【お詫び状の書き方とは】内定辞退のマナーやコツを解説

お詫び状とは

お詫び状とは、相手に何か失礼をしてしまったときに、それを詫びるために出す手紙のことです。就職活動においても、急な面接日程の変更をお願いした、提出物の期限を過ぎてしまったなど、必要に迫られる場面はいくつかあるでしょう。その中でも、多くの人が経験するのは「内定辞退」によるお詫び状です。

人生の大きな岐路である就職活動において、内定を辞退することは決して悪いことではありません。しかし、企業は時間とお金をかけ、他の就活生も落選させたうえで内定を出しています。それらを考えると、内定を辞退することは、やはり失礼に値するでしょう。そのため、内定辞退の伝え方は非常に大切です。

丁寧で気持ちが込もったお詫び状を書ければ、企業は新たな環境での挑戦を応援してくれます。謝罪の気持ちが伝わるお詫び状の書き方をマスターしましょう。

また、下記の記事では、内定を辞退する際の理由の伝え方について解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

• 【内定辞退の理由で嘘をついてもいいのか】誠実な謝罪方法と注意点

内定辞退をする際のポイント

内定辞退をする際のポイントは、「誠意」を伝えることです。辞退することを機械的に伝えるだけでは、企業に悪い印象を残したままになってしまいます。

内定を辞退する企業には、入社しないから一生付き合わないというわけではありません。お客様として、取引先として、社会人になってから関わるということは、珍しいことではありません。内定を辞退する企業にも、丁寧な対応を心がけましょう。ここでは「誠意」が伝わる内定辞退のやり方を紹介していきます。

就活に真剣に取り組んだ結果、複数の企業から内定をもらう就活生もいるでしょう。下記の記事では、内定が複数あるときの選択基準について解説しています。

• 【内定を複数もらった時の対応】1つに絞る基準と辞退する時の断り方

①まずは電話連絡

内定辞退を決めたら、お詫び状を書く前にするべきことがあります。それは、内定を辞退する企業への電話連絡です。

最近では内定辞退をメールで伝える人も増えています。しかし、メールは相手がいつ見るかわからないため、確実に連絡がつく電話のほうが適しています。電話は直接話ができるため、誠意も伝わりやすいでしょう。

電話での連絡を入れずにお詫び状を書いてしまうと、企業が内定辞退の事実を知るタイミングが遅れてしまいます。お詫び状の書き方を考えている間にも、企業は内定者を受け入れるための準備を進めてしまうでしょう。早く連絡を入れることで、選考から外されてしまった他の学生にそのチャンスが渡る可能性もあります。企業とその企業を志望する就活生のためにも、内定辞退を決めたら早急に電話連絡をしましょう。

企業に電話をかける際のマナーについては、こちらの記事で解説しております。

• 【企業への電話のかけ方マナー】適切な時間帯から言葉遣いについて解説

②お詫び状は簡潔にまとめて速達で送る

企業への電話連絡を終えたら、内定辞退のお詫び状に取り掛かりましょう。書き方のポイントは上記の通りです。

最近は、エントリーシートや履歴書をデータで提出することも増えています。しかし、内定辞退のお詫び状は、手書きで作成したほうが誠意が伝わりやすいです。 面倒でも手書きにしましょう。内定を辞退したいという意思と、内定をもらったことへの感謝の気持ち、企業に対して申し訳ないというお詫びの言葉を丁寧に綴りましょう。

内定辞退のお詫び状は、できる限り早く届けるために速達で送るのが好ましいです。また無事に届くか不安な場合は、少々割高にはなりますが、配達記録郵便などの追跡番号が残る配達方法を選びましょう。

速達の封筒の書き方や料金については、こちらの記事を読んでみてください。

• 速達封筒の正しい書き方｜送付する際のマナーから切手料金まで解説

お詫び状の書き方

お詫び状を作成する前に、書き方をしっかりと確認しておいきましょう。せっかくお詫び状を送っても、書き方を間違えてマナー違反となってはもったいないです。

本文はもちろん、日付や署名など、それぞれの書き方にマナーがあります。内容がよければ、マナーを無視していてもよいということはありません。「神は細部に宿る」ということを意識し、細やかな礼儀にも配慮することで、誠意が伝わるようなお詫び状を作成しましょう。

内定を辞退する際の期限やマナーについては、こちらの記事で紹介しています。

• 内定辞退の前に抑えておきたいマナー【電話・メール例文あり】

①頭語・結語

学生からすると馴染みがないでしょうが、ビジネスの手紙では頭語で始まり結語で終わるのが一般的です。お詫び状の相手はビジネスマンである企業の採用担当者なので、頭語・結語を使用して常識ある文書にしましょう。

その際注意しなければならないのは、頭語と結語はワンセットで対になっているということです。頭語があって結語がないということはありえません。その逆も然りです。さらに、使う頭語によって自ずと結語が決まります。よく使われる頭語の「拝啓」を使用する場合、結語は「敬具」を使います。またこちらもよくある「前略」という頭語を使用する場合は、結語は「草々」を使います。

頭語と結語にはいくつも種類がありますが、このふたつをおさえておけば汎用性が高いです。ただ、使用する際はその組み合わせに十分注意しましょう。

企業に手紙を出す際の封筒の書き方については、こちらの記事で確認しておきましょう。

• 【企業に手紙を出す時の封筒の書き方】御中の使い方や封筒の閉じ方をマスターしよう

②本文

お詫び状の本文は、簡潔にまとめましょう。内定を辞退するという意向、内定をもらったことへの感謝やお礼、企業に対してのお詫びの気持ちの3つがおさえられていれば問題ありません。

辞退理由を書く場合も簡潔に記載します。基本的には辞退理由を詳細まで書く必要はありません。むしろ長々と辞退理由が書いてある方が印象はよくないでしょう。

また、本文の冒頭には時候の挨拶を入れましょう。これも頭語・結語と同様、ビジネスレターのマナーです。時候の挨拶とは、例えば「初春の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」のような一文です。定型文をそのまま利用して問題ありませんが、季節感のある挨拶文が多いため、その時の季節に合わせた時候の挨拶を選びましょう。下記に、月ごとの時候の挨拶を紹介します。

お詫び状を縦書きにするか横書きにするかで迷っている人もいるでしょう。下記の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

• お詫び状は縦書き？使用する便せんや封筒の選び方とマナー5つ

③日付

内定辞退のお詫び状では、日付は作成日を記入すれば問題ありません。ただし、作成でき次第、できる限り早く発送しましょう。企業に届いた日とお詫び状の日付が離れているのは、よい印象ではありません。作成日の日付を書いたら、その日のうちに発送できるのが理想です。

その日のうちに発送できそうにない場合は、日付だけ空欄にしておいて最後に記入するようにしましょう。その際には、日付を書き間違えることがないように注意しましょう。就活の書類では修正液などを使用できないため、間違えると最初から書き直しになってしまいます。

日付を書く位置ですが、横書きの場合は一番右上に記入します。縦書きの場合は、終わりの挨拶と結語の後に漢数字で日付を記入しましょう。

④大学名・氏名

相手の名前をフルネームで正しく表記するのと同様に、自分をしっかり名乗ることも大切です。自分はどこの誰なのか、はっきりと示すことが手紙の礼儀であるためです。

とくに、採用担当者は日々さまざまな手紙を受け取り、処理しています。大学名だけや苗字だけといった中途半端な署名では、同じような属性の人がいた場合、非常にわかりづらくなってしまいます。

せっかく印象のよいお詫び状が書けていても、誰から来たものなのか正確に伝わらなければ意味がありません。大学名や名前の記載漏れがないように、見直しをする際にしっかりと確認しておきましょう。

⑤宛先

宛先を書く際は、会社名を省略しないように注意しましょう。よくある間違いは、（株）や（有）を使ってしまうことです。これは「株式会社」「有限会社」の略語です。ニックネームで呼んでいるのと同じことになるため、宛先で使用するのは失礼に値します。これはメールでも同様です。多少の手間は惜しまず、「株式会社〇〇」「△△株式会社」と記入しましょう。

また、「御中」と「様」の使い分けにも注意しましょう。「御中」とは組織の敬称で、企業名・団体名・部署名等の後につけます。個人名につくことはありません。誰宛なのか個人が明確でないときに、「株式会社〇〇 御中」「△△株式会社 人事部 人材開発課 御中」というように使います。逆に宛先で個人が明確な時は「様」を使いましょう。

これらふたつが併用されることはありません。例えば、「株式会社〇〇 御中 山田太郎 様」は不自然です。この場合は、御中を外し、名前に「様」のみつけるのが正しいマナーです。宛先での誤字誤用は直接的に無礼を働くことになってしまうので、とくに注意が必要です。

「御中」と「様」の使い分けについては、こちらの記事でも詳しく解説しています。

• 【宛名が「係」の場合の敬称とは】知っておきたい御中と様の使い分け

お詫び状の例文3選

それでは、これまで紹介してきたお詫び状のマナーやコツ、テクニックを踏まえて例文を3つ紹介します。ぜひ今後の参考にしてみてください。

ただ、内定をもらうまでには採用担当者と密なコミュニケーションがあるため、自分にしか伝えることができない感謝や想いもあるでしょう。以下の例文を参考にしつつ、自分なりの言葉も盛り込む事で、誠意の伝わるお詫び状を作成しましょう。

お詫び状が完成したら、封筒を用意する必要があります。封筒の書き方やマナーについては、こちらの記事を併せて読んでみてください。

• 就活での封筒の書き方・選び方｜書類提出のマナーを一挙解説

例文①

季語が「初春」をつかっているため、1月に送ったお詫び状の文章です。内定を辞退する細かな理由は、述べなくても問題ありません。内定辞退する意思を先に電話連絡で伝えているためです。簡潔に短い文章でも相手に伝わる内容を書きましょう。

この採用に関わった方々へのお礼文を忘れてはいけません。最後に企業の発展をお祈りする結びの分で締めましょう。

就活で企業にお礼を伝えたい場合は、お礼メールを作成してみましょう。お礼メールについては、下記の記事で解説しています。

• 【お礼メールの書き方】就活で活用できる5つの例文を紹介

例文②

季語を使用するなら、その時期に合った言葉を使いましょう。季節や月ごとに季語は変わってきます。お詫びの文章を送る月の季語を使う必要があります。また、内定辞退の理由は正直に述べましょう。

細かい理由ではなく、縁がなかったことをアピールするために、「別の会社とご縁を感じました」と表現する方がよいです。会社説明会から最終面接まで、長い期間の対応をしていただいたお礼文も書きましょう。

例文③

頭語と結語の慣用句の組み合わせで、「前略」を使うときは文章の最後は「草々」や「以上」を使うようにします。また、お詫びの手紙を出す前に、担当者が勘違いしないためにも、電話で連絡して内定辞退のことを伝えていることを書きましょう。

内定辞退をしたのはひとりとは限らないためです。電話で連絡をしたかしていないかでは、お詫び状を受け取った担当の印象も違います。また、会社説明会から選考までの貴重な時間をいただいた担当者への配慮も忘れずにお礼を書きましょう。

就活での電話のかけ方については、こちらの記事で解説しています。

• 【就活の電話のかけ方とは】知っておくべきマナーと注意点

内定辞退のお詫び状は手書きで丁寧に書こう

内定辞退の連絡は、就活生にとっては気が重くなることです。なかには、企業への連絡を先延ばしにしてしまう人もいます。しかし、内定を辞退されることは、企業にとっては日常茶飯事です。必要以上に委縮することはありません。

内定辞退の連絡を終えたら、お詫び状を送って企業に誠意を伝えましょう。しっかりと謝罪をすれば、企業も理解を示してくれることが多いです。

誠意の伝わるお詫び状を作成するためには、手書きで丁寧に書くことがポイントといえます。丁寧に作成された文章からは、しっかりと感謝や謝罪の気持ちが伝わります。丁寧にお詫び状を作成したら、気持ちを切り替えて社会人になるための準備に取り掛かりましょう。

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