内定について

【お詫び状の書き方とは】内定辞退のマナーやコツをご紹介します

お詫び状とは

お詫び状とは、広く言えば、何か相手に失礼をしてしまった時に、それを詫びるために出す手紙のことです。就職活動においても、急な面接日程の変更をお願いした、提出物の期限を過ぎてしまったなど、必要に迫られる場面はいくつかあるかもしれませんが、最も多くの人が経験するのは「内定辞退」のお詫び状でしょう。

人生の大きな岐路である就職活動において、内定辞退をすることは決して悪いことではありません。ただやはり企業のことを考えると、せっかく時間とお金をかけて他の就活生も落選させた上で出してくれた内定を、辞退することは失礼に値するでしょう。そのため、内定辞退の伝え方が非常に大切です。

丁寧で気持ちが込もったお詫び状を書ければ、企業はあなたを恨むどころか、新たな環境での挑戦を応援してくれるでしょう。人はどこで誰と繋がっているのかわからないものです。敵をつくらない良いお詫び状の書き方をマスターしましょう。

内定辞退をする際のポイント

内定辞退をする際のポイントは、「誠意」を伝えることです。機械的にただ伝えるだけでは、企業に悪い印象を残したままになってしまいます。入社しないから一生付き合わないというわけではありません。お客様として、取引先として、社会人になってから内定辞退した企業と関わるということは、珍しいことではありません。ここでは「誠意」が伝わる内定辞退のやり方をご紹介していきます。

①まずは電話連絡

内定辞退のお詫び状を書いて送る前に、内定辞退を決めたらまずするべきことがあります。それは内定辞退する企業への電話連絡です。

最近ではメールで伝える人も増えています。しかし、メールは相手がいつ見るかわからないため、確実に連絡がつく電話がベストです。直接話せる電話の方が、あなたの誠意も伝わりやすいでしょう。

あなたが内定辞退のお詫び状の書き方を考えている間にも、企業はあなたを受け入れるための準備を進めています。あなたが早く連絡をすれば、選考から外されてしまった他の学生にそのチャンスが渡る可能性もあるのです。

内定をくれた企業と、そして他の学生たちのためにも、内定辞退を決めたら早急に電話連絡をするようにしましょう。

②簡潔にまとめる

  • 手書きで書く
  • 内容は簡潔に
  • 速達で送る

企業への電話連絡を終えたら、内定辞退のお詫び状に取り掛かりましょう。書き方のポイントは上記の通りです。

エントリーシートや履歴書はデータでやりとりすることが増えてきています。しかし内定辞退の場合は、やはり手書きの方が誠意が伝わるものです。 面倒でも手書きにしましょう。内定を辞退したいという意思と、内定をもらったことへの感謝の気持ちと、企業に対して申し訳ないというお詫びの言葉をを丁寧に綴ればOKです。

内定辞退のお詫び状は、できるだけ早く届けるために速達で送りましょう。また無事に届くか不安な場合は、少々割高になりますが配達記録郵便など、追跡番号が残る配達方法を選びましょう。

お詫び状の書き方

前述のように、お詫び状から誠意を見せるためにいろいろなコツがありますが、忘れてはいけないのが書き方のマナーです。本文はもちろん、日付や署名など、それぞれの書き方にマナーがあります。内容が良ければ、マナーを無視していてもよいということはありません。「神は細部に宿る」ということを意識し、細やかな礼儀にも配慮することで、細部からも誠意が伝わってくるようなお詫び状を作成しましょう。

①日付

内定辞退のお詫び状では、日付は作成日のものを記入すれば良いでしょう。ただし、作成次第できるだけ早く発送しましょう。企業に届いた日とお詫び状の日付が離れているのはあまり良い印象ではありません。作成日の日付を書き、その日のうちに発送できるのが理想です。その日のうちに発送できそうにない場合は、日付だけ空欄にしておいて最後に記入するようにしましょう。その際には、最後の最後で日付を書き間違うことがないように注意しましょう。書き間違うと、就活の書類では修正液などを使用できないため、手書きだった場合にまた最初から書き直しになってしまいます。

日付を書く位置ですが、横書きの場合は一番右上に記入します。縦書きの場合は、終わりの挨拶と結語の後に漢数字で日付を記入すると頭に入れておきましょう。

②宛先

宛先を書く際の注意点は、会社名を省略しないことです。よくある間違いは、(株)や(有)を使ってしまうことです。これは「株式会社」「有限会社」の略語なので、ニックネームで呼んでいるのと同じことであり、宛先で使用するのは失礼に値します。メールでも同様です。多少の手間は惜しまず、「株式会社〇〇」「△△株式会社」と記入しましょう。

また、同様に注意すべきポイントは、「御中」と「様」の使い分けです。「御中」は企業名・団体名・部署名等の後につく組織の敬称であり、個人名につくことはありません。誰宛なのか個人が明確でないときに、「株式会社〇〇 御中」「△△株式会社 人事部 人材開発課 御中」というように使います。逆に宛先で個人が明確な時は「様」を使いましょう。二つが併用されることはありません。例えば、「株式会社〇〇 御中 山田太郎 様」は不自然です。この場合は、御中を外し、名前に「様」のみついているのが正しいマナーです。宛先での誤字誤用は直接的に無礼を働くことになってしまうので、特に注意が必要です。

③大学名・氏名

相手の名前をフルネームで正しく表記するのと同様に、自分をしっかり名乗ることもとても大切です。自分はどこの誰なのか、はっきりと示すことが手紙の礼儀です。特に、採用担当者は日々いろんな手紙を受け取り、処理しています。大学名だけや苗字だけといった中途半端な署名では、同じような属性の人がいた場合、非常にわかりづらいです。

せっかく良いお詫び状が書けていても、誰から来たものなのか正確に伝わらなければ意味がありません。お詫び状の署名には大学名・学部学科名・学年、そしてフルネームをしっかりと記載しましょう。そうした方が、誰からのお詫び状なのかがすぐにわかって親切です。

④頭語・結語

学生生活ではあまり馴染みがないかもしれませんが、ビジネスの手紙では頭語で始まり結語で終わるのが一般的です。お詫び状の相手はビジネスマンである企業の採用担当者なので、頭語・結語を使用するとセンスの良いものになります。その際注意しなければならないのは、頭語と結語は必ずワンセットで対になっているということです。頭語があって結語がないということはありえません。その逆も然りです。

さらに、使う頭語によって自ずと結語が決まります。よく使われる頭語の「拝啓」を使用する場合、結語は「敬具」を使います。またこちらもよくある「前略」という頭語を使用する場合は、結語は「草々」を使います。頭語と結語にはいくつも種類がありますが、とりあえずこの二つをおさえておけば汎用性が高いです。ただ、使用する際はその組み合わせに十分注意しましょう。

⑤本文

前述のように、本文は簡潔にまとめましょう。内定を辞退するという意向、内定をもらったことへの感謝やお礼、企業に対してのお詫びの気持ち、この3つがおさえられていれば問題ありません。辞退理由はもし書くのであれば簡潔に記載して、基本的には詳しく書かなくても大丈夫です。むしろ長々と辞退理由が書いてある方が印象は悪いでしょう。

また、本文の冒頭には時候の挨拶を入れましょう。これも頭語・結語と同様、ビジネスレターのマナーです。時候の挨拶とは、例えば「初春の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」のような一文です。定型文をそのまま利用しても問題ありませんが、季節感のある挨拶文が多いので、その時の季節に合わせた時候の挨拶を選びましょう。

お詫び状の例文3選

それでは、これまでご紹介してきたお詫び状のマナーやコツ、テクニックを踏まえて例文を3つご紹介します。ぜひ今後のご参考にしてみてください。ただ、内定をもらうまでには、採用担当者と密なコミュニケーションがあり、あなたにしか伝えることができない感謝や想いがあったかと思います。以下の例文を参考にしつつ、あなたなりの言葉も盛り込む事で、誠意の伝わるお詫び状を作成しましょう。

例文①

株式会社○○○○

△△△△様

拝啓 初春の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

先日は、内定のご連絡をいただきありがとうございました。

今回は誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。

△△様をはじめ、御社の採用ご担当の方々には大変お世話になっておきながら、このようなお返事となってしまい、誠に申し訳ございません。

最後になりましたが、貴社のますますのご発展並びにご多幸をお祈り申し上げます。

敬具

平成〇〇年〇〇月〇〇日

△△大学△△学部△△学科4年
氏名
住所
電話番号

季語が「初春」をつかっているので、1月に送ったお詫び状の文章です。内定を辞退する細かな理由などは述べなくても大丈夫です。なぜなら、内定辞退する意思を先に電話連絡で伝えているからです。簡潔に短い文章でも相手に伝わる内容を書きましょう。

この採用に関わった方々へのお礼文を忘れてはいけません。最後に企業の発展をお祈りする結びの分で締めましょう。

例文②

拝啓、〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、採用内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。

このような光栄をいただきながら、誠に恐縮ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。

就職活動を通して、自身の適性をあらためて考慮した結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しいのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じあげます。

会社説明会・一次面接から最終面接まで、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なくお詫び申し上げる次第です。

就職活動を通して、〇〇様はじめ貴社の採用ご担当者の方々に大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

平成〇〇年〇〇月〇〇日

△△大学△△学部△△学科4年
氏名
住所
電話番号

季語を使用するなら、その時期に合った言葉を使いましょう。季節や月ごとに季語は変わってきます。お詫びの文章を送る月の季語を使うように気を付けます。また、内定辞退の理由は正直に述べましょう。

細かい理由ではなく、縁がなかったことをアピールするために、「別の会社とご縁を感じた」と表現する方が良いです。会社説明会から最終面接までの長い期間の対応をしていただいたお礼文も書きましょう。

例文③

前略、貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

お電話でもお話しさせていただきましたが、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡をいたしました。

このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

また、会社説明会から選考まで貴重なお時間を頂いただけでなく、担当の〇〇様には大変お世話になりましたことを心より感謝いたします。

末筆ではございますが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。

以上

平成〇〇年〇〇月〇〇日

△△大学△△学部△△学科4年
氏名
住所
電話番号

頭語と結語の慣用句の組み合わせで、「前略」を使うときは文章の最後は「草々」や「以上」を使うようにします。また、お詫びの手紙を出す前に、担当者が勘違いしないためにも、電話連絡して内定辞退のことを伝えていることを書きましょう。

なぜなら、内定辞退をしたのは一人だとは限らないからです。電話連絡をしたかしていないかでは、お詫び状を受け取った企業側の担当への印象も違います。また、会社説明会から選考までの貴重な時間をいただいた担当者への配慮も忘れずにお礼を書きましょう。

就活マナーについて事前に知っておくのがおすすめ

就活では、お詫び状の他にも様々な書類を提出する機会があります。また、それぞれに守らなければならないマナーが存在しています。就活でのマナーはビジネスシーンでのマナーと共通している部分も多いため、入社する前の段階で身につけておくことが大切です。

就活の未来では、就活マナーマニュアルを無料で公開しています。就活でのマナーを知っている学生と知らない学生では、圧倒的にマナーを知っている方が高評価を得られて有利です。マナーは自ら学ばなければ教えてもらえるチャンスもなかなかないため、マニュアルをうまく利用しましょう。しっかり内容を覚えて、いざというときにも余裕を持った立ち振る舞いができるようにしてください。

内定辞退する際に送るお詫び状は手書きで丁寧な書き方がベスト!

なかなか言い出しづらい内定辞退ですが、企業にとっては日常茶飯事ですから、必要以上に萎縮することはありません。内定辞退のお詫び状は、誠意が伝わる書き方を心がけて、字に自信がない人でも丁寧に書きましょう。その後は、次のステップに進みましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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