【面接の電話のかけ方】日程や合否確認のポイントを例文付きで解説

電話のかけ方は面接時の評価に関係する

就活では企業と連絡を取り合うことも多く、電話でのやり取りも少なくありません。電話は受ける場合だけではなく、自分からかける場合も注意が必要で、電話のかけ方次第では面接時の評価に影響することも多いです。就活は面接だけで内定が決まるわけではなく、その他全体での印象、評価を総合して考えます。

電話のかけ方によってはマイナスの印象を与えてしまい、面接で不利になる可能性もあるため、注意しなければなりません。企業との連絡は慣れていないと緊張で失敗しやすいため、正しい連絡の取り方をマスターしておくことが大切です。電話のかけ方は就活だけではなく、就職後にも役立ちます。細かいポイントまで理解して、選考以外の部分からも好印象を獲得しましょう。

面接関連の電話のかけ方の基本

企業に自分から電話をかける場合、面接関連の用事であることが多いでしょう。詳細な内容は人によって違いますが、内容に関係なく共通して守らなければならない基本ルールはあるため注意が必要です。基本が守れていないと企業に対して失礼であり、場合によっては迷惑がかかる可能性すらあります。失礼や迷惑をかけると、当然評価も下げられてしまうため注意が必要です。企業への電話のかけ方の基本を知り、最低限のポイントを押さえて連絡を取りましょう。

時間帯に注意

企業に電話をかける際には時間帯に注意が必要で、「忙しい時間帯」と「担当者が不在になりやすい時間帯」は避けなければいけません。忙しい時間帯は始業と終業の間近です。朝一で出社したばかりの時間だと業務が立て込んでいることも多く、朝礼をしていてゆっくり対応できない場合もあるため、この時間は避けましょう。

また、終業ぎりぎりにかけてしまうと、電話対応で残業をさせてしまう可能性もあり、これもよくありません。担当者が不在になりやすい時間帯はお昼休みの頃であり、このタイミングでかけてもかけ直しが必要になり、二度手間になる可能性が高いです。営業時間外にかけるのは当然NGですが、営業時間内でもこれらのタイミングは外して電話しましょう。

静かな場所からかける

企業に電話をかけるときは、静かなところからかけるようにしましょう。騒々しいところから電話をかけると、相手の声が聞き取りづらくなってしまいます。また電話の相手にも、自分の声が伝わりづらくなります。声がしっかりと伝わるように、静かで電波のよいところから電話をするようにしなければなりません。

企業からかかってきた電話に出るときも、騒々しいところからできる限り静かな場所へ移動するようにしましょう。静かなところがすぐに見つからない場合は、「〇分後にこちらからかけ直します」と断ってからかけ直すようにするとよいです。

駅のホームや繁華街のように騒音のする場所は、企業と電話をするのに適していません。電話の前に、雑音の入らないところかどうか周りを確認しましょう。

話す内容を決めておく

企業に電話をかける際、慣れていないと緊張して伝えるべき内容が飛んでしまうことも多いため、話す内容は事前に決めておきましょう。緊張で忘れそうなら、紙に書き出しておくのもおすすめです。要点をまとめておくといいでしょう。忙しい時間帯を避けたからといって、担当者の手を煩わせてよいわけではなく、連絡は全てスムーズに終わらせることが大切です。

話す内容が決まっておらず、本題に入るまでに時間がかかってしまうと、その分仕事が手つかずになって迷惑をかけるため注意しましょう。また、緊張しない場合でも、話す内容を決めておかないと、本当に伝えるべきことを忘れてしまうこともあります。再度電話をかけるのも手間がかかるため、一度で伝えきれるように、事前に内容を考えておかなければなりません。

メモとスケジュールを準備する

企業と電話をするときは、手元にメモをとれるものとスケジュールを確認できるものを用意しておきましょう。企業との電話では、次回の選考の日程と場所のように、重要な情報を伝えられることが多いです。そのときにしっかりとメモをしておかなければ、電話を切った後に忘れてしまっている可能性があります。メモをとりながら電話ができるように、メモ帳と筆記用具は手元に置いておきましょう。

また、電話で選考の日程調整をすることもあります。スケジュールの分かるものが手元にないと、電話をかけ直さなければなりません。それは企業にとっても手間となり、迷惑を被ることになります。企業と電話をするときは、自分のスケジュールを確認できるものを手元に用意するようにしましょう。

担当者と直接話をする

企業には多くの人が在籍しており、お互いに全員のスケジュールや仕事の進捗まで把握しているわけではありません。人によって担当が違うため、面接関連の電話をするなら、面接や就活を扱う担当者本人に直接伝えるようにしましょう。企業に電話をかけた場合、代表番号や受付に繋がり、そこから内容に応じて各部署に振り分けられるということも多いです。

別の人が出る可能性が高いため、まずは担当者に繋いでもらい、そこから本題を伝えましょう。場合によっては担当者が不在で、別の人が話を聞いて伝えてくれることもありますが、伝言を託すのはNGです。企業に手間をかけてしまうため、担当者不在の場合は再度かけ直すようにしましょう。

言葉遣いに気を付ける

就活の電話では、言葉遣いにも気をつけなければなりません。言葉遣いが正しくできていないと、それだけで評価が下がってしまうため注意が必要です。ため口で話すことはもちろんNGですが、それだけではなく正しい敬語を使うことが求められます。

そのため、普段の電話とは違って、ビジネスのやり取りであることを意識して、使う言葉を選ばなければなりません。敬語表現は1日で簡単に身につくものではないため、就活中は普段から敬語を使うことを意識しておくとよいでしょう。

相手が主語の尊敬語や自分が主語となる謙譲語の違いだけではなく、丁寧語やクッション言葉なども理解しておく必要があります。敬語が正しく使えているかどうかによって、印象や評価は大きく変わるため注意しましょう。

相手が電話を切ってから自分も切る

電話を切るときも、油断しないようにしましょう。電話は相手が切るのを待ってから、自分も切るというのが基本的なマナーです。話し終わったからといって、すぐに電話を切ってしまわないように注意が必要です。

相手も電話を切らずに、こちらから切るのを待っているときがあります。そのような場合は、再度「失礼します」といってから切るようにしましょう。相手が切るのをいつまでも待っているのはかえって不自然です。

また、電話を切る前に「お忙しいところありがとうございました」といった感謝の言葉を述べることも大切です。電話を切るときは、感謝の気持ちを伝えたら相手が切るのを待ってから自分も受話器を置くようにしましょう。

電話のよくある受け答えの一言例文

就活中の電話のやり取りをスムーズにおこなうには、定型的な表現を知っておくことが大切です。よく使用される表現を知っておくことで、さまざまなシチュエーションで受け答えがしやすくなり、かつ好印象も与えやすくなります。

就活やビジネスにおける電話の受け答えは定型表現が決まっているものも多いため、覚えておくと就職してからも役立つでしょう。例文を参考にして、どのような表現を用いることが多いのかを把握しておくことが大切です。

相手の言うことが聞き取れなかったとき

相手のいうことが聞き取れなかった場合は、聞き取れなかった、お電話が遠いようなのですがといった表現を使用します。このときに恐れ入りますや申し訳ありませんなどの言葉をつけて話すと、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

聞き取れなかったからといって、聞こえませんと端的に述べることは失礼にあたるため、注意しなければなりません。また、大事な連絡を聞き逃してしまうと、その後の選考に影響することもあります。そのため、聞き取れない場合はもう一度いってもらうようにすることが大切です。

質問や確認したいことがあるとき

相手に質問がある場合や、確認したいことがある場合は、上記のように尋ねましょう。お尋ねしてもよろしいでしょうかという言い回しが一般的であり、さまざまなシーンで使えるため覚えておくと便利です。

また、話題が複数ある場合は、○○についてと前置きをしておくと、なにについての質問なのかがわかりやすくなります。伝わりやすさを重視したいなら、なにについて聞きたいのかを明確にしておくことがおすすめです。

質問や確認事項がある場合は、いきなり聞かずに相手に伺いを立てることが大切です。内容によっては時間がかかることもあるため、今お時間よろしいでしょうかなどの前置きをつけてもよいでしょう。

折り返しの電話をかけたとき

企業から電話がかかってきており、それに出られなかった場合は折り返しの電話をかけます。折り返す際には、それがわかるように、最初にさきほどお電話をいただいたとつけるとよいでしょう。

採用担当者は一度に複数人に連絡をしていることも多く、誰に連絡ができているのか、誰からの電話が折り返しなのかを把握していない場合があります。そのため、最初に折り返しであることを伝えておくと、どのような要件なのかがスムーズに相手にわかるため、よりやり取りがしやすくなります。

面接の日程に関する電話のかけ方

企業には面接の日程確認の要件で電話をかけることもあり、この場合もポイントがあります。電話のかけ方を間違えると、連絡ミスが起きて面接への参加ができなくなる危険性もあるため注意しましょう。日程確認の電話はとくに重要な内容のため、ミスのないよう細心の注意を払ってかけなければなりません。

面接の日程確認をするために電話をかける際は、最初に要件をきちんと伝えることが大切です。これは誰が出た場合でも同じで、担当者以外が電話に出た場合でも正しく要件を伝えましょう。面接の日程確認の件で電話したと伝えることで、電話に出た人も誰に繋ぐべきかが分かり、やり取りがスムーズに進められます。

企業としてはひとりでも多くの学生に、面接に参加してほしいと考えていますが、スケジュールが合わずに辞退者が出ることも想定しています。辞退は仕方ないことと考えられているため、マナーが守れているなら断っても失礼になることはありません。また、すぐに返事ができない場合は、予定を確認して折り返すと伝えましょう。折り返しの電話は素早くおこなうことが大切で、遅くとも当日中には連絡しなければなりません。

面接の日程確認の電話例文

面接の日程を確認する際には、最初に面接に呼んでもらったことへのお礼を述べます。その後で、詳細な日程について尋ねるようにしましょう。すでに面接の日時が決定しており、確認をしたいなら、「〇日の〇時より○○（場所）にて面接のご連絡をいただきましたが」と前置きをしてから、間違っていないかを確認します。

面接の日程変更の電話例文

日程変更を依頼する場合は、なぜ案内された日時で参加ができないのか、理由を伝えましょう。理由なしで日程を変更してもらうことは、基本的にはできません。また、アルバイトやプライベートな用事を優先するのはNGであるため、この点にも注意が必要です。

面接辞退の電話例文

面接を辞退する場合は、面接に呼んでもらったことへのお礼と、辞退することへの謝罪の気持ちの両方を伝えることが大切です。最初と最後にお礼と謝罪の気持ちを述べておくことで、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

面接の合否を聞く際の電話のかけ方は？

企業に電話をかけるのは面接の前だけとは限らず、面接後に何らかの理由で連絡することも多いでしょう。面接後に企業に電話をかける場合は、面接結果の確認がほとんどでしょうが、この時も電話のかけ方には細心の注意を払わなければなりません。合否確認の電話は、かけ方次第で面接の結果に影響することもあります。電話のかけ方を間違えて、不合格になるというケースもゼロではないため、ポイントを踏まえて正しい方法で連絡しましょう。

結果の通知時期を聞くのがマナー

面接後に結果の件で企業に電話すること自体は問題ありませんが、合否を直接聞くのはよくありません。結果を知りたい場合は合否は聞かず、いつ結果を教えてもらえるのかという通知時期を聞くようにしましょう。

結果を聞くのが当たり前と思って横柄な態度をとっていると、マイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。場合によってはそれが災いして不合格になる可能性もあるため、注意しなければなりません。できる限り柔らかい言い方になるように心がけましょう。

結果の催促にならないよう注意する

面接の結果を聞く際は、催促の電話にならないよう注意しなければなりません。面接から結果通知までの期間は大体1週間程度の場合が多いですが、実際にどれくらいの時間がかかるかは企業によって異なります。他の人の選考が終わっていない、最終的な決定を下せる人がいないなどの事情で連絡が遅れていることもあります。

どうしても結果が通知できない状態の中、催促の電話が来ると自分勝手な印象を持たれやすく、マイナス評価になりやすいため注意が必要です。面接終了から電話までの期間が短いと、結果を催促している印象を与えてしまいます。合否を電話で聞くなら、2週間程度は待ち、それでも通知が来ない場合のみ連絡しましょう。

合否を聞く際の電話の会話例

結果通知が来ないということは、担当者が多忙である可能性があります。そのため、電話よりも、要件をまとめてメールで問い合わせる方がベターです。しかしすぐに返事が欲しいため電話で問い合わせる際は、営業時間内に、始業開始直後や昼休憩の時間帯を避けて問い合わせるようにしましょう。

このとき、直接的に結果を聞いてはいけません。結果の連絡はいつ頃もらえるのかを聞くようにしましょう。催促することを、なるべく柔らかい印象にするためです。また、「お忙しいところ大変恐縮ですが」といった相手の手間を気遣う言葉も忘れないようにしましょう。

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面接の電話のかけ方に気をつけて好印象を与えよう

就活中は企業との連絡も評価の対象であり、電話のかけ方ひとつで印象や評価は大きく変わります。細かいマナーを意識して電話をかけることで好印象を与えられ、面接での評価もプラスに傾きやすいです。選考以外の部分でも評価はされており、細かいところでいかに加点対象になるかで、就活をスムーズに進められるかが決まります。

面接以外のことで減点対象になってしまうと、選考のハードルも高くなり、不合格になる確率が上がるため注意しなければなりません。電話の正しいかけ方をマスターしておくと、就職後も役立つことが多いです。電話の基本マナーをきちんと身につけることで、選考以外の部分から好印象を与えて、面接を有利に進めていきましょう。

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