとっておかず入手できない、その場で書き直せない場合がこれにあたります。用紙がない以上書き直しできませんし、訂正しても仕方ありませんが、就活生は履歴書の予備を用意しておくのが基本です。

予備の用意がないことで、注意不足と思われる可能性がありますし、印象が悪くなるのは確かです。また履歴書はすぐに購入できますが、エントリーシートの場合は企業で配布されており、予備がない場合もあります。エントリーシートの予備がない場合でも、記入する前にあらかじめコピーをとっておくなどすると安心ですので、事前の対策が大切です。

修正箇所が少ない場合

履歴書やエントリーシートは誤字訂正はNGとされていますが、大幅な修正でなければ大目に見てもらえるケースもあります。作成後に見直し、修正箇所が少ない場合も修正して提出することは可能です。やむをえない訂正が認められるのは1、2箇所までであり、多少の訂正であればOKとしている企業もあります。

修正箇所が数箇所に及ぶ場合には一から書き直す必要があり、これはあまりに修正箇所が多いと元の内容がどんなものか分からなくなってしまうからです。修正箇所が複数に及んでしまう場合は、修正箇所ばかりが目立ってしまい印象が良くありませんし、文書としての信頼性も損なわれてしまいます。訂正ができるのは1、2箇所までですので、それ以上間違いがある場合は諦めて書き直しましょう。

訂正印を用いた正しい誤字訂正の方法

履歴書やエントリーシートはやむをえず訂正して提出する場合もありますが、このときも修正液などを使っての訂正はNGです。履歴書などの重要書類は訂正方法にもルールがあり、それを守れていなければマナー違反としてマイナスの印象を与えてしまいます。履歴書などを訂正する場合は、間違った箇所に二重線を引き、二重線の端にかかるように印鑑を押すのが正しい訂正方法です。

二重線と訂正印を使用する方法が唯一認められている訂正方法ですので、これ以外の方法で訂正しないようにしましょう。二重線を引き、訂正印を押せば正しい字をその付近に書き加えます。全体のレイアウトを崩さないように、正しい字を書き加えることが大切なので、見栄えにもこだわって訂正しましょう。

誤字訂正が多い項目

履歴書などは間違いのないように丁寧に書かなければなりませんが、どれだけ丁寧に書いていても間違ってしまうことは多いです。自己PRや志望動機などは文字数も多く、間違いが多いと感じる人も多いですが、実際はそうではありません。確かに自己PRなどで間違えてしまう人もいますが、それ以上に学歴や資格の取得年月日など、年度を書き間違えてしまう人が多いです。

新卒の履歴書における年度の間違いはよく目に触れますし、間違っていないか注意深くチェックされていますので、より丁寧に書かなければなりません。作成するたびに年度を確認するのは大変ですので、履歴書のテンプレートを作成しておき、正しい年度を記入したものを用意しておけば間違いを減らすことができます。

間違いに気づいたら採用担当者に申し出る

履歴書などは間違ったものを提出してしまうと印象が悪いですし、何度も見直して間違いのない完璧なものを作成しなければなりません。しかしミスは誰にでもあるものですし、提出後に間違いに気づくこともあります。

間違い自体は仕方ありませんが、気づいた時の対処が必要であり、間違いに気づけばすぐに採用担当者に申し出ましょう。間違いを申し出ることで、むしろプラスの評価につながる可能性もありますので、正しい対処の仕方を知っておきましょう。

電話で誤字訂正を申し出る方法

いつもお世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。提出した履歴書についてお話したいことがございます。採用担当の○○様はいらっしゃいますか？

はい、採用担当の○○です。

お世話になっております。○○大学○○学部の○○でございます。先日履歴書を提出したのですが、実は訂正箇所がありました。注意不足でご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。新しいものを再送させて頂きたいのですが、お送りしてもよろしいでしょうか？

履歴書の間違いを見つければ、電話やメールなどで間違いを申し出る必要があります。電話やメールで履歴書の誤字をお詫びし、新しいものを送らせてほしいと伝えていきましょう。間違いがあったからといって、断りもなしに新しいものを再送するのはNGです。

何の連絡もなしに履歴書が2枚届いてしまうと、企業としてもどちらを見ればいいかわかりませんし、混乱を招いてしまいます。企業に電話をかけ、採用担当者に話を通した上で履歴書を再送することが大切です。場合によっては履歴書を再送したい旨を伝えれば、その必要はなく、口頭で修正すればOKという場合もあります。企業が口頭での修正を申し出た場合はそれに従って訂正箇所を伝えれば済みますし、履歴書を再送する必要はありません。

メールで誤字訂正を申し出る方法

メールで誤字訂正を申し出る場合は、件名を「履歴書訂正のお詫び」など見ただけで内容が分かるものにしておきましょう。メール本文では宛先を記し、自己紹介をしてまずは履歴書の間違いを謝罪することが大切です。最初にお詫びの気持ちを伝えると印象が良くなりますし、より丁寧さが伝わります。

訂正箇所はどこであるかを伝え、訂正してもらいますが、訂正箇所があまりに多い場合は再送してもいいかお伺いを立てることが大切です。訂正には企業に手間がかかりますし、あまりに多すぎる場合は新しい物を送るのがマナーです。訂正箇所を伝えればもう一度深く謝罪をし、最後に署名まで忘れずに付けて送信しましょう。

履歴書送付の添え状でお詫びする

履歴書の誤字に気づけば、電話やメールをしてから履歴書を送ります。メールの場合は修正内容を伝えることもできますが、基本的には書き直したものを再送するのが無難です。修正箇所が少ない場合でも、余裕があれば再送の提案をして履歴書を送り直すようにしましょう。

企業から許可が出れば、新しく書いた履歴書を再送しますが、この際に必ず添え状を同封しなければなりませんし、添え状は工夫して作成する必要があります。添え状は企業に書類を郵送する際に同封するあいさつ文のようなものですが、履歴書を再送する場合は、ここにお詫びの文章を記入しておくことが大切です。電話やメールでお詫びの言葉を伝えている場合でも、添え状にもお詫びの言葉を記しておき、丁寧に謝罪の気持ちを伝えていきましょう。

誤字脱字に気がついたら書き直しが原則で訂正はなるべく避ける

履歴書やエントリーシートは就活では避けられないものですし、何枚、何十枚と書かなければならないものです。1枚作成するのにもかなりの時間がかかりますし、ミスがあれば訂正して提出したいところですが、原則訂正は認めれていません。訂正方法もありますし、ルールさえ守っていれば訂正自体は可能です。

誤字脱字に気がついた場合は訂正するのではなく、書き直しが原則ですので提出期限に余裕を持っての作成が大切です。また間違ったものを送ってしまった場合は企業に連絡して、正しいものを再送しましょう。履歴書は内容だけではなく、誤字脱字も評価の対象ですので、しっかりと見直しをしてから提出してください。

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