就活のマナー

【速達の書き方を徹底解説!】知っておきたい横書きと縦書きのマナー

速達で送る際はとくにマナーに気を付ける

基本的に、企業宛ての郵便物は余裕をもって作成し、ポストに投函することが重要となります。ただ、状況によってはこのようにすることができない場合もでてくるでしょう。そんな時に便利なのが速達です。企業宛の郵便物を確実に締め切り日に間に合わせたい場合、普通郵便ではなく速達で郵送するという方法で対処することができます。

ただし速達の場合、普通郵便とは料金が異なるほか、封筒の表書きと裏書の書き方にも違いがでてきます。速達で郵便物を送る場合は、どのような点に注意して送るようにすればいいのでしょうか。また、速達で郵便物を送る際、書類の書き方で気を付けておきたいことについてもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

そもそも就活では速達を使っていいのか

就活では企業に書類を郵送する機会も多く、場合によっては速達を利用しなければならないこともあります。速達で送る際には、さまざまなマナーに気をつけなければなりませんが、まず知っておきたいのが、そもそも就活では速達を使っていいのかということです。

マナーを守って書類を郵送することは大切ですが、そもそも速達の利用自体がマナー違反になっていれば意味はありません。就活では速達を利用してもいいのか、書類はどのように送るべきなのかを知っておきましょう。

基本的には普通郵便が望ましい

就活では速達を使用しても問題はありませんが、基本的には普通郵便で送ることが大切です。速達は提出期限などに間に合わない場合の最終手段であり、通常時に使用するものではありません。提出期限に充分に間に合うのであれば普通郵便でOKですし、速達で送ってしまうことで、そそっかしい印象を与えてしまう可能性もあります。

速達で送ったからといって、大きくマイナスの印象を与えるわけではありませんが、それでも余計な印象を与えてしまうのは確かです。就活では何が合否に影響するか分かりません。余計な印象を与えないためにも普通郵便で送ることが大切です。速達は、どうしても間に合わない場合にだけ使うものですので、提出期限には余裕を持ち、普通郵便で送れるようにしておきましょう。

速達を使うなら書き方に注意

提出期限に間に合わない場合は速達を利用しても構いませんが、速達で送るのではあれば封筒の書き方などに充分に注意が必要です。速達で送る場合には、封筒にその旨を記入しておかなければなりません。必要なことが書かれていなければ、速達で送ることはできません。自分では速達で送ったつもりでも、実際には普通郵便扱いになってしまい、提出期限に間に合わないということもあるので注意が必要です。

また速達で送る場合は、時間の余裕がなく焦っていることも多いですが、送り先などを記入する際には焦らず丁寧に書くことが大切です。焦って雑に書いてしまうと、マイナスの印象を与えてしまいますので、時間がなくても封筒は丁寧に書き、雑な印象を与えないように注意しましょう。

履歴書を郵送する前に最終確認をしよう

履歴書を作成するのが初めてという就活生は多く、どのような点に気を付ければいいのか把握できていない人も多いのではないでしょうか。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか作成前後にチェックすることが大切です。

そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。無料でダウンロードできるので、履歴書の書き方に悩んでいる就活生におすすめです。実際に履歴書を作成する際のお手本としても、持っておいて損はありません。

速達を縦書きで書く場合

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速達で郵便物を郵送する際のみに限ったことではありませんが、封筒には表側と裏側があり、郵送の際に使う封筒の書き方として「表書き」と「裏書き」があります。「表書き」とは、送り先の住所などを書き、切手を貼る側に書く項目のことをいい、「裏書き」とは送り主つまり自分の住所などを書き、封筒の封を閉じる側にかく項目のことをいいます。

では、次にそれぞれの縦書きの場合の、「表書き」と「裏書き」の書き方をわかりやすくご紹介していきましょう。

表書き

封筒の郵便番号記入欄に送り先の郵便番号を書きます。このような記入欄が封筒にない場合は、封筒の右上に郵便番号を手書きで記入します。郵便番号下の右上から、送り先の住所を縦書きで書きます。都道府県名も省略せずに記入しましょう。番地など、数字を用いる際は、漢数字を使用します。

次に、送り先の会社名を封筒の真ん中、または真ん中よりも少し右側あたりに書きます。会社名を「(株)」や「(有)」など省略することなく、正式名称を書きましょう。

次は部署名などを書きます。部署名までしかわからない場合は「〇〇部(△△課)御中」と書きます。また、担当者名までわかっている場合は「〇〇部(△△課)□□様」と書くようにしましょう。もしも担当者が不明の場合は「〇〇部(△△課)採用ご担当者様」と書きます。部署名などの宛先は、住所で書いた文字よりも少し大きめの文字で書くとバランスがとれて、きれいな印象です。

裏書き

封筒の裏面ですが、裏面には差出人である自分の住所を書きます。封筒の左下に縦書きで郵便番号、住所、名前を省略することなく記入します。もちろん、マンションやアパート名などもすべてきちんと書くようにしましょう。日付を記入する際は、左上から漢数字を使って「〇月〇日」と書き加えるようにします。

また、封じ目には「〆」「封」または「緘」と書きましょう。この場合、封書の中身は就職活動に必要な書類であり、お祝い事ではありませんので、「寿」「賀」は使用しません。

速達を横書で書く場合

基本的には企業宛ての封書は縦書きにして記入することが多いのですが、ときには定められた封筒があるなどの理由で横書きに記入しなければならない場合もあるでしょう。では、そのような場合、「表書き」と「裏書き」はどのように記入すれば良いのでしょうか。

実は、横書きの場合、送り先の住所などの書き方が、縦書きの書き方とは、異なる書き方となります。これから横書きの場合の「表書き」と「裏書き」の書き方をご紹介しますので、こちらを参考に記入するようにしましょう。

表書き

郵便番号記入欄のある封筒を横書きにして使う場合は、郵便番号記入欄が右下にくるようにした状態で宛先を記入します。もしも郵便番号記入欄がない封筒の場合は、縦書きの場合と同じように、住所よりも上に郵便番号を書きましょう。

なお、送り先の住所は、封筒の上から3分の1までに記入をするようにします。また、数字は算用数字を使うようにしましょう。その他の書き方については縦書きと同じようにします。会社名の「株式会社」などは省略せず、正式名称を書きましょう。

裏書き

差出人である自分の住所や名前は、封筒の真ん中の三角の用紙よりも下側、または右寄りに書きます。こちらも縦書きと同じようにマンション名やアパート名などを省略することなく記入しましょう。

横書きの場合は、封じ目に「〆」「封」などといった封字を書く必要はなく、のりなどでしっかりと封をし、何も記入しないかたちで問題ありません。また、書類を送付した日付を記入したい場合は、郵便番号よりも左上に書くようにしましょう。

速達で送るときの印

速達で郵送したい場合は、封筒の表面に「速達」と記入することで速達扱いとなります。また、縦長の郵便物は右上部に、横長の郵便物は右側部に、赤い線を表示するようにしましょう。速達は普通郵便で送るよりも早く相手に郵送できるため、締め切り日が迫っている場合や、先方に「早く書類を提出して欲しい」と伝えられた場合などに活用します。

一般的には「速達」と明記しなくても速達料金の切手を貼っていれば、郵便局側が速達扱いで郵送してくれることもあるようです。しかし、確実に早く届けるためにもきちんと「速達」と目立つ文字で記入して赤い線を表示するようにしておいた方がいいでしょう。また、郵便局の窓口に行って速達で送るように直接申し込む場合は、自分で朱書きする必要はありません。

縦書きの場合

「速達」にて郵送をしたい場合、封筒の表面に「速達」という文字をわかりやすく表示します。100円ショップなどでもスタンプが販売されているので、今後のためにも購入しておいてはいかがでしょうか。しかし、この印を押す場所にも決まりがあります。封筒のどの場所でもいいというわけではありません。

「速達」という印は、封筒の表面の左下部分に記入するようにします。送り先の住所や宛名、日付などとのバランスを考えて決めるようにしましょう。見落とされてしまうことがないよう、細い一般的なボールペンではなく、太めのマジックペンを使ってこの「速達」の文字を枠で囲むことも重要です。赤いマジックペンは、郵送中に雨などで濡れてしまうようなことがあっても滲みにくい油性のものがおすすめです。

横書きの場合

横書きの場合は、封筒の右下に印を表示します。こちらも、他の文字とのバランスを考えながら位置を決め、目立つように太めのマジックペンで「速達」の文字のまわりを囲みます。ただし、横書きの場合は「速達」という文字も横文字で記入することが一般的であるとされています。

横書きの封筒に縦長の「速達」という印を押してしまわないように気を付けましょう。もしも横長の速達のスタンプがない場合は、手書きで記入をしても構いません。手書きでの「速達」の記入方法は次の項目でご紹介します。

手書きで「速達」を書く場合

縦書きであれば封筒の左下の部分、横書きであれば封筒の右下部分に「速達」と赤いマジックペンを使って書き、同じく赤いマジックペンで赤枠を書いて囲みます。こうすることで一目見て速達郵便物であることがわかります。

「速達」という文字が真っすぐに書くことが難しい場合は、定規を当てて書くか、鉛筆など消しゴムで消すことができるもので、目印となる線を書き、まっすぐに「速達」と記入するようにしましょう。

ただし、マジックペンの種類によっては、封筒の中の書類にまでインクがにじんでしまうことがあります。そのため、速達の文字を記入する際は、中の重要な書類は封筒に入れずに記入するようにしましょう。

速達で送る場合の料金は400円

速達で郵便物を送る場合の料金についてみていきましょう。速達で書類を送る場合、定形外封筒で重さが50g以内だったときにかかる送料は400円です。郵送には通常50g以内なら120円、100g以内なら140円、150g以内なら205円、250g以内なら250円の切手代がかかります。また、速達では250g以内の郵便物に対して、通常の料金に280円分の料金がプラスされます。

したがって、通常の料金に速達の料金である280円を足すと50g以内なら400円、100g以内なら420円が速達にかかる料金です。郵便物の料金は、封筒のサイズや重さ、オプションによって変わるということを覚えておきましょう。定形郵便物の場合は、25g以内で82円、50g以内で92円の基本料金がかかります。

郵便局に持ち込めば料金不足を防げる

速達で送る場合は、ポストに出すより郵便局へ直接持ち込むのがおすすめです。郵便局に持ち込むと、職員が重さをはかって正しい料金について教えてくれます。切手を貼ってポストにいれる場合、計算を間違うと料金不足になってしまう可能性があります。ポストに出した郵便物の切手が足りず料金不足になった場合、送り主がわかる場合は返送され、送り主が分からない場合は受取人が支払うことになる可能性があります。

そうなってしまうと、受取先の相手にとても迷惑がかかってしまうでしょう。料金不足によるそうした事態を防ぐには、郵便局の窓口に直接もっていった方がよいでしょう。どうしても郵便局に行く時間が無い場合は、郵便局のホームページで料金計算をしてみましょう。重さやサイズを入力すると、1通あたりの料金を自動で計算してくれます。

履歴書を送る封筒のサイズは「角2」

履歴書を郵送する場合、小さく折りたたまずに送るのがマナーです。したがって、履歴書を郵送する場合はA4サイズの書類が入る、角2サイズの封筒を使用するようにしましょう。このサイズは、定形外郵便に分類されます。

封筒の色は、白色がおすすめでしょう。履歴書などの書類は、クリアファイルに入れてから封筒に入れるようにするとシワや折れを防ぐことができます。

角1サイズの封筒でも履歴書は送れますが、やや大きすぎるためNGです。また、履歴書は半分に二つ折りにして送るのがマナーですので、長封筒に三つ折りにして入れて送ることがないようにしましょう。履歴書を買うと長封筒が付いてくることがありますが、就活では使わないのが一般的です。

速達で出す場合も丁寧に読みやすい字で書く

「速達」は普通郵便よりも短い期日で送り先まで書類を郵送できる手段です。ですが、だからといって、締め切り時間ギリギリに書類の記入をしてもいいというわけではありません。先方に「締め切り日時を意識しなかったために余裕がなくなり、大慌てで速達で郵送したんだな」というルーズな印象を与えてしまわないよう、丁寧な字で書類や封書の宛名を記入するように心がけましょう。

また、速達料金の不足により書類が返送されてしまったり、相手側に金銭面での負担をかけたりすることがないよう、できるだけ郵便局の窓口に行って速達料金を支払うようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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